Podczas gdy pandemia koronawirusa drastycznie zmienia życie w każdym zakątku świata, ci z nas, którzy mają to szczęście, że mogą pracować w domu, próbują się dostosować do nowej rzeczywistości. Kto by się spodziewał, że posiądziemy umiejętność przygotowywania sobie lunchu, odganiania kota od klawiatury i prowadzenia wirtualnych spotkań z hałaśliwym dzieckiem w pokoju?
Dla osób, które są przyzwyczajone do pracy w biurze, zmieniło się prawie wszystko. Krótka rozmowa, którą wcześniej można było zainicjować, podchodząc do biurka współpracownika, teraz wymaga dodatkowego wysiłku i wsparcia technologicznego. Realizacja projektów trwa dłużej, a rozproszone zespoły starają się współpracować zdalnie. Dynamiczny napływ informacji sprawia, że zebranie myśli staje się jeszcze trudniejsze.
Jeśli jednak mają powstawać nowe produkty, a konsumenci mają być stale obsługiwani, koncentracja jest niezbędna. Oto kilka sposobów na jak najwydajniejszą pracę z domu.
Stwórz sobie specjalną przestrzeń do pracy
Może się to wydawać oczywiste, ale to właśnie ten aspekt sprawia, że praca w domu jest tak trudna. Brak wyznaczonej fizycznej granicy między „pracą” a „domem” sprawia, że te dwie sfery się przenikają — dlatego, jak wynika ze statystyk, osoby pracujące w domu pracują po godzinach i są bardziej narażone na wypalenie zawodowe.
„Aby zoptymalizować poziom kreatywności i produktywności, nasz umysł potrzebuje równowagi między trybem pracy i trybem regeneracji” — mówi Shelby Keefer, dyrektor ds. optymalizacji nauki w WeWork. „Gdy pracujemy w domu, te dwa tryby kłócą się ze sobą, a umysł nie jest w stanie zregenerować się po pracy”.
Wydzielenie w domu fizycznej przestrzeni, która będzie poświęcona wyłącznie pracy, pomoże wyznaczyć granicę. Jeśli nie masz biurka, skorzystaj ze stołu kuchennego (zadbaj, aby mieć w pobliżu gniazdko elektryczne). A jeśli ta opcja odpada, skorzystaj z innej twardej powierzchni. Ustaw laptopa na komodzie lub użyj półki na książki jako biurka do pracy na stojąco.
Spróbuj znaleźć przestrzeń w pobliżu źródła naturalnego światła i unikaj obiektów, które wysyłają sygnały przypominające o relaksacji, takie jak łóżko czy kanapa. Chociaż to prawda, że niektóre znane osoby, takie jak Marcel Proust czy Winston Churchill, pisały w swoich łóżkach, do ich obowiązków nie należało zarządzanie spotkaniami pracowników z różnych jednostek, pocztą e-mail czy slajdami prezentacji — każda z tych czynności wymaga wyższego stopnia koordynacji, który można łatwiej osiągnąć w odpowiedniej pozycji na krześle.
Dokończ konfigurację
Rozgość się w swojej nowej przestrzeni do pracy — być może zostaniesz tu na dłużej. Sprawdź połączenie Wi-Fi. Podłącz monitor, mysz i głośniki, jeśli ich potrzebujesz. Upewnij się, że masz dostęp do systemów firmy (jeśli korzystasz z prywatnego laptopa) i że możesz się zalogować do swojej skrzynki pocztowej i platformy komunikacyjnej, a także uruchomić oprogramowanie do wideokonferencji, takie jak Slack czy Zoom.
Następnie pomyśl o szczegółach, dzięki którym zwykła przestrzeń przeobrazi się w przestrzeń do pracy: znajdź wygodne siedzenie o odpowiedniej wysokości. Pozbądź się szpargałów. Zapal świeczkę. Ustaw obok komputera roślinę, zdjęcie w ramce lub śmieszną figurkę — najlepiej coś, co poprawi Ci humor.
Ubierz się tak, jakby czekały Cię zadania do wykonania
Do uroków pracy w domu z pewnością należy brak konieczności przebrania się z piżamy, jednak w niektórych przypadkach może to być stąpanie po cienkim lodzie. Chociaż więcej luzu i brak konieczności dbania o swój wygląd może początkowo sprawić ulgę, jest to najpewniejsza droga do spotęgowania poczucia izolacji z każdym dniem pracy zdalnej.
Rozwiązanie: dołóż odrobinę starań, by zadbać o swój wygląd każdego dnia. Wystarczy poranny prysznic, lekki makijaż lub założenie wyjściowej koszuli do dresów. Nie musisz się ubierać w stylu „business casual”. Ale z pewnością też wolisz uniknąć tego nieprzyjemnego dreszczyku emocji, gdy współpracownik zaproponuje szybką wideokonferencję, a Ty wciąż będziesz w piżamie.
Rób sobie przerwy
Robisz sobie przerwy w biurze, więc nie zapominaj o nich w domu. Przerwa, podczas której zajmiesz się czymś innym niż praca, zapewni Twojemu umysłowi czas na odpoczynek. Sprawdzoną metodą na lepsze samopoczucie jest trochę ruchu.
Wstawaj i rozciągaj się co godzinę. Przejdź się na spacer, nawet jeśli będzie to spacer do kuchni, by chwycić jakąś przekąskę, lub do łazienki, by znów umyć ręce. A jeśli masz w sobie sportowego ducha, zrób parę pompek w salonie. Stosuj zasadę 20-20-20: co 20 minut przez 20 sekund patrz na coś, co jest oddalone o 20 stóp (6 metrów). Jeśli możesz, stwórz własna rutynę (wkomponowując w nią przerwy). Dzięki temu unikniesz poczucia, że Twój dzień był niezorganizowany.
Courtney Brand to założycielka i dyrektor generalna thelighthouse — start-upu, który pomaga pracownikom w dokonywaniu zmian na ścieżce kariery, będącego członkiem społeczności WeWork Dumbo Heights. Aby zrobić sobie przerwę w porze lunchu, Courtney włącza webinar na telefonie i wybiera się na spacer. „Pomaga mi to pozostać w „trybie pracy”, chociaż w tym czasie moje ciało i umysł udają się na przerwę, której potrzebuję” — mówi.
(Podoba Ci się pomysł Brand? Firma thelighthouse od niedawna udostępnia cotygodniowe darmowe sesje Virtual Career Lunch Series, w których można usłyszeć konkretne porady od profesjonalistów).
Komunikuj się przez cały dzień
Gdy zespoły pracują zdalnie, informowanie współpracowników o tym, nad czym właśnie pracujesz, wymaga dodatkowego wysiłku. Aby być na bieżąco, warto wprowadzić codzienne raporty, częstsze spotkania wideo lub pracować na otwartej platformie. Niezależnie od tego, jakie oprogramowanie sprawdza się w przypadku Twojego zespołu, komunikacja jest kluczem do skutecznego wykonywania zadań.
Jeśli Twój zespół korzysta z platformy, na przykład takiej jak Slack, daj znać reszcie zespołu, nad czym pracujesz — na wypadek, gdyby ktoś chciał pomóc. Gdy wychodzisz na spacer lub robisz sobie przerwę na lunch, poinformuj zespół, że przez jakiś czas możesz się spóźniać z odpowiedzią.
Rada dla przełożonych: zaoferuj dodatkową pomoc
Choć obecnie przełożeni nie mogą osobiście spotykać się z podwładnymi, warto zadbać o częstszy kontakt. „Zapytaj podwładnych, jaki styl pracy preferują i jak możesz udzielić im pomocy” — podpowiada Keefer. Wspólnie z podwładnymi utwórz strukturę, która umożliwi monitorowanie ich postępów, udzielanie odpowiedzi na ich pytania, a także przekazywanie informacji zwrotnych.
Brand każdego dnia odbywa 15-minutowe spotkania z siedmioosobowym zespołem, dbając, by każdy wiedział, co może przynieść nadchodzący dzień. Podczas spotkań jeden na jeden Brand pyta: „Jak się czujesz w skali od 1 do 10?” i „Czy masz teraz wszystko, czego potrzebujesz, aby efektywnie pracować?”.
„Uznałam, że pytania sprawdzające są niezwykle ważne, ponieważ sytuacja dynamicznie się zmienia” — przyznaje. „Wszyscy jesteśmy nowicjuszami, jeśli chodzi o niespodziewane przejście na pracę zdalną”.
Gdy nachodzą Cię wątpliwości, „załóż najlepszą wersję”, podpowiada Keefer. „Twoi bezpośredni podwładni pracują co najmniej tak ciężko, o ile nie ciężej, niż gdy pracowaliby w biurze”.
Zachowaj granice
Trudno jest współpracować, gdy jesteśmy fizycznie odseparowani od naszych współpracowników. Kolejny stopień trudności pojawia się, gdy Twoją przestrzeń do pracy zamieszkują osoby wymagające poświęcenia im czasu: współlokator, małżonek lub partner albo dzieci. Aby dzień w pracy przebiegł bez większych zakłóceń, poinformuj ich, w jakich godzinach pracujesz. Możecie też się umówić na sygnał, który będzie oznaczał, że masz ręce pełne roboty i nie wolno Ci przeszkadzać — mogą to być na przykład założone słuchawki wygłuszające lub położenie telefonu na biurku ekranem do dołu.
Poinformuj przełożonego o tym, że opiekujesz się dziećmi — wtedy nikogo nie zaskoczy fakt, że musisz zająć się chorym dzieckiem lub wymaga ono natychmiastowej uwagi. (Dzięki pracy w domu odkryliśmy, że nie ma nic bardziej uroczego niż widok dzieci współpracowników w kamerce podczas wirtualnych konferencji — podobnie jak ich psów i kotów).
Regularne godziny pracy także mają kluczowe znaczenie. Choć wykonywanie w ciągu dnia prac domowych, takich jak składanie prania i sprzątanie łazienki, może być bardzo kuszące, pożałujesz tego, gdy o dziewiątej wieczorem wciąż będziesz odpowiadać na zaległe e-maile.
Postaraj się kończyć pracę zawsze o tej samej porze. Dodatkowy czas, który do tej pory zajmował Ci dojazd, przeznacz na coś, co poprawi Ci humor: czat wideo z przyjaciółmi lub seans filmowy w domowym zaciszu.
Pozostań na łączach
Choć obecnie nie możemy przebywać razem, możemy pozostać w kontakcie w świecie wirtualnym. Firmy organizują wirtualne wydarzenia: happy hours, świętowanie urodzin, sprawdzające wiedzę quizy, a nawet talent show. Stale rosnąca liczba kanałów na Slacku (w tym tych poświęconych wyłącznie memom i zdjęciom psów) może być zarówno koszmarem dla organizacji, jak i źródłem radości.
Przestrzeń do pracy jest zaprojektowana tak, by zachęcać do spontanicznego kontaktu — przy dystrybutorze wody, na schodach lub w kuchni. W przypadku kontaktów wirtualnych warto naśladować ten przypadkowy kontakt krótkim „co słychać?”, dzięki czemu każdy członek zespołu może się włączyć do rozmowy w takim zakresie, jaki mu odpowiada.
„Zacznij rozmowę, zwracając uwagę na wystrój, zwierzęta lub dzieci, które pojawiają się w tle” — sugeruje Keefer. Badania wykazują, że rozpoczęcie spotkania od niezobowiązującej pogawędki lub podzielenia się historią, która wydarzyła się w weekend, nie tylko pozwala zabić czas w oczekiwaniu na pojawienie się wszystkich uczestników, ale też pomaga zacieśniać więzi w zespole.
Jak zasugerował jeden ze znajomych, jeśli należysz do grupy osób, którym brakuje dźwięków towarzyszących pracy wśród ludzi, posłuchaj w domu symulacji komputerowej odgłosów kawiarni. „To zupełnie nowy wymiar życia towarzyskiego” — zaznacza.
Zadbaj o siebie
W tym pełnym niepokoju czasie dynamicznych zmian najlepszą rzeczą, jaką możesz zrobić dla swojej produktywności, jest dbanie o swoje dobre samopoczucie. Spróbuj przespać całą noc. Kontroluj poziom stresu w miarę możliwości. (Poranna medytacja jest — według badań naukowych — jednym z najskuteczniejszych sposobów na wyciszenie emocji na początku dnia). Pod koniec dnia nagródź się spacerem lub domowym treningiem.
Pogódź się z tym, że przejściowy okres zmiany stylu pracy może nie być czasem najwyższej produktywności. Okaż cierpliwość sobie i współpracownikom. Wykaż się elastycznością, gdy nastąpią zmiany w projektach i wytycznych. Poproś przełożonych lub współpracowników o pomoc, jeśli konieczne jest wyjaśnienie pewnych kwestii lub potrzebujesz dodatkowych wskazówek. Koniecznie też pozwól sobie na odrobinę luzu. To zupełnie nowa sytuacja dla niemal każdej i każdego z nas.
Nie znaleziono żadnych pól.Anjie Zheng jest redaktorką artykułów z cyklu Ideas by WeWork. Wcześniej pracowała jako reporterka dla Wall Street Journal. Jej publikacje pojawiły się także w Fast Company, Quartz oraz LitHub.
