צוות תפעול מאחד כוחות כדי להגיב לנגיף הקורונה

בתחילת חודש מרץ, ז'קלין סלאטקי קיבלה שיחה מהמנהל שלה, ששאל אם היא תוכל לעזור עם מה שנראה כמו מקרה קורונה בחלל WeWork בניו יורק. 

'לא ידעתי אז שכישורי ניהול הפרויקטים שלי יעמדו למבחן אמיתי כי הארגון עמד בפני אירוע גלובלי לא צפוי,' אמרה סלאטקי.

קשה היה לתפוס את קנה המידה של האירועים שעמדו להגיע: ארגון הבריאות העולמי הכריז על התפרצות המגפה בתחילת מרץ, והמדינות ברחבי ארצות הברית רק התחילו להכריז על מצבי חירום.

סלאטקי כבר עזרה לחברה 'לעבוד בצורה חכמה יותר, לא קשה יותר', כמנהלת מצוינות בתפעול ב-WeWork ארצות הברית וקנדה מאז אוקטובר 2018 – אבל זה היה משהו שונה לחלוטין.

'לא היה תקדים לאופן ההתמודדות עם הקורנה. יכולנו לחפש תשובות ב-Google כל היום, ועדיין לא היינו מוצאים פתרונות לצרכים שלנו," היא אמרה.

אבל היום הדברים נראים אחרת. עכשיו, חברי WeWork יכולים להיכנס למשרדים שלנו בכל העולם ולמצוא חלל עבודה בטוח ופרודוקטיבי ( English ) שמצויד בעמדות חיטוי, עומד בפרוטוקולים של ריחוק חברתי ומספק שפע של מסכות וכפפות. אפשר לזקוף חלק גדול מההשינוי הזה, שמתחדש ללא הרף בתגובה לגילויים אחרונים לגבי המגפה, לצוותים החלוצים שאחראים על השארת הבניינים שלנו פתוחים. המשימה של צוות תפעול הבניין היא לשפר ולהביא אותו לרמת מצוינות עולמית, כדי שצוותי הקהילה ( English ) והתפעול של WeWork יוכלו לספק חוויה מדהימה לחברי WeWork.

אלסיה קראפט, מנהלת התפעול בארצות הברית וקנדה, הובילה את תוכנית השינוי שאפשרה את החזרה למשרד. (קראפט מובילה תוכניות אזוריות, וסלאטקי מובילה צוותים ספציפיים במסגרת התוכנית). 'זוהי השגרה החדשה שלנו, ואנחנו צריכים למצוא דרך לחיות איתה ולהרגיש בטוחים,' אמרה קראפט, שהתחילה לעבוד ב-WeWork ביולי 2019. 

'אנחנו מחויבים להתאים את עצמנו לציפיות של חברי WeWork בכל הקשור לריחוק מקצועי, בריאות ורווחה, תוך שימור היתרונות שיש לקהילה ולקשר בין החברים,' היא אומרת.

ההתחלה

השינוי לא קרה בן לילה. בחברה עם יותר מ-800 מיקומים בכל העולם, מתוכם 40 ערים בצפון אמריקה, ארגון תגובה מגובשת היה משימה עצומה – בעיקר בהתחשב בעובדה שכמעט בן לילה היינו צריכים לבצע חלק גדול מהעבודה מרחוק.

יצירת פתרונות ללא תקדים חייבה את קראפט וסלאטקי להתחיל עם כמה שאלות בסיסיות: איך מדווחים על מקרה קורונה? מי צריך לדעת מה, ואיפה? איך מחטאים חלל? מי אחראי על קבלת ההחלטות האלה? 

קיימנו ישיבות קצרות יומיות עם צוות התפעול, ופתחנו ערוץ Slack פנימי כדי להעביר עדכונים בזמן אמת.

'כמעט כולם היו צריכים לבצע בו-זמנית גם משימות שלא היו קשורות לתפקיד שלהם, למען החברה וחברי WeWork,' אמרה סלאטקי. 'לפני הקורונה הייתי עסוקה בסוגים של תחליפי החלב שצריך להגיש במטבח. עכשיו אני בקו החזית, דואגת שהחללים שלנו יהיו בטוחים לחברי WeWork ( English )’.

זו אחריות שקראפט וסלאטקי לוקחות ברצינות. לאחר מציאת הפתרונות לשאלות הבסיסיות, היה צריך לאבזר את חללי העבודה בכלים המתאימים. קראפט עזרה לארגן את משלוח המוצרים הגדול ביותר שאי פעם הגיע לבנייני WeWork הקיימים: 19,000 מתקנים לחיטוי ידיים, 13,000 מתקני מגבונים, שילוט שמסביר את המערכות החדשות, כריות עם תזכורות אדיבות בנוגע לריחוק חברתי, 5,000 ארגזים של כפפות ואלפי מסכות פנים. 

קראפט הקימה לוח ב-Monday.com, פלטפורמה לניהול פרויקטים, בו ניתן לעקוב אחרי הכול. הצוות היה צריך לעקוב בצורה מדויקת אחר כמות ההזמנות לכל בניין, תאריכי המשלוחים, מספרי המעקב ותעודות הביטוח, כדי שהספקים יוכלו לפרוק במהירות את המוצרים. הם גם היו צריכים לעקוב אחרי בעיות במשלוחים ולדאוג לתיעוד וביצוע יעיל של כל התהליך. 

'זו הסיבה שאני אוהבת את העבודה שלי: היכולת להנהיג ולכוון באופן מושכל חברות וארגונים ברגע הנכון. היכולת ליצור סדרי עדיפויות, מבנים ותהליכים במקומות שחסר בהם ארגון,' אמרה סלאטקי. 

בו-זמנית, קראפט וסלאטקי גם הובילו מאמץ כלל-ארגוני לפיתוח פרוטוקולים לעולם עבודה חדש. הפרוטוקולים האלה – שמיושמים כיום בכל המיקומים של WeWork – כוללים ריווח חללים ( English ) (למשל, צמצום וריווח הריהוט באזורים המשותפים), אספקה שוטפת של חומרים לחיטוי ידיים ומגבונים, והגברת תדירות הניקוי והחיטוי ( English ) (במיוחד באזורים שיש בהם תנועה רבה של אנשים). צוותי הקהילות גם צוידו במסכות ובכפפות והם עוברים מדידות חום שגרתיות.

חוזרים לעבודה

אחרי שהכל היה מוכן, קראפט וסלאטקי שמחו להחזיר את חברי WeWork לחללי העבודה – והתרגשו לחזור בעצמן.

'אני מרגישה מצוין עם החזרה למשרד,' אמרה קראפט בוובינר על התאמת מקומות עבודה שנערך בסוף יולי. היא השתתפה בו מבניין WeWork 1448 NW Market St שבסיאטל. הבניין נמצא במרחק 10 דקות הליכה מהבית שלה. 'הייתי תקועה בבית עם התאומות שלי בנות ה-14, ואני שמחה להיות היום מחוץ לבית,' היא אומרת.

אמנם ישנם צדדים שקראפט אוהבת בעבודה מהבית – כמו לקפל כביסה תוך כדי שיחת ועידה – אך אין כמו להיות יחד באותו חלל פיזי, היא אומרת.

'שיתוף הפעולה באמת נפגע. אין כמו להיות ליד ועם אנשים ולקיים שיחות ספונטניות וסיעור מוחות ביחד,' היא אמרה. מחקרים תומכים בזה. לפי סקר שבוצע על ידי WeWork ו-Brightspot, עובדים שעבדו מהבית הראו ירידה של 11% ביכולת להיפגש ולבצע סיעור מוחות. עבור עובדים שהתפקידים שלהם תלויים בשיתוף פעולה, הירידה נאמדת ב-13%-‏15%.

דרך עבודה חדשה, בעולם חדש

אבל למרות השינויים, WeWork שמרה על הדברים שהביאו לכאן את חברי WeWork מלכתחילה: עיצוב מוקפד ( English ), תחושת קהילתיות חזקה ורוח יזמות שמתייחסת למגפה כאתגר שההתמודדות איתו אפשרית רק באמצעות עבודה משותפת. 

זוהי הסיבה שקראפט וסלאטקי קמות כל בוקר לעבודה.

'אני אוהבת את החוויה שאנחנו נותנים לחברי WeWork!' אומרת קראפט. 'אנחנו רוצים לוודא שאנחנו מספקים שירות ברמה יוצאת מן הכלל לכל מי שנכנס לבניינים שלנו בכל יום. אפשר לראות את כל הערכים שלנו בעבודה שאנחנו עושים ביומיום; אנחנו שואפים תמיד לעשות את הדבר הנכון ולהשתפר ללא הפסקה.’

קראפט וסלאטקי יכולות להאט עכשיו את הקצב. הכול נמסר והותקן בבניינים, אבל קראפט עדיין מקיימת ישיבות דו-שבועיות עם הספקים וצוות התפעול כדי להבטיח שהכול מתפקד כמו שצריך. היא גם מתאימה את סדר היום כדי להשיב לשאלות של חברי WeWork ועוזרת להם לרווח את המשרדים ( English ) – כשהם חוזרים לעבודה.

כשמגיע מידע חדש על נגיף הקורונה, WeWork ממשיכה לשדרג ולהתאים את המערכות שלה כדי להתמודד איתו. 'בנייה או שיפור של מערכות ותהליכים הם דבר אחד. שמירה על הנורמות החדשות היא דבר אחר לגמרי,' אומרת סלאטקי. 'אחרי שמתמודדים עם הבעיה ומוצאים את הפתרונות, חשוב מאוד גם לשמר את ההצלחה.'

תמיד הקפדנו על אוויר נקי במשרדים של WeWork , אבל עכשיו החברה עובדת עם חברת התכנון וההנדסה הגלובלית Arup כדי להגביר את הבריאות והבטיחות של מערכות האוורור. לאור המהירות שבה מרכזי הבקרה על מחלות והרשויות המקומיות שינו את הדרישות שלהם מעסקים בתחילת המגפה, סלאטקי הקימה לוח Monday.com כדי לעקוב אחרי כל הדרישות החדשות ברמה הלאומית או המקומית. עכשיו כשהמערכות מתפקדות, WeWork גם יכולה ליישם במהירות וביעילות את כל הדרישות החדשות ברמה הלאומית או המקומית, בכל הנוגע לכיסוי הפנים או לפרוטוקולי בטיחות אחרים.

'סביבת העבודה של מחר כבר כאן – ולכן לדעתי הקבוע היחיד הוא השינוי. אנחנו נצטרך לבצע בדיקות התאמה כל הזמן, עכשיו כשאנחנו צועדים לעבר המחר,' אמרה קראפט. 'זו לא הפעם הראשונה ש-WeWork מסתגלת לשינויים – גמישות היא אחד המאפיינים החשובים ביותר של WeWork, ואנחנו נמשיך ללמוד, לצמוח ולהשתנות ביחד.'

א.מ. היגינס הוא כותב ויוצר תוכן מוושינגטון.