As medidas de distanciamento social remodelaram drasticamente a forma como nos comportamos em nossas vidas diárias, e os locais em que trabalhamos não são exceção, com fluxos de tráfego de mão única, elevadores e instalações de capacidade reduzida, horários de início escalonados e assentos vazios. As medidas que os empregadores estão tomando para garantir que o escritório seja um ambiente seguro não estão apenas ajudando a prevenir a disseminação da COVID-19, mas também a acalmar os receios daqueles que ainda podem sentir alguma ansiedade sobre o retorno à vida no escritório.
Ninguém sabe quanto tempo durarão as exigências de distanciamento social, mas empregadores e colaboradores precisarão trabalhar juntos para apresentar e seguir novas diretrizes para manter os locais de trabalho saudáveis e seguros. Isso começa com a adaptação de nossos layouts de escritórios para promover regras de distanciamento social o máximo possível, desde a reorganização de mesas e assentos até a introdução de novas ocupações máximas para áreas compartilhadas.
Em conjunto com práticas de higiene adequadas, ventilação intensificada e medidas de sanitização aprimoradas, esses novos layouts de escritório podem desempenhar um papel importante para fazer com que as empresas voltem ao trabalho priorizando o espaço pessoal e a saúde dos seus funcionários.
Neste artigo, daremos uma olhada em alguns dos passos que você pode seguir para implementar um layout de escritório que promova o distanciamento social em seu local de trabalho. Mas, primeiramente, vamos delinear o que queremos dizer quando falamos sobre distanciamento social.
Por que o distanciamento social é importante?
O distanciamento social é um conjunto de medidas destinadas a ajudar a prevenir a propagação da COVID-19 através da limitação do contato físico. Isso é possível evitando espaços lotados, mantendo uma distância de pelo menos dois metros entre os indivíduos e evitando interações sociais cotidianas, como abraços e apertos de mão.
Essas precauções são especialmente importantes em ambientes fechados, onde a transmissão aérea de COVID-19 pode ser mais fácil. A ideia central de adaptar layouts de escritório é diminuir a densidade do local de trabalho, distribuindo as pessoas ou reduzindo o número de funcionários no escritório ao mesmo tempo.
A WeWork pode facilitar esse processo, oferecendo espaços de escritórios menos densos com condições flexíveis. Os empregadores que se verem incapazes de mudar os layouts de seus escritórios podem considerar a criação de um escritório satélite para acomodar os funcionários ou garantir escritórios privados mais próximos das casas de seus colaboradores para reduzir seus tempos de deslocamento.
Como implementar layouts de escritório para promover o distanciamento social
Cada escritório é diferente e apresentará um conjunto único de desafios ao introduzir um plano de distanciamento social. Naturalmente, ter locais de trabalho maiores com muito espaço livre tornará mais fácil a distribuição dos funcionários em arranjos de mesas com distanciamento social. Mas mesmo para os escritórios menores ou de formato mais estranho, existem algumas etapas básicas a serem consideradas antes de começar a planejar um design de escritório com distanciamento social.
1. Dê uma boa olhada na organização atual do seu escritório
Criar um layout de escritório com distanciamento social não é simplesmente questão de remover algumas mesas e encerrar o assunto. Compreender como funciona o layout do seu escritório é o primeiro passo para fazer ajustes eficazes. Considere o fluxo de tráfego de pessoas em áreas ocupadas, superfícies de alto contato, como maçanetas, rotas entre filas de mesas que levam a becos sem saída, áreas em torno de impressoras e outras instalações de escritório que podem ficar congestionadas e áreas comuns, como cozinhas, onde as pessoas tendem a se reunir.
Pode ser necessário afastar estações de trabalho de paredes e janelas, removendo becos sem saída e criando espaço para um sistema unilateral de entrada e saída de cada assento. Se você tiver espaço físico suficiente para aproveitar, convém criar longos caminhos que circulam pelo escritório em uma única direção. Claro, em alguns edifícios isso não será possível, mas mesmo pequenos caminhos em espiral podem reduzir muito as chances de os trabalhadores passarem a menos de dois metros um do outro mais do que o necessário.
2. Identifique áreas de alto tráfego
A menos que você já tenha aproveitado a oportunidade de um escritório vazio para trocar o carpete, essa é uma estratégia simples para identificar os locais onde muitas pessoas tendem a andar. Antes de mover qualquer coisa, olhe para o chão e preste atenção a todas as áreas onde o carpete parece ligeiramente gasto.
Estas são suas vias de tráfego intenso. Anote sua localização e crie o layout de seu escritório com distanciamento social tendo esses pontos em mente. Sinais chamativos são ideais para marcar essas áreas movimentadas como zonas de mão única, enquanto direcionam os funcionários a desviar ao caminhar na direção oposta. Falaremos mais sobre sinalização em breve.
3. Crie um mapa simples do seu escritório
Você deve ter acesso a uma planta do seu espaço de trabalho. Se você não tiver uma, é simples esboçar uma que seja precisa o suficiente para o propósito de criar arranjos de mesas com distanciamento social.
Meça as paredes limítrofes, incluindo recursos imóveis como pilares, portas e tomadas de energia e rede. Para um planejamento mais complexo, crie seu mapa em um software de edição de imagem para que você possa incluir os locais das mesas como camadas separadas e os móveis. Se você estiver trabalhando com caneta e papel, usar adesivos removíveis para denotar a colocação das mesas também funciona.
Lembre-se de que sua meta é criar um layout de escritório que maximize a ocupação segura do local de trabalho, portanto, vale a pena gastar tempo planejando cuidadosamente seus ajustes antes de concretizá-los.
4. Meça círculos de dois metros ao redor de cada estação de trabalho
A orientação atual do Centro de Controle de Doenças (CDC) para distanciamento social recomenda manter uma distância de dois metros entre as pessoas para ajudar a prevenir a transmissão de COVID-19 por meio de gotículas microscópicas no ar. Para garantir que os trabalhadores mantenham o distanciamento social enquanto estão sentados em suas estações de trabalho, você precisará criar uma zona de proteção ao redor de cada mesa, compreendendo um círculo com um diâmetro de dois metros centrado na cadeira de cada mesa.
Pegue uma fita métrica e meça a distância entre dois assentos adjacentes. Se a distância for inferior a dois metros, um desses assentos precisará ser removido ou inutilizado com uma placa de alta visibilidade. Se o seu escritório tiver fileiras de mesas voltadas uma para a outra, pode ser suficiente remover todas as cadeiras da fileira, criando mesas vazias em ambos os lados e na frente de cada funcionário.
Depois de decidir como organizar suas mesas de modo que cada trabalhador possa respeitar o distanciamento social, você pode usar a planta do espaço para determinar a nova ocupação máxima de cada seção do local de trabalho. Assim você pode definir os assentos. Esta é uma informação útil ao decidir quantos funcionários podem retornar ao escritório ou ao planejar horários escalonados para reduzir o número de funcionários presentes ao mesmo tempo no edifício.
5. Use divisórias transparentes quando os funcionários não puderem evitar interações presenciais
Considere a instalação de divisórias transparentes entre as mesas onde os colaboradores estão de frente ou sentados lado a lado, ou em áreas do escritório onde o distanciamento social não é uma opção. Embora as divisórias possam não ser tão eficazes na prevenção da propagação do COVID-19 como as pessoas observam no distanciamento social total, as divisórias transparentes ajudam a criar uma barreira física entre os trabalhadores, ao mesmo tempo que permitem a comunicação presencial.
Se o seu escritório tiver uma recepção, certifique-se de que ela seja equipada com uma proteção grande o suficiente para funcionar como uma barreira eficaz entre funcionários e visitantes. Isso é especialmente importante, pois os visitantes do seu escritório podem não estar cientes das diretrizes de distanciamento social. Certifique-se de incluir a limpeza dessas telas como parte de seu regime diário de higienização.
6. Considere as rotas de ida e volta às mesas
Os funcionários devem poder andar desde a entrada do prédio até suas mesas, passando pelo menor número possível de pessoas. Tente criar novos caminhos que evitem áreas movimentadas removendo as mesas não utilizadas e introduzindo setas no chão para guiar os funcionários pelo local de trabalho. Qualquer sistema de fluxo de tráfego unilateral que você implementar também deve complementar a direcionalidade das escadarias do edifício, que podem já ter sido designadas pela administração do edifício para uso unilateral.
Para escritórios em andares mais altos, considere o caminho percorrido do saguão do elevador até a mesa. Use placas de piso com espaçamento de dois metros para deixar claro onde os passageiros do elevador devem ficar enquanto esperam. Faça o mesmo fora de quaisquer cômodos com capacidade reduzida, para evitar que os funcionários esbarrem uns nos outros ao entrar e sair de locais como banheiro ou cozinha.
7. Remova os assentos das áreas onde o distanciamento social não pode ser mantido
Se você tem assentos ou mesas em locais onde o distanciamento social não é uma opção, como em uma área de recepção, uma sala de descanso ou um saguão, remova alguns deles para que não possam ser usados. Você também pode virar cadeiras individuais de frente para a parede ou cobri-las com fita adesiva de alta visibilidade. Isso tem o benefício adicional de evitar que trabalhadores ou visitantes movam as cadeiras restantes para posições que não respeitem o distanciamento social.
Deixar as cadeiras em suas posições originais e usar sinalização para marcá-las como fora de uso também pode servir como um lembrete aos funcionários de que as medidas de distanciamento social do escritório estão em vigor.
8. Use sinalização e cartazes para lembrar os trabalhadores de quaisquer alterações no layout do escritório
Reduza o erro humano o máximo possível, colocando sinalização clara em todas as áreas para lembrar às pessoas das mudanças que foram feitas no layout do escritório. Sinais visíveis em todo o escritório ajudarão a reforçar a orientação de distanciamento social que foi introduzida e – para os funcionários que podem se sentir vigilantes ao retornar ao local de trabalho – fornecem garantias de que medidas foram tomadas para criar um ambiente de trabalho mais seguro para todos.
Marcadores de piso coloridos e brilhantes com espaçamento de dois metros podem ajudar os trabalhadores a visualizar a distância segura recomendada para o distanciamento social. Setas de vinil resistentes colocadas no chão direcionam funcionários e visitantes em torno de sistemas unilaterais recém estabelecidos. E avisos em áreas comuns, elevadores internos e salas de reuniões externas podem anunciar ocupações máximas atualizadas ou instruções de uso adequadas.
Verifique com sua autoridade governamental local ou uma agência relevante. Eles podem fornecer à sua empresa um conjunto de sinalização relacionada à COVID-19 descrevendo o distanciamento social adequado e as regras de higiene.
9. Defina as ocupações máximas para áreas como salas de descanso e salas de conferência
Espaços compartilhados, como salas de conferência ou de descanso, podem facilmente ficar superlotados sem os protocolos adequados em vigor. Considere quantas pessoas poderiam usar cada cômodo com segurança, mantendo a distância recomendada de dois metros e, em seguida, use esse número para determinar a nova ocupação máxima do cômodo.
Para garantir que o novo layout seja bem compreendido, comunique a ocupação máxima de cada sala à sua equipe muito antes de eles retornarem ao escritório, bem como em placas fora das salas afetadas. Considere maneiras de reduzir o uso dessas salas, talvez recomendando que os funcionários, por exemplo, almocem em suas mesas.
Espaços mais confinados, como banheiros, podem não ser grandes o suficiente para praticar o distanciamento social. Nesses casos, considere a implementação de um sistema individual, instalando uma placa de “ocupado” na porta externa. Esses letreiros especializados e invertíveis foram projetados para uso em escritórios com protocolo de distanciamento social e locais públicos, como bares e restaurantes, e muitas vezes podem ser operados com o cotovelo para que as pessoas não tenham que tocar no letreiro com a ponta dos dedos. (Não se esqueça de lembrar aos funcionários de mudar a placa de volta para livre ao saírem do banheiro!)
10. Expanda o seu espaço de escritório
Depois de iniciar o processo de adaptação do layout do seu escritório para permitir o distanciamento social, você pode descobrir que não tem espaço físico para trazer de volta com segurança todos os seus funcionários ao local de trabalho ao mesmo tempo.
A WeWork oferece soluções de escritório flexíveis para empresas que precisam de algum espaço extra para manter o distanciamento social de suas equipes, ou para aqueles que simplesmente não têm a opção ou tempo para redesenhar o layout de seu local de trabalho.
Ao transferir alguns funcionários para um escritório satélite, ou ao fornecer aos trabalhadores um espaço de escritório privado flexível mais perto de suas casas, as empresas podem se adaptar mais fácil e rapidamente a esse novo padrão de distanciamento social no trabalho. Dê uma olhada nos edifícios WeWork perto de você para ver se o espaço adicional para seus escritórios pode ser a melhor alternativa.
Outras formas de praticar o distanciamento social no trabalho
Se mudar o layout do seu escritório para promover o distanciamento social não for uma opção, considere algumas das outras práticas que sua empresa pode introduzir para ajudar a prevenir a disseminação da COVID-19 no local de trabalho.
Mantenha a flexibilidade ao permitir que os funcionários trabalhem em casa
Enquanto a maioria dos trabalhadores está ansiosa para retornar ao local de trabalho redesenhado, pelo menos um dia por semana, alguns ainda têm medo de entrar em espaços compartilhados e viajar no transporte público. Reduza o número de trabalhadores presentes no escritório ao mesmo tempo, continuando a permitir que aqueles que o solicitem trabalhem remotamente.
Alterne seus funcionários semanalmente
Divida sua equipe em dois ou mais grupos e peça-lhes que trabalhem no escritório em semanas alternadas. Enquanto um grupo trabalha em casa, o outro vai ao escritório pessoalmente, reduzindo pela metade o número de trabalhadores no prédio todos os dias e permitindo a cada colaborador mais espaço pessoal.
Garanta horários de entrada escalonados
Atribua uma série de horários de início a diferentes trabalhadores para evitar aglomeração nas chegadas pela manhã, reduzindo o congestionamento em torno dos elevadores e das áreas comuns. Permitir que os trabalhadores comecem e terminem seus turnos mais tarde também permite que aqueles que viajam no transporte público evitem trens e ônibus muito lotados.
Ofereça incentivos para o uso de meios de transporte alternativos
Para muitos funcionários, a parte com menos distanciamento social do retorno ao escritório é o deslocamento. Ajude-os a evitar trens congestionados, oferecendo vouchers para programas locais de compartilhamento de bicicletas ou bicicletas, e adaptando um espaço existente para aumentar a capacidade de armazenamento de bicicletas.
Em resposta à COVID-19, a WeWork tomou várias medidas para fazer com que nossa equipe e a sua sintam-se confiantes para retornar a um escritório saudável e seguro. Incluindo:
- Implementar regimes de limpeza mais intensos e frequentes, desinfetar áreas comuns com mais frequência e fornecer produtos de higienização de cortesia, como álcool em gel e lenços umedecidos.
- Priorizando o espaço pessoal, modificando e tornando menos densos os layouts de áreas compartilhadas, como saguões e salões, bloqueando ou removendo assentos para criar zonas de segurança.
- Introduzindo uma sinalização estrategicamente posicionada para reforçar novos limites de capacidade nas salas de reunião e para ajudar a orientar os trabalhadores com segurança através dos novos layouts de escritório.
- Trabalhar com a empresa líder global de consultoria de engenharia, Arup, para melhorar a qualidade do ar interno e aprimorar a estratégia de HVAC de nossos edifícios.
Quer você tenha uma pequena empresa que está voltando ao escritório pela primeira vez, ou uma empresa com vários escritórios reestruturando seu local de trabalho para manter sua equipe segura, os princípios básicos de um layout de escritório com distanciamento social são os mesmos: reduzir a densidade, aumentar o espaço, comunicar suas melhorias com clareza e ser sensível às preocupações e ideias de seus funcionários.
Não podemos dizer quanto tempo vai durar o distanciamento no local de trabalho, mas, trabalhando juntos, podemos tornar esse novo escritório um local que priorize saúde, segurança e tranquilidade.
Steve Hogarty é um escritor e jornalista que mora em Londres. Ele é editor de viagens do jornal City AM e editor adjunto da City AM Magazine, onde seu trabalho se concentra em tecnologia, viagens e entretenimento.
