Un espace de bureau flexible est un type d’espace de travail conçu pour fournir aux employés différents lieux et différentes façons de travailler. Contrairement aux bureaux traditionnels où les postes de travail sont fixes et attribués, les travailleurs utilisant un espace de bureau flexible peuvent choisir la zone du bureau qui convient le mieux au type de travail qu’ils doivent effectuer à un moment donné.
Les espaces de travail flexibles peuvent être facilement réorganisés pour s’adapter à l’évolution des objectifs de l’entreprise, ou être rapidement agrandis ou réduits pour s’adapter à des équipes de tailles différentes. Ces types d’espaces de bureau dynamiques sont généralement conçus pour être utilisés en parallèle avec des arrangements de travail flexibles afin de donner aux équipes la liberté de travailler où, quand et comme elles le souhaitent.
Qu’est-ce que le travail flexible?
Le terme « travail flexible » désigne tout mode de travail qui ne relève pas des horaires de bureau ou des lieux de travail traditionnels. Cela peut signifier travailler à différents endroits dans le même bureau, travailler à domicile ou à distance, ou encore travailler à temps partiel ou en horaires décalés.
Les travailleurs qui n’ont pas besoin de respecter des horaires de travail peu pratiques ou de prendre des transports en commun bondés peuvent ainsi non seulement consacrer plus de temps et d’énergie à leur travail, mais sont généralement plus satisfaits, et même plus productifs que leurs collègues travaillant au bureau. Le travail flexible donne aux employés la possibilité de travailler comme ils le souhaitent et où ils le souhaitent, favorisant ainsi une bonne conciliation travail-vie personnelle. En choisissant leurs propres horaires, les employés peuvent concilier des obligations telles que se rendre à leurs rendez-vous chez le médecin et déposer leurs enfants à l’école, tout en évitant les heures de pointe et les trains bondés.
Le travail flexible donne non seulement aux employés la possibilité de travailler d’une manière qui répond à leurs besoins spécifiques, mais il permet également aux entreprises de réduire leurs coûts et d’exploiter au mieux leurs configurations de bureau en optimisant l’espace disponible. Avec moins de personnes au bureau à un moment donné, il devient plus facile de créer des espaces communs où les équipes peuvent se réunir spontanément et collaborer, ou permettant aux travailleurs de se retirer dans des zones calmes avec un ordinateur portable pour se concentrer sur une tâche particulière.
Aspects importants d’un espace de travail flexible
Les espaces de travail flexibles, ou « espaces de bureau flexibles », s’adaptent aux besoins uniques et changeants d’une entreprise à un moment donné, de sorte que chaque bureau aura un aspect légèrement différent. Cependant, il existe un certain nombre d’éléments de base que vous trouverez dans la plupart des espaces flexibles, chacun favorisant la polyvalence et la collaboration.
- Plans ouverts. Les premiers bureaux ouverts sont apparus il y a plus d’un siècle dans la ville de New York, mais le style familier des configurations ouvertes que nous voyons aujourd’hui a gagné en popularité dans les années 1960, car les designers d’intérieur cherchaient des moyens efficaces de recevoir des équipes plus grandes en éliminant les murs physiques entre les travailleurs. Aujourd’hui, le concept de bureau ouvert est largement répandu et constitue un aspect fondamental de l’espace de travail flexible, permettant une collaboration fluide entre différents services.
- Zones calmes. L’augmentation du bruit ambiant est l’une des conséquences attestées de la configuration des bureaux en espace ouvert. Les espaces de travail flexibles atténuent cela en désignant des zones calmes pour fournir aux travailleurs un endroit où ils peuvent se concentrer sur des tâches sans être interrompus. Il en existe de nombreuses formes et tailles, des espaces ouverts dans un coin tranquille de l’immeuble jusqu’aux cabines téléphoniques privées et insonorisées.
- Postes de travail adaptables. L’espace de bureau flexible comprend souvent des styles de postes de travail non traditionnels. Les postes de travail debout dans les espaces communs favorisent l’idée de déplacement pour utiliser l’espace de différentes manières. Dans les coins plus décontractés du bureau, comme les bars à café et les espaces de réception, des chaises confortables et un éclairage naturel créent des espaces flexibles et accueillants qui inciteront à y passer du temps.
- Services partagés. Lorsqu’elles sont ancrées à un seul endroit dans le bureau, les personnes ont naturellement tendance à stocker les choses dont elles ont besoin pour accomplir leur travail sur leur poste de travail et autour de celui-ci. Un espace flexible centralise ces ressources et les met à la disposition de tous ceux qui en ont besoin. Ces commodités partagées peuvent être des fournitures de bureau, des imprimantes, des collations ou des espaces entiers, comme des salles de conférence ou des espaces communs informels.
Avantages d’un espace de travail flexible
Un espace de travail flexible élimine bon nombre des obstacles à la productivité que pose un espace de bureau traditionnel. Pensez à un calendrier de projet typique, qui peut commencer par une série de réunions courtes et informelles en face à face entre quelques personnes avant qu’une discussion plus élargie et plus structurée n’ait lieu. Par la suite, les membres des équipes devront peut-être se diviser en petits groupes ou travailler seuls sur leurs tâches.
Dans un espace de travail traditionnel, ces étapes se déroulent toutes au même emplacement fixe, même si les besoins du projet en matière d’espace évoluent au fil du temps. Cependant, avec un espace de bureau flexible, les gens peuvent choisir un poste de travail qui convient le mieux au travail qu’ils accomplissent à ce moment-là. Cela peut signifier travailler à partir d’un ordinateur portable dans un endroit calme où ils peuvent se concentrer, utiliser un espace partagé décontracté pour discuter avec d’autres chefs d’équipe autour d’un café, ou travailler à distance pendant un jour ou deux. Un espace de travail flexible bien conçu donne aux employés la marge de manœuvre dont ils ont besoin pour donner le meilleur d’eux-mêmes.
Pour les chefs d’entreprise, les espaces de travail flexibles offrent des avantages qui vont au-delà de la productivité. Les aménagements de bureaux les plus adaptables permettent aux entreprises qui évoluent rapidement de s’agrandir pendant les périodes de croissance, ou de réduire leur taille lorsque moins de travailleurs se rendent au bureau. Les espaces dynamiques qui peuvent facilement être reconfigurés pour concevoir des aménagements de bureaux encourageant la distanciation physique constituent un défi clé pour assurer la sécurité des travailleurs qui retourneront au bureau. Les bureaux flexibles peuvent également être exploités plus près du taux d’occupation maximal, ce qui permet de réduire le coût de votre location.
L’importance de l’aménagement des bureaux
La pandémie de COVID-19 a mis de nouveau l’accent sur le design et la disposition de nos espaces publics. La façon dont nous nous déplaçons dans nos villes a changé, et, à mesure que les restrictions s’assouplissent et que nous retournons progressivement dans les bars, les restaurants, les salles de sport et les bureaux, la façon dont nous utilisons les espaces intérieurs changera également.
La plupart des lieux de travail se sont adaptés aux directives de distanciation physique en reconfigurant la disposition des postes de travail, en améliorant les routines de nettoyage et en introduisant de nouveaux systèmes de circulation d’air à sens unique. Les espaces de bureaux flexibles aident les entreprises à relever ce défi particulier avec un minimum de perturbations, permettant ainsi aux équipes de se déployer facilement dans un espace plus grand ou de travailler à distance.
Au-delà de la pandémie, une configuration judicieuse de bureau optimise la sécurité, le confort et la fonctionnalité. Un espace de bureau flexible améliore la productivité en permettant aux équipes d’accéder aux espaces partagés et aux ressources dont elles ont besoin pour accomplir leurs tâches. Lorsque les employés disposent d’une configuration de bureau qui stimule la créativité et répond à leurs besoins changeants, que ce soit au cours d’un projet ou au cours d’une journée, il leur est plus facile d’atteindre leurs objectifs.
Voici comment mettre en œuvre un espace flexible dans votre bureau
La création d’un espace de bureau flexible ne se résume pas à l’installation de deux poufs à côté de la machine à café. Vous devez également favoriser un environnement de travail agile, qui favorise l’idée d’utiliser différents endroits du bureau, le cas échéant. Changer l’aménagement du bureau est la partie facile; changer la culture du bureau est le défi.
Essayez de déformaliser les espaces qui sont généralement réservés à un seul usage. La salle de conférence hyper formelle que vous n’utilisez que pour le compte rendu mensuel peut être un espace idéal pour certaines activités, ou tout simplement un endroit où les employés peuvent consulter tranquillement leurs courriels. Des cabines pour se rencontrer et des meubles confortables peuvent créer des zones de calme dans des bureaux ouverts sans qu’il soit nécessaire de construire des murs de séparation peu pratiques.
La technologie joue un rôle important dans la conception de bureaux flexibles. Assurez-vous qu’il existe des prises facilement accessibles pour recharger des appareils à proximité de la plupart des sièges et un solide réseau maillé pour les données sans fil dans tous les coins du bureau. Normalisez la configuration audiovisuelle des présentations dans les différentes pièces afin de faciliter au maximum l’organisation d’une réunion dans n’importe quelle partie du bureau.
Nous avons des habitudes bien ancrées. Il faut parfois du temps à une entreprise pour s’adapter à une nouvelle méthode de travail. Cela dit, en créant des espaces polyvalents et en étant à l’écoute des façons dont vos équipes les utilisent, vous pouvez commencer à tirer parti des avantages de la conception de bureau flexible.
WeWork propose des lieux de travail dynamiques, flexibles et conçus avec goût, qui reflètent l’évolution des besoins des travailleurs. Découvrez comment WeWork a réimaginé l’avenir du travail flexible et explorez comment vous pourriez transformer la culture du travail de votre entreprise.
Steve Hogarty est un auteur et journaliste basé à Londres. Il s’occupe de la chronique de voyage de City AM et participe à la gestion de City AM Magazine, où il s’intéresse surtout à la technologie, au tourisme et au divertissement.
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