Les bureaux sont conçus pour satisfaire les besoins d’un grand groupe de parties prenantes : employés, gestionnaires, cadres supérieurs, clients et partenaires externes. Mais, en tentant de satisfaire tout le monde, il devient difficile de plaire à qui que ce soit.
Cela ne représentait pas un problème jusqu’au moment où nous nous sommes demandé si nous avions vraiment besoin d’emplacements de travail physiques. Lorsque la pandémie a forcé des millions de gens à travailler à domicile, une nouvelle réalité s’est imposée : nous étions en mesure de fonctionner sans les emplacements de travail physiques et pas un seul groupe ne retirait suffisamment de bénéfices des bureaux physiques pour dire autre chose que « bof ».
Plusieurs entreprises se sont rendu compte que leur personnel était tout aussi productif en télétravail. Derrière ce chiffre se cachait une horrible réalité : ce brouillage entre la vie personnelle et le travail, en plus de la peur de perdre son emploi, a mené à une surproductivité des employés. Selon le rapport de KPMG de 2020 , 83 % des employés ont affirmé que les exigences liées à leurs fonctions professionnelles se sont accrues au cours de la pandémie.
La productivité du travail pendant la pandémie n’est qu’un mirage. Travailler un plus grand nombre d’heures a un prix : l’épuisement professionnel ( English ) et une faible conservation du personnel. Cela ne constitue pas un avantage compétitif durable pour les entreprises; dans cette ère d’effectifs hautement mobiles, cela peut s’avérer catastrophique.
Miser d’abord sur les employés
Si une entreprise est en mesure d’accroître la productivité de son personnel selon les critères des employés, cela représente un avantage concurrentiel précieux et durable.
L’avenir du travail dépend donc de la capacité des dirigeants d’entreprises à se concentrer de manière obsessive à accorder davantage d’importance aux employés ( English ). Cela nécessite un changement quant au raisonnement, mais un changement qui est familier. Beaucoup d’entreprises réussissent en mettant la priorité sur l’importance d’un seul élément. Il s’agit d’entreprises marchand-consommateur—comme votre détaillant ou restaurant favori. Les consommateurs sont leur partie prenante la plus importante et ils bâtissent (et rebâtissent) des stratégies répondant aux besoins particuliers des clients.
Imaginez à quoi ressemblerait un milieu de travail où les employés sont traités comme des clients et où les directeurs généraux élaborent leurs stratégies en milieu de travail ( English ) pour satisfaire aux besoins de leurs employés, et ce, de manière continue pour satisfaire à long terme aux préférences en évolution des employés.
Les fournisseurs d’espaces flexibles aident déjà les directeurs généraux en ce sens. Il s’agit d’entreprises immobilières qui louent une variété d’espaces de travail pour des périodes de location à plus court terme. Plusieurs offrent des choix personnalisables aux locataires, leur procurant une plus grande flexibilité et la possibilité d’élargir ou de réduire l’espace au fil du temps. Des économies peuvent être réalisées : dans tous les secteurs, les entreprises dépensent le double en dépenses en capital de ce que les fournisseurs de services flexibles dépensent pour créer des bureaux.
« Un milieu de travail flexible est un outil incroyablement puissant pour les employeurs qui cherchent à répondre agilement aux besoins de leurs employés à un niveau beaucoup plus personnel », affirme Mme Hohmann, directrice de projet chez WeWork. « Les réalités d’une conception traditionnelle n’offrent pas la possibilité de se plier rapidement et facilement à de nouvelles stratégies, ou de le faire à moindre risque. »
Les gens aiment vraiment être libres de choisir leur environnement de travail. En fait, 75 % des employés seraient prêts à renoncer à au moins un avantage ou privilège—y compris la couverture de l’assurance maladie, les primes en espèces et les congés rémunérés—pour avoir la liberté de choisir leur environnement de travail. En imposant votre stratégie d’utilisation des bureaux à vos employés, il est plus difficile de déterminer s’ils aiment l’espace que vous leur procurez ou s’ils ne font que suivre les règles. Cela rompt votre meilleure et plus rapide boucle de rétroactions quant à l’amélioration.
Plus vous vous familiariserez avec les désirs de votre personnel, plus vous aurez réponse à ses besoins et, ce qui est presque plus important, plus vous saurez où effectuer les coupes. Une meilleure compréhension des besoins se traduira par une réduction des coûts et un effet plus important. Offrez donc des choix au personnel. Ces choix peuvent inclure : le travail collaboratif, différents types d’espaces ou la flexibilité de travailler à l’endroit désiré au moment voulu. Un fournisseur d’espaces flexibles comme WeWork offre aux entreprises cette possibilité au quotidien.
Traiter les employés comme des clients
Pour s’adapter à l’approche où l’on considère l’employé comme un client, les dirigeants doivent s’efforcer de se concentrer sur un petit nombre de critères. Ces critères doivent être régulièrement : chaque jour et chaque semaine sans faute et non chaque trimestre. Selon une stratégie standard en milieu de travail, les dirigeants mesurent souvent plusieurs critères plus en profondeur, mais uniquement durant un délai déterminé dans le cadre d’un projet de stratégie en milieu de travail. L’inconvénient de cette approche de mesure standard est que les résultats ne sont pris en considération que dans un seul contexte : pendant la période de l’étude uniquement. Cela signifie que les entreprises ne peuvent pas effectuer une étude selon le modèle des « différences de différences », consistant essentiellement à tirer avantage des variations entre les emplacements et les groupes afin de comprendre comment les changements en contexte affectent les résultats.
Comparons cela aux fournisseurs d’espaces flexibles, qui évaluent souvent moins de critères, comme le taux de rétention de la clientèle, l’indice de recommandation client et les commodités, mais qui le font régulièrement. Ils peuvent donc retrouver un flux régulier de rétroaction du marché les aidant à créer leur stratégie immobilière.
WeWork a mené le sondage « retour au bureau » auprès de ses employés, comme la plupart des grandes entreprises l’ont fait, mais avec une différence : elle a mené un sondage toutes les deux semaines comprenant les trois mêmes questions. La question la plus importante était : « Combien de jours pensez-vous utiliser un espace de bureau à long terme? » Cela a permis à WeWork d’évaluer l’évolution de la réponse au fil du temps, entre les pays, selon les fluctuations des taux de la COVID-19, et de vérifier à quel point cette réponse variait lorsqu’une personne était retournée au bureau la semaine précédente. Cette évaluation constante a permis de déterminer de façon considérablement plus importante la proportion d’employés désirant retourner physiquement au bureau par rapport à ce que la plupart des occupants d’entreprise ont été en mesure de déterminer à ce jour. Une évaluation constante permet d’agir selon la réalité présente.
Menez des expériences pour en arriver aux bonnes décisions
Transformez-vous en scientifique du milieu de travail : réalisez des expériences! La plupart des entreprises ont effectué un ou deux essais pilotes, mais ils sont en général limités et ne comprennent aucun groupe témoin. Pour gérer des bureaux à la demande, l’expérimentation doit être au cœur de ce que nous faisons. Les occupants d’entreprise ont historiquement proposé un nouveau standard mondial en milieu de travail tous les dix ans.
Comparez cela à l’évolution rapide des produits offerts par les fournisseurs flexibles. Les produits WeWork sont développés en réponse aux demandes du marché puis personnalisés selon les connaissances des occupants d’entreprise. « Cette boucle de rétroaction permet de créer un partenariat qui nous mène à évaluer nos produits sur une base continue afin d’offrir aux entreprises les solutions dont elles ont besoin pour répondre à l’évolution des besoins de leur personnel », affirme Hohmann.
Les entreprises indiquent en général qu’elles ne font pas d’expériences en raison des coûts associés. C’est trop coûteux selon eux. Voici un truisme pour les jeunes entreprises technologiques : si vous croyez qu’il est coûteux d’effectuer des expériences, vous devriez voir ce qu’il en coûte de ne faire aucune expérience. Non seulement les fournisseurs d’espace flexibles ont démontré qu’il est possible d’expérimenter quant aux espaces de travail, mais les espaces flexibles eux-mêmes permettent de le faire facilement grâce à une multitude de variables immobilières (marché, emplacement, taille, configuration et bien plus).
Le bureau est l’endroit idéal pour révéler les liens entre la structure d’une équipe, le style de communication, l’environnement et la créativité. Un prérequis fondamental à la compréhension de ce lien est d’inciter les gens à se rendre au bureau, d’y travailler, de collaborer, puis de se rencontrer de manière non structurée.
Durant la pandémie de la COVID-19, nous avons réalisé que les gens sont beaucoup plus résilients face au changement dans leur milieu de travail que nous l’avions imaginé. Si vous donnez la chance aux employés d’exprimer leurs besoins, il est alors possible d’expérimenter et de découvrir les choses qui comptent vraiment pour eux. Un client m’a dit une fois que le milieu de travail est « trop important pour y faire des expériences ». Nous devons cependant étudier le milieu de travail et y faire des expériences justement parce qu’il s’agit d’un milieu important.
Marshall O’Moore est le chef du Conseil sur l’agilité. Il compte plus de neuf ans d’expérience dans le secteur immobilier, il détient un B.A. en économie et statistiques de l’Université du Michigan et il est l’une des personnes les plus jeunes à avoir pris la parole lors du Forum économique mondial. En plus de son travail avec les clients, M. O’Moore gère un certain nombre d’initiatives d’analyses visant à développer des solutions novatrices par rapport à plusieurs défis auxquels doivent faire face les occupants clés, notamment les prédictions du marché, les analyses de la force de travail, l’expertise en matière d’options immobilières, l’optimisation de portefeuille et bien plus.
Anjie Zheng est éditrice en chef chez WeWork
