Kliknij tutaj, ( English ) aby wypróbować bezpłatnie przez jeden miesiąc prywatne biuro WeWork. Obowiązują warunki promocji ( English ).
Hybrydowy model miejsca pracy to rodzaj środowiska pracy, który łączy w sobie elementy pracy zdalnej i pracy w biurze. W modelu hybrydowym część pracowników lub cały personel ma zwykle możliwość wyboru miejsca i czasu pracy, a także określenia, jaka część pracy będzie wykonywana z domu, a jaka w centralnym biurze.
Firma stosująca hybrydowy model pracy może mieć biura, w których część personelu pracuje stacjonarnie, a pozostali pracownicy wykonują swoje zadania zdalnie, przebywając w domu. To rozwiązanie różni się więc od w pełni zdalnego modelu pracy ( English ), w którym firma nie ma biur stacjonarnych i cały personel pracuje zdalnie.
Model działania środowiska hybrydowego zależy od firmy. Może na przykład zakładać, że niewielka grupa pracowników stale przebywa w biurze lub że kilka zespołów pracuje w systemie rotacyjnym, w którym harmonogram zmienia się co kilka tygodni. Hybrydowe miejsce pracy może być niemal całkowicie zdalne — pracownicy przychodzą wówczas do biura tylko na regularnie odbywające się spotkania. Może też być niemal całkowicie stacjonarne i dopuszczać pracę zdalną tylko w przypadku niewielkiej grupy pracowników lub zespołów.
Bez względu na sposób organizacji, celem stosowania hybrydowego modelu miejsca pracy jest znalezienie równowagi między potrzebami poszczególnych pracowników a ich zdolnością do współpracy i produktywności we wspólnej przestrzeni fizycznej. W tym artykule zastanowimy się, jakie są zalety hybrydowego miejsca pracy i dlaczego coraz więcej firm zaczyna stosować ten model. Przedstawimy też podstawowe wskazówki, które pomogą wdrożyć model hybrydowy w Twojej firmie.
Dlaczego coraz więcej firm zaczyna stosować hybrydowy model miejsca pracy?
Pandemia COVID-19 wywróciła do góry nogami dotychczasowe zasady pracy i zmusiła firmy do zmiany podejścia do kwestii posiadania fizycznego miejsca pracy. W ciągu ostatniego roku priorytety pracowników znacząco się zmieniły. Część z nas z niechęcią myśli o powrocie do biura, ale istnieje też spora grupa, która nie może się tego doczekać. Większość pracowników zgadza się, że sztywne trzymanie się wyznaczonych godzin pracy to relikt przeszłości i że konieczne jest przyjęcie bardziej elastycznego podejścia.
Ubiegły rok uzmysłowił nam, że dysponujemy narzędziami, oprogramowaniem i umiejętnościami, które pozwalają pracować wydajnie w każdym miejscu i czasie, ale pokazał też wady pracy zdalnej. Pracownicy czują się często odizolowani lub niezauważani. Zdarza się, że w domu brakuje odpowiedniego miejsca lub sprzętu albo po prostu nie ma warunków, aby skupić się na pracy.
Wnioski wyciągnięte podczas okresu wymuszonej pracy z domu będą wpływać na przebieg procesu stopniowego powrotu do biura. Pracownicy chcą mieć możliwość wyboru miejsca i czasu pracy. Nie chcą marnować czasu na dojazdy — wolą go spędzić z rodziną i znajomymi ( English ). Chcą też mieć osobisty kontakt ze współpracownikami i wraz z nimi realizować wspólne cele w przestrzeni fizycznej, która nie jest na szybko przystosowanym stołem w jadalni.
Wszystkie te czynniki doprowadziły do powstania hybrydowego modelu miejsca pracy, który stanowi połączenie pracy zdalnej i stacjonarnej, oddzielając firmę od jej fizycznej siedziby, a jednocześnie pozostawiając pracownikom swobodę wyboru miejsca, w którym chcą pracować.
Dla pracodawców hybrydowe miejsce pracy to okazja ( English ) do zmiany dotychczasowej organizacji biura, przyciągnięcia nowych zdolnych pracowników z dalszych obszarów oraz zwiększenia różnorodności personelu. Firmy dostrzegły także pozytywny wpływ pracy zdalnej na zadowolenie i produktywność pracowników. Środowisko hybrydowe pomaga zachować te korzyści w perspektywie długoterminowej.
Dlaczego pracownicy wolą hybrydowe miejsca pracy?
Jeszcze przed pandemią można było zauważyć, że pracownicy coraz częściej cenią sobie elastyczność w miejscu pracy ( English ). Dla 9 na 10 milenialsów swoboda wyboru miejsca i czasu pracy jest ważniejsza niż wysokość wynagrodzenia. Pokazuje to ewolucję sposobu postrzegania pracy i miejsca jej wykonywania, a ten trend jest bardziej widoczny u młodszych ankietowanych pracowników.
Warto pamiętać, że już wkrótce to pokolenie Z zacznie być dominującym segmentem pracującej części populacji. W badaniu przeprowadzonym w 2020 r. na zlecenie Salesforce ta grupa wyraziła rosnącą chęć pracy nie wyłącznie w domu, ale częściowo w domu i w biurze. Pracownicy, którzy dopiero rozpoczynają karierę zawodową, cenią sobie bardziej pracę w biurze. Postrzegają biuro jako miejsce spotkań towarzyskich, nawiązywania kontaktów i współpracy. Pokolenie Z chce nadal samodzielnie decydować, jak często trzeba przychodzić do biura, ale według uzyskanych danych jego przedstawiciele są mniej zainteresowani pracą z domu niż milenialsi.
Istnieje kilka czynników wpływających na tę zmianę preferencji od w pełni zdalnego modelu pracy do modelu hybrydowego. W ujęciu ogólnym jesteśmy lepiej przygotowani do pracy z dowolnego miejsca — właściwie wystarczy nam gniazdko elektryczne i dobrej jakości połączenie Wi-Fi. Dzięki oprogramowaniu chmurowemu można wygodnie i skutecznie współpracować bez względu na odległość. Zwracamy też coraz większą uwagę na równowagę między pracą a życiem prywatnym ( English ), starając się raczej dopasowywać harmonogram pracy do życia prywatnego niż odwrotnie.
Trzeba też pamiętać, że mogą istnieć okoliczności uniemożliwiające niektórym pracownikom wykonywanie pracy wyłącznie z domu. Młodsi pracownicy często nie mają odpowiedniego miejsca w domu, aby urządzić w nim wygodne biuro, lub mieszkają z rodzicami albo współlokatorami. Cenią oni szczególnie możliwość przebywania w towarzystwie współpracowników ( English ), ponieważ mogą dzięki temu budować relacje, uczyć się nowych umiejętności i korzystać z mentoringu.
W środowisku hybrydowym korzyści związane z elastycznym stylem pracy ( English ) łączą się z korzyściami wynikającymi z posiadania fizycznej siedziby. Pandemia przyspieszyła dotychczasowy trend, udowadniając, że firmy mogą pracować w środowisku rozproszonym, ale uwydatniła też wady modelu pracy w pełni zdalnej. Pracownicy — szczególnie ci u progu kariery zawodowej — chcą kompromisowego rozwiązania.
Jak z powodzeniem wdrożyć hybrydowy model miejsca pracy?
Przejście na model hybrydowy oznacza konieczność radykalnego przekształcenia procedur firmowych w taki sposób, aby działały skutecznie bez względu na to, gdzie są stosowane. To jedno z najtrudniejszych wyzwań dla firmy, która może się z nim zmierzyć na różne sposoby — zależne od jej wielkości i kształtu.
Zwróć uwagę, jak firmy podobne do Twojej przeszły na hybrydowy lub zdalny model pracy, jakie wnioski wyciągnęły oraz jakie błędy popełniły w tym procesie. Aby ułatwić Ci planowanie, przygotowaliśmy kilka ogólnych pomysłów, które warto rozważyć.
Zapytaj pracowników, jaki model im odpowiada
Nie zakładaj, że wszyscy pracownicy chcą tego samego. Każdy ma inne priorytety, a wdrożenie sprawnie działającego hybrydowego modelu miejsca pracy powinno opierać się na opiniach pracowników ze wszystkich zakątków firmy. Zapytaj zespół o zdanie i poważnie potraktuj odpowiedzi. Podejdź realistycznie do kwestii zmian możliwych do wprowadzenia w miejscu pracy i wysłuchaj uważnie zgłaszanych skarg i próśb.
Zaproponuj możliwe rozwiązania (ale nie za dużo)
Daj pracownikom dwie lub trzy opcje modelu pracy w firmie do wyboru: pierwsza powinna niemal całkowicie opierać się na pracy w biurze, druga powinna zakładać, że praca będzie w większości wykonywana z domu, a trzecia powinna stanowić kompromis między pierwszą a drugą opcją. Otwórz się na możliwość zmiany preferencji przez pracowników, ale staraj się nie zachęcać ich do zbyt częstych zmian. Pomoże Ci to w planowaniu i da możliwość dokładnego ustalenia miejsca pobytu poszczególnych pracowników w danym momencie, co z kolei pozwoli skuteczniej przydzielać zasoby.
Wykorzystaj dostępną technologię
Oprogramowanie umożliwiające pracę zdalną pozwala także zapewnić sprawne działanie hybrydowego miejsca pracy. Korzystając z chmurowego oprogramowania biurowego i narzędzi do wideokonferencji ( English ), możesz uzyskać spójne środowisko pracy, w którym komfortowo będą pracować zarówno pracownicy zdalni, jak i osoby znajdujące się w biurze.
Zadbaj o to, aby wszyscy pracownicy mieli dostęp do sprzętu potrzebnego do pracy zdalnej. Zobacz, które z codziennych zadań wymagają obecności w biurze, zastanów się, dlaczego tak jest, i poszukaj alternatywnych rozwiązań. Nie powinno być tak, że pracownik ma ograniczoną możliwość realizacji swoich obowiązków, gdy nie pracuje w biurze. W idealnym hybrydowym modelu miejsca pracy pracownik powinien być w stanie normalnie wykonywać pracę, nawet gdyby biuro z dnia na dzień przestało istnieć.
Pracownicy powinni też mieć łatwy dostęp do zasobów i informacji potrzebnych do skutecznej pracy, więc należy im to zapewnić. Pamiętaj również, aby dokumentować wszystkie szczegóły — od spotkania z klientem po luźne rozmowy na korytarzu — aby każdy pracownik miał dostęp do aktualnych informacji i wiedział, co się dzieje.
Dbaj o kulturę firmową
Kultura to trudne do sprecyzowania pojęcie. Firma może stosować filozofię korporacyjną lub działać według ustalonych wartości przewodnich, ale kultura miejsca pracy ( English ) powstaje organicznie w wyniku interakcji między pracownikami. Pomagaj pracownikom zdalnym utrzymywać relacje społeczne, organizując nieformalne spotkania online i wirtualne zebrania. Dzięki temu nie będą oni tęsknić za pogaduszkami podczas przerw na kawę.
Zadbaj o to, aby pracownicy zdalni nie mieli poczucia, że omija ich ważna część życia biurowego. Sprawdź, czy plan dodatków pracowniczych nie faworyzuje osób pracujących stacjonarnie. Jeśli na przykład pracownicy mają do dyspozycji kawę i przekąski na stołówce, może warto zaoferować personelowi zdalnemu bezpłatną subskrypcję kawy albo bezpłatne posiłki z dostawą?
Przekształcenie kultury pracy stacjonarnej w kulturę opartą na modelu zdalnym lub hybrydowym jest ogromnym wyzwaniem i wymaga czasu. Na początek sprecyzuj wartości firmowe, przedstaw je w formie pisemnej, a następnie realizuj wszystkimi możliwymi kanałami.
Rekrutuj pracowników do pracy zdalnej
Prawdziwym sprawdzianem hybrydowego miejsca pracy jest sposób rekrutacji nowych pracowników. Jeśli to możliwe, publikuj oferty pracy niezależne od miejsca zamieszkania kandydata. Przygotuj nowy proces prowadzenia rozmów kwalifikacyjnych i zatrudniania, który będzie przyjazny kandydatom bez względu na odległość od biura. Zapewnij im też odpowiednie środki i możliwości, aby mogli podróżować do i z biura na spotkania i wydarzenia towarzyskie.
Przygotuj pomieszczenia biurowe zgodnie z zasadami dystansowania społecznego
Gdy w biurze pracuje mniej osób, możesz łatwiej zorganizować przestrzeń pod kątem bezpieczeństwa pracowników. Nie wiadomo, jak długo trzeba będzie przestrzegać zasad dystansowania społecznego ( English ), więc skorzystaj z tej okazji, aby zmniejszyć zagęszczenie w miejscu pracy i stworzyć wspólne przestrzenie coworkingowe w całym biurze. Zapewnij dużo przestrzeni osobistej między stanowiskami i zaprojektuj jednokierunkowe drogi ewakuacyjne pozwalające pracownikom bezpiecznie wydostać się z budynku.
Pokaż, że zauważasz wszystkich pracowników
Pracownicy zdalni są mniej widoczni niż personel stacjonarny, co wiąże się z większym ryzykiem przeoczenia takich osób podczas przyznawania awansów i przy innych okazjach. Ta różnica w postrzeganiu jest naturalna, ale trzeba mieć jej świadomość i podjąć odpowiednie działania, aby zapewnić uczciwe i równe traktowanie wszystkich w procesie podejmowania decyzji.
Przeszkol menedżerów z zakresu wspierania i uwzględniania pracowników zdalnych. Wprowadź zmiany w procedurach rekrutacyjnych, aby nie dochodziło do sytuacji, w których pracownicy są na gorszej pozycji pod względem zawodowym, ponieważ nie są obecni fizycznie w biurze.
Jak WeWork może Ci pomóc przejść na hybrydowy model miejsca pracy?
Podstawowe zasady hybrydowego modelu miejsca pracy zakładają, że pracownicy są w stanie pracować w pełni wydajnie bez względu na to, gdzie się znajdują. Biura WeWork są projektowane z myślą o elastyczności ( English ) i pozwalają łatwo wdrażać bardziej dynamiczne metody pracy. Niezależnie od tego, czy planujesz otwarcie biura satelitarnego dla zespołu zdalnego, czy przeniesienie działalności do przestrzeni, którą można łatwo dostosować do zmieniających się potrzeb firmy, w ofercie WeWork znajdziesz inspirujące i elastyczne miejsca pracy ( English ), wspierające realizację Twoich celów biznesowych.
Biurka dedykowane i prywatne biura pomagają pracownikom zdalnym utrzymywać bliższe relacje ze współpracownikami znajdującymi się w biurze. Przestrzenie wolne od bodźców rozpraszających uwagę, nowoczesne sale spotkań, szybka sieć Wi-Fi i wyposażenie klasy biznesowej pozwalają członkom zespołów pracować produktywnie, angażować się w pracę i współdziałać bez względu na odległość.
Produkty takie jak WeWork All Access i WeWork On Demand oferują jeszcze większą elastyczność, umożliwiając dostęp do przestrzeni do pracy i sal spotkań w największych miastach na całym świecie.
Aby model hybrydowy działał skutecznie, musi uwzględniać wszystkich pracowników. Istotnym elementem procesu wdrażania zmian jest elastyczna przestrzeń do pracy, która dostosowuje się do nowych strategii i pozwala kadrze kierowniczej spokojnie i pewnie podejmować decyzje dotyczące pracowników. Na drodze do zmiany sposobu działania firmy napotkasz wiele trudności, ale potencjalne korzyści związane z wdrożeniem lepszej kultury pracy — zrównoważonej, produktywnej i promującej otwartość — są ogromne.
Steve Hogarty to mieszkający w Londynie autor i dziennikarz. Jest redaktorem podróżniczym gazety City AM i zastępcą redaktora naczelnego dwumiesięcznika City AM Magazine, w którym porusza tematy związane z technologią, podróżami i rozrywką.