Konieczność zachowania dystansu społecznego podczas epidemii koronawirusa położyła kres dużym zgromadzeniom — oznacza to nie tylko zakłócenie rytmu życia społecznego, ale również odwołanie największych na świecie konferencji. Przykładem może być festiwal technologiczno-muzyczny SXSW, który pierwszy raz w swojej 33-letniej historii musiał zostać odwołany, podobnie jak doroczne konferencje programistów Google i Facebooka.
Wiele firm decyduje się na prowadzenie wirtualnych konferencji, aby zjednoczyć swoją społeczność mimo trwającego kryzysu. Na przykład konferencja Build, organizowana przez firmę Microsoft, odbędzie się w maju w formie serii wirtualnych spotkań. Game Developers Conference (GDC), jedna z pierwszych odwołanych konferencji w lutym, z powodzeniem transmitowała na żywo wystąpienia zaplanowane w tygodniowym harmonogramie za pomocą platformy streamingowej Twitch.
Chociaż organizacja wirtualnej konferencji w dobie dystansu społecznego stanowi niemałe wyzwanie logistyczne, jest ono możliwe do zrealizowania. W przypadku niektórych firm organizacja wirtualnej konferencji w tym czasie może być wyjątkową szansą. Branże szukają wsparcia i kontaktu, a zapewnienie innym miejsca na dyskusję i rozwój może pomóc w budowaniu relacji, które przetrwają znacznie dłużej niż czas kryzysu.
Jeśli Twoja firma rozważa organizację wirtualnej konferencji, oto osiem rzeczy, które musicie wiedzieć, by wszystko zadziałało, jak należy.
Osiem strategii organizacji wirtualnej konferencji
Typ branży i format wydarzenia w naturalny sposób dyktują dobre praktyki w zakresie prowadzenia wirtualnej konferencji. Jednak warto również wziąć pod uwagę kilka innych ogólnych kwestii i strategii.
1. Wybierz motyw, który ma sens
Bez punktu zaczepienia w postaci fizycznej lokalizacji umiejscowienie wirtualnej konferencji w istotnym kontekście może być szczególnie kłopotliwe. Harmonogram luźno powiązanych sesji wywoła mętlik w głowie i sprawi, że uczestnicy poczują się przytłoczeni. Aby wirtualna konferencja rzeczywiście miała siłę oddziaływania, wszystkie sesje, kursy i warsztaty powinien łączyć przejrzysty i z góry narzucony motyw. Wyznacz kierunek za pomocą mocnego hasła przewodniego — nawet jeśli będzie to tylko jedno słowo. Ten temat stanie się swoistym przewodnikiem po programie konferencji.
2. Zadbaj o transmisję wideo na żywo
Jednym z n>wideo na żywo. Zachęcaj prelegentów i wystawców do pokazania się przed nagraniem z prezentacją lub tuż po nim, jeśli tylko jest to możliwe. Streaming na żywo nadaje sesjom osobisty charakter i przypomina uczestnikom, że choć konferencja odbywa się w wirtualnej przestrzeni, to jednak za jej kulisami pracują prawdziwi ludzie.
3. Wprowadź elementy interakcji
Zapewnij uczestnikom możliwość interakcji w ramach sesji pytań i odpowiedzi dzięki takim narzędziom jak ankiety, ćwiczenia czy quizy. Pamiętaj, że stale walczysz o uwagę. Zachęcenie odbiorców do aktywnego uczestnictwa zamiast bierności zwiększy poziom zaangażowania, a przy okazji zaowocuje utworzeniem dodatkowych treści.
Spróbuj zachęcić uczestników do przesłania sugestii lub pytań jeszcze przed sesją, a następnie odnieś się do nich pod koniec sesji. Osoby, które usłyszą odpowiedź na swoje pytanie, będą bardziej zainteresowane późniejszymi wydarzeniami.
4. Przeprowadzaj próby
Ryzyko wystąpienia problemów jest wysokie — to niemal pewnie, że podczas organizowania wirtualnej konferencji napotkasz problemy techniczne. Jeśli to możliwe, poproś prelegentów o wcześniejsze przedstawienie prezentacji. Nie zakładaj, że Twoi goście dobrze sobie radzą z technologią. Przetestuj sprzęt i prędkość połączeń. Przygotuj rozwiązania i plan awaryjny na wypadek, gdyby coś poszło nie tak.
5. Pamiętaj, że im prościej, tym lepiej
Brak możliwości zorganizowania konferencji z udziałem osobistym nie oznacza, że musisz wiernie odwzorować całe wydarzenie w przestrzeni wirtualnej. Zastanów się, które aspekty są najważniejsze.
Niektóre sesje mogłyby mieć prosty wygląd przypominający transmisje na Facebooku. Czy Twoja prezentacja mogłaby wyglądać jak story na Instagramie albo wątek na Twitterze? Im prostsza forma treści, tym większe prawdopodobieństwo, że uda Ci się dotrzeć do uczestników i przykuć ich uwagę.
6. Zachęcaj do nawiązywania kontaktów
Cóż, dystans społeczny nie sprzyja interakcjom społecznym, jednak nie oznacza to, że wirtualna konferencja nie może zaoferować takich samych możliwości networkingowych jak jej tradycyjna forma. Platformy do organizowania spotkań i webinarów, na przykład Zoom, oferują zaawansowane funkcje czatu, które umożliwiają dyskusje podczas sesji, a także nawiązywanie prywatnych rozmów z innymi uczestnikami po zakończeniu sesji. Dowiedz się, jak korzystać z tych narzędzi, a przekonasz się, że organizacja wirtualnej konferencji może zbliżać do siebie ludzi równie skutecznie jak wydarzenia z udziałem osobistym.
7. Przekształć media społecznościowe w wirtualne miejsce spotkań
Podczas wirtualnej konferencji serwisy społecznościowe, takie jak Twitter, Facebook i Instagram, stanowią najbardziej prawdopodobne miejsce dyskusji między uczestnikami. Przejmij stery i stwórz atmosferę sprzyjającą wymianie spostrzeżeń. Utwórz specjalny hashtag. Poproś prelegentów oraz wystawców, aby z niego korzystali.
8. Otoczenie ma znaczenie
Skontaktuj się z prelegentami przed wydarzeniem, aby się upewnić, że mają możliwość przeprowadzenia prezentacji lub nagrania sesji. W razie potrzeby zapewnij im sprzęt do profesjonalnego streamingu, dzięki czemu uda się zachować spójność z pozostałymi sesjami w harmonogramie konferencji.
Wystawcy najprawdopodobniej nie będą mieli w mieszkaniu profesjonalnego studia nagrań, jednak przyzwoity mikrofon USB, zewnętrzna kamera i proste tło umożliwią im przeprowadzanie budzącej zaangażowanie, ciekawej sesji.
Platformy do organizacji wirtualnych konferencji
W zależności od stopnia złożoności i formatu konferencji rynek oferuje liczne narzędzia do organizacji wirtualnych konferencji, które umożliwiają skuteczne zorganizowanie i przeprowadzenie wydarzenia.
W przypadku obszerniejszych programów warto rozważyć w pełni funkcjonalną platformę do przeprowadzania webinarów, na przykład ON24 lub vConference — oba te rozwiązania oferują kompleksowy zestaw narzędzi zaprojektowanych z myślą o monitorowaniu zaangażowania odbiorców. Evia, koordynator wydarzeń wirtualnych to doskonałe rozwiązanie do organizacji konferencji online, które umożliwia transmisję na żywo, odtwarzanie wideo na żądanie, a także udostępnienie zasobów sesji, na przykład w postaci dodatkowych materiałów informacyjnych.
Platformy wideokonferencyjne, na przykład Zoom, sprawdzą się w przypadku mniejszych lub bardziej prywatnych sesji, a bezpłatne rozwiązania, takie jak YouTube czy Facebook Live, pozwalają dotrzeć do odbiorców za pomocą jednego przycisku.
Zalety organizacji wirtualnej konferencji podczas obowiązywania nakazu zachowania dystansu społecznego
Jeśli jesteś organizatorem, perspektywa organizacji wirtualnej konferencji, zwłaszcza w ostatniej chwili, może początkowo wydawać się przytłaczająca. Jednak — chociaż uczestnicy nie mogą fizycznie uczestniczyć w konferencji — przeniesienie konferencji do świata wirtualnego wiąże się ze znacznie większymi korzyściami niż jej odwołanie.
Zapoczątkowanie nowych relacji
Wirtualna konferencja nie tylko umożliwi nawiązanie i zacieśnienie relacji między wystawcami, prelegentami i uczestnikami, ale będzie też stanowić grunt do nawiązania silnego partnerstwa między Tobą a innymi osobami zaangażowanymi w realizację konferencji. Relacje te — od zespołu produkcyjnego i zapewniającego wsparcie techniczne po zespoły ds. marketingu — będą służyć Twojej firmie na różne sposoby w późniejszym czasie.
Społeczność skupiona wokół branży
W przypadku wielu uczestników, a w szczególności tych, którzy pracują zdalnie lub są freelancerami, konferencja może pełnić rolę ważnego wydarzenia zarówno społecznego, jak i czysto zawodowego. Wirtualna konferencja nadal może kreować poczucie przynależności do społeczności zawodowej, zbliżając do siebie ludzi w czasach, gdy czują się oni odizolowani społecznie, a także odcięci od swojej branży i spragnieni choćby odrobiny inspiracji.
Biblioteka online z treściami wideo
Większość platform do organizowania wirtualnych konferencji umożliwia udostępnianie sesji na żądanie również po zakończeniu konferencji. Dzięki temu nie tylko możesz utworzyć pokaźną kolekcję treści wideo i przesłać je wszystkim uczestnikom, którzy nie mogli śledzić transmisji w czasie rzeczywistym, ale też zyskasz doskonały zasób, który możesz wykorzystać w przyszłej komunikacji.
Niezależnie od tego, czy przenosisz do sieci istniejącą konferencję, czy zaczynasz organizowanie wirtualnego wydarzenia od podstaw, dostępne narzędzia pozwolą Ci zjednoczyć branżę i ułatwią sprawną organizację wydarzenia z udziałem uczestników i wystawców.
Nakaz zachowania dystansu społecznego zmusił nas do zaszycia się w domach. Gdy jednak dostosujemy się do nowej rzeczywistości, uda nam się zachować stały kontakt i wysoką wydajność nawet w tym trudnym czasie.
Nie znaleziono żadnych pól.Steve Hogarty to mieszkający w Londynie autor i dziennikarz. Jest redaktorem podróżniczym gazety City AM i zastępcą redaktora naczelnego dwumiesięcznika City AM Magazine, w którym porusza tematy związane z technologią, podróżami i rozrywką.
