Produktywna burza mózgów przeprowadzona w grupie smakuje jak zwycięstwo: zespół czuje się zmotywowany, spełniony i podekscytowany kolejnymi krokami. Skuteczne techniki organizowania burzy mózgów mogą pomóc osiągnąć ten stan. Z drugiej strony, jeśli sesja burzy mózgów mija się z celem — wydaje się pozbawiona produktywnej atmosfery, ma powtarzalny charakter lub skutkuje negatywnym nastawieniem — cały zespół traci motywację.
Istnieje wiele czynników, które mogą zakłócić burzę mózgów, jednak poniższe przykłady to najczęstsze przeszkody występujące podczas takich sesji:
- Nierówne zabieranie głosu. Osobowości ekstrawertyczne i osoby, które szybko przetwarzają informacje, dominują podczas rozmowy, nie dając szansy innym na wniesienie swojego wkładu.
- Efekt zakotwiczenia. Uczestnicy skupiają się na kilku pierwszych pomysłach wygenerowanych podczas burzy mózgów, odrzucając nowe propozycje, przez co zespół nie robi postępów.
- Niezręczna cisza. Uczestnicy nie są należycie przygotowani, więc przez godzinę co chwilę zapada niezręczna cisza lub — co gorsza — spotkanie zostaje zakończone, aby skrócić tę dłużącą się mękę.
- Brak łączności między zespołami. Praca zdalna podczas pandemii oznacza organizowanie burz mózgów w formie wideokonferencji. Towarzyszące na starcie poczucie niezręczności wraz z tendencją do przerywania innym w pół słowa sprawiają, że bardzo trudno jest wyłuskać twórczą energię, która panowałaby podczas spotkania w fizycznej przestrzeni.
Wdrożenie poniższych technik burzy mózgów może pomóc w uniknięciu tych typowych przeszkód i zamiast tego zjednoczyć zespół w poszukiwaniu idealnego pomysłu.
10 skutecznych technik organizowania burzy mózgów w zespołach
Burze mózgów zazwyczaj składają się z trzech etapów: rejestrowania pomysłów, merytorycznej dyskusji oraz selekcji. Poniższe strategie będą pomocne dla Ciebie i Twojego zespołu — niezależnie od tego, czy współpracujecie osobiście czy zdalnie — na każdym z trzech etapów.
1. Brainwriting
Jest to niewerbalna metoda burzy mózgów. Każdy zapisuje trzy pomysły powiązane z głównym tematem. Na cały proces należy poświęcić od 4 do 6 minut. Następnie niech każdy przekaże swoje pomysły osobie siedzącej po prawej stronie (lub po lewej, jeśli wolicie). Zadaniem tej osoby będzie rozbudowanie pomysłów przez dodanie listy punktów lub kreatywnych strategii. Jeśli zespół pracuje zdalnie, do wymiany pomysłów można użyć platformy komunikacyjnej, takiej jak Slack. Po kilku minutach przekażcie zapiski kolejnej osobie do momentu, aż okrążą one cały stół. Po zatoczeniu pełnego koła omówcie je w grupie i zdecydujcie, nad którymi pomysłami warto popracować dłużej.
Ta technika może zapobiec dwóm największym pułapkom burzy mózgów — nierównemu zabieraniu głosu i efektowi zakotwiczenia, gdyż umożliwia wniesienie wkładu wszystkim uczestnikom i eliminuje skłonność do preferowania pierwszego pomysłu.
2. Szybkie tworzenie koncepcji
Podczas procesu szybkiego tworzenia koncepcji każdy zapisuje jak najwięcej pomysłów w określonym czasie, zanim jakiekolwiek pomysły zostaną omówione, skrytykowane lub rozwinięte. W przypadku tej techniki burzy mózgów należy ustalić limit czasowy i go przestrzegać — w przeciwnym razie zostanie utracone poczucie pilności.
To ćwiczenie w ramach burzy mózgów może okazać się przydatne, jeśli zależy nam na uniknięciu często powielanego schematu, gdy pomysł zostaje stłumiony w zarodku, jeszcze zanim będzie mieć czas, by wykiełkować, przekształcić się i rozwinąć. Zapewnienie każdemu możliwość zapisania własnych pomysłów, zanim rozpocznie się krytyka, oznacza, że szybkie tworzenie koncepcji pozwala uniknąć przedwczesnego odrzucania pomysłów. Ograniczenie czasowe powstrzyma również rezygnację z własnego pomysłu, zanim uczestnik podzieli się nim z grupą — a to też jest jedna z zasadzek czyhających podczas burzy mózgów.
3. Podstawienie postaci
W technice podstawienia postaci grupa wybiera znaną osobę, której aktualnie nie ma w sali — może to być szef, postać fikcyjna lub osoba publiczna. Następnie omawiane jest hipotetyczne podejście tej osoby do danego problemu lub przedstawiane są jej spostrzeżenia. Na przykład można zapytać: Jak do tego problemu podeszłaby Oprah Winfrey? To pytanie może wydawać się dziwne, jednak postawienie się na czyimś miejscu może pomóc zespołowi w obraniu nieoczywistego podejścia do problemu.
Czasem niektórzy członkowie zespołu nie chcą przedstawiać własnych pomysłów, ale jeśli pomysły są przedstawiane w cudzym imieniu — np. Oprah — szansa na ich usłyszenie znacznie się zwiększa. Ta metoda burzy mózgów usuwa też niektóre bariery często utrudniające twórcze myślenie — np. budżet i czas.
4. Metoda obrazu ejdetycznego
Ta oparta na wizualizacji metoda jest polecana przez autorkę i psycholożkę Jacqueline Sussman. Wykorzystuje się w niej żywe obrazy pochodzące z naszych doświadczeń życiowych, które przechowujemy w pamięci. Rozpocznijcie od ustalenia intencji: niech cała grupa zamknie oczy i skoncentruje się wokół celu, który chcecie opracować — na przykład: innowacyjny smartfon. Każda osoba w grupie wyznacza sobie cel wynalezienia nowego, niespotykanego dotąd projektu telefonu.
Po ustaleniu celu niech wszyscy ponownie zamkną oczy i przywołają pierwszy obraz ejdetyczny: obecny projekt telefonu Waszej marki. Gdy wszyscy przywołają w myślach ten obraz, można rozpocząć nadbudowę na podstawowym projekcie. Poproś grupę o wyobrażenie sobie obecnego wzornictwa w ulubionym kolorze i idealnym rozmiarze. Poproś o dodanie funkcji, których według uczestników grupy brakuje w oryginale. Może dodaliby lepszy aparat lub większy ekran. Gdy już każdy wyobrazi sobie swój idealny projekt telefonu, wyrywkowo pytaj członków zespołu o to, jak według nich wyglądałaby wersja ulepszona. Zapisz przedstawione pomysły. Teraz niech każdy sobie wyobrazi nową wersję telefonu — można na to wyobrażenie nakładać kolejne warstwy koncepcji. Efektem mogą być setki nowych, konkretnych pomysłów — od koloru, przez funkcje, po rozmiary.
Ta metoda sprawdza się najlepiej, gdy celem nie jest nowy wynalazek, a raczej jego ulepszenie. Warto wspomnieć, że grupa nie powinna skupiać się na kosztach, jednak pomysły powinny mieścić się w sferze realnych możliwości.
5. Internetowa burza mózgów, czyli brain netting
Wszystko, czego potrzeba, aby skorzystać z tej techniki grupowej burzy mózgów, to centralna lokalizacja dla członków zespołu, w której mogą zapisać swoje pomysły. Jeśli wszyscy pracownicy funkcjonują w tej samej strefie czasowej, można przeprowadzić burzę mózgów w czasie rzeczywistym na przykład za pośrednictwem serwisu Slack, aby wspólnie opracowywać pomysły. Jeśli zespół jest rozproszony, to ze względu na napięte grafiki i różnie strefy czasowe można utworzyć dostępny dla wszystkich dokument Google, który umożliwi członkom zapisywanie pomysłów za każdym razem, gdy poczują wenę. W przypadku zespołów z tego samego miasta jedną z opcji jest rozwiązanie WeWork On Demand lub WeWork All Access, w ramach którego można zarezerwować salę konferencyjną lub skorzystać z przestrzeni wspólnej i osobiście się spotkać na burzę mózgów.
Gdy już każdy zapisze swoje pomysły, ważnym krokiem jest podjęcie decyzji, które z nich będą dalej opracowywane. Ta technika sprawdza się najlepiej do rejestrowania pomysłów, natomiast na ich krytykę, planowanie i realizację należy przeznaczyć oddzielne spotkania.
Ta technika zachęca do udziału pracowników zdalnych i sprawia, że wszyscy mają takie same warunki gry. Można również zadbać o anonimowość uczestników, jeśli to pozwoli swobodniej dzielić się pomysłami.
6. Karuzelowa burza mózgów
Karuzelowa burza mózgów zakłada aktywne uczestnictwo każdego członka zespołu — każdy powinien zaproponować po jednym pomyśle. Pierwsza zasada jest tak, że w grupie musi zostać zatoczone co najmniej jedno pełne koło, zanim ktokolwiek będzie mógł zaproponować kolejny pomysł, przedstawić krytykę, rozwinąć koncepcję lub omówić dowolną propozycję. Druga zasada jest taka, że nie przyjmuje się wyjaśnienia: „Ktoś już przedstawił mój pomysł”. W takiej sytuacji należy dać danej osobie więcej czasu na zastanowienie się i wrócić do niej na końcu. Warto również dać zespołowi trochę czasu na przygotowanie pomysłów przed rozpoczęciem burzy mózgów.
Tak jak w przypadku szybkiego tworzenia koncepcji ta technika zachęca (czytaj: wymaga od) każdego, aby w pełni uczestniczył w spotkaniu, i pozwala wszystkim członkom zespołu na zaprezentowanie swoich pomysłów, zanim przejdą do fazy krytyki.
7. Technika drabiny
Technika drabiny, choć nieco skomplikowana, stanowi świetny sposób na uniknięcie wpływu pierwszych pomysłów lub dominujących osób w pomieszczeniu.
Aby skorzystać z techniki drabiny, moderator najpierw przedstawia temat burzy mózgów. Następnie wszystkie osoby, poza dwiema, opuszczają salę. Jeśli część zespołu pracuje zdalnie, w przeprowadzeniu tego procesu pomoże funkcja podgrup w aplikacji do wideokonferencji. Dwie osoby, które nie opuściły pomieszczenia, przeprowadzają razem burzę mózgów przez kilka minut do momentu, aż trzecia osoba wejdzie do pokoju. Trzecia osoba dzieli się swoimi pomysłami, zanim zostaną omówione pomysły wysunięte przez pierwszą parę. Reszta członków zespołu wraca do pomieszczenia jeden po drugim i najpierw dzielą się swoimi pomysłami, a następnie poznają pomysły, które wcześniej omawiali inni. Członkowie zespołu pozostający poza pomieszczeniem mogą prowadzić burzę mózgów i zapisywać swoje pomysły lub wrócić do pracy indywidualnej, jednak nie powinni omawiać swoich pomysłów z nikim innym, dopóki nie wejdą do pomieszczenia.
Jeśli grupa jest zbyt duża, lepiej sprawdzi się prostsza technika, ponieważ metoda drabiny jest bardzo czasochłonna.
8. Mapa myśli
Czasami pierwszy pomysł, którym podzielono się z grupą, nie jest tym poszukiwanym, ale dzięki niemu mogą się zrodzić trzy lepsze pomysły — tak właśnie działa mapa myśli. W ramach tej techniki grupa zaczyna od jednego pomysłu, a następnie rysuje linie łączące ją z pomysłami dodatkowymi. Mapa myśli to wizualne podejście do burzy mózgów, które może okazać się szczególnie przydatne dla wzrokowców.
9. Gwiazda pytań (starbursting)
Starbursting to technika burzy mózgów, po którą warto sięgnąć na późniejszym etapie. Można ją zastosować, gdy grupa już wybierze pomysł, który zostanie rozwinięty i prawdopodobnie zrealizowany.
Podczas burzy mózgów z udziałem gwiazdy pytań zespół zaczyna od umieszczenia pomysłu lub problemu w centrum sześcioramiennej gwiazdy. Za każdym ramieniem gwiazdy kryje się pytanie: kto, co, kiedy, gdzie, dlaczego i jak? Na przykład: Do kogo kierowany jest produkt? Kiedy najlepiej wprowadzić go na rynek? Co nas motywuje do opracowania tego produktu?
Ta metoda koncentruje się raczej wokół pytań niż odpowiedzi, w związku z czym starbursting sprawdzi się podczas grupowego analizowania pomysłu pod każdym kątem. Dzięki przedstawieniu pomysłu w ten sposób jego autor nie jest obarczony koniecznością bronienia swojej koncepcji ani samodzielnym planowaniem sposobu jej realizacji. Zamiast tego nad rozwiązaniami pracuje cały zespół.
10. Zmiana scenerii
Jeśli zespół znajduje się w tej samej przestrzeni, przeniesienie burzy mózgów w nieformalne miejsce na lunch lub na inne piętro w budynku może usprawnić przepływ nowych pomysłów. Przestrzeń fizyczna ma ogromny wpływ na sposób pracy i myślenia oraz odczucia pracowników. Jeśli zespół przeprowadza burze mózgów zawsze w tym samym miejscu i w tej samej grupie osób, z czasem burza mózgów staje się rutyną i przestaje być inspirująca. Zmiana scenerii dzięki nowej przestrzeni, nawet na krótko, może pomóc w obraniu nowego podejścia i zrodzeniu się nowych pomysłów.
5 wskazówek dotyczących organizowania owocnych sesji burzy mózgów w zespole
Niezależnie od tego, z której techniki skorzystacie, poniższe wskazówki pomogą Wam jak najlepiej wykorzystać potencjał sesji burzy mózgów:
- Pozwól uczestnikom się przygotować. Ciężko jest rozbudzić kreatywność na zawołanie, więc warto dać czas na przygotowanie. Pamiętaj, aby z wyprzedzeniem wysłać zespołowi wiadomość e-mail z pytaniem, tematem lub problemem, z którym trzeba się uporać, tak aby jego członkowie mogli zacząć się zastanawiać nad pomysłami. Warto to zrobić co najmniej jeden dzień (jeśli nie dwa) przed burzą mózgów — 10 minut przed spotkaniem to zdecydowanie za mało czasu, aby wspiąć się na szczyt kreatywności.
- Ustal jasny cel. Czy szukasz łatwych w realizacji pomysłów, które można wcielić w życie jeszcze w danym miesiącu, czy raczej interesuje Cię zupełnie nowa perspektywa? Dopilnuj, aby pożądany wynik został jasno określony, zanim rozpocznie się spotkanie.
- Zaproś nowe osoby. Jeśli ten sam zespół spotyka się na burzę mózgów raz w tygodniu lub w miesiącu, pomysły mogą zacząć wydawać się oklepane, a grupa za każdym razem będzie krążyć wokół tych samych koncepcji. Zaproszenie kogoś ze świeżą perspektywą zupełnie odmieni przebieg burzy mózgów, więc warto zapraszać osoby z innym wykształceniem i doświadczeniem oraz należące do innych zespołów.
- Zadbaj o otwartą, przychylną atmosferę. „Nie ma złych pomysłów” to frazes, który często się słyszy podczas burzy mózgów. Jeśli jednak czyjś pomysł zostanie błyskawicznie odrzucony, jego autor może stracić pewność siebie i nie chcieć przedstawić swojej propozycji następnym razem.
- Podejmuj kolejne kroki. Musisz mieć świadomość, że burzy mózgów przyświeca cel — znalezienie nowych pomysłów, rozwiązań, produktów itd. Aby jednak powołać je do życia, trzeba podjąć kolejne kroki. Upewnij się, że poświęcisz wystarczająco dużo czasu na zawężenie pomysłów i realizację kilku wybranych pozycji w usystematyzowany sposób.
Korzyści płynące z zespołowej burzy mózgów
Standardowo burza mózgów służy tworzeniu i opracowywaniu nowych pomysłów, ale jeśli się ją odpowiednio przeprowadzi, korzyści mogą wykroczyć daleko poza pracę nad pomysłem.
- Podniesienie morale grupy
Burza mózgów w grupie podnosi jej morale, ponieważ zespół dąży do wspólnego celu w twórczym i okazującym wsparcie otoczeniu. Burze mózgów umożliwiają członkom zespołu spotkania twarzą w twarz, co jest istotne dla budowania więzi. Do osiągnięcia tej korzyści niezbędne jest powstrzymywanie się od krytyki podczas burzy mózgów w fazie rejestrowania pomysłów.
- Warunki sprzyjające twórczemu myśleniu
Często zdarza się, że ktoś pracuje bez chwili wytchnienia od zadania do zadania — nawet w branżach kreatywnych. Wygospodarowanie czasu specjalnie na swobodny przepływ pomysłów bez rozpraszania uwagi jest ważne i pozwala utrzymać w formie szare komórki. Ponadto zebranie grupy osób wokół wspólnego tematu lub pomysłu może sprawić, że pracownicy poczują się mniej odizolowani i faktycznie będą bardziej produktywni.
Gdy uczestnicy pojawiają się na tradycyjnym spotkaniu, oczekuje się od nich, że będą przygotowani i będą znać odpowiedzi na pytania. Podczas burzy mózgów ta presja znika. Można dzielić się niedopracowanymi pomysłami, nawet jeśli nie są one jeszcze w pełni przemyślane lub nie stanowią idealnego rozwiązania. Pomysły te mogą stanowić iskierkę pobudzającą kolejne pomysły od innych osób znajdujących się w pomieszczeniu lub pomysły bazujące na już istniejących pomysłach (patrz: mapa myśli).
- Połączenie różnych pomysłów
Całość jest lepsza niż suma części: burza mózgów przeprowadzona w grupie może przynieść lepsze rezultaty niż zastosowanie tej metody w pojedynkę — w czasie samodzielnej burzy mózgów skupiamy się wyłącznie na własnych mocnych stronach i własnej perspektywie.
- Bogata pula pomysłów
Już sama liczba pomysłów powstających podczas grupowej burzy mózgów stanowi mocny argument za jej skutecznością. Choć nie każdy pomysł będzie strzałem w dziesiątkę, to wśród propozycji zespołu znajdzie się wiele koncepcji, które warto dopracować. Właśnie dlatego tak ważne jest, aby po każdej burzy mózgów nastąpiła sesja planowania, dzięki której te pomysły będą mogły zostać wcielone w życie.
Te techniki grupowej burzy mózgów pomogą zorganizować sesję burzy mózgów w celu uzyskania maksymalnej efektywności. W razie potrzeby dodatkowego zastrzyku twórczej energii warto wraz z zespołem sięgnąć po inspirację do tych cytatów dotyczących kreatywności.
Ten artykuł początkowo został opublikowany 16 października 2019 roku, ale jest wciąż aktualizowany przez redaktorów.
Jenna Wilson to starsza specjalistka w zespole mediów społecznościowych WeWork i autorka artykułów Ideas by WeWork. Pisze o oddziaływaniu, zrównoważonym rozwoju i pracownikach WeWork na całym świecie.
