Quienes ocupan los edificios y los brokers están tratando de adaptarse a los cambios sin precedentes que les impone la pandemia. El espacio de trabajo ha cambiado para siempre. Las estrategias a largo plazo están desapareciendo. A medida que se conciben nuevas estructuras para el mundo laboral, las empresas no solo piensan en el costo y su portafolio, sino que también desean obtener datos sobre el uso de los espacios de trabajo para ayudar a trazar el camino más eficiente y sostenible.
En un seminario web reciente, William Sandford, director sénior de desarrollo empresarial de WeWork, habló con Armen Vartanian, vicepresidente sénior de servicios de espacios de trabajo globales de la empresa de software Okta, y Sam Hocking, cofundador y presidente de Vertis, sobre cómo las empresas remotas pueden utilizar mejor los datos para estructurar sus espacios de trabajo a medida que ingresamos en el 2022. Estas son algunas conclusiones clave de la conversación.
La experiencia del empleado es más importante que nunca
Conseguir el espacio de oficina adecuado se ha convertido en algo más que asegurarse de que se satisfagan las necesidades de metros cuadrados y ubicación, concuerdan ambos oradores. Vartanian explica que roles como el suyo deben expandirse para mantenerse al día con las demandas comerciales y de los empleados en un entorno dinámico.
“La experiencia del empleado es muy importante, ahora más que nunca con el contexto de la pandemia y el alto nivel de renuncias, junto con un marco de contratación más distribuido, y está integrada en las áreas en las que todos los líderes deberían centrarse”, opinó Vartanian.
También agregó que un 30 % de la fuerza laboral de Okta era remota antes de la pandemia, y la contratación en mercados fuera de las oficinas ahora está cerca del 60 %. El desafío, señaló, es asegurarse de que las empresas contraten a conciencia cuando se trata de ubicaciones geográficas. “Si la organización valora las interacciones cara a cara para que las personas estén alineadas con su cultura y tengan un sentido de conectividad y pertenencia con la organización, a la vez que se mantiene la flexibilidad, se debe implementar algún plan estratégico en el lugar de contratación”, agregó.
Los líderes están desarrollando estrategias. Para ello, analizan más el compromiso y el patrón de uso de los empleados, en lugar de los costos, dijo Sandford. “Cada vez más, las decisiones sobre el espacio de trabajo las toma un grupo de líderes de todas las funciones comerciales, financieras y de recursos humanos para garantizar que esos objetivos se cumplan a través de nuevos modelos de asistencia”, explicó.
Decisiones más fundamentadas = empleados más felices
Hocking, de Vertis, ha notado un marcado cambio en los modelos operativos de muchas empresas y está listo para ayudar a facilitar ese cambio con datos.
“Los datos pueden ayudarte a esquematizar dónde están tus empleados”, declaró. “Entonces, ¿puedes pensar en el tipo de recursos inmobiliarios que debemos tener en estas áreas? ¿Necesitamos tener una estrategia flexible con WeWork? ¿Cuáles son nuestros requisitos a largo plazo?”.
Pero ese es solo el primer paso, explicó. “Luego, puedes clasificar a las personas en función de lo que hacen, ya sean empleados remotos, híbridos o de tiempo completo”, continuó. “A medida que obtienes más y más datos, puedes visualizarlos y crear estadísticas, lo que a su vez ayuda a definir tu estrategia”.
La experiencia del empleado es muy importante y está integrada en las áreas en las que todos los líderes deberían centrarse
Armen Vartanian, vicepresidente sénior de espacios de trabajo globales de Okta
Okta, al igual que la mayoría de las empresas, evalúa los puntos de datos del costo de vida y el costo de los bienes raíces, pero también analiza los datos en torno a cosas como los patrones de migración de los empleados, sostuvo Vartanian. Estas son cosas como “desde dónde los ingenieros realmente codifican en diferentes regiones. Tener estos conjuntos de datos únicos nos ayuda a ser estratégicos en cuanto a cómo se ve el modelo de contratación flexible”.
Antes de la pandemia, a las empresas no les preocupaba demasiado dónde vivía cada uno, señaló Hocking. Ahora es diferente. Las empresas están considerando si tener oficinas más cerca de sus empleados animaría a esas personas a ir más seguido a la oficina. La pandemia también ha hecho que las empresas reconsideren el diseño y el uso de los espacios de oficina en general.
“Tenemos una mejor oportunidad para estructurar cómo se contrata, dónde se contrata y cómo se diseñan los espacios”, amplió Vartanian. “Tenemos que consolidar las contrataciones en los distintos mercados y organizar oportunidades para que esas personas se junten de forma ocasional o regular”, dijo. Ese entorno no solo debe ser sostenible, sino también debe generar un sentido de comunidad, colaboración y desarrollo de relaciones.
“Si bien muchos de nuestros clientes se alinean con la visión de Okta sobre la relación dinámica entre el talento y el espacio de trabajo, solo algunos tienen un camino claro para llegar allí”, explicó Sandford. “Probar cuidadosamente nuevos modos de trabajo en mercados, unidades de negocios o empresas permitirá a las empresas recopilar los datos que necesitan para crear un entorno de trabajo competitivo y colaborativo en los próximos años”, agregó.
Cómo crear espacios para todos, de la forma en que lo necesitan
Okta, que es miembro de WeWork All Access, experimentó un aumento de la circulación de personas en sus oficinas a finales del año pasado. La empresa ha estado haciendo la transición a un diseño más flexible y dinámico centrado en los “vecindarios”, un puñado de escritorios asignados a equipos específicos durante los últimos años.
“Aplicamos ponderaciones porque sabemos que la gente no va a venir todos los días”, explicó Vartanian. “Tenemos áreas de contacto para que los equipos colaboren, trabajen con pizarras digitales y utilicen Zoom, para que puedan tener sesiones grupales y les brinden a las personas que ingresan tecnología que no necesariamente se puede replicar desde el hogar”.
Con esas herramientas, hacen un seguimiento de los patrones de los empleados, a menudo con sensores, credenciales móviles, casilleros inteligentes y una aplicación de espacios de trabajo para que los empleados interactúen. “Estamos haciendo un seguimiento de la utilización de ciertos tipos de diseño de salas de reuniones. ¿Cómo usan las personas esas zonas con asientos mullidos? ¿Es eficaz diseñar espacios más como un entorno de coworking o sala de estar de aeropuerto?”, sostuvo Vartanian. “Sabemos que no se trata solo de personas que vienen durante [todo] el día, sino que también podría ser alguien que solo aparece por una o dos horas y que necesita un asiento para poder trabajar”.
Repensar el largo plazo frente al corto plazo
La dinámica cambiante tanto de la cultura en general como de la cultura del espacio de trabajo de las organizaciones individuales hace que la idea de encontrar una solución y ceñirse a ella parezca anticuada. Es hora de dejar de lado esa idea, dijo Hocking, y pensar en las soluciones de espacios de trabajo como algo en constante evolución.
“Creo que el efecto es que las personas son más ágiles y tratan esto como una situación dinámica, no una que se resuelva una vez que veamos el final de la pandemia y una forma de trabajo basada en el regreso a la oficina”, manifestó Hocking. “Los empleados exigen un cambio y los empleadores están encontrando formas de adaptarse. Hay una excelente cita de Churchill que resume bien la situación: ‘Esto no es el fin, ni siquiera el comienzo del final. Es, tal vez, el final del principio’”.
¿Estás repensando tu espacio de trabajo?
