Com as restrições de quarentena relacionadas à COVID-19 cada vez mais abrandadas e a sociedade retornando a algo que se aproxime da sensação de normalidade, funcionários em todo o mundo estão tendo que se ajustar a uma maneira totalmente nova de trabalhar.
Nossos espaços de trabalho estão retomando o ritmo vibrante, projetos renovados com um conjunto de regras de distanciamento social no local de trabalho e padrões de limpeza ainda mais avançados. Corredores que eram bem conhecidos passaram a formar complexos sistemas unidirecionais serpenteando pelo edifício, estações de álcool gel espreitam em cada esquina e salas de reuniões de repente parecem bem mais espaçosas.
Embora algumas pessoas continuem trabalhando em casa pelo menos uma parte do tempo, muitos funcionários estão ansiosos para voltar ao escritório. Os benefícios do trabalho remoto são numerosos e variados, mas existem limitações ao que pode ser realizado com uma chamada de vídeo. Colaboração, cultura, inovação e orientação acontecem com muito mais intensidade quando equipes compartilham o mesmo espaço de trabalho físico.
Então, como as empresas podem fazer o máximo possível para proteger a saúde e a segurança de suas equipes quando estiverem prontas para retornar ao escritório? Cada escritório é diferente, mas algumas adaptações acabarão sendo adotadas pela maioria dos locais de trabalho, tais como:
- Implementação de esquemas de limpeza mais abrangentes e frequentes
- Posicionamento de sinalização estratégica para orientar os trabalhadores no escritório
- Fornecimento de equipamentos de higienização, como sabonete líquido e lenços umedecidos
- Melhoria do fluxo de ar do edifício com sistemas de climatização e janelas
- Exigência de uso de coberturas faciais quando o distanciamento social não puder ser mantido
Acima de tudo, um conjunto de diretrizes de distanciamento social com comunicação clara e fácil de seguir será fundamental para o local de trabalho reconfigurado. Mas antes de darmos uma olhada em algumas das maneiras e exemplos de como você pode começar a praticar o distanciamento social no trabalho, falaremos sobre o que significa distanciamento social.
O que é distanciamento social?
Distanciamento social é um conjunto de medidas destinadas a ajudar a prevenir a propagação da COVID-19, limitando o contato físico entre as pessoas. Isso é atingido principalmente evitando espaços aglomerados, mantendo uma distância de pelo menos dois metros entre os indivíduos e evitando interações sociais como abraços e apertos de mão.
Para aumentar a eficácia da redução da transmissão de doenças, o distanciamento social deve ser praticado juntamente com outras ações preventivas, como evitar tocar os olhos e a boca, usar coberturas faciais em público e lavar regularmente as mãos com água e sabão por 20 segundos ou mais. Se seu cronômetro interno não for muito preciso, esse é o tempo que leva para cantar “Feliz Aniversário” duas vezes.
Por que o distanciamento social é importante?
Segundo os Centros de Controle de Doenças dos EUA (CDC), o distanciamento social é uma das medidas mais efetivas para reduzir a transmissão da COVID-19 conforme a sociedade retoma atividades com segurança. Os cientistas ainda estão aprendendo sobre o funcionamento do coronavírus, mas uma pesquisa de organizações mundiais de saúde sugere que a velocidade rápida de transmissão da COVID-19 se dá, em parte, devido ao comportamento de pessoas que apresentam sintomas leves da doença ou nenhum sintoma.
Esses portadores assintomáticos transmitem o vírus nas superfícies que tocam e por meio de gotículas microscópicas lançadas ao ar pela expiração e pelo suor. Como se sentem fisicamente saudáveis, são mais propensos a realizar atividades sociais habituais, como visitar amigos.
O distanciamento social é importante porque, além de reduzir o risco pessoal de contrair o vírus, também reduz consideravelmente a oportunidade de pessoas infectadas passarem involuntariamente a COVID-19 para outros devido à proximidade física. O distanciamento social é especialmente importante para as minorias que correm maior risco de adoecer após contrair o vírus, como idosos ou pessoas com doenças pré-existentes, de acordo com o CDC.
Novas informações sobre COVID-19 estão sendo descobertas constantemente, mas todos os especialistas concordam que o distanciamento social funciona. Muitos fatores diferentes contribuem para a taxa de surgimento de novos casos da COVID-19, mas especialistas, incluindo o CDC, concluem que, quando realizada corretamente, a prática do distanciamento social é uma ferramenta altamente eficaz para reduzir a disseminação da doença.
A WeWork introduziu uma série de novas medidas para sua equipe trabalhar em nossos espaços de coworking, priorizando a saúde e a segurança e observando regras apropriadas de distanciamento social. Além de medidas avançadas de higienização em todos os nossos edifícios, modificamos nossos espaços compartilhados e criamos zonas bloqueadas, com assentos intercalados, e introduzimos sinalização comportamental para orientar as equipes com segurança em seus espaços de trabalho. Muitos dos recursos principais da WeWork permanecem iguais para proporcionar um ambiente acolhedor, incluindo escritórios privativos espaçosos e nichos de trabalho individuais.
Dicas e exemplos depara o distanciamento social no trabalho
1. Permaneça a dois metros de distância dos colegas de trabalho
Esta é a regra principal do distanciamento social. Mantenha a distância de dois metros de seus colegas de trabalho sempre que puder. Outras medidas que você pode realizar para observar esta regra:
- Abandonar o hábito de apresentar-se com um aperto de mão ou um abraço
- Reorganizar mesas para priorizar o espaço pessoal; reorganizar assentos para que não haja duas pessoas de frente uma para a outra enquanto trabalham
- Proporcionar bastante espaço de deslocamento para as pessoas pelo edifício
Para ajudar as equipes a cumprirem essas novas regras de distanciamento social nas empresas, a WeWork reduziu a densidade de espaços comuns e de salas de reuniões, criando mais espaço por pessoa. Você notará melhorias como zonas bloqueadas e adesivos que indicam quais assentos em saguões e copas podem ser ocupados, sinalizações no piso indicando caminhos unidirecionais e capacidade reduzida nos elevadores.
Os membros com escritórios privativos são incentivados a adaptar o espaço de trabalho para atender às diretrizes de distanciamento social com a introdução de recursos físicos (como divisórias transparentes), bem como mudanças organizacionais (como modelos de rodízio de pessoal). A equipe da WeWork está à disposição com sugestões de como recriar seu espaço de trabalho.
2. Evite áreas movimentadas
Identifique lugares no edifício onde as pessoas tendem a estar mais próximas — como cafeterias, cozinhas, lobbies e bancadas de cafés — e planeje frequentar esses locais durante horários menos movimentados ou evite totalmente esses locais. Considere comer na sua mesa em vez de usar uma área de refeições comunitária e controle o tempo do seu intervalo de almoço para evitar o horário em que há muita movimentação de pessoas do elevador à tarde.
Mantemos as áreas de facilidades e conveniências nos espaços WeWork abertas sempre que possível. Salas de jogos, mesas de bilhar e bares com baristas recebem limpeza frequente de acordo com nossos novos padrões avançados, e a sinalização comunica claramente as diretrizes de distanciamento e a capacidade máxima de cada sala.
3. Organize reuniões ao ar livre
Tente reduzir a frequência de reuniões presenciais o máximo possível. Se você não conseguir evitar uma reunião da equipe em um só lugar, considere organizá-la ao ar livre ou em uma sala de reuniões devidamente adaptada para o distanciamento social.
Na WeWork, reconfiguramos todas as nossas salas de reuniões, diminuindo sua ocupação máxima, removendo cadeiras e demarcando quais assentos devem ser ocupados. O aplicativo do membro informará as novas capacidades das salas de reuniões, e a sinalização nas portas e mesas lembrará os participantes de manterem uma distância saudável ao usar a sala. Muitos edifícios WeWork também oferecem áreas ao ar livre, como terraços e jardins, que proporcionam muito espaço aberto para nossos membros se encontrarem com segurança.
4. Use ferramentas de videoconferência
Nestes últimos meses, ocorreu um aumento meteórico no uso de plataformas de videoconferência. Ao mesmo tempo que mais e mais pessoas estão voltando para o escritório, ferramentas como Zoom, Google Hangouts Meet e Skype continuarão a desempenhar um papel importante na forma como as equipes se comunicam e colaboram, não apenas internamente, mas também com clientes que antes encontrariam em pessoa.
Se puder, faça videoconferências como uma alternativa a reuniões presenciais com clientes, para se conectar com colegas que continuam trabalhando remotamente ou até mesmo para falar com colegas que trabalham no mesmo edifício. Em muitos espaços da WeWork, as cabines telefônicas seguras são uma maneira ideal de atender chamadas de vídeo permanecendo socialmente distante de outras pessoas ao seu redor.
5. Evite compartilhar itens como canetas e documentos impressos
A prática de evitar imprimir qualquer coisa da qual você não precise sempre foi relevante, mas agora é hora de evitar compartilhar itens físicos, como materiais de escritório e documentos impressos com a equipe. A COVID-19 pode permanecer em superfícies por horas ou mesmo dias. Além disso (ao menos que esteja dobrando suas impressões em aviões de papel), você violará as regras do distanciamento social quando entregá-las para outra pessoa.
Isso pode exigir a reestruturação do fluxo de trabalho da sua equipe para eliminar a necessidade de encaminhamento de documentos impressos. Comunique o novo protocolo antes do retorno da sua equipe ao escritório e fique atento a qualquer pessoa que volte distraidamente aos velhos hábitos.
6. Prefira as escadas, se puder
Deixe os elevadores para quem mais precisa e conheça as novas orientações do edifício sobre o uso de elevadores. Na maioria dos casos, a capacidade dos elevadores foi reduzida em pelo menos 50%, então observe o distanciamento social enquanto espera no lobby, mantendo uma distância de pelo menos dois metros entre você e os outros passageiros. Nos lobbies e em elevadores internos, localizados em espaços gerenciados pela WeWork, decalques no piso funcionarão como lembretes sobre as diretrizes de distanciamento seguro.
Se puder, considere adotar o hábito de optar pelas escadas em vez do elevador. Sempre que possível, escadarias tornaram-se unidirecionais, reduzindo consideravelmente as chances de você passar por outro trabalhador em seu caminho de/para sua mesa. A WeWork trabalhou com proprietários e gerentes de propriedades para implementar novas diretrizes em elevadores e limites de passageiros.
7. Observe a nova sinalização
Assim como você encontrará em grandes lojas e espaços públicos internos, os escritórios serão decorados com várias sinalizações para ajudar a orientar as pessoas no edifício, usando um sistema unidirecional. Por isso, talvez você precise de outra rota para evitar outros trabalhadores em um corredor, ou a escada que você sempre usou pode estar disponível apenas para subir ou descer. A cooperação de todos é realmente importante para que isso funcione. Quanto mais pessoas seguirem os sinais, mais eficaz o sistema se torna.
Veja o que observar nos espaços de coworking da WeWork. Agora há avisos impressos em saguões e corredores com as novas orientações e instruções claras sobre as melhores práticas. Nos pisos e paredes, você verá decalques de vinil indicando sistemas de fluxo de tráfego unidirecional, geralmente com a distância exata de dois metros, para ajudá-lo a manter uma distância segura. E em áreas comuns e salas de reuniões, você verá decalques coloridos que criam zonas bloqueadas entre os assentos.
8. Informe se algo não estiver certo
Muitas das medidas destinadas a promover o distanciamento social no local de trabalho foram desenvolvidas antes que as pessoas voltassem ao escritório, por isso é possível que efeitos inesperados só se tornem evidentes quando os trabalhadores recomeçarem a usar o espaço.
Se você encontrar áreas no escritório nas quais sinta ser impossível manter o distanciamento social com segurança, tome nota e leve o problema à sua equipe e gerente de escritório. Novos layouts de escritórios devem ser adaptáveis e flexíveis para atender às necessidades; problemas e sinalizações confusas devem ser corrigidos facilmente.
9. Use uma cobertura facial
Inevitavelmente, haverá lugares e situações em que simplesmente não será possível manter mais de dois metros de distância, como em um corredor fechado ou elevador. Nesses momentos, você deve usar sua máscara e limitar o contato pessoal o máximo que puder.
Na WeWork, nossas equipes da comunidade e fornecedores usam coberturas faciais e luvas durante a realização de atividades como preparo de alimentos e manuseio de correspondência. Recomenda-se que você tenha sempre uma máscara para usar. Se você perder ou esquecer a sua, fale com um membro da equipe. Talvez possamos fornecer uma cobertura facial descartável a você.
Como criar uma estratégia de distanciamento social para sua equipe
Compreender a capacidade do seu escritório é fundamental para uma estratégia eficaz de distanciamento social no local de trabalho. Antes de começar a deslocar as mesas, trocar layouts e posicionar sinalizações, você precisa saber quantas pessoas utilizarão cada parte do escritório em um determinado momento. Depois de avaliar quantas pessoas podem trabalhar em seu escritório confortavelmente observando o distanciamento social, você pode começar a desenvolver medidas para ajudá-los a se locomover com segurança entre áreas.
Determine quem precisa estar no escritório
Considere as responsabilidades e preferências dos funcionários para decidir quem pode continuar trabalhando remotamente e quem pode retornar ao escritório, mas também leve em consideração as circunstâncias pessoais de cada um. Algo a se considerar é se eles, ou algum familiar, têm condições de saúde que possam representar riscos graves caso contraiam a COVID-19.
Meça cada área de trabalho para avaliar a capacidade
Criar espaço suficiente entre as mesas é um ponto de partida importante, mas lembre-se de que os funcionários precisarão observar o distanciamento social em todas as partes do escritório. Identifique áreas de alto tráfego (como elevadores e entradas), salas menores (como cozinhas e banheiros), bem como espaços menores onde ficam impressoras, scanners e outras instalações compartilhadas onde há tendência de aglomeração de pessoas.
Reduza a presença agrupando funcionários
Evite um escritório cheio dividindo sua equipe em um ou mais grupos e promovendo rodízios de presença. Por exemplo, metade da equipe pode trabalhar no escritório durante uma semana, depois trocar com a outra metade e trabalhar de casa na seguinte. Isso diminui a ocupação simultânea do escritório à metade e reduz a densidade do espaço, permitindo a prática do distanciamento social pelos funcionários com mais facilidade.
Ajude os funcionários a evitar o uso do transporte público
Sua estratégia de distanciamento social se estende além das portas do escritório. Ofereça a sua equipe a flexibilidade de chegar e sair mais cedo ou mais tarde para evitar o deslocamento em horários de pico. Preste atenção aos avisos publicados pela secretaria de transporte da sua cidade e incorpore as orientações em suas políticas. Considere oferecer incentivos para promover formas alternativas de transporte, como vouchers para bicicletas ou crédito para serviços de transporte compartilhado.
Seja como for a estratégia de distanciamento social da sua equipe, não se esqueça de comunicar o plano claramente antes que as pessoas comecem a voltar ao escritório. A pandemia do coronavírus transformou o escritório de maneiras absolutamente imprevisíveis; a saúde e a segurança de todos no local de trabalho tornaram-se mais prioritárias do que nunca. Tenha flexibilidade e prepare-se para realizar ajustes enquanto sua equipe se acostuma com a nova maneira de trabalhar.
Steve Hogarty é escritor, jornalista e reside em Londres. Ele é editor de viagens do jornal City AM e editor-adjunto da City AM Magazine, com foco em tecnologia, turismo e entretenimento.
Repensando seu espaço de trabalho?
