Ofta prioriteras arbetsuppgifter (eller inte) efter andras behov eller givna deadlines. Detta händer även på din fritid, vilket gör att du får mindre tid över för aktiviteter som är verkligt viktiga ( English ) i ditt liv. Med en effektiv prioritering av arbetsuppgifter – som ligger i linje med dina framtidsmål ( English ) – kan du se till att varje arbetsuppgift du tar dig an får önskat resultat och att du kan sålla bort oviktiga arbetsuppgifter från din att-göra-lista.
Genom att använda prioriteringsregler kan du drastiskt ändra förloppet för din arbetsdag så att du kan få ut mesta möjliga av din tid på kontoret ( English ) – och i hemmet. Dessa regler hjälper dig att utvärdera och fastställa dina prioriteringar.
Sju prioriteringsregler för din arbetsdag
En genomtänkt prioritering innebär ofta att skapa ett schema, utvärdera arbetsuppgifter och tilldela tid för arbetsuppgifter för att få en effektiv arbetsdag. Prioriteringen måste vara flexibel eftersom du kanske måste lägga lågprioriterade arbetsuppgifter åt sidan för att ta dig an mer brådskande uppgifter.
1. Gör en lista med alla dina arbetsuppgifter för dagen
Du uppnår en effektiv prioritering först när du förstått det fulla omfånget av vad som måste göras – även de mest triviala uppgifter bör skrivas ner och tas hänsyn till. För att du ska få en så fullständig bild som möjligt är det en god idé att ta med både arbetsrelaterade och privata uppgifter ( English ) i en och samma lista.
Allt från att hämta kemtvätten till att schemalägga ett möte ( English ) med chefen måste vara med på samma lista. När du har skrivit ner allt prioriterar du alla arbetsuppgifter efter deras betydelse, angelägenhet, tidsåtgång och vinst.
2. Identifiera vad som är viktigt: Förstå dina sanna mål
Även om det kan verka vara en enkel tidshanteringsfråga ( English ) så är prioritering avgörande om du vill uppnå långsiktiga mål. Genom att skaffa dig en full förståelse för vad du egentligen arbetar för att uppnå – oavsett om det är en befordran, ett projektavslut eller en karriärförändring kan du identifiera de uppgifter som är viktigast för att du ska kunna uppnå önskat resultat i framtiden. Det kan vara bra att dela upp dina mål i mindre delmål med tidsgränser. Ett årligt mål kan t.ex. delas upp i månatliga att-göra-listor som i sin tur delas upp i veckolistor och dagliga prioriteringar osv.
Alejandro Cerecedo, modechef vid PR-företaget Another Company och medlem i WeWork Reforma 26 i Mexico City använder sig av långsiktiga mål för att motivera och leda sitt team ( English ) i början av året. ”Vi pratar om personliga och yrkesmässiga mål och kommer fram till en tidslinje för hur vi ska uppnå dessa”, säger Cerecedo.
Att kunna se hela bilden är avgörande för en effektiv prioritering: Det är en vanlig missuppfattning att ”vara upptagen” är samma sak som att vara framgångsrik. Men om du ägnar dagen åt uppgifter som inte har någon påverkan på dina slutmål så har du slösat bort din tid ( English ). Var uppriktig mot dig själv när det gäller varje uppgifts värde i det långa loppet och håll alltid slutmålet i tanken.
3. Markera de mest brådskande
Din lista måste tydligt visa dina deadlines så att du lätt kan se vilka uppgifter du måste ta dig an genast och för att du ska kunna planera in fler deadlines.
Det är också viktigt att skapa deadlines, även när de inte formellt krävs. Annars kommer du att fortsätta att skjuta upp viktiga uppgifter för att de inte är tidsbestämda. Den här strategin kan även hjälpa till att öka din produktivitet ( English )och minska antalet uppgifter som blir uppskjutna.
4. Prioritera uppgifterna beroende på hur viktiga de är och vilken tidsram de har
I sin bok The 7 Habits of Highly Effective People från 1989 föreslår affärsmannen och föreläsaren Stephen Covey att arbetsuppgifter ska kategoriseras (och sedan prioriteras) efter betydelse och angelägenhet.
- Brådskande och viktigt: Dessa uppgifter måste göras först
- Viktigt men inte brådskande: Sätt av tid för att kunna utföra dessa utan avbrott
- Brådskande men inte viktiga: Delegera. Delegera. Delegera.
- Varken brådskande eller viktiga: Ta bort från att-göra-listan
En annat sätt att säkerställa att viktiga uppgifter prioriteras – t.o.m. högre än de från krävande intressenter eller brådskande ”extrajobb” – är att använda sig av MIT-metoden (Most Important Tasks) ( English ). Den här metoden förespråkar att du gör en lista med tre olika saker som måste bli färdiga just den dagen. Dessa uppgifter måste väljas mer efter betydelse än angelägenhet. Använd dig av målinriktade frågor för att avgöra: Vilka uppgifter kommer att påverka slutresultatet mest? Vad kan jag få gjort i dag ( English ) för att komma närmare mitt mål?
5. Undvik prioriteringar som krockar med varandra
När du arbetar på uppgifter som inte är så svåra är det enklare att hantera flera samtidigt. Men när det gäller svårare uppgifter visar forskningen att människor i högre befattningar hellre prioriterar ett enda mål, medan människor med lägre befattningar gärna fortsätter att försöka hantera flera prioriteringar. Strategin att hantera mer än ett mål samtidigt har kopplats till sämre resultat, vilket innebär att de viktigaste uppgifterna inte genomförs på bästa sätt.
Du kan fokusera på en viktig uppgift åt gången genom att identifiera sannolika distraktioner – och aktivt undvika dessa under arbetsdagen. Detta innebär att om din uppgift är att utvinna data för ett projekt och samtidigt skapa en bildpresentation måste du prioritera en uppgift och undvika andra uppgifter som att läsa e-post, meddelanden eller förbereda andra uppgifter.
6. Ta med arbetsinsatsen i beräkningen
När du har en lång att-göra-lista är det lätt att bli överväldigad av allt som måste göras – en känsla som har negativ påverkan på din produktivitet och som gärna leder till att du skjuter upp uppgifter. Ett sätt att förhindra detta är att utvärdera uppgifterna efter den insats de kräver för att slutföras.
Om din att-göra-lista börjar bli för lång, prioritera de uppgifter som kräver minst tid och insats så att du kan avverka dessa snabbt. Genom att på det här sättet rensa upp bland uppgifterna får du lite andrum och det ger dig även en känsla av att du har fått något gjort och kraft att fortsätta beta av dagens arbetsuppgifter.
7. Uppdatera listan och var realistisk genom hela processen
Ett av de fem stegen i GTD-metoden (Get Things Done) som utarbetats av produktivitetsexperten David Allen handlar just om kritiskt tänkande. För att du ska kunna ”behålla kontrollen och fokusera” så är det avgörande att du omprövar din uppgiftslista ofta, menar Allen.
Snabba tips för effektiv prioritering
I takt med att du inser hur nödvändigt det är att prioritera korrekt kan det kännas mer komplicerat – och stressande – än att skapa en enkel att-göra-lista. För att hjälpa dig att prioritera korrekt har vi sammanställt ovanstående prioriteringsregler nedan.
- Skriv ner allt: Samla arbetsrelaterade och privata uppgifter på samma plats.
- Utvärdera dina långsiktiga mål: Ta hänsyn till dina viktigare långsiktiga mål och vad du behöver göra för att uppnå dem.
- Bryt ner de viktigaste målen i delmål: Få en bättre förståelse för vad som krävs för att uppfylla målen genom att bryta ner dem i årliga, månatliga och veckovisa delmål.
- Skapa klara deadlines: Se till att dina deadlines är klart synliga och skapa egna deadlines även när dessa inte krävs.
- Använd dig av metoden ”brådskande vs. viktigt”: Prioritera brådskande och viktiga uppgifter. Avsätt en specifik tid för uppgifter som är viktiga men inte brådskande. Delegera eller ta bort övriga uppgifter.
- Skapa en daglig MIT-lista: Skriv ner tre viktiga uppgifter som måste göras den dagen. Dessa ska alla vara relaterade till dina viktigare långsiktiga mål. TEST
- Undvik distraktioner: Låt dig inte distraheras av andra uppgifter, speciellt när svårighetsgraden ökar.
- Ta med arbetsinsatsen i beräkningen: När din uppgiftslista börjar kännas oöverkomlig, prioritera efter arbetsinsats och få undan enklare uppgifter snabbare.
Prioritera din tid och var realistisk
Hur bra du än är på att prioritera finns det en gräns för hur mycket du kan utföra på en arbetsdag, och vissa distraktioner måste man räkna med. Det är viktigt att du är realistisk när du sätter upp mål och prioriterar uppgifter. Annars skapar du falska förväntningar hos dina medarbetare och du kommer alltid att ha känslan av att ligga efter.
Kom ihåg att syftet med prioritering är att få tid att arbeta på viktiga uppgifter, de som är viktiga långsiktigt och som för dig framåt i rätt riktning. När du har lyckats med prioriteringen kommer du att känna dig mer fokuserad och målinriktad. Målet är att nå sann framgång och lägga allt annat – ”upptagenheten” – på hyllan.
Caitlin Bishop är skribent för WeWorks Ideas by We ( English ) och är baserad i New York City. Hon var tidigare journalist och redaktör på Mamamia i Sydney, Australien, och har även publicerat artiklar för Gotham Gazette.