Gdy zespół się powiększa i rozszerza na nowe lokalizacje i rynki, szefowie firm stają przed wyzwaniem utrzymywania kontaktów i dbania, by wszyscy dążyli do tego samego celu. Liderzy szybko zauważają, że w procesie kształtowania zespołów wirtualnych kluczowe znaczenie ma opracowywanie strategii.
To jest układanka , którą Rashmi Melgiri, współzałożycielka i prezes CoverWallet, starała się rozwiązać, gdy jej internetowa platforma ubezpieczeniowa się rozrosła i firma zatrudniała 300 pracowników w czterech strefach czasowych. W trzecim odcinku przeznaczonego dla członków społeczności WeWork podcastu Up At Night Melgiri opowiadała na czym polega zarządzanie zespołami, które nie współdzielą fizycznej przestrzeni.
W ciągu ostatniej dekady zespoły wirtualne stale się powiększają, czemu sprzyja coraz większa liczba szybkich i niezawodnych narzędzi do wideokonferencji. Według badania State of Remote Work przeprowadzonego w 2019 roku przez Owl Labs, dwie trzecie etatowych pracowników w USA w jakimś czasie pracowało zdalnie.
Jednak gdy zespół jest rozproszony po całym świecie, liderzy potrzebują nowego zestawu skutecznych procesów, aby przygotować swój zespół do efektywnej pracy i odnoszenia sukcesów. Wiele firm nadal analizuje, jak praca zdalna wpływa na pracowników i wyniki finansowe.
Czym jest zespół wirtualny?
Zespół wirtualny to grupa współpracowników znajdujących się w różnych lokalizacjach fizycznych. Gdy firmy eksplorują nowe lokalizacje i nowe rynki, nie zawsze decydują się na zebranie pracowników w jednym biurze. Wirtualna praca ma wiele zalet: firmy mogą rekrutować pracowników z dowolnego miejsca, zatrzymywać wartościowych pracowników w przypadku przeprowadzki i wchodzić na nowe rynki, wykorzystując lokalne zespoły.
Zespoły wirtualne są atrakcyjne nie tylko dla pracodawców. Aż 99% pracowników zdalnych zapytanych przez firmę Buffer z branży zarządzania mediami społecznościowymi zadeklarowało, że chciałoby kontynuować pracę zdalną w pewnym momencie swojej kariery, wynika z badania State of Remote Work przeprowadzonego przez Buffer.
Aby zbadać ten trend, skontaktowaliśmy się z Erikiem Kochanskim, który zarządza zachodnim regionem USA i Kanady jako dyrektor sprzedaży WeWork w dziale obsługi klienta. Zajmuje się on budowaniem relacji z członkami społeczności WeWork zakładającymi nowe biura na całym świecie. Sam również zarządza zespołem wirtualnym, którego członkowie pracują w miastach na zachodzie USA, takich jak Chicago, Dallas i Los Angeles.
Trzy strategie budowania efektywnych zespołów wirtualnych
Dzięki wieloletniemu doświadczeniu w zarządzaniu zespołami wirtualnymi i ich wspieraniu, Kochanski opracował trzy strategie, dzięki którym przygotujesz swój zespół do pracy zdalnej.
1. Wyznacz swoją osobę kontaktową
Podczas pracy w WeWork i na poprzednich stanowiskach Kochanski w każdej lokalizacji wyznacza swoją osobę kontaktową. Niekoniecznie jest to menedżer biura satelitarnego, ale musi to być osoba, która kreuje kulturę organizacyjną w danej lokalizacji i buduje unikalną atmosferę dla pracującego tam zespołu.
„To zapewnia przejrzystość” — mówi Kochanski. „Wiadomo, do kogo można się zwrócić z pytaniami dotyczącymi danego biura”.
Ponieważ taka osoba często ma własną pracę na pełny etat, należy zrównoważyć jej rolę w promowaniu efektywnej wirtualnej pracy zespołowej z innymi priorytetami.
2. Pokaż im się czasem
Jak opowiadała Melgiri w trzecim odcinku, wizyty zespołów kierowniczych w biurach zdalnych wzmacniają wartości podzielane przez całą firmę i są kluczowym czynnikiem sukcesu globalnych zespołów wirtualnych.
„Nawet mając tak wiele narzędzi do telekonferencji, nie da się zastąpić osobistej wizyty” — powiedziała Melgiri.
Również Kochanski docenia wizyty i sugeruje organizowanie kwartalnych spotkań, podczas których wszyscy członkowie zespołu zbierają się w jednym miejscu na dzień lub dwa, by współpracować przy codziennych wyzwaniach biznesowych. To ćwiczenie integrujące często pozytywnie nastraja i motywuje członków zespołu powracających do swoich siedzib.
3. Znajdź czas na bardziej osobiste pogawędki
Podczas wideokonferencji kusi nas, by od razu przejść do agendy spotkania i jak najszybciej zabrać się do pracy. Warto jednak znaleźć czas i zapytać wirtualnych współpracowników o ich życie poza biurem.
„Poświęć czas na rozmowy o tym, co się u Was dzieje” — mówi Kochanski. „Takie pogawędki zwykle mają miejsce w biurze, gdy idziesz po kawę lub po prostu poruszasz się po budynku, a często brakuje ich podczas wideorozmowy”.
Jak opowiada Kochanski, gdy pracował w LinkedIn, co miesiąc kolejny członek zespołu pokazywał slajd dotyczący swojego życia. Dzięki temu lepiej się poznaliśmy i stworzyliśmy silny zespół — można powiedzieć, że to „sprawdzony sposób” dla wszystkich osób kierujących zespołami wirtualnymi.
Poświęć czas na rozmowy o tym, co się u Was dzieje. Takie pogawędki zwykle mają miejsce, gdy idziesz po kawę lub poruszasz się po budynku, a często brakuje ich podczas wideorozmowy.
Eric Kochanski
Zamierzasz rozwinąć swoją firmę?
Dowiedz się, jak globalna sieć WeWork otwiera świat nowych kontaktów dla Twojej firmy i pozwala jej łatwo wejść na nowe rynki. Koniecznie posłuchaj prowadzonego przez klientkę WeWork — Rashmi Melgiri — odcinka podcastu Up At Night, poświęconego koordynacji pracy między biurami, strefami czasowymi i kontynentami.