W dobie szczytu zainteresowania pracą zdalną, biurami na planie otwartym i współużytkowanymi przestrzeniami coworkingowymi hot-desking stanowi opcję, której nie może zabraknąć w nowoczesnym życiu zawodowym. To więcej niż trend — takie rozwiązanie umożliwia pracę w dowolnym miejscu i czasie. Wybierają je najchętniej osoby samozatrudnione oraz firmy o gruntowanej pozycji, dzięki czemu udaje im się zachować wysoki poziom wydajności i łączność bez względu na to, dokąd zawiedzie je praca. Elastyczne rozwiązania, takie jak WeWork On Demand czy WeWork All Access oferują łatwy dostęp do stanowisk Hot Desk.
Hot-desking ma wiele zalet — od wygody i elastyczności po aspekty niematerialne, takie jak społeczność i kreatywność. Na czym jednak polega to rozwiązanie i czy jest odpowiednie dla Twojej firmy?
Co to jest hot-desking?
Hot-desking to system przestrzeni do pracy, w którym biurka są używane przez różne osoby w różnym czasie — na zasadzie ad hoc. Z reguły celem jest maksymalizacja efektywności wykorzystania miejsca i zmniejszenie ryzyka związanego z użytkowaniem nieruchomości dzięki redukcji zbędnej przestrzeni biurowej. Rozwiązania Hot Desk można wdrażać zarówno w prywatnych biurach, jak i w przestrzeniach coworkingowych. Elastyczność wynikająca z hot-deskingu często przekłada się na większą innowacyjność pracowników, a aspekt towarzyski takiego rozwiązania zachęca do międzydyscyplinarnej współpracy.
Jak działa hot-desking?
Znajdź sobie biurko, podłącz się i zabierz do pracy: rozwiązania Hot Desk zapewniają specjalistom przestrzeń do pracy, gdy tylko mają oni taką potrzebę — zarówno w prywatnych, jak i we współużytkowanych przestrzeniach biurowych. Oznacza to, że warunki hot-deskingu mogą być różne w różnych miejscach, ale warto wziąć pod uwagę poniższe najważniejsze czynniki.
Dostęp do gniazdek elektrycznych i telefonów
Stanowiska Hot Desk są zwykle wyposażone we własne gniazdka elektryczne i połączenie z siecią Wi-Fi. W przypadku przestrzeni coworkingowych takich jak te oferowane przez WeWork, istnieją wydzielone przestrzenie z dala od biurka, w których można prowadzić rozmowy telefoniczne — są to na przykład budki telefoniczne lub przestrzenie wspólne. Natomiast w prywatnych biurach, zwłaszcza w przypadku firm trudniących się sprzedażą, przy biurku jest zainstalowany telefon stacjonarny, z którego stosownie do potrzeb mogą korzystać różni pracownicy.
Sale spotkań dostępne w ramach rezerwacji
Większość rozwiązań typu Hot Desk we współużytkowanych przestrzeniach coworkingowych umożliwia rezerwację sal spotkań z poziomu aplikacji lub strony internetowej. Oferujące mnóstwo udogodnień rozwiązania, takie jak WeWork, zapewniają również dostęp do przestrzeni wspólnych, kuchni, obszarów do przeprowadzania burz mózgów, sal konferencyjnych i międzynarodowego środowiska specjalistów.
Usługi druku
Oprócz możliwości rezerwacji sal konferencyjnych przestrzenie Hot Desk często oferują centralną drukarkę, z której pracownicy mogą korzystać za pośrednictwem aplikacji lub strony internetowej. We wspólnych przestrzeniach do pracy drukarkami zarządza zespół Community, natomiast w prywatnych biurach rolę tę pełnią menedżerowie biura.
Przechowywanie rzeczy osobistych
Często zgłaszanym problemem związanym z opcją Hot Desk jest brak wydzielonego schowka, w którym użytkownicy mogliby przechowywać swoje torby, płaszcze i inne akcesoria związane z pracą. Rozwiązane tego problemu różni się w zależności od typu przestrzeni do pracy: w niektórych przestrzeniach coworkingowych użytkownicy mogą zostawiać swoje rzeczy przy biurku typu Hot Desk przez określony czas, na przykład wtedy, gdy udają się na spotkanie lub lunch. Inne wspólne przestrzenie są wyposażone w schowki lub szafki dostępne wyłącznie dla klientów korzystających z opcji Hot Desk. W prywatnych biurach natomiast pracownik najczęściej zajmuje to samo biurko przez cały dzień, niezależnie od harmonogramu spotkań i przerw na lunch.
Technologia i Internet
Gdyby nie laptopy, tablety i smartfony, hot-desking w ogóle nie byłby możliwy — dlatego wszystkie przestrzenie typu Hot Desk powinny być wyposażone w dostęp do sieci Wi-Fi. Jednak niektórzy użytkownicy do wydajnej do pracy potrzebują nie tylko laptopa. Z tego względu niektóre przestrzenie Hot Desk są wyposażone w złącze VGA, DVI lub HDMI, co pozwala użytkownikom tymczasowo się podłączyć i używać drugiego ekranu.
Łazienki, kuchnie i inne przestrzenie wspólne
Podobnie jak w przypadku większości środowisk biurowych, opcja Hot Desk obejmuje też dostęp do takich udogodnień jak łazienki i kuchnie, które są sprzątane, zaopatrywane i doglądane przez kierownictwo biura. W ramach rozwiązań all-inclusive, takich jak te oferowane przez WeWork, opcja Hot Desk zapewnia również nieograniczony dostęp do kawy, cichych pokoi do medytacji, pryszniców i kosmetyków, takich jak balsam do ciała czy produkty do włosów, a także takich dodatków jak wspólne posiłki czy imprezy networkingowe.
Dyskretna przestrzeń, gdy trzeba
Większość specjalistów potrzebuje odrobiny prywatności w ciągu dnia pracy — niezależnie od tego, czy akurat będą uczestniczyć w spotkaniach, planować strategię czy też omawiać finanse. Każda z tych sytuacji ma zbyt wrażliwą naturę, aby decydować się na przestrzeń Hot Desk, zwłaszcza gdy otaczają nas inne zespoły lub pracownicy innych firm. W takim przypadku warto skorzystać z bardziej odosobnionej przestrzeni.
Zarówno prywatne biura, jak i przestrzenie coworkingowe umożliwiają rezerwowanie sal konferencyjnych w celu przeprowadzenia prywatnych spotkań lub poufnych rozmów. Rozwiązania w zakresie przestrzeni do pracy takie jak WeWork zapewniają również dostęp do dźwiękoszczelnych prywatnych budek telefonicznych. Poza tym dzięki przemyślanym projektom przestrzeni wspólnej można się zaszyć w zacisznym kąciku, aby zadzwonić lub z kimś na osobności porozmawiać.
Zalety hot-deskingu
Dodatkowe korzyści związane z opcją Hot Desk różnią się w zależności od stylu pracy lub oczekiwań wobec warunków umowy. Podczas gdy freelancerzy cenią sobie miejsce do pracy i spotkań z potencjalnymi klientami, właściciele firm chętniej decydują się na elastyczne warunki najmu, aby mieć możliwość zwiększenia zatrudnienia lub oddelegowania pracowników do pracy w innych miastach.
Hot-desking dla samozatrudnionych
Jeśli pracujesz w jednej lokalizacji jako konsultant, freelancer lub przedsiębiorca, hot-desking może być bardziej elastycznym i opłacalnym rozwiązaniem niż przestrzeń biurowa — nie niesie ze sobą zobowiązań ani sztywnych warunków długoterminowych umów najmu. Niweluje poczucie izolacji związane z pracą z domu i pozwala dołączyć do sieci specjalistów, którzy również pracują zdalnie lub na własny rachunek.
W przypadku osób samozatrudnionych, które żonglują kilkoma projektami w różnych lokalizacjach, opcja Hot Desk umożliwia znalezienie przestrzeni do pracy i pozostawanie w kontakcie — nawet wtedy, gdy się pracuje w różnych miastach. Ta wygoda sprzyja wydajnej pracy i gwarantuje dodatkowe korzyści w przestrzeni biurowej (dedykowane miejsce do pracy, profesjonalne warunki do spotkań z klientami) niezależnie od tego, dokąd zawiedzie Cię praca.
Hot-desking dla korporacji
Z perspektywy rozwoju zespołu i skalowania działalności elastyczność jest kluczowa — a opcja Hot Desk pozwala na swobodne zatrudnianie pracowników zdalnych bez dużych inwestycji. Comiesięczne umowy na indywidualnych warunkach umożliwiają szybkie skalowanie działalności na kluczowych rynkach lub wycofywanie się z nich, a przy tym eliminują ryzyko związane z otwarciem własnego biura.
Ponadto dzięki temu rozwiązaniu łatwiej jest przyciągać i zatrudniać najbardziej utalentowanych pracowników, bo znikają ograniczenia związany z lokalizacją stanowiska pracy. „Zamiast zamknąć się w siedzibie w Palo Alto, rekrutujemy najlepszych pracowników z miast na całym świecie” — mówi Tammi Yee, wiceprezes TripActions (firmy należącej do sieci członkowskiej WeWork) ds. pozyskiwania międzynarodowych talentów. Hot-desking umożliwia rozwijanie zespołu w miejscu zamieszkania utalentowanych pracowników bez organizowania własnej przestrzeni i kosztów relokacji.
Poza możliwością skalowania i rozwoju większe firmy interesują też oszczędności wynikające z elastycznych warunków najmu, a także outsourcing personelu biura i usług sprzątania oraz niższe koszty udogodnień. Jak wynika z niedawnego badania przeprowadzonego wśród ponad 550 dyrektorów zarządzających nieruchomościami komercyjnymi, jedna trzecia firm korzystających z elastycznych przestrzeni do pracy odnotowała oszczędności związane z kosztem najmu na poziomie ponad 5%.
I wreszcie mówi się, że w przestrzeniach coworkingowych wzrasta poziom zaangażowania pracowników i wydajność ich pracy, i hot-desking jest całkiem dobrym sposobem, by z tego dobroczynnego wpływu korzystać. „Osoby pracujące w terenie cenią sobie możliwość udania się do przestrzeni do pracy i kontaktu ze społecznością” — mówi Ashley Swygert, wiceprezes ds. strategii handlowej w firmie Pabst Brewing Company należącej do sieci członkowskiej WeWork.
Firma Pabst, której siedziba główna mieści się w Los Angeles, a biura w San Antonio i Dallas, zatrudnia ponad 300 zdalnych pracowników w całym kraju. „Wszystkie przestrzenie WeWork są niezwykle komfortowe i atrakcyjne” — przyznaje Swygert. „Wspaniale jest mieć możliwość interakcji z tak wieloma osobami. Jest to dla mnie motywujące i inspirujące”.
Hot-desking sprzyja współpracy i innowacyjności — w każdym przypadku
Niezależnie od tego, czy stanowiska Hot Desk są dostępne w biurze prywatnym czy w przestrzeni coworkingowej, spotykają się przy nic osoby z różnych zespołów lub firm, tworząc zróżnicowany mikrokosmos specjalistów. Takie kontakty często otwierają drzwi do nowych możliwości — korzystając z hot-deskingu, można poznać nowych klientów, inwestorów, partnerów i pracowników.
Jak wynika z badania przeprowadzonego w 2018 roku, przestrzenie coworkingowe są wyjątkowo cenne w kontekście budowania relacji między „przedsiębiorcami, innymi firmami, start-upami i innowatorami”. Jest to możliwe za sprawą starannie przemyślanych i opartych na danych aranżacji przestrzeni do pracy, które obejmują przestrzenie wspólne, infrastrukturę i technologie, takie jak aplikacje czy społeczności coworkingowe online.
Wiele badań wskazuje na związek hot-deskingu ze wzrostem poziomu innowacyjności i przedsiębiorczości. Wynika to po części z elastyczności zapewnianej użytkownikom stanowisk Hot Desk — mogą pracować w dowolnym miejscu i czasie. Kolejne możliwe czynniki to dzielenie się wiedzą, interakcje społeczne oraz decentralizacja procesów innowacyjnych w środowiskach, w których korzysta się z hot-deskingu. Odkrywanie nowych pomysłów i procesów dzieje się naturalnie, gdy otoczenie tworzą specjaliści z różnych branż. Co więcej, stale ewoluujące środowisko pracy minimalizuje ryzyko wypalenia zawodowego lub zmęczenia projektami.
Jak sprawdzić, czy hot-desking jednak nie jest odpowiednim dla Ciebie rozwiązaniem
Hot-desking może zapewniać szereg korzyści, ale nie sprawdza się w przypadku niektórych branż i stylów pracy. Pracownicy, którzy mają do czynienia z danymi wrażliwymi, mogą preferować rozwiązania o bardziej prywatnym charakterze, natomiast zespoły potrzebujące spójności struktury i stałej współpracy w ciągu dnia mogłyby zacząć odczuwać frustrację z powodu ustawicznej zmiany miejsc. Szkolenie nowych pracowników wymaga wzięcia pod uwagę innych czynników, natomiast znalezienie współpracowników może się wiązać z koniecznością uzyskiwania informacji za pośrednictwem komunikatorów. W takich przypadkach dobrym rozwiązaniem mogą być biurka dedykowane lub małe prywatne biura w środowisku przestrzeni coworkingowej. Takie rozwiązania zapewnią zespołowi lepiej kontrolowaną i spersonalizowaną przestrzeń do pracy, w której wciąż może cieszyć dodatkowymi korzyściami większej przestrzeni i społeczności coworkingowej.
Niezależnie od tego, czy pracujesz na własny rachunek, czy kierujesz zespołem pracującym zdalnie, hot-desking pomoże Ci utrzymać wysoki poziom wydajności w różnych lokalizacjach. Dzięki temu rozwiązaniu możesz bez obaw podejmować odważne decyzje — podbijać nowe rynki lub zdalnie zatrudniać najbardziej utalentowanych pracowników w branży — a jednocześnie czerpać korzyści z braku długoterminowych zobowiązań i kosztów tradycyjnej przestrzeni biurowej. Co równie istotne, dzięki przestrzeniom typu Hot Desk zyskujesz nowe szanse na innowacyjne rozwiązania dzięki dostępowi do tętniącej życiem społeczności specjalistów.
Więcej elastycznych rozwiązań
Aby obsłużyć rosnącą liczbę pracowników zdalnych i firm wdrażających modele pracy hybrydowej, WeWork zapewnia łatwiejszy i elastyczniejszy dostęp do stanowisk Hot Desk, a także innych przestrzeni do pracy, takich jak sale spotkań i prywatne biura. Elastyczność warunków i łatwiejszy dostęp nie są oferowane kosztem bezpieczeństwa czy brakiem możliwości dystansowania społecznego — WeWork nieustannie stawia bezpieczeństwo społeczności na pierwszym miejscu i zapewnia intensywniejsze sprzątanie oraz nową organizację przestrzeni, która umożliwia skuteczne zachowywanie dystansu.
Jeśli opcja Hot Desk sprawdzi się w przypadku Twojej firmy, poniższe produkty WeWork mogą okazać się idealnym rozwiązaniem.
WeWork On Demand
WeWork On Demand gwarantuje wyjątkową elastyczność warunków — można zyskać dostęp do stanowisk Hot Desk oraz sal spotkań w ponad 190 lokalizacjach w 17 największych miastach świata, bez comiesięcznych zobowiązań. Wystarczy pobrać aplikację, znaleźć najbliższą lokalizację WeWork, dokonać rezerwacji i udać się na miejsce.
WeWork All Access
WeWork All Access to dostęp do przestrzeni Hot Desk, sal konferencyjnych i prywatnych biur w setkach lokalizacji WeWork znajdujących się w 150 miastach w 30 krajach. Zobacz, jak możesz aktywować tę usługę jako nowy lub mający już dłuższy staż członek społeczności.
Ten artykuł początkowo został opublikowany 21 listopada 2019 roku, ale jest wciąż aktualizowany przez redaktorów.
Caitlin Bishop to zamieszkała w Nowym Jorku autorka, która pisała artykuły z cyklu Ideas by We firmy WeWork. Wcześniej pracowała jako dziennikarka i redaktorka grupy medialnej Mamamia w Sydney w Australii, a także reporterka Gotham Gazette.
Zastanawiasz się nad zmianą przestrzeni do pracy?
