Tất cả chúng ta đều từng tham gia vào những cuộc họp tệ hại. Nhưng sự thật phũ phàng là một cuộc họp thành công không phải chỉ cần lên lịch cho cuộc họp là xong. Chuỗi Gặp gỡ Anh hùng (Meeting Heroes) ( English ) của chúng tôi mời bạn tìm hiểu cách giải cứu một ngày [làm việc] cho lần họp tiếp theo. Bạn sẽ không bao giờ phải nghe câu "Cuộc họp này đáng ra chỉ cần làm việc qua email" một lần nào nữa.
Sự hợp tác là nền tảng để hoàn thành công việc tại nơi làm việc. Gặp gỡ đồng nghiệp, chia sẻ ý tưởng, động não, thống nhất ý kiến và căn chỉnh chiến lược thực thi là điều tối quan trọng để thúc đẩy doanh nghiệp của bạn phát triển.
Sự hợp tác bao gồm các cuộc trò chuyện bình đẳng giữa hai người, những cuộc thảo luận nhóm để lên ý tưởng hoặc là những cuộc họp trực tuyến với các đồng nghiệp trên khắp thế giới. Tại hầu hết các văn phòng, những hoạt động này đều diễn ra trong phòng họp. Tuy nhiên, không gian cộng tác tốt nhất ( English ) không phải chỉ là vài chiếc ghế đặt xung quanh một cái bàn, vây quanh là bốn bức tường.
Vì làm việc cùng nhau là rất quan trọng và diễn ra dưới nhiều hình thức nên phòng họp cần phải đa dạng và có thể truyền cảm hứng giúp nhân viên làm việc một cách tốt nhất. Có được những không gian làm việc linh hoạt ( English ), nơi mà người lao động được tự do làm việc theo nhu cầu và mức độ thoải mái cá nhân là nhân tố thiết yếu giúp duy trì năng suất làm việc đạt hiệu quả cao—chưa nói đến việc nó cũng sẽ giúp thu hút và giữ chân những nhân tài hàng đầu.
Đó là lý do tại sao các văn phòng nên đa dạng không gian hội họp với các quy mô và tiện nghi khác nhau. Các nhà thiết kế nên chú ý đến việc làm sao để có một số lượng người vừa đủ cho một không gian, chẳng hạn như 3 người là vừa cho một phòng nhỏ hoặc 10 người là đủ cho một phòng lớn. Các không gian làm việc tối ưu ( English ) cần phải kết hợp tốt cả hai yếu tố. Dưới đây là một số hình thức phòng họp mà WeWork tạo ra nhằm thúc đẩy sự hợp tác và năng suất làm việc.
Các phòng họp với kích cỡ khác nhau dành cho các nhu cầu khác nhau
Vì các nhóm sẽ thực hiện đa dạng hoạt động trong các phòng họp—từ các cuộc họp để cùng nhau động não cho đến các cuộc họp riêng tư—nên không gian lý tưởng cho một trong những cuộc họp này sẽ không nhất thiết phải là không gian lý tưởng cho những cuộc họp khác. Bằng việc cung cấp đa dạng các kích cỡ phòng họp cùng với các trang thiết bị khác nhau, tất cả các nhu cầu này đều có thể được đáp ứng một cách trọn vẹn.
Một số cuộc họp sẽ có sự tham gia của nhân viên thuộc các phòng ban và các cấp khác nhau. Những trường hợp này cần có một căn phòng lớn. Phòng họp lớn này tại WeWork EBA Center ở Thượng Hải, Trung Quốc, có thể chứa hơn mười hai người và đã thiết lập công nghệ họp trực tuyến tại chỗ để các thành viên trong nhóm có thể tham dự từ bất cứ đâu.
Tuy nhiên, đôi khi bạn sẽ ưa thích một không gian thân mật hơn. Phòng họp này tại WeWork Blvd. Antonio L. Rodriguez 1888 ở Monterrey, Mexico rất phù hợp cho một nhóm nhỏ. Những chiếc ghế đẩu đầy màu sắc và một chiếc bàn cao khiến không gian trở nên khác biệt so với một phòng họp thông thường.
Đối với các cuộc họp theo hình thức diễn thuyết hoặc thuyết trình, một phòng họp kiểu lớp học sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo. Để phục vụ cho những dạng nhu cầu đó, WeWork có cung cấp một số loại phòng họp phù hợp, chẳng hạn như phòng họp này tại WeWork Reforma 26 ở Thành phố Mexico, Mexico. Đây là phòng có trang bị máy chiếu.
Phòng họp được trang bị các công cụ cộng tác
Một phòng họp chức năng nên đi kèm với các công cụ giúp việc cộng tác trở nên dễ dàng nhất có thể. Những công cụ đó có thể là công cụ đơn giản như bút dạ và bảng trắng để phác thảo hay các công cụ công nghệ cao, như phần mềm họp trực tuyến hoặc công nghệ giúp đặt phòng dễ dàng hơn.
Với sự gia tăng của những nhóm làm việc từ xa ( English ) trải rộng trên nhiều địa điểm, chức năng họp trực tuyến ngày càng trở nên quan trọng. Đó là lý do tại sao nhiều phòng họp của WeWork luôn thiết lập sẵn màn hình và công nghệ họp trực tuyến, chẳng hạn như phòng họp này tại Salesforce Tower ở San Francisco.
For brainstorming sessions, a whiteboard can be sufficient for your team to jot down notes and make connections. Many WeWork conference rooms, such as this one in WeWork 1 Belvedere Dr in Mill Valley, California, come with these mounted on the wall, with markers handy.
Các cuộc họp lên ý tưởng hoặc thuyết trình đều có thể diễn ra trong các phòng họp nhỏ, thân mật hoặc các phòng họp lớn. Để phục vụ một nhóm lớn hơn, một căn phòng có bảng trắng với một chiếc bàn lớn hoặc một số bàn nhỏ được sắp xếp theo kiểu lớp học như phòng họp này tại WeWork Cervantes ở Thành phố Mexico, Mexico, sẽ đáp ứng nhu cầu của bạn.
Phòng họp không cần đến bàn
Không phải tất cả các hoạt động hợp tác đều cần có một chiếc bàn. Đôi khi, một không gian yên tĩnh để có thể trò chuyện thoải mái, riêng tư chính là nơi phù hợp để làm việc nhóm. Đây là một quyền lợi bổ sung, những không gian thoải mái, chẳng hạn như phòng chờ nhân viên, có thể phản ánh văn hóa công ty ( English ) bằng cách cho thấy mức độ mà công ty trân quý nhân viên của mình.
Phòng họp này tại WeWork Nogizaka ở Tokyo, Nhật Bản, có một vài chiếc ghế thấp đối diện nhau trong một không gian ốp ván ép nhẹ. Không gian được bao quanh bởi các kệ sách cao từ sàn đến trần, tạo cảm giác như đang ở trong một thư viện hoặc phòng khách.
Một chiếc ghế sofa dài, sang trọng và một vài chiếc ghế thấp giúp phòng họp này tại WeWork Ing. Enrique Butty ở Buenos Aires, Argentina trở nên nổi bật. Một tác phẩm nghệ thuật lớn và trần nhà đầy màu sắc khiến không gian sáng hơn trong khi phần kính phủ mờ làm cho căn phòng mang cảm giác thư giãn.
Không gian họp này tại WeWork 11 Sanlitun Lu ở Bắc Kinh, Trung Quốc được trang bị một vài chiếc ghế sofa mà nhóm của bạn có thể ngồi và thảo luận, dù trang trọng hay không trang trọng đều được. Phòng họp được ngăn cách với bên ngoài không phải bởi các bức tường kính và cánh cửa ra vào mà là bởi vật liệu nhẹ, đầy màu sắc làm cho không gian trở nên ấm cúng và thân mật mà vẫn đem lại một mức độ riêng tư nhất định.
Không phải mọi phòng họp đều cần có bàn, tương tự như vậy, không phải mọi phòng họp đều phải bị vây quanh bởi những bức tường kính. Tại WeWork Iceberg ở Tokyo, Nhật Bản, phòng họp nằm trong những bức tường bê tông này mang đến chất hiện đại cho một không gian giúp gợi nhớ đến vị kiến trúc sư Nhật Bản và cũng là người đã dành được giải thưởng Pritzker là Tadao Ando, người nổi tiếng với việc sử dụng chất liệu bê tông.
Vì sự hợp tác diễn ra dưới nhiều hình thức nên các không gian làm việc cũng phải đa dạng. Có nhiều dịch vụ kết hợp sẽ cho phép nhân viên của bạn linh hoạt lựa chọn bất cứ điều gì phù hợp với họ. Điều này đã được chứng minh rằng sẽ giúp người lao động hạnh phúc hơn, gắn kết hơn. Và khi mức độ thoải mái và năng suất làm việc của nhân viên tăng lên, doanh nghiệp của bạn cũng sẽ phát triển.
WeWork cung cấp cho các công ty giải pháp không gian ở mọi kích cỡ, giúp họ giải quyết những thách thức kinh doanh khó nhằn nhất.