Mit der zunehmenden Beliebtheit von Telearbeit, Großraumbüros und Coworking-Bereichen ist Hot-Desking zu einem Grundpfeiler des modernen Arbeitslebens geworden. Mehr als ein Trend, ermöglicht es den Menschen zu arbeiten, wann und wo sie wollen. Dabei wird es von Selbstständigen und etablierten Unternehmen genutzt, um produktiv und verbunden zu bleiben, wo immer ihre Arbeit sie hinführt. Flexible Lösungen wie WeWork On Demand und WeWork All Access bieten einfachen Zugang zu Hot Desks.
Hot-Desking hat unzählige Vorteile, von Komfort und Flexibilität bis hin zu immateriellen Werten wie Community und Kreativität. Aber wie funktioniert es und ist es das Richtige für dein Unternehmen?
Was ist Hot-Desking?
Hot-Desking ist ein organisatorisches Arbeitsplatzsystem, bei dem die Schreibtische ad hoc von mehreren Personen zu verschiedenen Zeiten genutzt werden. Das Ziel besteht in der Regel darin, die Raumeffizienz zu maximieren und das Immobilienrisiko zu verringern, indem redundante Büroräume reduziert werden. Hot Desks können sowohl in privaten Büros als auch in Coworking Spaces eingesetzt werden. Die Flexibilität im Zusammenhang mit Hot-Desking geht oft mit einer Steigerung der Mitarbeiterinnovation einher, während der soziale Aspekt als eine Möglichkeit bezeichnet wird, die interdisziplinäre Zusammenarbeit zu fördern.
Wie funktioniert Hot-Desking?
Schreibtisch suchen, Laptop anschließen und loslegen: Hot Desks bieten Fachleuten Arbeitsbereiche nach Bedarf sowohl in privaten als auch gemeinsamen Büros. Das bedeutet, dass Hot-Desking je nach Umgebung variieren kann, aber hier sind die wichtigsten Faktoren, die zu berücksichtigen sind:
Zugang zu Steckdosen und Telefonen
Hot Desks verfügen in der Regel über eigene Steckdosen und eine WLAN-Verbindung. In Coworking Spaces wie bei WeWork gibt es spezielle Bereiche abseits des Schreibtischs, in denen Anrufe entgegengenommen werden können – zum Beispiel in Telefonkabinen oder in Gemeinschafts-Lounges. In privaten Büroumgebungen, insbesondere in Vertriebsunternehmen, wird oft ein Festnetztelefon am Schreibtisch angebracht, das verschiedene Mitarbeiter bei Bedarf nutzen können.
Konferenzräume zum Reservieren
Die meisten Hot-Desking-Arrangements in Coworking Spaces ermöglichen es, Konferenzräume über eine App oder Website zu reservieren. Gut ausgestattete Büroräume wie bei WeWork bieten außerdem Zugang zu Gemeinschafts-Lounges, Küchen, Brainstorming-Bereichen, Konferenzräumen und einem globalen Netzwerk an Fachleuten.
Druckmöglichkeiten
Ähnlich wie bei der Reservierung von Konferenzräumen verfügen Hot-Desking-Bereiche oft über einen zentralen Drucker, den die Mitarbeiter über eine App oder Website nutzen können. Diese Drucker werden vom Community-Team in gemeinsam genutzten Arbeitsbereichen und intern von Büromanagern in privaten Umgebungen verwaltet.
Aufbewahrung persönlicher Gegenstände
Ein häufig genanntes Problem im Zusammenhang mit Hot-Desking ist das Fehlen von Stauraum für Taschen, Mäntel und Arbeitsutensilien. Dies wird in jedem Arbeitsbereich anders gehandhabt: In manchen Coworking-Bereichen dürfen Benutzer ihre Sachen für eine bestimmte Zeit an einem Hot Desk liegen lassen, wenn sie an Meetings teilnehmen oder Mittagspause machen. Andere Gemeinschaftsflächen bieten Hot-Desk-Kunden Ablagen oder Schließfächer zur Nutzung an. In Privatbüros kommt es häufiger vor, dass ein Mitarbeiter den ganzen Tag denselben Schreibtisch belegt, unabhängig von Meetings und Mittagspausen.
Technologie und Internet
Hot-Desking wäre ohne Laptops, Tablets und Smartphones nicht möglich – WLAN ist daher ein absolutes Muss in allen Hot-Desking-Büros. Einige Benutzer benötigen für effektive Arbeit jedoch mehr als ihren Laptop. Aus diesem Grund sind einige Hot Desks mit einem Monitor und einer VGA-, DVI- oder HDMI-Verbindung ausgestattet, sodass Benutzer einen zweiten Bildschirm anschließen können.
Toiletten, Küchen und andere Gemeinschaftsbereiche
Wie in den meisten Büroumgebungen sind Annehmlichkeiten wie Bäder und Küchen auch bei Hot-Desking vorhanden und werden von der Büroverwaltung gereinigt, bestückt und gewartet. In All-Inclusive-Lösungen wie WeWork bieten Hot-Desk-Verträge auch Zugang zu kostenlosem Kaffee, Ruheräumen zur Meditation, Duschen, Badutensilien wie Lotion und Haarpflegeprodukten sowie Vorteile wie Gemeinschaftsessen und regelmäßige Networking-Events.
Privatbereich bei Bedarf
Die meisten Berufe erfordern ein gewisses Maß an Privatsphäre, sei es für die Teilnahme an Meetings, die strategische Planung oder die Besprechung von Finanzen. In der Regel sind diese Gespräche zu sensibel für einen Hot Desk, insbesondere wenn er sich in der Nähe von anderen Teams oder anderen Unternehmen befindet, und erfordern einen privateren Bereich.
Sowohl private Büros als auch Coworking-Bereiche bieten reservierbare Konferenzräume für private Meetings oder sensible Telefonate. Arbeitsplatzlösungen wie WeWork bieten jedoch auch schalldichte private Telefonkabinen. Außerdem bieten bewusst gestaltete Lounges private Ecken zum Telefonieren oder für Gespräche.
Die Vorteile von Hot-Desking
Die Vorteile von Hot-Desking hängen von deiner Arbeitsweise und deinen Anforderungen ab. Während Freiberufler einen Ort zu schätzen wissen, an dem sie arbeiten und potenzielle Kunden treffen können, schätzen Geschäftsinhaber die flexiblen Mietbedingungen und die Möglichkeit, Mitarbeiter an Arbeitsplätzen in verschiedenen Städten einzustellen oder dorthin zu entsenden.
Hot-Desking für Freiberufler
Wenn Sie als Consultant, Freiberufler oder Unternehmer am selben Ort arbeiten, ist Hot-Desking eine flexible, kostengünstige Lösung, um Büroräume zu finden – ohne die ohne die Bindung oder Rigidität langfristiger Büromietverträge. Es hilft beim Kampf gegen die Isolation im Homeoffice und gibt dir ein Netzwerk von Fachleuten an die Hand, die wie du ortsunabhängig oder selbstständig arbeiten.
Für Freiberufler, die mehrere Projekte an verschiedenen Standorten betreuen, ermöglicht Hot-Desking auch, immer einen Arbeitsbereich zu haben und in Kontakt zu bleiben. Dies fördert die Produktivität und bietet alle Vorteile eines Büros (ein eigener Arbeitsplatz, ein professionelles Umfeld für Kundengespräche), wo auch immer die Arbeit sie hinführt.
Hot-Desking für Unternehmen
Agilität ist der Schlüssel, wenn es darum geht, das Team zu vergrößern und das Geschäft zu skalieren – und Hot-Desking bietet die nötige Flexibilität, extern arbeitende Mitarbeiter ohne große Vorabinvestitionen einzustellen. Individuelle, monatliche Vereinbarungen ermöglichen es, schnell in wichtige Märkte zu skalieren und sich bei Bedarf auch wieder zurückzuziehen – ganz ohne die Risiken, die mit der Eröffnung eines eigenen Büros verbunden sind.
Hot-Desking ermöglicht es Unternehmen auch, ohne Standorteinschränkungen die besten Mitarbeiter zu rekrutieren. „Wir sind jetzt nicht mehr auf unseren Hauptsitz in Palo Alto beschränkt, sondern stellen in Städten überall auf der Welt die allerbesten Fachkräfte ein“, so Tammi Yee, Vice President of Global Talent bei WeWork-Mitglied TripActions. Hot-Desking ermöglicht es dir, dein Team dort zu vergrößern, wo die besten Fachkräfte sind, ohne dass du dir dort ein eigenes Büro einrichten oder Umzugskosten tragen musst.
Neben Skalierung und Wachstum sind die Kosteneinsparungen durch flexible Mietverträge und die Auslagerung von Büropersonal, Reinigungspersonal und Betriebskosten ein großer Anreiz für große Unternehmen. Laut einer aktuellen Umfrage unter mehr als 550 Führungskräften aus dem Bereich Gewerbeimmobilien berichtete ein Drittel der Unternehmen, die flexible Flächen nutzen, von Einsparungen bei den Belegungskosten von mehr als 5 Prozent.
Schließlich wird oft beobachtet, dass Mitarbeiterengagement und Produktivitätsniveaus in Coworking-Bereichen ansteigen. Hot-Desking ist eine effektive Möglichkeit, sich diesen Vorteil zu Nutze zu machen. „Für einen Außendienstmitarbeiter ist es schön, einen Arbeitsbereich mitten in der Community zu haben“, so Ashley Swygert, Vice President of Commercial Strategy beim WeWork-Mitglied Pabst Brewing Company.
Pabst hat seinen Hauptsitz in Los Angeles mit Niederlassungen in San Antonio und Dallas und beschäftigt außerdem mehr als 300 extern arbeitende Mitarbeiter im ganzen Land. „Alle WeWork Standorte sind wunderschön und sehr einladend“, so Swygert. „Es ist toll, mit so vielen verschiedenen Leuten interagieren zu können. Das hilft mir, motiviert und inspiriert zu bleiben.“
Hot-Desking geht mit verstärkter Zusammenarbeit und Innovation einher – für alle
Ob Privatbüro oder Coworking Space: Hot-Desking bringt Menschen aus verschiedenen Teams oder Unternehmen zusammen und schafft einen vielfältigen Mikrokosmos von Fachleuten. Das führt oft zu neuen Möglichkeiten, denn nicht selten werden Kunden, Investoren, Partner oder Mitarbeiter beim Hot-Desking gewonnen.
Laut einer Studie von 2018 sind Coworking Spaces besonders wertvoll für den Aufbau von Beziehungen zwischen „Unternehmern, anderen Unternehmen, Start-ups und Innovatoren“. Dies wird durch eine bewusste, datengesteuerte Arbeitsplatzgestaltung erreicht, die gemeinsam genutzte Räume und Infrastruktur sowie Technologien wie Apps oder Online-Coworking-Communitys umfasst.
Viele Studien stellen einen Zusammenhang zwischen Hot-Desking und einem Anstieg von Innovation und Unternehmertum her. Das liegt zum Teil an der Flexibilität, die Hot-Desk-Benutzern ermöglicht wird – sie können dort arbeiten, wo und wann sie wollen. Ebenfalls ausschlaggebend sind der Austausch von Wissen, soziale Interaktionen und die Dezentralisierung von Innovationsprozessen in Hot-Desking-Umgebungen. Ist man von einer Vielzahl von Fachkenntnissen umgeben, entstehen neue Ideen und Abläufe ganz natürlich. Außerdem wird das Risiko von Burnout und Projektmüdigkeit durch ein sich ständig wechselndes Arbeitsumfeld reduziert.
So findest du heraus, ob Hot-Desking das Richtige für dich ist
Hot-Desking mag zwar viele Vorteile haben, eignet sich aber nicht für alle Branchen und Arbeitsweisen. Mitarbeiter, die mit hochsensiblen Informationen arbeiten, bevorzugen möglicherweise eine privatere Lösung, und für Teams, die während des gesamten Arbeitstages eine einheitliche Struktur und kontinuierliche Zusammenarbeit brauchen, ist der ständige Wechsel des Arbeitsplatzes schnell frustrierend. Auch bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter müssen andere Überlegungen angestellt werden und das Auffinden von Kollegen und Kolleginnen vor Ort kann mitunter eine Nachforschung über Chat-Clients erfordern. Hier bieten sich eigene Schreibtische oder ein kleines Privatbüro innerhalb einer Coworking-Umgebung an. Solche Arrangements bieten dir und deinem Team einen übersichtlicheren, persönlicheren Arbeitsbereich, während ihr gleichzeitig die Vorteile des Großraums und der Coworking-Community nutzen könnt.
Egal, ob du selbstständig arbeitest oder ein Remote-Team leitest: Hot-Desking trägt zur Steigerung der Produktivität an verschiedenen Standorten bei. Es erlaubt dir, mutige Geschäftsentscheidungen zu treffen, wie die Expansion in neue Märkte oder die Einstellung der besten Mitarbeiter an anderen Standorten – ohne die langfristige Bindung und die Kosten von herkömmlichen Büroflächen. Schließlich bietet es neue Innovationsmöglichkeiten und gleichzeitig Zugang zu einer lebendigen Community von Fachleuten.
Flexiblere Lösungen
Um die wachsende Zahl von extern arbeitenden Mitarbeitern und Unternehmen mit hybriden Arbeitsplatzmodelle zu bedienen, hat WeWork den Zugang zu Hot Desks sowie zu anderen Arbeitsbereichen wie Konferenzräumen und Privatbüros einfacher und flexibler gestaltet. Die Flexibilität und Zugänglichkeit geht aber nicht auf Kosten der Sicherheit und sozialer Distanz, da WeWork weiterhin die Sicherheit unserer Community mit verbesserten Reinigungsmaßnahmen und neu gestalteten Räumen für eine effektive Arbeitsplatzdistanzierung priorisiert.
Wenn Hot Desking das Richtige für dich und dein Unternehmen ist, könnten die folgenden WeWork-Produkte eine ideale Lösung sein.
WeWork On Demand
WeWork On Demand bietet noch nie dagewesene Flexibilität und ermöglicht dir Zugang zu Hot Desks, Konferenz- und Tagungsräumen an mehr als 190 zugänglichen Standorten in 17 Großstädten – ohne Vertragsbindung. Lade einfach die App herunter, finde den nächstgelegenen WeWork-Standort für dich, reserviere und mach dich auf den Weg.
WeWork All Access
WeWork All Access bietet dir Zugang zu Hot Desks, Konferenzräumen und Privatbüros an Hunderten von WeWork-Standorten weltweit, in 150 Städten in 30 Ländern. Hier sind einfache Schritte zur Aktivierung als neues oder aktuelles Mitglied.
Dieser Beitrag wurde ursprünglich am 21. November 2019 veröffentlicht und von unserer Redaktion laufend aktualisiert.
Caitlin Bishop lebt in New York und schrieb für Ideas by We von WeWork. Zuvor war sie als Journalistin und Redakteurin bei Mamamia.com.au im australischen Sydney und als Reporterin bei der Gotham Gazette tätig.
