A pandemia interferiu profundamente no modelo de escritórios. Ele também criou oportunidades significativas e riscos multibilionários para o governo federal dos EUA ( English )—o maior proprietário e ocupante de salas comerciais no país. Para o governo, adotar o trabalho híbrido e um portfólio imobiliário menor e mais flexível transforma o risco financeiro em economia para os contribuintes e é uma oportunidade de recrutar e reter os funcionários de talento de que o governo precisa.
Mas será que as agências governamentais têm todas as ferramentas necessárias para aproveitar as oportunidades criadas pelo trabalho remoto? Eu diria que ainda não, mas essas ferramentas estão disponíveis para elas por meio de um espaço de trabalho flexível. Confira algumas maneiras nas quais imóveis flexíveis podem ajudar o governo a adotar o modelo de trabalho híbrido.
A flexibilidade transforma riscos em oportunidades econômicas
A pandemia e a mudança para o trabalho híbrido revelaram uma enorme inconformidade entre o portfólio de escritórios do governo federal e a necessidade dos funcionários. A ocupação imobiliária do governo é muito grande, cara e mal configurada para proporcionar um trabalho colaborativo. Mesmo assim, as autoridades têm uma tremenda incerteza sobre o que fazer sobre isso.
Muitas empresas privadas já perceberam que há outra escolha: espaço de escritório flexível totalmente pronto. Esse tipo de espaço não requer capital inicial, está pronto em poucos meses (e não anos) e tem compromissos de curto prazo, para que você possa pagar pelo que precisa hoje e expandir ou contratar facilmente para atender às suas novas necessidades amanhã. Pagar o espaço quando você precisar (e somente quando precisar) talvez seja a ferramenta mais poderosa para reduzir custos e criar os espaços colaborativos que seus funcionários precisam após um ano de trabalho em casa.
Os fornecedores de soluções imobiliárias flexíveis permitem que as agências saiam já de contratos de locação que estejam próximos do vencimento, economizem recursos imediatamente, ofereçam escolhas aos funcionários, experimentem o escritório do futuro e ganhem tempo para descobrir suas necessidades de longo prazo. Sem essa solução, devido ao tamanho do governo federal, centenas de milhões de dólares podem ser desperdiçados em locações vazias.
Um contrato de aluguel vencendo com redução de espaço de longo prazo ou realocação
Um dilema comum (e caro) para os funcionários do setor imobiliário federal é ter um contrato de locação de escritório que está prestes a vencer, sabendo que a agência precisará de menos espaço no futuro ou deseja se mudar. Como são necessários muitos anos para substituir um contrato de aluguel ou construir uma instalação de propriedade do governo, os responsáveis pelas contratações geralmente se sentem forçados a renovar contratos caros por vários anos.
No entanto, a pandemia tornou renovações como essas ainda mais desnecessárias, já que as locações estão quase todas vazias e são maiores do que o necessário. Felizmente, com o investimento que as agências fizeram em tecnologia móvel durante a pandemia, agora elas podem optar por soluções flexíveis menores e mais baratas rapidamente e com gastos mínimos de capital.
Então, as agências podem experimentar a gama completa de soluções de trabalho distribuído e remoto que seus funcionários desejam enquanto estabelecem suas necessidades imobiliárias de longo prazo e definem esses contratos, sem interromper suas operações.
Recrutamento, retenção e valorização de funcionários
No novo modelo de local de trabalho híbrido, os funcionários terão a capacidade de trabalhar em vários ambientes durante a semana e também dividir cada dia de trabalho entre locais diferentes. Um funcionário pode começar o dia trabalhando em casa e, logo em seguida, entrar em um escritório ou espaço de coworking para se reunir com colegas. De fato, mais da metade (53%) dos funcionários que responderam nossa pesquisa dizem que desejam trabalhar em um escritório três dias por semana ou menos. Três em cada quatro funcionários disseram que abririam mão de um benefício em troca da escolha de onde trabalhar após a ameaça de COVID-19 diminuir, como demostrado em um estudo da WeWork e da Workplace Intelligence. Até mesmo o Escritório de Gestão e Orçamento da Casa Branca reconheceu que o trabalho híbrido é o caminho preferido para muitos no governo.
Embora os funcionários prefiram trabalhar remotamente, muitos não têm o home office dos seus sonhos ou talvez não tenham os mesmos benefícios com as políticas de trabalho remoto das agências. Exigir que os funcionários entrem em um escritório cinco dias por semana talvez não seja também a melhor solução, principalmente se envolver deslocamentos longos ou complicados.
Lançando mão de fornecedores de espaços de trabalho flexíveis, os empregadores proporcionam às equipes o poder de escolher onde trabalhar, assegurando que os benefícios do trabalho remoto estejam disponíveis para todos os funcionários elegíveis de maneira justa. Trabalhar a partir de um chamado “terceiro espaço”, como um local de coworking próximo, pode aumentar a produtividade e engajamento.
Um ex-administrador da GSA disse acreditar que a flexibilidade dos locais da WeWork ajuda com os esforços de recrutamento de funcionários, fornecendo mais opções em estações de serviço em mais de 120 cidades no mundo inteiro.
Em busca do tipo certo de espaço
Depois de um ano e meio de trabalho remoto, uma planta típica da agência de cubículos e escritórios privados é muito grande e pouco adequada para o trabalho colaborativo que está atraindo as pessoas a voltar para o escritório. A reconfiguração do espaço existente leva anos e grandes investimentos de capital, que a maioria das agências não tem ou poderia investir em pessoas ou tecnologia. Em vez disso, as empresas estão optando por fornecedores flexíveis para adicionar espaços colaborativos com muitas amenidades ao seu portfólio de forma rápida, podendo ser mensal ou anual. Não há necessidade de contratos de longo prazo ou grandes investimentos de capital quando o cliente faz parceria com a WeWork.
As organizações acreditam que precisam de significativamente menos espaço com a WeWork do que em um local tradicional alugado ou de sua propriedade. Isso ocorre porque existem muitos espaços compartilhados em locais da WeWork. Exigências de “espaço especial”, como salas de reunião, salas de impressoras e servidores, copas e áreas de recepção geralmente ocupam uma porção maior do espaço utilizável exclusivo de um inquilino em uma locação tradicional.
Em um modelo de escritório flexível, esses espaços podem ser localizados fora do espaço exclusivo de um membro e reservados conforme necessário. Como essas amenidades são compartilhadas, os membros pagam apenas uma parte de seus custos e têm acesso a uma qualidade e quantidade muito maiores de amenidades. Na verdade, no caso de uma locação tradicional, uma grande sala de reunião ou espaço colaborativo pode representar um custo proibitivo para escritórios menores.
Um futuro de incertezas pede mais flexibilidade
As agências não sabem o que o futuro reserva para o setor imobiliário, mas seus funcionários querem escolhas sobre onde, quando e como trabalhar atualmente. Manter locações que estão prestes a vencer não só desperdiça centenas de milhões de dólares dos contribuintes, como também limita a oportunidade de obter espaços de qualidade, locais e opções de espaço de trabalho necessários para reter e atrair funcionários talentosos.
A WeWork Government Solutions ( English ) pode oferecer acesso a espaços tradicionais de coworking, escritórios privados, suítes de andar inteiro e edifícios inteiros. Os funcionários do governo também podem optar por usar centenas de locais da WeWork nos EUA e em mais de 30 países por meio de produtos como WeWork All Access e WeWork On Demand ( English ).
Todas as opções da WeWork acompanham itens essenciais de escritório. A infraestrutura de segurança ( English ) para trabalhos não sigilosos já está implementada, enquanto soluções de tecnologia personalizadas estão disponíveis para projetos mais confidenciais ou sigilosos. A WeWork já tem profunda experiência trabalhando com governos e pode fornecer largura de banda exclusiva ( English ), VLAN com fio privativa e até armários de TI privativos e exclusivos quando necessário.
Governos de todo o mundo já se mudaram para locais da WeWork ( English ). Na Ásia, um governo local alugou um andar privativo em um edifício para criar um espaço para inovações de tecnologia. Na Europa, uma agência federal mudou sua equipe de desenvolvimento digital de 200 pessoas para a WeWork quando cresceu mais do que seus escritórios suportavam antes do esperado. Na América do Norte, uma agência militar escolheu a WeWork para abrigar sua equipe de 250 pessoas em um andar seguro projetado para atender às suas especificações. E na Cidade do México, uma agência intergovernamental se mudou para uma WeWork depois que um terremoto danificou seu escritório.
Entre em contato ( English ) para ver como a WeWork pode ajudar a resolver suas necessidades de imóveis.
Dan Mathews é diretor de vendas federais da WeWork. Ele passou mais de 20 anos trabalhando em Washington, D.C., incluindo mais de duas décadas em Capitol Hill. Recentemente, ele foi Comissário do Serviço de Edifícios Públicos dos EUA na Administração de Serviços Gerais.
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