Jak ustalać priorytety w pracy, gdy wszystko jest ważne

Podczas pracy często ustalamy priorytety zadań (lub nie) na podstawie potrzeb innych osób oraz zbliżających się terminów. Podobna sytuacja może też mieć miejsce w życiu prywatnym, gdy ograniczony czas przeznaczamy na działania, które rzeczywiście są ważne, a większe pokłady energii poświęcamy na inne zajęcia. Skuteczne ustalenie priorytetów zgodnie z przyszłymi celami może całkowicie zmienić sytuację i sprawić, że każde podejmowane zadanie będzie mieć wartość dodaną, a nieistotne sprawy znikną z naszych list rzeczy do zrobienia. 

Dzięki wdrożeniu strategii ustalania priorytetów kompletnie przeorganizujesz swój dzień pracy i w pełni wykorzystasz czas w biurze oraz w domu. Poniższe strategie pomogą Ci ocenić zadania i ustalić, które z nich są najważniejsze.

Siedem strategii ustalania priorytetów zadań w pracy   

Przemyślane ustalenie priorytetów zwykle obejmuje utworzenie planu, ocenę zadań oraz przydziały czasu i pracy w taki sposób, aby osiągnąć jak największą korzyść w jak najkrótszym czasie. Priorytety powinny być elastyczne — czasami zadania o niskim priorytecie trzeba przerwać na rzecz pilnych obowiązków. 

1. Przygotuj listę wszystkich zadań 

Skuteczne ustalanie priorytetów zaczyna się od zrozumienia pełnego zakresu zadań, które powinny zostać wykonane — należy zapisywać i brać pod uwagę nawet najbardziej przyziemne czynności. Pełny obraz sytuacji zyskasz dzięki zapisywaniu na jednej liście zarówno zadań związanych z pracą, jak i tych z życia prywatnego. 

Każda czynność — począwszy od odebrania rzeczy z pralni po umówienie spotkania z szefem — powinna zostać zapisana w jednym miejscu. Po spisaniu wszystkich zadań zazwyczaj następuje ustalenie priorytetów według znaczenia zadania, nadchodzącego terminu, czasu wykonania i płynących z zadania korzyści.

2. Określ, co jest ważne: zrozumienie prawdziwych celów 

Choć pozornie może to przypominać strategię zarządzania czasem, ustalanie priorytetów ma kluczowe znaczenie w osiągnięciu długoterminowych celów. Zrozumienie istoty tego, do czego rzeczywiście dążysz — czy będzie to awans, ukończenie projektu, czy zmiana na ścieżce kariery, pomoże Ci zidentyfikować zadania, które najbardziej przyczynią się do osiągnięcia pożądanych rezultatów w przyszłości. Dobrym pomysłem może być podzielenie większych celów na mniejsze, rozłożone w czasie. Przykładowo roczny cel można podzielić na comiesięczne listy rzeczy do zrobienia, na których będą się znajdowały tygodniowe zadania, codzienne priorytety itd. 

Alejandro Cerecedo, starszy księgowy odpowiedzialny za konto związane z modą w firmie PR Another Company oraz członek społeczności WeWork Reforma 26 w Meksyku, uważa, że wyznaczenie długoterminowych celów to sposób na uporządkowanie pracy i zmotywowanie zespołu na początku każdego roku. „Rozmawiamy o celach osobistych i zawodowych, a następnie sporządzamy harmonogram ich realizacji” — mówi Cerecedo.

Myślenie w dalszej perspektywie ma kluczowe znaczenie w skutecznym ustalaniu priorytetów. Powszechnym, choć błędnym, przekonaniem jest utożsamianie mnogości zadań z postępem. Jeśli Twój dzień wypełniają zadania, które nie mają pozytywnego wpływu na ostateczny cel, możesz go uznać za stracony czas. Analizując trwałą wartość każdego z zadań, trzeba być wobec siebie brutalnie szczerym i zawsze uwzględniać końcowy cel.  

3. Podkreśl pilne zadania

Lista zadań do wykonania powinna zawierać pełny obraz terminów, dzięki czemu łatwiej Ci będzie rozpoznać zadania, które należy wykonać niezwłocznie, a także planować z wyprzedzeniem. 

Istotne jest również wyznaczanie terminów nawet wtedy, gdy nie są one oficjalnie wymagane — jeśli zadania nie zostaną zaplanowane na konkretny czas, ciągle będziesz je odkładać na później. (Ta strategia może być również pomocna w zwiększeniu produktywności i zwalczaniu prokrastynacji).

4. Ustal priorytety według znaczenia i pilności zadania 

Biznesmen i ceniony mówca Stephen Covey w swojej książce z 1989 roku zatytułowanej 7 nawyków skutecznego działania sugeruje, że zadania należy kategoryzować (a następnie nadawać im priorytety) według ich ważności i pilności.   

• Ważne i pilne: te zadania powinny zostać wykonane jako pierwsze
• Ważne, ale nie pilne: zarezerwuj czas w kalendarzu, by wykonać to zadanie, nie zakłócając innych
• Pilne, ale nie ważne: deleguj, deleguj, deleguj. 
• Ani pilne, ani ważne: usuń z listy rzeczy do zrobienia

Inną strategią jest przypisanie priorytetów ważnym zadaniom — należy je umieścić powyżej wiadomości od natarczywych interesariuszy czy „pilnych” próśb bieżących. Oto główne założenia metodologii MIT (Most Important Tasks). Strategia polega na utworzeniu osobnej listy tylko trzech zadań, które muszą zostać wykonane w ciągu dnia. Zadania te należy wybrać według ich ważności i pilności. Aby podjąć decyzję, zadaj sobie pytania zorientowane na cel: które z zadań będą miały największy wpływ na ostateczny rezultat? Co mogę zrobić dziś, by się zbliżyć do osiągnięcia celu? 

5. Unikaj konkurujących priorytetów 

Jeśli zadania, nad którymi pracujesz, nie są jakoś szczególnie trudne, stosunkowo łatwo można zarządzać nimi wszystkimi naraz. Badania wykazują jednak, że wraz ze wzrostem poziomu trudności zadania osoby na wyższych stanowiskach nadają priorytet jednemu celowi, natomiast pracownicy niższego szczebla nadal próbują zarządzać wieloma priorytetami. Taka strategia dwutorowości zadań wiąże się ze spadkiem wydajności, co oznacza, że najważniejsze zadania nie są realizowane w najwyższym standardzie jakości. 

Jedną z taktyk umożliwiających skupienie się na jednym ważnym zadaniu jest rozpoznanie potencjalnych zakłóceń — równoczesnych zadań lub pojawiających się doraźnie próśb — oraz unikanie w ciągu dnia dzień. W praktyce oznacza to, że jeśli otrzymasz prośbę o przygotowanie danych do projektu w momencie, gdy przygotowujesz slajdy do prezentacji, nadaj priorytet jednemu zadaniu i unikaj innych prac, e-maili, wiadomości lub przygotowań związanych z innym zadaniem. 

6. Zastanów się, ile wysiłku wymaga wykonanie zadania

Spoglądając na obszerną listę rzeczy do zrobienia, bardzo łatwo możesz poczuć przytłoczenie ogromem czekającej Cię pracy — uczucie to wpływa na spadek produktywności i może prowadzić do prokrastynacji. Strategia, która pomoże pokonać to uczucie i jego konsekwencje, obejmuje ocenę zadań pod względem wysiłku wymaganego do ich wykonania. 

Jeśli Twoja lista rzeczy do zrobienia zaczyna Cię nadmiernie obciążać, ustal priorytety zadań, które wymagają od Ciebie minimalnego nakładu czasu i wysiłku, a następnie zacznij je wykonywać. Wyczyszczenie listy z tego typu zadań pozwoli złapać oddech i zapewni poczucie spełnienia, które zmotywuje do pracy przez resztę dnia. 

7. Stale przeglądaj listę zadań i patrz na nie realistycznie

Jeden z kroków w pięcioetapowej metodologii „Get Things Done” (GTD) Davida Allena, specjalisty ds. produktywności, obejmuje krytyczne myślenie. Jak sugeruje Allen, częste przeglądanie listy zadań i priorytetów ma kluczowe znaczenie w „odzyskaniu kontroli i skupienia”.

Krótkie porady dotyczące skutecznego ustalania priorytetów

Gdy zrozumiesz konieczność właściwego ustalenia priorytetów, może ono Ci się wydać skomplikowane — i jeszcze bardziej stresujące niż utworzenie zwykłej listy zadań. Poniżej podsumowaliśmy wspomniane już kluczowe strategie, aby Ci ułatwić wyznaczenie priorytetów zorientowanych na cel. 

• Zapisz wszystko: zadania z życia prywatnego i pracy powinny być zanotowane w jednym miejscu.
• Przeanalizuj cele długoterminowe: weź pod uwagę długofalowe cele i pracę, którą należy wykonać, by je osiągnąć. 
• Rozbij większe cele na mniejsze: aby zrozumieć proces osiągnięcia długoterminowych celów, rozbij je na roczne, miesięczne i tygodniowe etapy. 
• Wyznacz konkretne terminy: zapewnij sobie pełny wgląd w terminy i wyznacz sobie terminy nawet wtedy, gdy nie są one oficjalnie wymagane. 
• Zastosuj metodę „pilne kontra ważne”: nadaj priorytet pilnym i ważnym zadaniom, przeznacz konkretny czas na ważne, ale nie pilne zadania, pozostałe oddeleguj lub usuń. 
• Utwórz listę MIT na każdy dzień: zanotuj trzy ważne zadania, które powinny zostać wykonane w ciągu dnia. Cele te są zazwyczaj powiązane z większymi przyszłymi celami. 
• Unikaj rozpraszania energii: celowo zrezygnuj z zadań konkurujących o Twoją uwagę, szczególnie wtedy, gdy wzrasta trudność zadania. 
• Przeanalizuj wymagany wysiłek: gdy lista zadań niebezpiecznie się wydłuża, ustal priorytety według wymaganego wysiłku i szybko wykonaj prostsze zadania.

Ustal priorytety w ramach swojego czasu i spójrz realistycznie

Niezależnie od tego, jak dobrze Ci idzie ustalanie priorytetów, istnieje pewien limit dotyczący tego, ile możesz osiągnąć w ciągu dnia, a niektórych zakłóceń nie sposób uniknąć. Ważne, by realistycznie wyznaczać cele i nadawać priorytety zadaniom. W przeciwnym razie przyczynisz się do powstania fałszywych oczekiwań wobec Ciebie i nieustannie będzie Ci towarzyszyć wrażenie, że jesteś w tyle.

Pamiętaj, że celem ustalania priorytetów jest przeznaczenie czasu na pracę nad ważnymi zadaniami, które mają znaczenie w dłuższej perspektywie i prowadzą we właściwym kierunku. Gdy priorytety są ustalane we właściwy sposób, nauczysz się opierać zewnętrznym bodźcom oraz łatwiej Ci będzie się skoncentrować i działać zgodnie z celem. To właśnie ukończenie pracy powinno być utożsamiane z postępem, a cała reszta — mnogość zadań — powinna zejść na dalszy plan. 

Caitlin Bishop pisze artykuły z cyklu Ideas by We w Nowym Jorku. Wcześniej pracowała jako dziennikarka i redaktorka grupy medialnej Mamamia w Sydney w Australii, a także reporterka  Gotham Gazette.