Os espaços de trabalho colaborativo estão em alta na última década — especialmente no ano passado. Em 2018, a escala dos espaços de trabalho colaborativo em Manhattan aumentou quase 70%, passando de 873 mil metros quadrados em 2017 para 1.254.000 metros quadrados, segundo a pesquisa da CBRE. Porém, essa tendência não ocorre apenas em Nova York. Os espaços flexíveis estão em alta em cidades do mundo inteiro.
Qual é o motivo do aumento repentino? Empresas de todos os tamanhos estão adotando espaços de trabalho colaborativo — e por bons motivos. Se você é um empreendedor individual trabalhando no lançamento de sua empresa ou um membro antigo da Fortune 500, os espaços de trabalho colaborativo oferecem uma grande variedade de benefícios.
O que é um espaço de trabalho colaborativo?
Os espaços de trabalho colaborativo são escritórios nos quais funcionários de diversas empresas trabalham no mesmo local. As empresas que compartilham um espaço de trabalho colaborativo podem ser de todos os tamanhos — desde startups em crescimento até empresas globais. O espaço geralmente é composto por uma combinação de escritórios privativos e áreas comuns compartilhadas que oferecem flexibilidade aos funcionários em todos os dias de trabalho.
Fato importante a ser observado: a utilização de um espaço colaborativo não significa necessariamente que seus funcionários estarão em uma área de coworking juntamente com muitas outras empresas. Na maioria dos casos, sua empresa terá um escritório exclusivo — ou até mesmo vários andares. Porém, os funcionários ainda terão a oportunidade de acessar áreas comuns lindamente projetadas e amenidades de primeira linha, que podem gerar um valor extraordinário para sua empresa.
Vantagens dos espaços de trabalho colaborativo
Conheça o valor de negócios que os espaços de trabalho colaborativo podem oferecer a seus funcionários e seus resultados financeiros — independentemente do tamanho da empresa.
1. Agilidade para acompanhar o ritmo dos negócios
No mundo acelerado de hoje, agilidade é indispensável. Para avançar com rapidez, seu imóvel precisa acompanhar as necessidades de seu negócio — podendo ser a abertura de um laboratório de inovação para um projeto impressionante, a organização de escritórios-satélites em mercados emergentes ou a contratação de um espaço maior para uma equipe bem-sucedida em crescimento. Espaços de trabalho colaborativo proporcionam essa agilidade. Eles permitem que você amplie seus negócios e o número de funcionários que você contrata sem precisar assinar contratos de locação inflexíveis em edifícios mais tradicionais. Com um espaço colaborativo, você tem liberdade para modificar o tamanho da equipe ou até mesmo mudar de local, sem muito esforço ou custos extras.
2. Mudança fácil e configuração rápida
Quando você se torna membro de um espaço de trabalho colaborativo, não precisa sofrer a tortura de um processo de mudança estressante e caro. Não é necessário comprar ou trazer mesas ou cadeiras. O Wi-Fi é rápido, as impressoras estão cheias de tinta, e os telefones estão ligados e prontos para uso. A associação para usar um espaço colaborativo significa que as tarefas operacionais que exigiriam semanas de trabalho da equipe já foram solucionadas. Você e seus funcionários podem simplesmente entrar e começar a trabalhar imediatamente.
3. Espaço de escritório em locais privilegiados
Imóveis em locais privilegiados são caros e podem ser difíceis de encontrar. No entanto, para atrair e reter talentos, as empresas precisam ter escritórios em bairros com localização central, próximo de outras empresas, transporte, lojas e restaurantes. Além disso, os próprios edifícios devem ser claros, limpos e modernos.
Os espaços de trabalho colaborativo oferecem uma maneira de utilizar espaços mais caros e procurados em locais privilegiados que poderiam ser proibitivos, se você mesmo alugasse o espaço. A maioria dos espaços de trabalho colaborativo está localizada em centros financeiros ou distritos comerciais movimentados nas respectivas cidades. Eles possibilitam a abertura rápida de um escritório — sem necessidade de contratação ou construção com itens funcionais de acabamento caros.
4. Economia
Em muitos casos, os espaços de trabalho colaborativo podem ajudar a reduzir custos, permitindo que você pague apenas o que precisa. Por exemplo, se você está montando uma nova sede regional que tem apenas dez funcionários atualmente, a locação de um escritório em um andar inteiro seria um desperdício de espaço — e custo. Ao acomodar esses funcionários em um escritório privativo em um espaço de trabalho colaborativo, você ainda está disponibilizando um local de trabalho exclusivo, mas pagando apenas o espaço que estão utilizando. O melhor de tudo é que pode adicionar espaço facilmente à medida que a equipe aumenta.
5. Capacidade de escala com facilidade
Independentemente do tamanho da empresa, o crescimento é o objetivo principal — e os espaços de trabalho colaborativo podem ajudar nessa expansão. Está criando uma equipe em um mercado de teste? Está fazendo muitas contratações para um setor que é importante para o sucesso da empresa? Está abrindo vários novos locais ao redor do mundo dentro de um ano? A acomodação das equipes em um espaço de trabalho colaborativo permite que você disponibilize um local inspirador para que elas trabalhem juntas imediatamente.
6. Todas as amenidades incluídas
Quando você aluga seu próprio escritório, precisa pagar serviços públicos, material de escritório e amenidades adicionais — além de um gerente de escritório e uma equipe de suporte para fazer a supervisão dessas pessoas. Um espaço de trabalho colaborativo inclui serviços públicos, como água, gás, eletricidade e Wi-Fi. A maioria também dispõe de outras amenidades, como café, chá, material de cozinha, impressão e serviços de correio.
7. Concierge da comunidade
Um espaço de trabalho colaborativo tem uma equipe à disposição para ajudar com tudo o que precisar. Se você quiser saber sobre o espaço, tecnologia, amenidades ou bairro (por exemplo, qual é o melhor lugar para um almoço de negócios), basta entrar em contato com a equipe da comunidade, que atua como concierge exclusivo.
8. Espaço de trabalho tecnológico
A configuração da infraestrutura de TI de todo escritório é uma tarefa demorada e cara que exige o trabalho de várias equipes e fornecedores. No entanto, um espaço de trabalho colaborativo já inclui toda a tecnologia: Wi-Fi seguro de alta velocidade; videoconferência na sala de reunião; crachás de segurança para entrar no espaço; e tomadas elétricas para os usuários recarregarem dispositivos.
9. Espaço projetado para que os funcionários possam trabalhar da melhor forma
Nos últimos anos, o local de trabalho passou a se concentrar mais no ser humano. Em vez de esperar que as pessoas cheguem ao escritório e passem oito horas por dia em um cubículo, as empresas estão oferecendo espaços adequados ao estilo de trabalho de cada um. Por isso, muitos espaços colaborativos foram projetados para o trabalho baseado em atividade: as pessoas podem utilizar cabines telefônicas para fazer chamadas particulares ou trabalhar em um projeto que exige concentração. Podem ter reuniões informais em mesas no estilo das cafeterias. Para aqueles que preferem trabalhar em um ambiente mais descontraído, há sofás e outras formas de assentos macios. A possibilidade de os funcionários escolherem quando e onde trabalhar pode resultar em maior produtividade e melhor qualidade do trabalho.
10. Oportunidades de networking
Mesmo que sua empresa tenha um escritório ou andar privativo em um espaço de trabalho colaborativo, os funcionários ainda podem acessar as áreas comuns do edifício. Assim, eles têm a oportunidade de fazer networking com pessoas de outras empresas, incluindo empreendedores, freelancers e trabalhadores remotos. Esse fluxo de conhecimento e criatividade pode ser um grande benefício. Na verdade, muitas empresas globais acomodam equipes em espaços colaborativos para que possam absorver ideias novas e inovadoras de outras pessoas com as quais normalmente não têm networking.
11. Um espaço que reflete a cultura de sua empresa
Embora o espaço de trabalho colaborativo tenha sido projetado intencionalmente para que os funcionários possam trabalhar da melhor forma, você ainda tem a oportunidade de acrescentar suas próprias características. Dependendo do tamanho do escritório, existem várias maneiras de configurar o espaço para que ele seja um reflexo de sua empresa. Você pode pendurar seu próprio quadro de arte e trazer sua própria decoração, como tapetes e luminárias. Se você tem um andar privativo, há oportunidades para incorporar sua identidade de marca, o logotipo e as cores da empresa para que o espaço seja exclusivamente seu.
12. Vínculos mais fortes entre os funcionários e sua empresa
Você já se perguntou se a cultura de sua empresa seria diluída em um espaço de trabalho colaborativo? Os estrategistas do local de trabalho também já fizeram essa pergunta e a investigaram. Uma equipe de pesquisadores da Stephen M. Ross School of Business da Universidade de Michigan constatou que os funcionários se identificavam significativamente mais com a cultura da empresa do que com a cultura de um espaço de trabalho colaborativo. O estudo também constatou que o trabalho em um espaço colaborativo melhorou a percepção que os funcionários tinham sobre a empresa.
Esses são apenas alguns benefícios que os espaços de trabalho colaborativo oferecem às empresas. Por isso, mais empresas estão criando espaços de trabalho flexíveis ao portfólio e utilizando esses espaços para melhorar os negócios.
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