O escritório foi projetado para atender às necessidades de um grande grupo de partes interessadas: funcionários, gestores, executivos de nível sênior, clientes e parceiros externos. Porém, quando você tenta projetar algo para satisfazer a todos, você corre o risco de não agradar ninguém.
Esse não era um problema até o momento em que todos nós fomos obrigados a avaliar se realmente precisávamos de um escritório físico. A resposta foi revelada quando a pandemia tornou o trabalho em casa uma necessidade para milhões de pessoas: era possível viver sem o escritório físico, e nenhum grupo estava obtendo valor suficiente do escritório para considerá-lo grande coisa.
Muitas empresas descobriram que eram igualmente produtivas com seus funcionários trabalhando em casa. Porém, por trás desse número havia uma realidade cruel: a ausência de limite entre casa e trabalho, juntamente com o medo de perder o emprego, fez com que os funcionários trabalhassem mais. Segundo um relatório da KPMG de 2020, 83% dos trabalhadores disseram que as exigências relacionadas ao trabalho aumentaram com a pandemia.
A produtividade do trabalho durante a pandemia é uma ilusão. Trabalhar mais horas tem um custo: esgotamento dos funcionários ( English ) e menor retenção de funcionários. Essa não é uma vantagem competitiva duradoura para nenhuma empresa. Em uma era de mobilidade elevada da força de trabalho, é uma receita para o desastre.
Colocar os funcionários em primeiro lugar
Se uma empresa pudesse aumentar a produtividade de seus funcionários de acordo com os padrões dos funcionários, seria uma vantagem competitiva duradoura e valiosa.
Portanto, o futuro do trabalho depende de os líderes de empresas desenvolverem um foco obsessivo de agregar valor aos funcionários ( English ). Isso exige uma grande mudança de pensamento, mas não para algo desconhecido. Existem muitas organizações que obtêm sucesso com a priorização do valor para um único grupo de interesse. São empresas B2C — como sua loja de roupas favorita ou um restaurante. A parte interessada mais importante dessas empresas é o consumidor, portanto elas criam (e recriam) estratégias para atender às necessidades específicas de seus clientes.
Imagine como seria o escritório se os funcionários fossem tratados como consumidores, se os CEOs criassem as estratégias de local de trabalho ( English ) para atender às necessidades dos funcionários e as ajustassem de acordo com a evolução das preferências dos funcionários.
Os fornecedores de espaços flexíveis já ajudam os CEOs a fazer isso. São empresas ido setor imobiliário que alugam uma variedade de espaços trabalho por períodos de locação mais curtos. Muitas dessas empresas oferecem opções personalizáveis aos locatários para proporcionar mais agilidade e a opção de aumentar ou reduzir o espaço ao longo do tempo. Esse modelo também gera economia: entre todos os setores, as empresas corporativas gastam o dobro das despesas de capital que os fornecedores de serviços flexíveis gastam para criar escritórios.
"O espaço de trabalho flexível é uma ferramenta incrivelmente poderosa para os empregadores que buscam atender com agilidade às necessidades de seus funcionários em um nível muito mais pessoal", explica Ashley Hohmann, Executiva de Projetos da WeWork. "As realidades do desenvolvimento tradicional não oferecem a capacidade de se adaptar rapidamente às novas estratégias com tanta facilidade ou com um risco tão baixo."
As pessoas realmente gostam de ter liberdade para escolher seu ambiente de trabalho. Na verdade, 75% dos funcionários estariam dispostos a abrir mão de pelo menos um benefício ou privilégio — inclusive convênio médico, bonificações em dinheiro e descanso remunerado — pela liberdade de escolher seu ambiente de trabalho. Quando você impõe a estratégia de uso do escritório aos funcionários, torna-se muito mais difícil saber se eles gostam do espaço que você ofereceu ou se eles estão apenas seguindo as regras. Isso impossibilita seu ciclo de feedback melhor e mais rápido para aplicar aprimoramentos.
Quanto mais você souber sobre o que seus colaboradores desejam, mais saberá sobre o que oferecer e, talvez o mais importante, o que cortar. Uma melhor compreensão reduzirá os custos e intensificará o impacto. Portanto, ofereça opções às pessoas. As opções podem abranger coworking, diferentes tipos de espaço ou flexibilidade para decidir onde e quando trabalhar. Um fornecedor de espaços flexíveis como a WeWork está ajudando as empresas a fazer isso todos os dias.
Tratar os funcionários como consumidores
Os líderes devem se concentrar em um pequeno número de métricas para se ajustarem à abordagem de tratar os funcionários como consumidores. Essas métricas devem ser avaliadas regularmente — a avaliação deve ser diária e semanal, não trimestral. Na estratégia padrão de local de trabalho, os líderes geralmente avaliam profundamente muitas métricas, mas apenas durante o período definido de um projeto de estratégia de local de trabalho. A desvantagem dessa abordagem de avaliação padrão é que os resultados são compreendidos em um único contexto: durante o tempo de realização do estudo. Isso significa que as empresas não conseguem realizar um estudo para "avaliar as diferenças", que basicamente serviria para aproveitar a variação entre locais e grupos a fim de entender como as mudanças no contexto afetam os resultados.
Compare esse método com os fornecedores de espaços flexíveis, que geralmente avaliam menos métricas — como índices de retenção de clientes, pontuação líquida de promotor e utilização — mas fazem isso o tempo todo. Dessa maneira, os fornecedores podem obter um fluxo regular de feedback do mercado para fundamentar sua estratégia imobiliária.
A WeWork realizou uma "pesquisa de retorno ao escritório" entre seus funcionários, assim como a maioria das grandes empresas, mas com uma diferença: a pesquisa foi realizada a cada duas semanas e incluiu três perguntas consistentes. A pergunta mais importante foi "Por quantos dias você acha que utilizará o escritório no longo prazo?" Assim, a WeWork pôde observar como a resposta mudava ao longo do tempo, entre os países, à medida que os níveis locais de COVID-19 recuavam e avançavam, e como a resposta mudava quando uma pessoa havia visitado o escritório na semana anterior. Essa regularidade proporcionou uma compreensão consideravelmente mais avançada de quantos funcionários retornarão ao escritório do que a maioria dos locatários corporativos. A avaliação constante permite agir de acordo com o próximo princípio.
Experimentar para acertar
Torne-se um cientista do local de trabalho: experimente! Apesar de muitas empresas terem realizado um ou até dois testes no local de trabalho, elas geralmente são muito limitadas e não contam com um grupo de controle. Para administrar um escritório baseado em demanda, a experimentação precisa estar no centro daquilo que fazemos. Os locatários corporativos têm um histórico de estabelecer um novo padrão global para o local de trabalho uma vez por década.
Compare esse padrão com o rápido desenvolvimento e redesenvolvimento dos produtos dos fornecedores flexíveis. Os produtos da WeWork são desenvolvidos para atender às demandas do mercado e, em seguida, são aperfeiçoados com base nas opiniões dos locatários corporativos. "Esse ciclo de feedback cria uma parceria que nos permite aprimorar nosso produto continuamente e garantir que apresentaremos às empresas as soluções necessárias para acompanhar a evolução das necessidades da força de trabalho", explica Hohmann.
Normalmente, as empresas afirmam que o custo é o motivo pelo qual elas não fazem experimentações. Elas consideram esse trabalho muito caro. Para as startups de tecnologia, é óbvio: se você acha que experimentar é caro, não conhece o custo de não experimentar. Os fornecedores de espaços flexíveis não apenas demonstraram que você pode experimentar com o escritório, mas o próprio espaço flexível facilita a experimentação com inúmeras variáveis imobiliárias (mercado, local, tamanho, layout e muitas outras variáveis).
O escritório é o melhor lugar para começar a liberar os vínculos entre estrutura de equipe, estilo de comunicação, ambiente e criatividade. Um pré-requisito para entender essa conexão é mandar as pessoas para o escritório para trabalhar, colaborar e reunir-se de maneiras não estruturadas.
Durante toda a pandemia de COVID-19, percebemos que as pessoas são muito mais resistentes às mudanças no ambiente de trabalho do que acreditávamos anteriormente. Se permitir que os funcionários digam o que desejam, você poderá experimentar e descobrir o que eles verdadeiramente valorizam. Uma vez, um cliente me disse que o local de trabalho era "importante demais para fazer experimentações". Devemos, porém fazer estudos e experimentações justamente por ele ser tão importante.
Marshall O’Moore é Diretor da CBRE, e Anjie Zheng é Editora Executiva da WeWork.
