Kliknij tutaj, ( English ) aby wypróbować bezpłatnie przez jeden miesiąc prywatne biuro WeWork. Obowiązują warunki promocji ( English ).
Założona w Tokio w czerwcu 2018 roku, PayPay to japońska usługa płatności bezgotówkowych z ponad 36 milionami użytkowników w Japonii. Gdy pandemia COVID-19 uderzyła na początku 2020 r., dla kierownictwa PayPay stało się niezwykle ważne, aby zapewnić bezpieczeństwo i dobrobyt tysiącom pracowników z 35 różnych krajów.
Kierownictwo firmy ponownie przeanalizowało plany budowy siedziby głównej w WeWork Kamiyacho Trust Tower, a standardowy układ piętra został zmieniony po tym, jak zarząd zdał sobie sprawę, że ich firma musi współistnieć z wirusem, który raczej w najbliższym czasie nie zniknie. Szybka i elastyczna reakcja WeWork na żądanie dostosowania przestrzeni PayPay umożliwiło bardzo sprawną przeprowadzkę do nowego biura.
Wyzwanie: zmiana podejścia do projektowania biura
Według Masanori Sode, dyrektora finansowego PayPay, nowy sposób pracy był niezbędny do prowadzenia biznesu podczas COVID-19. Firma zebrała pracowników wielu działów, aby utworzyć projekt "Nowy Styl Pracy" – grupę zadaniową, która próbowała odpowiedzieć na pytanie: jaki jest optymalny styl pracy dla PayPay?
W przypadku pracy hybrydowej kluczowe było uwzględnienie podstawowych koncepcji firmy dotyczących pracy z dowolnego miejsca w dowolnym czasie (WFA) i pracy opartej na aktywnościach (ABW). Ponadto, wraz z przejściem do biura wirtualnego, dużą wagę przyłożono do tego, aby fizyczne biuro było bezpieczne. Według Sode, to biuro o zmniejszonym zagęszczeniu miało być „symbolem zdrowia ( English ) publicznego”. Zapewnienie tego podczas pandemii COVID-19 oznaczało zastosowanie bardzo rygorystycznych środków dystansowania społecznego ( English ) , takich jak posiadanie wolnych wspólnych obszarów roboczych z nieprzydzielonymi miejscami, z których można korzystać tylko przy 25% pojemności.
PayPay chciał również na nowo określić rolę biura w budowaniu więzi między pracownikami i motywowaniu ich do wspólnej, ciężkiej pracy. W związku z tym stworzenie przestrzeni ułatwiającej współpracę stało się sprawą najwyższej wagi.
Rozwiązanie: odrębne strefy, dostosowane do różnych potrzeb
Rozwiązanie PayPay polegało na zmianie przeznaczenia biura. „Zupełnie odwróciliśmy tradycyjne myślenie – po to, aby przekonfigurować [biuro] na miejsce spotkań z innymi osobami, zwiększając zaangażowanie i współpracę oraz budując lojalność wobec firmy PayPay” – mówi Sode. „Wszystkie inne zadania można było wykonać w domu”.
PayPay we współpracy z WeWork zdecydował się podzielić biuro na kilka stref. Obszar Aktywnej Współpracy najbardziej ze wszystkich stref odzwierciedla pragnienie PayPay, aby biuro ułatwiało tworzenie więzi między pracownikami. „Dzięki Aktywnej Współpracy opracowaliśmy środowisko, w którym osoby w biurze i osoby pracujące w domu mogą się łatwo połączyć za pomocą wideokonferencji na Zoomie” – mówi Sode.
W tym celu każdy stół wyposażono w monitory, a krzesła zaaranżowano tak, aby sprzyjały spotkaniom, budowaniu zespołu i innym rodzajom kontaktów "twarzą w twarz" ( English ) . PayPay dąży do tego, aby ta strefa była jak najbardziej wykorzystywana, o czym świadczy fakt, że zajmuje ona najwięcej powierzchni.
Bardziej swobodne relacje i wymiana informacji występują w strefie Społeczności, gdzie pracownicy mogą wpaść na kawę lub pogawędkę, gdy potrzebują przerwy. Sode opisuje to jako miejsce, w którym „w zależności od tego, kogo tam spotkasz, mogą narodzić się nowe pomysły i współpraca”. Ten obszar, przypominający duży salon, jest miejscem, w którym mogą odbywać się wszystkie rodzaje komunikacji. Sode przyznaje jednak, że ta strefa nie wykorzystuje jeszcze w pełni swojego potencjału, ponieważ tylko od 5 do 10 procent pracowników przychodzi do biura z powodu ograniczeń nałożonych przez władze Tokio.
Strefa Nauki to ważny obszar, służący intensywniejszej pracy zespołowej i zachęcaniu do zaangażowania. „Strefa Nauki polega w mniejszym stopniu na studiowaniu lub zdobywaniu niezbędnych umiejętności zawodowych; to bardziej miejsce, w którym pracownicy mogą dowiedzieć się o naszej organizacji i zdobyć informacje, które pozwolą im na lepsze dopasowanie się do naszej kultury korporacyjnej i zrozumienie, dlaczego wspaniale się tu pracuje ”- mówi Sode.
PayPay ma nadzieję, że programy wdrożeniowe dla nowych pracowników i inne inicjatywy oferowane w strefie Nauki umożliwią pracownikom łatwiejsze wykonywanie pracy.
Cały układ niezbędny, by zapobiegać tworzeniu się jakiegokolwiek tłoku. Technologia oparta o beacony jest wykorzystywana do pomiaru obszarów, w których znajdują się ludzie oraz sposobu, w jaki się przemieszczają. „Jeśli na danym obszarze jest zbyt wiele osób, włącza się ostrzeżenie, że nikt inny nie może już tam wejść” – mówi Sode. „Dzięki takiemu rozwiązaniu zapewniony zostaje dystans społeczny oraz jesteśmy w stanie gromadzić dane dotyczące zagęszczenia pracowników”.
Rezultat: zwiększona produktywność i usprawnienie działania firmy
Dzięki przeprojektowaniu biura przez ( English ) PayPay przy wsparciu WeWork, wzrosła produktywność. Sode odwołuje się do danych dotyczących wzrostu gospodarczego, takich jak wzrost liczby użytkowników i duży wzrost w japońskiej branży płatności.
Niedawna ankieta wśród pracowników dotyczyła produktywności: przytłaczające 90 procent respondentów stwierdziło, że ich produktywność wzrosła lub pozostała taka sama, w porównaniu z okresem sprzed przebudowy biura. Sode chwali te wyniki i przyznaje, że PayPay umiejętnie rozróżnia pracę w domu i w biurze ( English ). „Jestem głęboko przekonany, że ta produktywność nie byłaby możliwa bez biura, ani nie moglibyśmy jej osiągnąć, mając do dyspozycji wyłącznie samo biuro”.
Komunikacja była kolejnym tematem ankiety. Wystąpiły pewne rozbieżności w ocenie skuteczności przez pracownika własnego poziomu komunikacji w porównaniu z oceną jego przełożonego. Te rozbieżności to coś, czym Sode chciałby zająć się w przyszłości. Wyjaśnia: „Gdy wszystko się uspokoi i będzie łatwiej wejść do biura, chcę wykorzystać takie strefy, jak Aktywna Współpraca oraz Nauka, aby skutecznie zniwelować te rozbieżności i uszczęśliwić wszystkich”.
W międzyczasie Sode usłyszał od pracowników, że próbują odtworzyć środowisko WeWork – zwłaszcza muzykę odtwarzaną w biurze. Tak więc „gdyby istniał sposób na dostęp do tych utworów, mogłoby to usprawnić pracę w domu” – mówi Sode. Być może udostępnienie fragmentu fizycznego biura osobom pracującym w domu to kolejny sposób, w jaki WeWork może przyczynić się do przedefiniowania roli biura ( English ) w erze COVID-19.
Najważniejsze informacje
- Przedefiniowanie biura jako miejsca zwiększania zaangażowania i współpracy wśród pracowników
- Zapewnienie bezpieczeństwa i dobrego samopoczucia pracowników dzięki układowi biura, ułatwiającemu dystans społeczny
- Śledzenie zagęszczenia ilości pracowników za pomocą technologii opartej o beacony
- Poprawa produktywności dzięki hybrydowemu modelowi pracy
- Dalsze innowacje, dzięki którym praca w domu będzie bardziej przypominała tę wykonywaną w biurze
Stacy Smith jest niezależnym tłumaczem języka japońskiego, tłumaczem i redaktorem. Prowadzi bloga związanego z Japonią, a jej prace można znaleźć na stacysmith.webs.com .