Come costituire un patrimonio immobiliare affidabile per il futuro

La pandemia ha impresso un’accelerazione al cambiamento strutturale che si sta verificando nel settore immobiliare aziendale. Si tratta di un cambiamento simile a quello che altri settori, come il cloud computing, hanno già conosciuto nell’ultimo decennio. Gli imprenditori si stanno chiedendo come poter ottenere maggiore flessibilità, discrezionalità e risparmio sui costi relativamente ai prodotti (o agli immobili) di loro produzione senza penalizzare l’esperienza e la qualità. 

Il passaggio al cloud computing presenta evidenti parallelismi con quanto sta accadendo a livello di patrimoni immobiliari aziendali. Il cloud computing ha avuto un avvio vero e proprio dopo la crisi finanziaria globale del 2008, quando le aziende erano alla ricerca di metodi meno ingombranti e meno costosi per memorizzare i dati. Il valore delle proposte del cloud è simile a quello dell’immobiliare flessibile. Secondo il fornitore di cloud computing Amazon Web Services, chi ricorre a questo tipo di soluzioni è in grado di: 

• Sostituire agli investimenti costi variabili
• Beneficiare di importanti economie di scala
• Non dover più fare previsioni per quanto riguarda la capacità
• Aumentare la velocità e l’agilità
• Non dover più sostenere i costi relativi alla gestione e alla manutenzione dei centri di elaborazione dati
• Acquisire una dimensione globale nel giro di pochi minuti

Nel 2008, l’immobiliare flessibile non era largamente disponibile come lo è oggi. Per questo, il settore immobiliare aziendale sta andando incontro a cambiamenti analoghi a quelli che i fornitori di tecnologia hanno conosciuto dopo la crisi finanziaria globale. Le aziende stanno concentrando sempre di più la loro attenzione sull’immobiliare flessibile. Secondo CBRE: 

• Il 76% degli imprenditori, dei dirigenti e dei dipendenti ha affermato che una volta terminata la crisi pandemica preferirebbe lavorare in una sede satellite o di coworking più vicina a casa
• Il 71% dei responsabili di immobili adibiti ad uso commerciale ha detto che identificare e gestire i risparmi sui costi è stata una priorità per le loro organizzazioni (con un aumento del 10% rispetto ai periodi pre-COVID-19)
• Il 58% dei responsabili di immobili ha risposto che identificare e gestire in anticipo come produrre valore per l’impresa è stata una priorità (con un aumento del 3% rispetto ai periodi pre-COVID-19)
• Il 65,3% dei responsabili degli immobili adibiti ad uso commerciale ha risposto di prevedere un calo del patrimonio immobiliare aziendale in termini di metri quadri nei prossimi tre-cinque anni (il 42% in più rispetto ai periodi pre-Covid-19)

In questo documento cercheremo di capire che cosa abbia provocato questo cambiamento strutturale e quali sono le strategie che i responsabili degli immobili adibiti ad uso commerciale possono utilizzare per ricostituire più efficacemente i patrimoni immobiliari aziendali.

Le criticità per le aziende si sono acuite a causa della pandemia

Datori di lavoro e dipendenti hanno dovuto fare i conti con criticità specifiche, che sono state acuite dalla pandemia del 2020. Vediamo quali sono:

Le criticità per i datori di lavoro: 

• Prevedere ricavi e costi fissi e variabili durante i periodi di elevata volatilità
• Affrontare difficoltà di carattere operativo nella strutturazione di marchi, prodotti e servizi
• La riduzione dei costi e l’efficienza operativa sono diventate priorità ancora più importanti nel 2020. Adeguarsi ad esse implica l’uso di ingenti risorse e può richiedere tempi lunghi con risultati incerti

Le criticità per i dipendenti:

• Come sentirsi produttivi in ambienti diversi. Alcuni si sentono più produttivi a casa, altri in ufficio, per altri ancora si tratta di una via di mezzo
• Lavorando da casa può essere difficile innovare, perché l’innovazione spesso è maggiormente efficace quando si collabora di persona
• Lavorando da casa, i dipendenti hanno maggiori difficoltà a mantenere un forte senso comunitario e a sentirsi in linea con le finalità aziendali
• I dipendenti non vogliono lavorare solo da casa. Uno studio condotto da WeWork e Brightspot ha evidenziato che il 90% dei dipendenti sostiene di voler andare in ufficio almeno una volta alla settimana

Una nuova soluzione per le criticità aziendali

Anche se queste criticità non sono del tutto nuove, è cambiato il modo di affrontarle a livello mondiale. Prima gli imprenditori avevano solo due possibilità per risolvere le criticità: riportare il personale a lavorare negli uffici tradizionali o farli lavorare da casa. Ognuna di queste due opzioni presentava comunque un rovescio della medaglia. 

1. Riportare il personale a lavorare negli uffici tradizionali: questa opzione può risolvere molte delle criticità che i dipendenti devono affrontare lavorando da casa, ma non risolve quelle che deve affrontare il datore di lavoro. Questo perché trovare, progettare, realizzare e gestire grandi spazi ad uso ufficio non coincide con l’obiettivo principale del responsabile degli immobili adibiti ad uso commerciale, che è quello di identificare e gestire i risparmi sui costi aziendali. 
2. Optare per un modello di lavoro da casa permanente: l’attuazione di un maggior numero di politiche per il lavoro da casa può risolvere le criticità per alcuni datori di lavoro, ma lo stesso non si può dire per i dipendenti. Studi condotti su diversi settori dimostrano che i dipendenti vogliono tornare a lavorare in ufficio, almeno per una parte del tempo.

In passato era necessario un compromesso. Non esistevano situazioni che consentissero di soddisfare gli obiettivi dei responsabili degli immobili adibiti ad uso commerciale (tenere bassi i costi) e al tempo stesso quelli dei capi del personale (la soddisfazione dei dipendenti). 

Nel 2020, però, grazie all’immobiliare flessibile, questo è diventato possibile. È possibile riportare il personale in ufficio e al tempo stesso risparmiare sui costi. Guardando al futuro, l’immobiliare flessibile è lo strumento più efficace per risolvere i problemi che abbiamo delineato senza dover scendere a compromessi.

L’immobiliare del futuro

In passato, i patrimoni immobiliari aziendali erano statici, per la maggior parte sotto forma di contratti d’affitto a lungo termine. In prospettiva, per il fatto che le esigenze delle aziende sono in continua evoluzione e i dipendenti vogliono disporre di un maggior numero di opzioni per quanto riguarda il luogo in cui lavorare, si sta andando verso un aumento della domanda e dell’uso di spazi flessibili a breve termine su richiesta. In futuro, vi saranno patrimoni immobiliari molto più elastici, con un maggiore ricorso a quelli flessibili. 

L’illustrazione seguente mostra la trasformazione in corso dei patrimoni immobiliari aziendali. 

Le aziende utilizzeranno sempre di più una combinazione di quattro modelli di spazio: 

• Uffici privati a lungo termine: questi uffici verranno utilizzati da aziende con un organico stabile che hanno effettuato investimenti significativi presso le principali sedi centrali, con la consapevolezza di accettare il rischio di svalutazione.
• Uffici flessibili a breve termine: le aziende utilizzeranno questi uffici per tutte le altre esigenze. (WeWork è in una condizione particolarmente favorevole, con un patrimonio di oltre 800 sedi e superfici in ogni parte del mondo adatte a ospitare fino a 1.000 persone. WeWork propone contratti di durata che va da un mese a tre anni per spazi che sono predisposti per il trasloco immediato e dotati di tutti i servizi necessari.)
• Uffici su richiesta: le aziende potranno consentire ai loro dipendenti di lavorare in ufficio ovunque, utilizzando spazi flessibili ad hoc, secondo le esigenze. (WeWork mette a disposizione questo tipo di soluzioni tramite All Access. A fronte di un canone mensile è possibile far lavorare i dipendenti in una qualsiasi delle centinaia di sedi WeWork in 150 città. Come avviene con gli altri spazi WeWork, le società non devono farsi carico degli obblighi operativi e finanziari tipici degli uffici privati.)  
• Ricorso parziale al lavoro da casa: considerando i molteplici cambiamenti che si stanno verificando in tutti i settori industriali, è probabile che le aziende faranno un maggiore ricorso allo smart working, perlomeno per una parte del tempo.

Come possono le aziende ricostituire i loro patrimoni immobiliari

Al fine di costituire patrimoni immobiliari per il futuro, le aziende dovranno modificare e ottimizzare intenzionalmente la quantità, l’utilizzo e la posizione dei propri spazi su base frequente e continua. Ecco alcune cose che le aziende dovrebbero considerare per farlo bene.

1. Priorità aziendali: gli imprenditori dovrebbero fare in modo di tener conto delle priorità aziendali nella strategia immobiliare. Tra le priorità da considerare figurano la riduzione del rischio di svalutazione, il reindirizzamento degli investimenti destinati all’immobiliare, l’efficienza operativa e una particolare attenzione nei confronti del personale più qualificato. 
2. Parametri di valutazione: utilizzando i dati corretti, le aziende possono non doversi più preoccupare di prevedere quanta superficie sarà necessaria per ospitare tutti i dipendenti, il che consentirà loro di definire un budget immobiliare annuale per dipendente, limitare gli investimenti diretti, valutare gli impegni totali medi per quanto riguarda la scadenza dei contratti d’affitto, l’uso, la superficie necessaria per i singoli dipendenti e la soddisfazione del personale.
3. Orizzonte temporale: le aziende erano solite fare previsioni delle esigenze immobiliari per un periodo decennale, considerando le modalità tipiche dei contratti d’affitto e le richieste dei proprietari. Tuttavia il periodo previsionale delle aziende per quanto riguarda l’organico è significativamente più breve. Grazie all’immobiliare flessibile, le aziende possono stimare la crescita dell’organico e di conseguenza il budget su un periodo da uno a due anni, anziché di cinque anni e oltre. 
4. Preferenze dei dipendenti: le aziende devono prendere decisioni immobiliari sulla base delle preferenze dei dipendenti. Tramite sondaggi e rivalutazioni coerenti, le aziende possono stabilire le preferenze dei singoli dipendenti per quanto riguarda il luogo e le modalità di lavoro preferite. 
5. Tipologie di spazi disponibili: in futuro le aziende dovrebbero utilizzare diversi tipi di spazi disponibili, compresi gli uffici a lungo e breve termine, quelli su richiesta e il lavoro da casa. Oggi sono disponibili più opzioni per lo spazio di lavoro rispetto a prima, tra cui WeWork All Access, che consente ai dipendenti di lavorare nelle sedi di loro scelta. Adesso gli imprenditori possono tener conto di queste variabili quando ricostituiscono i loro patrimoni immobiliari in funzione della massima flessibilità.
6. Strutture di negoziazione flessibili: WeWork sta esaminando nuove opzioni flessibili da proporre alle aziende, come consentire il trasferimento degli obblighi finanziari in una regione da un immobile all’altro. Ciò renderebbe il modello "hub-and-spoke" sotto raffigurato una soluzione praticabile, che consentirebbe alle aziende di adeguare periodicamente le sedi nelle singole città. 

Penseremo al 2020 come l’anno in cui il settore immobiliare aziendale si è trovato a dover affrontare cambiamenti strutturali necessari a tutto vantaggio degli utenti rendendo flessibile l’immobiliare, nello stesso modo in cui nel decennio precedente un gran numero di aziende ha beneficiato del cloud computing. Si tratta di un cambiamento strutturale di grande portata per l’immobiliare aziendale che ha subito un’accelerazione a causa della pandemia. 

Il passaggio delle aziende dalle forme tradizionali di uso del patrimonio immobiliare a quelle più flessibili richiederà una diversa mentalità man mano che il cambiamento andrà avanti. Ma non c’è niente di cui preoccuparsi perché si sta verificando la stessa transizione che si è verificata in molti altri settori negli anni passati. Il passaggio all’immobiliare flessibile consentirà alle aziende di adeguarsi rapidamente, con certezza e minori svantaggi e senza dover scendere a compromessi per quanto riguarda la soddisfazione dei dipendenti.

Michael King è senior director del team grandi aziende di WeWork, responsabile dell’attuazione e dell’esecuzione delle strategie di transazione e di portafoglio per i principali clienti WeWork. King ha conseguito un Master in finanza applicata e ha maturato una notevole esperienza in materia di leasing, valutazione, acquisizioni e disinvestimenti nei settori ufficio, grande distribuzione e industria, effettuando transazioni in Australia, Europa e Stati Uniti. Prima di approdare in WeWork, King ha lavorato nel settore degli investimenti per un REIT leader del mercato.