Maßnahmen zum Einhalten von physischem Abstand haben dramatisch verändert, wie wir uns im Alltag bewegen. Die Orte, an denen wir arbeiten, sind da keine Ausnahme. Einbahnstraßen, Aufzüge und Installationen mit reduzierter Kapazität, versetzte Startzeiten und leere Plätze sind überall an der Tagesordnung. Die Maßnahmen, die Arbeitgeber ergreifen, um das Büro zu einer sicheren Umgebung zu machen ( English ), helfen nicht nur dabei, die Ausbreitung von COVID-19 zu verhindern, sondern beruhigen auch diejenigen Mitarbeiter, die vielleicht noch eine gewisse Angst vor der Rückkehr ins Büroleben haben.
Niemand weiß, wie lange wir noch physischen Abstand einhalten müssen, aber Arbeitgeber und Mitarbeiter müssen zusammenarbeiten, um neue Richtlinien einzuführen und zu befolgen, damit Arbeitsplätze sicher bleiben. Das fängt damit an, dass wir unsere bestehenden Bürolayouts so anpassen, um den physischen Abstand bestmöglich zu fördern – von der Neuanordnung von Schreibtischen und Sitzgelegenheiten bis zur Einführung einer neuen Maximalbelegung für gemeinsam genutzte Bereiche.
Zusammen mit angemessenen Hygienepraktiken, verbesserter Belüftung und verstärkten Desinfektionsmaßnahmen können diese neuen Bürolayouts eine wichtige Rolle dabei spielen, dass Unternehmen wieder auf eine Weise arbeiten, die den persönlichen Raum und die Gesundheit der Mitarbeiter in den Vordergrund rückt.
In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf einige der Schritte, mit denen ein Bürolayout geschaffen werden kann, das den physischen Abstand an Arbeitsplatz fördert. Klären wir aber zunächst, was wir eigentlich mit „physischem Abstand“ meinen.
Warum ist die Einhaltung des physischen Abstands wichtig?
Zum Einhalten des physischen Abstands zählen mehrere Maßnahmen, die dazu beitragen sollen, die Ausbreitung von COVID-19 zu verhindern, so z. B. die Begrenzung des physischen Kontaktes zwischen Menschen. Dies wird dadurch erreicht, dass man überfüllte Räume meidet, einen Abstand von mindestens zwei Metern zwischen einzelnen Personen einhält und von Umarmungen und Händeschütteln absieht.
Diese Vorsichtsmaßnahmen sind besonders wichtig in Innenräumen, wo eine Übertragung von COVID-19 durch die Luft leichter möglich ist. Der Kerngedanke bei der Anpassung von Bürolayouts besteht darin, die Auslastung des Arbeitsplatzes zu reduzieren – entweder indem die Menschen mehr Platz erhalten oder die Anzahl der Mitarbeiter, die sich zur selben Zeit im Büro befinden, reduziert wird.
WeWork kann diesen Prozess erleichtern, indem wir Büroräume mit reduzierter Auslastung und mit flexiblen Bedingungen ( English ) anbieten. Arbeitgeber, die ihre Bürolayouts nicht ändern können, könnten in Erwägung ziehen, ein Satellitenbüro einzurichten, oder sich private Büros in der Nähe der Wohnorte ihrer Mitarbeiter zu sichern, um die Pendelzeiten zu reduzieren.
Umsetzung von Bürolayouts, die physischen Abstand fördern
Jedes Büro ist anders und bringt bei der Einführung von physischem Abstand andere Herausforderungen mit sich. Natürlich ist es bei größeren Arbeitsplätzen mit viel ungenutztem Raum einfacher, die Mitarbeiter über großflächige Schreibtischanordnungen zu verteilen. Doch selbst für die kleinsten Büros bzw. Büros mit ungewöhnlicher Aufteilung gibt es einige grundlegende Schritte, die bei der Planung eines Bürodesigns mit physischem Abstand berücksichtigt werden können.
1. Bestehende Bürokonfiguration analysieren
Ein Bürolayout mit physischem Abstand zu schaffen, bedeutet nicht, jeden zweiten Schreibtisch einfach freizulassen. Eine Analyse des bestehenden Bürolayouts ist der erste Schritt, um effektive Anpassungen vorzunehmen. Wie sieht der Fluss durch stark frequentierte Bereiche aus? Welche Flächen werden oft berührt wie z. B. Türgriffe? Was sind die Routen zwischen Schreibtischreihen, die in Sackgassen enden? Sammeln sich in Bereichen um Drucker und andere Büroeinrichtungen oft Menschen an? Wie sieht es in Gemeinschaftsbereichen wie Küchen ( English )aus?
Schreibtische müssen möglicherweise von Wänden und Fenstern weggerückt werden, um Sackgassen zu verhindern und Platz für ein Einbahn-System zu schaffen, das zu jedem Sitzplatz hin und weg führt. Steht genügend Platz zur Verfügung, lohnt es sich, lange Wege zu schaffen, die in einer Richtung als Rundwege durch das gesamte Büro verlaufen. Bei einigen Gebäuden ist dies natürlich nicht möglich, aber selbst kleine Rundwege können die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeiter sich in einem Abstand von weniger als zwei Metern von einander bewegen, deutlich verringern.
2. Stark frequentierte Bereiche identifizieren
Sofern der Lockdown nicht für eine Erneuerung des Teppichs genutzt wurde, gibt es eine einfache Strategie, um die meist genutzten Wege zu erkennen: Einfach nachsehen, wo der Teppich leicht abgenutzt ist!
Dies sind die besonders stark frequentierten Wege, die die perfekte Grundlage für das Bürolayout mit physischem Abstand bieten. Bringe deutlich sichtbare Zeichen an, um diese Bereiche als Einwegzonen zu kennzeichnen, und weise Mitarbeiter an, auf dem Weg in die entgegengesetzte Richtung einen Umweg zu machen. Auf die Beschilderung kommen wir gleich nochmal zurück.
3. Eine einfache Bürokarte erstellen
Sicher hast du Zugang zu einem Grundriss des Arbeitsbereichs. Falls nicht, skizziere ihn einfach selbst. Um eine Schreibtischanordnung mit physischem Abstand zu erstellen, muss man kein Architekt sein.
Miss die Grenzwände sowie unbewegliche Merkmale wie Säulen, Türen, Strom- und Netzsteckdosen. Wer komplexer planen muss, kann die Karte auch mit einer Bildbearbeitungssoftware erstellen, sodass die bisherigen Standorte der Tische als separate Ebenen verschoben werden können. Wenn du mit Stift und Papier arbeitest, kannst du auch ablösbare Aufkleber verwenden, um die Platzierung der Schreibtische zu kennzeichnen.
Ziel ist es, ein Bürolayout zu erstellen, das die sichere Belegung des Arbeitsplatzes maximiert. Es zahlt sich also aus, sich Zeit für eine sorgfältige Planung der Änderung zu nehmen, bevor du sie vornimmst.
4. Einen Radius von zwei Metern um jeden Arbeitsplatz ausmessen
Die aktuelle Vorgabe der Centers for Disease Control (CDC) für physischen Abstand empfiehlt, zwei Meter Abstand zwischen Personen einzuhalten, um die Tröpfchenübertragung von COVID-19 zu verhindern. Um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter an ihren Arbeitsplätzen genug Abstand haben, musst du eine Pufferzone um jeden Schreibtisch herum schaffen. Diese Pufferzone ist ein Kreis mit einem Durchmesser von zwei Metern, dessen Mittelpunkt der Schreibtischstuhl ist.
Nimm ein Maßband und miss den Abstand zwischen zwei benachbarten Sitzen. Beträgt der Abstand weniger als zwei Meter, muss einer dieser Plätze entfernt oder mit einem gut sichtbaren Schild gesperrt werden. Enthält das Büro Schreibtischreihen, die einander gegenüberstehen, ist es oft genug, jeden zweiten Stuhl in der Reihe zu entfernen, sodass freie Schreibtische auf beiden Seiten und vor jedem Mitarbeiter entstehen.
Sobald du dich entschieden hast, wie du die Schreibtische so anordnest, dass jeder Mitarbeiter mit physischem Abstand arbeiten kann, kannst du mithilfe des Grundrisses ermitteln, wie die neue maximale Belegung jedes Bereichs des Arbeitsplatzes aussehen soll. Jetzt kannst du die Plätze zuweisen. Dies Information ist nützlich, um zu entscheiden, wie viele Mitarbeiter ins Büro zurückkehren können, bzw. um gestaffelte Zeitpläne zu entwerfen, die die Anzahl der Mitarbeiter, die sich zu einem bestimmten Zeitpunkt im Gebäude befinden, zu reduzieren.
5. Transparente Trennwände installieren, wenn Mitarbeiter direkte Interaktionen nicht vermeiden können
An Schreibtischen, an denen sich die Mitarbeiter gegenüberstehen oder nebeneinander sitzen, oder in Bereichen des Büros, in denen physischer Abstand nicht möglich ist, sind transparente Trennwände Gold wert. Obwohl Trennwände die Ausbreitung von COVID-19 nicht so effektiv verhindern können wie physischer Abstand, schaffen sie dennoch eine physische Barriere zwischen den Mitarbeitern, ohne die persönliche Kommunikation zu verhindern.
Wenn dein Büro über einen Empfangstresen verfügt, sollte er mit einem ausreichend großen Schutzschirm ausgestattet werden, der als effektive Barriere zwischen Mitarbeitern und Besuchern fungiert. Dies ist besonders wichtig, da Besucher die Richtlinien zum physischen Abstand möglicherweise nicht kennen. Achte darauf, dass die Reinigung dieser Schutzschirme in das tägliche Desinfektionsprogramm aufgenommen wird.
6. Wege zu und von den Schreibtischen berücksichtigen
Die Mitarbeiter sollten auf ihrem Weg vom Gebäudeeingang zu ihren Arbeitsplätzen an möglichst wenigen Personen vorbeikommen. Versuche, neue Wege zu schaffen, die stark frequentierte Bereiche umgehen, indem ungenutzte Schreibtische entfernt und Bodenpfeile eingeführt werden, die die Mitarbeiter durch den Arbeitsplatz leiten. Jedes Einbahnstraßensystem sollte außerdem die Richtungen der Treppenhäuser des Gebäudes berücksichtigen, die möglicherweise bereits vom Gebäudemanager für die Einbahnbenutzung ausgewiesen wurden.
Bei Büros auf höheren Etagen ist der Weg vom Fahrstuhl zum Schreibtisch zu berücksichtigen. Bringe Etagenschilder im Abstand von zwei Metern an, um deutlich zu machen, wo die Mitarbeiter auf den Aufzug warten sollen. Das Gleiche gilt für Räumen mit reduzierter Kapazität, um zu verhindern, dass Mitarbeiter auf dem Weg zu und von Orten wie Toiletten oder Küche aufeinander treffen.
7. Sitzgelegenheiten aus Bereichen entfernen, in denen kein physischer Abstand eingehalten werden kann
Sitze oder Tische an Orten, an denen physischer Abstand nicht möglich ist, z. B. am Empfang, in Pausenräumen oder in Empfangsbereichen, sollten teilweise entfernt werden. Es können auch einzelne Stühle so gedreht werden, dass sie zur Wand zeigen, oder mit gut sichtbarem Klebeband versehen werden. Dies hat den zusätzlichen Vorteil, dass Mitarbeiter oder Besucher die verbleibenden Stühle nicht wieder zusammenrücken können.
Bürostühle in ihren ursprünglichen Positionen zu lassen und sie mit Schildern als nicht in Gebrauch auszuweisen, kann auch als Erinnerung an Mitarbeiter dienen, dass gerade physische Abstandsmaßnahmen gelten.
8. Mitarbeiter mit Beschilderungen und Plakaten an Änderungen in der Büroaufteilung erinnern
Schließe menschliche Fehler so weit wie möglich aus, indem du in allen Bereichen eine klare Beschilderung anbringst, die die Mitarbeiter an die Änderungen im Bürolayout erinnert. Sichtbare Anzeichen im gesamten Büro verstärken das Gefühl für physischen Abstand und geben Mitarbeitern, die sich möglicherweise über die Rückkehr zum Arbeitsplatz Gedanken machen, die Gewissheit, dass Maßnahmen ergriffen wurden, um ein sichereres Arbeitsumfeld für alle zu schaffen.
Helle, farbige Bodenmarkierungen im Abstand von zwei Metern können den Mitarbeitern helfen, den empfohlenen Sicherheitsabstand zu visualisieren. Strapazierfähige Bodenpfeile aus Vinyl lotsen Mitarbeiter und Besucher durch neu eingerichtete Einbahnsysteme. Aushänge in Gemeinschaftsbereichen, in Aufzügen und an Besprechungsräumen können zudem auf aktualisierte Maximalbelegung oder Anweisungen zur ordnungsgemäßen Nutzung hinweisen.
Erkundige dich bei deiner örtlichen Behörde oder einer zuständigen Stelle. Eventuell kann deinem Unternehmen eine Reihe von corona-relevanten Beschilderungen zur Verfügung gestellt werden, die die entsprechenden Regeln für physischen Abstand und Hygiene beschreiben.
9. Maximalbelegung für Bereiche wie Pausenräume und Konferenzräume festlegen
Gemeinsam genutzte Räume wie Konferenz- oder Pausenräume ( English ) können ohne geeignete Protokolle leicht überfüllt werden. Überlege dir, wie viele Personen jeden Raum sicher nutzen könnten, während der empfohlene Abstand von zwei Metern beibehalten wird, und verwenden dann diese Zahl, um die neue maximale Belegung des Raums zu bestimmen.
Um sicherzustellen, dass das neue Layout problemlos funktioniert, solltest du die maximale Belegung jedes Raums schon vor der Rückkehr ins Büro an die Teams kommunizieren sowie auf Schildern außerhalb der betroffenen Räume darauf hinweisen. Überlege dir, wie du die Nutzung dieser Räume reduzieren kannst, z. B. indem du den Mitarbeitern empfiehlst, am Schreibtisch Mittag zu machen.
Engere Räume wie Toiletten sind möglicherweise nicht groß genug, um physischen Abstand einzuhalten. Ziehe in diesen Fällen in Betracht, eine One-in-one-out-Regel umzusetzen, indem du ein „Belegt“-Schild an der äußersten Tür anbringst. Diese speziellen Schilder zum Drehen wurden für den Einsatz in Büros mit physischem Abstand und öffentlichen Orten wie Bars und Restaurants entwickelt und können oft mit dem Ellbogen gedreht werden. (Vergiss nicht, die Mitarbeiter daran zu erinnern, das Schild wieder auf „frei“ zu drehen, wenn sie die Toilette verlassen!)
10. Bürofläche erweitern
Wenn du einmal damit begonnen hast, das Layout deines Büros im Hinblick auf physischen Abstand anzupassen, stellst du eventuell fest, dass dir schlicht der Platz fehlt, um alle Mitarbeiter gleichzeitig sicher an den Arbeitsplatz zurückkehren zu lassen.
WeWork bietet flexible Bürolösungen ( English ) für Unternehmen, die etwas mehr Platz brauchen, um den physischen Abstand für ihre Teams zu gewährleisten, oder für diejenigen, die einfach nicht den nötigen Platz haben, um das Layout ihres bestehenden Arbeitsplatzes ( English ) neu zu gestalten.
Durch die Verlegung einiger Mitarbeiter in ein Satellitenbüro oder die Bereitstellung flexibler privater Büroräume in der Nähe ihres Wohnorts können sich Unternehmen leichter und schneller an diese neue Normalität des Arbeitens mit physischem Abstand anpassen. Diese WeWork Gebäude gibt es in deiner Nähe. Könnten diese zusätzlichen Büroflächen vielleicht die beste Alternative sein?
Andere Möglichkeiten zur Einhaltung von physischem Abstand am Arbeitsplatz
Bei der Änderung des Bürolayouts in Hinblick auf physischen Abstand solltest du auch weitere Maßnahmen in Betracht ziehen, um die Ausbreitung von COVID-19 am Arbeitsplatz zu verhindern.
Bleib flexibel, wenn es darum geht, Mitarbeitern die Arbeit im Homeoffice zu ermöglichen.
Während die meisten Arbeitnehmer gerne mindestens einen Tag in der Woche zum neu gestalteten Arbeitsplatz zurückzukehren, scheuen sich viele immer noch, gemeinsam genutzte Bereiche zu betreten und öffentliche Verkehrsmittel zu benutzen. Indem man denjenigen, die es wünschen, weiterhin die Möglichkeit zur Arbeit im Homeoffice gibt, kann man die Anzahl der gleichzeitig im Büro anwesenden Mitarbeiter reduzieren.
Mitarbeiter wöchentlich rotieren
Teile dein Team in zwei oder mehr Gruppen auf, die abwechselnd im Büro arbeiten. Während eine Gruppe im Homeoffice arbeitet, ist die andere im Büro. Das halbiert die Anzahl der Mitarbeiter im Gebäude und bietet jedem einzelnen Mitarbeiter viel Freiraum.
Startzeiten staffeln
Weise den Mitarbeitern unterschiedliche Startzeiten zu, um Staus an Aufzügen und in Gemeinschaftsbereichen am Morgen zu verhindern. Indem man den Mitarbeitern erlaubt, ihre Schichten später zu beginnen und zu beenden, können auch diejenigen, die öffentliche Verkehrsmittel nutzen, überfüllte Züge und Busse vermeiden.
Anreize zur Nutzung alternativer Verkehrsmittel anbieten
Das Pendeln ( English ) ist für viele Mitarbeiter der Aspekt der Rückkehr ins Büro, bei dem es am schwierigsten ist, physischen Abstand einzuhalten. Hilf ihnen, überfüllte Züge zu vermeiden, indem du Gutscheine für Car- oder Bikesharing-Programme anbietest und die Kapazität der Fahrradabstellplätze erhöhst.
Als Reaktion auf COVID-19 hat WeWork eine Reihe von Maßnahmen ergriffen, damit unser und dein Team sicher sein kann, in ein gesundes und sicheres Büro zurückzukehren. Dazu gehören:
- Intensivere und häufigere Reinigung ( English ), häufigere Desinfektion von Gemeinschaftsbereichen und Bereitstellung von kostenlosen Desinfektionsprodukten wie Handgel und Tüchern.
- Priorisierung von Platz für jeden Nutzer durch Änderung und Reduzierung der Auslastung der Layouts gemeinsam genutzter Bereiche wie Empfangsbereichen und Lounges und Absperrung oder Entfernung von Sitzgelegenheiten zur Schaffung von Pufferzonen.
- Einführung von strategisch positionierter Beschilderung, um auf die neuen Kapazitätsgrenzen für Konferenzräume hinzuweisen und die Mitarbeiter sicher durch die neuen Bürolayouts zu leiten.
- In Partnerschaft mit dem weltweit führenden Engineering-Consultant-Unternehmen Arup haben wir die Luftqualität in den Innenräumen verbessert sowie die Strategien für die HLK-Systeme unserer Gebäude optimiert.
Egal, ob du ein Kleinunternehmen leitest, das erstmals wieder ins Büro zurückkehrt, oder ein Multi-Office-Unternehmen, das den Arbeitsplatz zum Schutz des Teams neu strukturiert, die Grundprinzipien eines Bürolayouts mit Abstand sind gleich: Auslastung reduzieren, mehr Platz schaffen, Verbesserungen klar kommunizieren und auf die Bedenken und Ideen der Mitarbeiter eingehen.
Keiner weiß, wie lange wir am Arbeitsplatz Abstand halten müssen, aber gemeinsam können wir das neu definierte Büro zu einem Ort machen, an dem Gesundheit, Sicherheit und Ruhe Priorität haben .
Steve Hogarty ist Schriftsteller und Journalist und lebt in London. Er ist Reiseredakteur der Zeitung City AM und stellvertretender Chefredakteur des City AM Magazine, wo er sich schwerpunktmäßig mit den Themen Technologie, Reisen und Unterhaltung befasst.
