O trabalho remoto, seja em casa, um café, um espaço de coworking ou um escritório-satélite, está se tornando cada vez mais popular à medida que as pessoas buscam flexibilidade e equilíbrio em seus ambientes de trabalho. Na verdade, os dados do censo dos EUA indicam que mais de 8 milhões de pessoas trabalharam remotamente em 2017, e as tendências atuais do local de trabalho sugerem que o número continuará a crescer.
Há muitos benefícios de integrar o trabalho remoto à sua cultura organizacional. Quando seu pool de talentos não tem restrição por localização, você fica mais bem equipado para recrutar os melhores talentos, com uma melhor chance de aumentar a diversidade no local de trabalho contratando pessoas de diferentes locais e origens. Oferecer flexibilidade aos seus funcionários também pode reduzir as emissões de carbono de sua empresa e também ajudar seus funcionários a reduzir custos de transporte. Estudos mostram que, quando os funcionários têm a opção de trabalhar remotamente, eles sentem uma sensação mais forte de equilíbrio entre vida e trabalho, o que pode aumentar a produtividade ( English ) e o bem-estar geral, proporcionando economias para a empresa a longo prazo.
Mas gerenciar uma equipe remota traz desafios. Sem o contato pessoal, pode ser mais difícil estabelecer conexões pessoais e criar confiança nos funcionários. Com os funcionários remotos, os gerentes têm menos conhecimento sobre as tarefas diárias de suas equipes e podem precisar experimentar diferentes tipos de práticas de comunicação para ajudar a equipe a produzir em todo o seu potencial.
Com tantas pessoas buscando oportunidades flexíveis, os gerentes precisam aprender a se adaptar a este novo formato. Com as ferramentas e dicas corretas, os gerentes podem garantir que seus funcionários virtuais tenham apoio, sejam produtivos e estejam engajados.
Como gerenciar funcionários remotos com sucesso
1. Use ferramentas visuais e de chat
Há muitas ferramentas de comunicação à sua disposição, e aproveitar essa tecnologia é essencial para gerenciar funcionários remotos. Configure as ferramentas certas para sua equipe que o ajudarão a se comunicar de forma eficaz e ajudarão seus funcionários remotos a se sentirem parte da equipe.
No entanto, nem todas as ferramentas têm a mesma função. Você não deve ter uma conversa sobre desempenho, por exemplo, usando uma ferramenta de chat, pois a conversa pode ser emotiva e requer uma conexão mais pessoal. Em vez disso, uma análise de desempenho deve ser realizada por meio de um chat por vídeo, caso você e seu funcionário remoto não possam se encontrar pessoalmente.
Ferramentas, como o Slack e o Gchat, são melhores para comunicação rápida e conversas casuais, e ferramentas de reuniões virtuais, como o Zoom ou o Google Hangouts, são mais eficazes em reuniões de equipe, para que seus trabalhadores remotos se sintam como se estivessem na sala. A maioria dos softwares de reunião virtual permite que você compartilhe sua tela, para que a equipe possa visualizar o mesmo material, em qualquer lugar do mundo.
2. Defina expectativas e prazos
Um funcionário não poderá ter sucesso se você não for claro sobre suas expectativas. Isso pode ser particularmente difícil quando sua equipe é remota, pois você tem menos informações sobre em que seus funcionários estão trabalhando ao longo do dia. É útil definir prazos claros para projetos, porque dizer que algo precisa ser feito “rapidamente” é subjetivo — isso significa em uma hora? Ou até o fim do dia?
Defina expectativas para os funcionários remotos sobre tempos de resposta, horário de trabalho e cadência de comunicação. Você deseja que essas expectativas sejam alinhadas com as definidas para os funcionários do escritório para garantir que não haja um padrão duplo de algum tipo.
3. Tenha reuniões individuais regulares
Ter reuniões individuais regulares permite que você se conecte com seus funcionários, confira o andamento dos projetos e desenvolva um relacionamento. Ao contrário dos colaboradores diretos que trabalham no mesmo espaço que você, não há oportunidade para reuniões improvisadas no escritório, portanto, manter essas reuniões de forma consistente no calendário é uma maneira essencial de se manter atualizado sobre em que seus funcionários estão trabalhando. Ter uma cadência regular de reuniões também ajuda a criar confiança e abrir espaço para suporte. Faça reuniões individuais via videoconferência sempre que possível.
4. Inclua tempo para reuniões presenciais
Se você tiver a oportunidade, uma reunião presencial poderá aumentar a motivação e ajudar seus trabalhadores remotos a se conectarem à cultura da empresa e à equipe. Se você estiver na mesma área, poderá ser útil agendar uma reunião presencial semanal ou quinzenal. Se seus funcionários remotos estiverem espalhados por todo o mundo, uma conferência anual fora do escritório ou com toda a equipe poderá ajudar a criar uma conexão mais forte com a equipe.
Aproveite ao máximo o tempo que você tem com seus funcionários remotos. Converse sobre trabalho, mas também use esse tempo para estabelecer conexões pessoais. Sair para almoçar ou fazer algo divertido fora do escritório pode ajudar a derrubar barreiras.
5. Esteja atento aos horários dos funcionários em fusos horários diferentes
Você não gostaria que seu gerente agendasse uma reunião semanal às 21h. Esteja atento aos fusos horários em que seus funcionários remotos estão e seja respeitoso com o horário de trabalho ao agendar reuniões, enviar mensagens e entrar em contato. Se a sua empresa estiver operando em fusos horários nos quais os horários de trabalho nunca se sobrepõem, alterne quem terá que participar de reuniões fora do horário de trabalho programado. Uma semana você fica online até tarde, na semana seguinte eles começam mais cedo.
Mesmo que você envie uma mensagem e não espere que eles respondam até a manhã seguinte, eles podem se sentir pressionados para estar online e disponíveis, mesmo que essa não seja sua intenção. Ser explícito sobre o horário de trabalho e os tempos de resposta esperados pode ajudar a mitigar esse problema.
6. Garanta que os funcionários virtuais se sintam incluídos
Um dos desafios mais complicados que os gerentes de equipes remotas enfrentam é garantir que seus funcionários remotos se sintam incluídos nas reuniões, especialmente quando parte da equipe não é remota. “É importante garantir que as pessoas estejam fazendo contato visual com a pessoa na tela e posicionar todos os participantes para que eles sintam que têm um assento à mesa”, afirma Lakshmi Renzarajan, diretora de conexões do local de trabalho da WeWorkk. Pode ser fácil agendar uma reunião de última hora para resolver um problema, planejar um projeto ou debater uma ideia, mas os trabalhadores remotos geralmente são deixados de fora dessas reuniões improvisadas porque não há opção para não estão incluídos no convite, não há opção de compartilhar a câmera no convite ou a reunião acontece fora do horário de trabalho.
Para combater esse desafio, faça o seu melhor para fazer com que todas as reuniões à distância sejam amigáveis. Isso significa incluir uma opção de chamada em cada convite de reunião e fazer o seu melhor para planejar com antecedência. Se você precisar convocar uma reunião de última hora, faça anotações detalhadas e o acompanhamento com seus funcionários remotos depois para transmitir as informações e ver se eles têm alguma dúvida.
7. Estabeleça confiança profissional e flexibilidade
Ao gerenciar funcionários remotos, você não terá tanta supervisão no dia-a-dia, por isso é importante aumentar a confiança profissional. Fazer um esforço para encontrar seus funcionários pessoalmente de tempos em tempos pode ajudar a aumentar a confiança, e os encontros individuais regulares fornecem uma compreensão da carga de trabalho da sua equipe.
Também é importante ser flexível. Muitos trabalhadores remotos buscam trabalhos virtuais para manter a flexibilidade em termos de local e horário. Isso não significa que eles devem estar trabalhando de seu telefone enquanto assistem a um concerto, mas significa que você deve ajudar seus funcionários a determinar o horário de trabalho que funciona para eles e confiar que eles farão seu trabalho durante esse horário.
8. Realize um processo de integração eficiente
Começar um novo emprego pode ser assustador para qualquer um, mas isso é particularmente verdade quando você não está fisicamente no mesmo espaço que seus colegas de trabalho, ou no mesmo horário de trabalho. O processo de integração define o tom para o que está por vir e, se for bem feito, poderá fazer com que seus funcionários remotos se sintam animados e motivados. Se possível, defina algum tempo presencial durante o processo de integração, pois isso criará confiança e será logicamente mais simples. Se isso não for possível, certifique-se de ter documentos de treinamento robustos e um processo de integração padrão. Entrar em contato com seu novo funcionário no final de cada dia, dentro do permitido, pode te dar algum tempo para entrar em sintonia e responder a quaisquer perguntas que tenham durante as primeiras semanas.
9. Encontre maneiras de colaborar
É fácil dar aos seus trabalhadores remotos tarefas que possam ser feitas em individualmente, mas promover projetos colaborativos é uma ótima maneira de melhorar a motivação da equipe e manter seus funcionários remotos inspirados. Há maneiras fáceis de debater e resolver problemas como uma equipe distribuída, como usar um Documento do Google para ideias contínuas ou organizar um brainstorm por meio do Slack.
10. Use um rastreador de projetos
Gerenciar projetos por e-mail pode deixar você e seus funcionários com uma caixa de entrada explosiva que é difícil de acompanhar. Em vez disso, usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos, como Asana, Airtable ou Trello, ajuda a manter você e sua equipe alinhados nas próximas etapas, expectativas, prazos e propriedade. A maioria das ferramentas permite comentar tarefas, reatribuí-las, definir prazos e anexar documentos ou conteúdo. Muitos detalhes podem ser perdidos quando você está coordenando um projeto por e-mail, portanto, mover seu projeto para uma ferramenta de rastreamento de projetos pode remover alguma confusão e acúmulo da sua caixa de entrada enquanto proporciona aos funcionários remotos uma maneira visual de acompanhar o andamento dos projetos.
11. Estabeleça metas
Além de definir expectativas e diretrizes, você deve estabelecer metas com seus funcionários remotos. É fácil para qualquer funcionário, remoto ou não, perder o ritmo e fazer o mínimo se ele não tiver objetivos de longo prazo para seu trabalho. Para mantê-los envolvidos, produtivos e se sentindo incluídos, certifique-se de que eles saibam o que é ter sucesso em sua função e entendam como suas metas afetam as metas da equipe.
12. Comunique as metas gerais da empresa e da equipe
Os trabalhadores remotos, e nesse caso todos os trabalhadores, devem ter metas pessoais em seu trabalho, mas ser transparente e claro sobre as metas de toda a empresa ou equipe pode ajudar seus funcionários a entender como suas metas pessoais se aproximam das metas maiores. Para os trabalhadores remotos, isso é particularmente importante porque os lembra que eles são uma parte valiosa da equipe e não foram esquecidos. Como líder de equipe, você pode já ter ouvido sobre as metas da empresa em grande escala tantas vezes que poderia recitá-las ao contrário, mas essas informações nem sempre chegam aos funcionários remotos.
13. Estabeleça um sistema de amigos
Se alguns de sua equipe forem remotos, mas outros estiverem no escritório, formar duplas de funcionários remoto com funcionários no escritório pode garantir que seus funcionários remotos se sintam apoiados e conectados à empresa e que nenhuma informação seja perdida. É claro que esse funcionário no escritório não deve fazer o trabalho de informar o gerente do trabalhador remoto, e você precisa estar ciente do trabalho extra que os funcionários do escritório estão assumindo. Mas, no geral, essa estratégia cria equipes mais produtivas e evita lapsos na comunicação.
14. Crie momentos de descontração
Ter conversas casuais sobre tópicos não relacionados ao trabalho pode criar intimidade e reforçar relacionamentos em toda a sua equipe. È claro que, com os trabalhadores remotos, não há bebidas ou lanches no escritório para reunir a equipe. Se muitos de seus funcionários virtuais trabalharem no mesmo escritório-satélite, você poderá configurar uma webcam entre seu escritório e o escritório deles para criar uma sensação de que vocês está trabalhando em conjunto. Isso pode parecer estranho no início, mas depois de algumas semanas, seus funcionários vão se acostumar e vai parecer natural. Apenas certifique-se de que o webcast funcione para os dois lados; dessa forma, não vai parecer que você está os espionando.
Se um webcast não for viável para a situação do seu escritório, ou se a maioria dos seus funcionários trabalharem em casa, encontre maneiras de incentivar conversas que não sejam sobre trabalho. Por exemplo, peça a todos que falem um pouco sobre como estão se sentindo ou compartilhem algo sobre o fim de semana antes de cada reunião. Ou, como recomendado por Renzarajan, “Você pode entrar em contato com um colega distante e dizer: ‘Vamos fazer um chat por vídeo durante o almoço.’”
15. Faça elogios
Os funcionários remotos geralmente podem sentir que seu trabalho não é visto, reconhecido ou elogiado, portanto, lembre-se de parabenizá-los quando fazem um bom trabalho. Conte para toda a equipe por e-mail ou em uma reunião para mostrar que o trabalho deles é significativo e impacta as metas da equipe. Comentários positivos vão incentivá-los a manter o bom trabalho.
16. Contrate as pessoas certas
Nem todo trabalhador tem o que é preciso para trabalho remoto, e não há problema nisso. Os trabalhadores remotos precisam ser mais independentes, tomar iniciativa por conta própria e ter um ambiente que lhes permita ser produtivos. Quando você estiver contratando um funcionário que estará trabalhando remotamente, faça perguntas que demonstrem que ele pode trabalhar de forma independente. Pergunte a eles onde trabalharão: eles têm um lugar tranquilo para atender telefonemas? Acesso a Wi-Fi consistente? Você não será capaz de se sentar ao lado deles para treiná-los presencialmente e ensiná-los as habilidades necessárias, então certifique-se de que eles estejam confiantes nas habilidades necessárias para ter sucesso em sua equipe.
Jenna Wilson é uma associada sênior da equipe de mídia social da WeWork e escritora da Ideas by We. Ela escreve sobre impacto, sustentabilidade e funcionários da WeWork em todo o mundo.