Trong một ngày làm việc, mọi người thường ưu tiên công việc theo nhu cầu của người khác, theo “deadline”, hoặc cũng có thể là hoàn toàn không có thứ tự nào. Tình huống đó cũng thường gặp trong cuộc sống riêng, khi người ta chẳng giành bao nhiêu thời gian cho những hoạt động thật sự quan trọng, mà lại miệt mài “bận rộn” không đâu. Giải pháp cho vấn đề này chính là sắp xếp công việc hiệu quả, có chủ đích và hướng đến các mục tiêu tương lai. Khi đó, mỗi công việc bạn thực hiện đều sẽ thúc đẩy giá trị, còn những điều ít quan trọng sẽ không thể đảo lộn danh sách việc cần làm.
Áp dụng các chiến lược sắp xếp, bạn hoàn toàn có thể thay đổi triệt để lịch làm việc trong ngày, để quãng thời gian dành cho công việc—và cho cuộc sống cá nhân thực sự ý nghĩa. Những chiến lược này sẽ giúp bạn đánh giá và sắp xếp những mối ưu tiên hàng đầu.
Bảy chiến lược sắp xếp thứ tự công việc
Muốn sắp xếp thứ tự ưu tiên thật tỉ mỉ, bạn hãy soạn lịch làm việc, đánh giá các công việc, rồi phân bổ thời gian cho các công việc đó – để đạt hiệu quả cao nhất trong thời gian ngắn. Khi sắp xếp, bạn cũng cần linh động bởi sẽ có những lúc bạn cần tạm dừng việc có mức ưu tiên thấp và tập trung vào vấn đề khẩn cấp hơn.
1. Lập danh sách tất cả các công việc
Chìa khóa sắp xếp công việc hiệu quả chính là hiểu rõ toàn bộ phạm vi những việc bạn cần làm—dù công việc có bình thường đến mấy, bạn hãy cứ ghi ra và xem xét. Một mẹo khá hay để nắm toàn cảnh là ghi cả việc công và việc tư trong ngày ra một danh sách.
Bất kể việc gì, dù chỉ là lấy quần áo từ tiệm giặt là hay họp riêng với sếp, cũng cần được đưa vào cùng một danh sách. Khi đã liệt kê hết mọi công việc, thường thì bạn có thể sắp xếp theo thứ tự ưu tiên về tầm quan trọng, mức độ khẩn cấp, thời gian cần thiết và giá trị mà mỗi việc mang lại.
2. Xác định việc quan trọng: Hiểu rõ mục tiêu thật sự của bạn
Nghe có vẻ là một biện pháp quản lý thời gian tức thì, nhưng sắp xếp thứ tự công việc lại là mấu chốt giúp bạn hoàn thành các mục tiêu dài hạn. Khi nắm rõ mục tiêu bạn thực sự theo đuổi, dù mục tiêu ấy là thăng chức, hoàn thành dự án hay đạt bước ngoặt trong sự nghiệp, bạn sẽ dễ dàng xác định những công việc liên quan mật thiết nhất. Chia nhỏ những mục tiêu lớn lao này theo mốc thời gian cũng là một ý hay. Ví dụ, bạn có thể chia nhỏ mục tiêu của cả năm thành danh sách công việc mỗi tháng, rồi mỗi tuần, mỗi ngày, v.v.
Với Alejandro Cerecedo, quản lý cao cấp phụ trách mảng khách hàng thời trang ở công ty PR Another Company và thành viên của WeWork Reforma 26 ở Thành phố Mexico, đặt ra các mục tiêu dài hạn là cách ông sắp xếp và truyền lửa cho cả tập thể mỗi khi năm mới đến. Cerecedo chia sẻ “Chúng tôi trao đổi về mục tiêu cả trong công việc lẫn cuộc sống và đặt ra mốc thời gian cho chặng đường tiến tới các mục tiêu đó””.
Cách tư duy toàn cục này nắm vai trò chủ đạo trong việc sắp xếp công việc hiệu quả. Mọi người thường nhầm tưởng rằng bận rộn đi đôi với tiến độ. Thế nhưng, cả ngày lao vào những công việc chẳng hề liên quan đến mục tiêu cuối cùng chỉ phí thời gian mà thôi. Hãy thành thật với bản thân về giá trị lâu dài của mỗi công việc và không ngừng tâm niệm mục tiêu sau chót.
3. Đánh dấu những việc khẩn cấp
Trong danh sách công việc, bạn cần ghi rõ deadline cho mỗi mục. Có như vậy, bạn mới biết việc nào cần làm xong ngay và có thể vạch trước kế hoạch cho các deadline về sau.
Đặt ra kỳ hạn ngay cả khi công việc không yêu cầu cũng rất quan trọng; bằng không, bạn sẽ tiếp tục trì hoãn những công việc quan trọng chỉ vì chúng không gấp gáp. (Chiến lược này cũng phát huy tác dụng trong việc giúp bạn tăng năng suất và giảm thời gian trì hoãn).
4. Sắp xếp thứ tự ưu tiên dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp
Trong cuốn 7 thói quen của người thành đạt phát hành năm 1989, doanh nhân, diễn giả chính Stephen Covey khuyên ta nên phân loại công việc (sau đó sắp xếp thứ tự) theo tầm quan trọng và mức độ khẩn cấp.
- Khẩn cấp và quan trọng: Đây là những công việc bạn cần hoàn thành trước tiên
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Sắp xếp trước thời gian cho những việc này và đừng để gián đoạn
- Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Giao cho người khác.
- Không khẩn cấp và không quan trọng: Loại bỏ khỏi danh sách công việc
Bạn cũng có thể áp dụng một chiến lược khác để đảm bảo việc quan trọng được ưu tiên — thậm chí hơn cả yêu cầu xuất phát những người liên quan nóng vội hay yêu cầu bột phát “khẩn cấp”. Đó là phương pháp Most Important Tasks (Công việc quan trọng nhất – MIT). Với chiến lược này, bạn sẽ tạo một danh sách riêng chỉ gồm ba công việc phải làm vào ngày hôm đó. Khi chọn ba công việc, bạn cần dựa trên tầm quan trọng rồi mới đến mức độ khẩn cấp. Cách xác định không khó, bạn hãy cân nhắc mục tiêu và tự hỏi bản thân: Công việc nào ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng nhiều nhất? Hôm nay mình nên làm gì để đạt mục tiêu đó nhanh chóng hơn?
5. Tránh những mối ưu tiên trái ngược nhau
Khi công việc còn chưa quá khó khăn, bạn vẫn có thể dễ dàng sắp xếp trước sau. Tuy nhiên theo nghiên cứu, khi khó khăn dần tăng, những người giữ vị trí cao hơn thường ưu tiên một mục tiêu, còn người ở cấp dưới lại vẫn miệt mài xoay xở với hàng tá mối ưu tiên. Tình trạng “mỗi người một kiểu” đó nằm trong số những nguyên nhân làm giảm hiệu suất, khi những công việc quan trọng nhất lại không được dốc toàn lực.
Giải pháp giúp bạn luôn tập trung vào từng công việc quan trọng ở từng thời điểm chính là xác định những yếu tố có thể gây xao lãng – những việc xảy ra đồng thời hay yêu cầu bột phát – và chủ động tránh trong ngày làm việc. Ví dụ, khi cùng lúc phải thu thập dữ liệu cho một dự án và thiết kế các trang chiếu cho bản thuyết trình, bạn nên ưu tiên một trong hai và tránh mọi công việc, email, tin nhắn hay công tác chuẩn bị liên quan đến nhiệm vụ còn lại.
6. Cân nhắc công sức cần bỏ ra
Nhìn vào danh sách công việc dài dằng dặc thì ai cũng không khỏi choáng ngợp bởi lượng việc cần làm, cảm giác đó thường dẫn đến tình trạng trì hoãn và năng suất sụt giảm. Để “xốc” lại tinh thần, bạn hãy đánh giá các công việc theo công sức cần bỏ ra.
Nếu danh sách công việc quá chồng chất, bạn hãy ưu tiên những mục cần ít thời gian và công sức nhất rồi nhanh chóng hoàn tất. Khi đã lọc bớt, bạn sẽ thấy dễ thở hơn và có cảm giác thành tựu, tăng thêm động lực cho ngày dài phía trước.
7. Liên tục xem xét và nhìn nhận đúng thực tế
Phương pháp “Get Things Done” (GTD) (Hoàn thành công việc) của nhà tư vấn về năng suất David Allen gồm năm bước, mà một trong số đó là chiêm nghiệm cẩn trọng. Theo Allen, việc thường xuyên rà soát danh sách công việc và các mối ưu tiên là chìa khóa giúp bạn “kiểm soát và tập trung.
Mẹo nhanh giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên hiệu quả
Khi nhận ra sự cần thiết của việc sắp xếp thứ tự cho phù hợp, rất có thể bạn sẽ đột nhiên cảm thấy phức tạp hơn và căng thẳng hơn so với lập một danh sách công việc đơn giản. Chúng tôi đã tóm gọn những chiến lược chính nêu trên ngay bên dưới đây nhằm giúp bạn sắp xếp có chủ đích.
- Liệt kê mọi việc: Hãy ghi cả việc công và việc tư trong cùng một danh sách.
- Đánh giá mục tiêu dài hạn: Cân nhắc các mục tiêu dài hạn to lớn hơn và việc bạn cần làm để đạt được các mục tiêu đó.
- Chia nhỏ các mục tiêu lớn: Để nắm bắt cách hoàn thành mục tiêu dài hạn, hãy chia nhỏ các mục tiêu đó thành các mốc hàng tuần, hàng tháng, hàng năm.
- Cho kỳ hạn rõ ràng: Ghi rõ hạn chót của mọi công việc và tự đề ra kỳ hạn cho bản thân dù không bắt buộc.
- Áp dụng phương thức “khẩn cấp và quan trọng”: Ưu tiên những việc khẩn cấp và quan trọng; đặt ra thời gian cụ thể cho việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, và giao cho người khác hoặc loại bỏ tất cả các việc khác.
- Lập danh sách MIT hàng ngày: Ghi ra ba công việc quan trọng cần hoàn tất vào ngày hôm đó. Ba công việc này phải liên quan đến mục tiêu to lớn trong tương lai.
- Tránh xao lãng: Chủ động tránh những công việc trái ngược nhau, đặc biệt là khi công việc trở nên khó khăn hơn.
- Cân nhắc công sức bỏ ra: Khi danh sách quá ôm đồm, hãy áp dụng quy tắc “dễ trước khó sau” và nhanh chóng hoàn tất những việc dễ.
Phân chia thời gian theo thứ tự ưu tiên và nhìn nhận đúng thực tế
Dẫu sắp xếp công việc hợp lý đến đâu, lượng công việc bạn có thể hoàn thành trong một ngày vẫn có hạn và dĩ nhiên không thể tránh khỏi những phút giây xao lãng. Quan trọng là bạn phải thực tế khi thiết lập mục tiêu và sắp xếp công việc. Bằng không, bạn sẽ lầm tưởng về những người xung quanh và lúc nào cũng cảm thấy mình đang tụt lại phía sau.
Hãy nhớ, mục đích sắp xếp công việc là dành thời gian thực hiện những công việc quan trọng – những việc sẽ tạo khác biệt về lâu dài và đưa bạn đi đúng hướng. Khi sắp xếp hợp lý, bạn sẽ chủ động hơn, tập trung hơn và có chủ đích hơn. Mục tiêu là hoàn tất những công việc cho thấy sự tiến triển thực sự và gạt sang một bên mọi “bận rộn” phù du.
Caitlin Bishop là cây bút thuộc chuyên mục Ideas by We của WeWork, hiện sống tại Thành phố New York. Trước đây, cô là phóng viên kiêm biên tập viên cho Mamamia tại Sydney, Úc và cộng tác viên của tờ Gotham Gazette.
