เราต่างก็เคยเจอการประชุมแย่ ๆ มาแล้ว แต่ความเป็นจริงที่ยากจะยอมรับได้ก็คือ การประชุมที่ประสบความสำเร็จไม่ได้ทำได้ง่าย ๆ เหมือนการใส่เวลาลงในปฏิทิน ซีรีส์ ฮีโร่แห่งการประชุม ของเราจะพาคุณมาดูว่าเราจะพิทักษ์โลกแห่งการทำงานได้อย่างไรในการรวมตัวกันครั้งหน้า แล้วคุณจะไม่ได้ยินคนพูดว่า "การประชุมนี้น่าจะแค่ส่งเป็นอีเมลก็พอแล้ว" อีกต่อไป
การทำงานร่วมกันเป็นรากฐานของการทำงานให้สำเร็จลุล่วงในที่ทำงาน กิจกรรมอย่างการพบปะกับคนอื่น ๆ การแชร์ไอเดีย การระดมความคิด การโน้มน้าวจิตใจ และการปฏิบัติตามกลยุทธ์การปฏิบัติงานต่างเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่จะขับเคลื่อนธุรกิจให้ก้าวไปข้างหน้า
การทำงานร่วมกันมีหลากหลายรูปแบบตั้งแต่การพูดคุยกันเงียบ ๆ กับอีกคน ไปจนถึงการที่ทั้งทีมร่วมกันนำเสนอไอเดียหรือการประชุมทางวิดีโอกับเพื่อนร่วมงานในอีกฟากของโลก สำหรับสำนักงานส่วนใหญ่แล้ว กิจกรรมเหล่านี้เกิดขึ้นในห้องประชุม แต่อย่าลืมว่าพื้นที่ที่ส่งเสริมการทำงานร่วมกันได้ดีที่สุดไม่ได้มีเพียงแค่เก้าอี้ที่วางรอบโต๊ะในห้องสี่เหลี่ยมเท่านั้น
เนื่องจากการทำงานร่วมกันเป็นสิ่งจำเป็นและมาในหลายรูปแบบ ห้องประชุมจึงต้องมีทั้งความหลากหลายและความสามารถที่จะสร้างแรงบันดาลใจให้พนักงานผลิตผลงานที่ดีที่สุด การมีพื้นที่ทำงานที่ยืดหยุ่นซึ่งพนักงานมีอิสระที่จะทำงานตามความต้องการและระดับความสะดวกสบายที่ถูกใจของแต่ละคนเป็นสิ่งจำเป็นหากคุณต้องการรักษาระดับประสิทธิภาพการทำงานให้ดีสม่ำเสมอ นี่ยังไม่รวมถึงการดึงดูดและรักษาพนักงานระดับหัวกะทิ
ด้วยเหตุนี้สำนักงานต่าง ๆ จึงควรมีพื้นที่สำหรับการประชุมหลากหลายขนาดที่มาพร้อมสิ่งอำนวยความสะดวกที่แตกต่างกันออกไป นักออกแบบควรใส่ใจและตระหนักว่าไม่ควรทำให้พื้นที่แออัด เช่น การใช้ห้องเล็ก ๆ สำหรับสามคนหรือห้องใหญ่สำหรับสิบคนเพียงอย่างเดียว พื้นที่ทำงานที่เหมาะสมควรมีการผสมผสานในระดับที่พอดี ลองมาดูตัวอย่างว่า WeWork สร้างสรรค์ห้องประชุมที่สนับสนุนการทำงานร่วมกันและส่งเสริมประสิทธิภาพการทำงานอย่างไร
ห้องประชุมหลายขนาดเพื่อรองรับความต้องการที่แตกต่างกัน
เนื่องจากทีมต้องทำกิจกรรมหลากหลายรูปแบบในห้องประชุม ตั้งแต่การระดมความคิดทั้งกลุ่มไปจนถึงการพูดคุยแบบตัวต่อตัว พื้นที่ที่เหมาะกับการประชุมแบบหนึ่งจึงไม่ได้เหมาะกับการประชุมแบบอื่นเสมอไป คุณจึงควรเตรียมห้องขนาดต่าง ๆ ที่มาพร้อมอุปกรณ์ที่แตกต่างกันเพื่อรองรับความเป็นไปได้ทั้งหมดเหล่านี้
บางครั้งการประชุมอาจมีผู้เข้าร่วมจากหลาย ๆ แผนกและหลายระดับ ซึ่งในสถานการณ์นี้จำเป็นต้องใช้ห้องขนาดใหญ่ ห้องประชุมโต๊ะยาวที่ WeWork EBA Center ในเซี่ยงไฮ้ ประเทศจีน สามารถรองรับได้ถึงสิบกว่าคน และมีเทคโนโลยีการประชุมทางวิดีโอเตรียมพร้อมให้ทีมจากที่อื่นโทรเข้ามาได้
ในทางกลับกัน บางครั้งคุณอาจต้องการพื้นที่ที่เป็นส่วนตัวมากขึ้น ห้องนี้ที่ WeWork Blvd. Antonio L. Rodriguez 1888 ในมอนเตร์เรย์ ประเทศเม็กซิโก เหมาะอย่างยิ่งสำหรับกลุ่มเล็ก ๆ เก้าอี้สตูลสีสันสดใสกับโต๊ะสูงทำให้พื้นที่นี้มีความรู้สึกแตกต่างไปจากห้องประชุมแบบเดิม ๆ
สำหรับห้องประชุมที่อยู่ในรูปแบบการสอนหรือการนำเสนอ ห้องสไตล์ห้องเรียนน่าจะเป็นตัวเลือกที่เหมาะสม ซึ่ง WeWork ได้เตรียมห้องลักษณะนี้หลายประเภทไว้ตอบสนองความต้องการดังกล่าว ลองดูห้องนี้ที่ WeWork Reforma 26 ในเม็กซิโกซิตี้ ประเทศเม็กซิโก ซึ่งมาพร้อมกับโปรเจกเตอร์
ห้องประชุมที่พรั่งพร้อมไปด้วยเครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกัน
ห้องประชุมที่ใช้งานได้ดีควรมาพร้อมกับเครื่องมือที่ช่วยให้ทำงานร่วมกันได้ง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เครื่องมือที่ว่าอาจเป็นเครื่องมือโลว์เทคอย่างปากกามาร์กเกอร์กับไวท์บอร์ดสำหรับร่างไอเดียคร่าว ๆ หรือเครื่องมือไฮเทคอย่างซอฟต์แวร์สำหรับการประชุมทางวิดีโอ หรือเทคโนโลยีที่ทำให้จองห้องง่ายขึ้น
ปัจจุบันทีมที่กระจายตัวอยู่ตามสถานที่ต่าง ๆ กำลังเป็นที่นิยมมากขึ้น ความสามารถที่จะประชุมทางวิดีโอเข้ามาที่ห้องประชุมจึงมีความสำคัญเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ ด้วยเหตุนี้ห้องประชุมจำนวนมากของ WeWork จึงมาพร้อมกับหน้าจอและเทคโนโลยีสำหรับการประชุมทางวิดีโอที่พร้อมใช้งาน อย่างเช่นห้องนี้ที่ Salesforce Tower ในซานฟรานซิสโก
For brainstorming sessions, a whiteboard can be sufficient for your team to jot down notes and make connections. Many WeWork conference rooms, such as this one in WeWork 1 Belvedere Dr in Mill Valley, California, come with these mounted on the wall, with markers handy.
เซสชันสร้างสรรค์ไอเดียหรือการนำเสนองานอาจจัดขึ้นในห้องเล็ก ๆ เป็นส่วนตัวหรือห้องใหญ่ก็ได้ และห้องที่มีโต๊ะใหญ่หรือโต๊ะเล็กหลายตัวซึ่งหันหน้าเข้ากระดานไวท์บอร์ดในแบบห้องเรียนก็สามารถรองรับกลุ่มที่มีขนาดใหญ่ขึ้นได้ เช่นห้องนี้ที่ WeWork Cervantes ในเม็กซิโกซิตี้ ประเทศเม็กซิโก ซึ่งตอบสนองความต้องการสำหรับการประชุมที่มีผู้เข้าร่วมหลายคน
ห้องประชุมที่ไม่มีโต๊ะ
กิจกรรมการทำงานร่วมกันไม่จำเป็นต้องใช้โต๊ะเสมอไป บางทีพื้นที่เงียบ ๆ ที่เหมาะกับการพูดคุยสบาย ๆ เป็นการส่วนตัวก็ทำให้เกิดทีมเวิร์กขึ้นได้ นอกจากนี้พื้นที่ผ่อนคลายอย่างเลานจ์สำหรับพนักงานก็อาจสะท้อนถึงวัฒนธรรมของบริษัทที่แสดงให้พนักงานเห็นว่าคุณเห็นคุณค่าของพวกเขา
ห้องประชุมนี้ที่ WeWork Nogizaka ในโตเกียว ประเทศญี่ปุ่น มีเก้าอี้เตี้ยสองสามตัวหันหน้าเข้าหากันภายในพื้นที่ที่ตกแต่งด้วยไม้อัดเบา ๆ ขนาบข้างด้วยชั้นหนังสือสูงจรดเพดานซึ่งให้ความรู้สึกเหมือนอยู่ในห้องสมุดหรือห้องนั่งเล่นที่น่านั่ง
โซฟานุ่มตัวยาวและที่นั่งเตี้ย ๆ ก็เป็นห้องประชุมได้ที่ WeWork Ing. Enrique Butty ในบัวโนไอเรส อาร์เจนตินา งานศิลปะสีสันสดใสขนาดใหญ่และเพดานสีสดช่วยสร้างความสดใสให้กับห้องนี้ ในขณะที่กระจกฝ้าช่วยให้ความรู้สึกสบาย ๆ ในห้อง
พื้นที่ประชุมนี้ที่ WeWork 11 Sanlitun Lu ในปักกิ่ง ประเทศจีน ประกอบด้วยเก้าอี้โซฟาสองสามตัวที่สมาชิกในทีมของคุณสามารถนั่งคุยได้ทั้งแบบสบาย ๆ และเป็นทางการ พื้นที่นี้ไม่ได้ใช้กระจกและประตูเพื่อแยกจากด้านนอก แต่กลับใช้วัสดุมีสีสันน้ำหนักเบาซึ่งสร้างบรรยากาศใกล้ชิดแบบสบาย ๆ และให้ความเป็นส่วนตัวไปพร้อม ๆ กัน
เช่นเดียวกันกับที่ห้องประชุมไม่จำเป็นต้องมีโต๊ะเสมอไป บางห้องประชุมก็ไม่จำเป็นต้องกั้นด้วยผนังกระจกด้วยซ้ำ ห้องประชุมนี้ที่ WeWork Iceberg ในกรุงโตเกียว ประเทศญี่ปุ่น อยู่ภายในผนังคอนกรีต ทำให้พื้นที่มีบรรยากาศสไตล์โมเดิร์นที่ทำให้นึกถึงผลงานของ Tadao Ando สถาปนิกชาวญี่ปุ่นเจ้าของรางวัล Pritzker Prize ซึ่งมีชื่อเสียงจากผลงานที่ใช้คอนกรีต
การทำงานร่วมกันเกิดขึ้นในหลายรูปแบบ พื้นที่ที่รองรับการทำงานเหล่านี้จึงควรมีความหลากหลายเช่นกัน การจัดเตรียมทางเลือกที่หลากหลายจะช่วยให้พนักงานของคุณเลือกสิ่งที่เหมาะกับตัวเองได้อย่างยืดหยุ่น มีหลักฐานบ่งชี้ว่าแนวทางนี้ทำให้คนทำงานมีความสุขและทุ่มเทกับงานมากขึ้น และเมื่อพนักงานรู้สึกสบายและทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ ธุรกิจของคุณก็จะไปได้สวยด้วยเช่นกัน
WeWork ให้บริการโซลูชันด้านพื้นที่ทุกขนาดกับบริษัทต่าง ๆ เพื่อช่วยแก้ปัญหาความท้าทายทางธุรกิจที่ใหญ่ที่สุดของพวกเขา