Najemcy i brokerzy przestrzeni próbują nadążać za niezwykłymi zmianami, których wszyscy doświadczamy wskutek pandemii. Ogólnie miejsce pracy zmienia się na lepsze. Stosowane przez wiele lat strategie tracą sens. Szukając nowych struktur pracy, firmy biorą pod lupę nie tylko swoje koszty i portfolio nieruchomości, ale też dane dotyczące korzystania z miejsca pracy, aby wybrać jak najefektywniejsze i najbardziej zrównoważone metody działania.
Podczas ostatniego webinarium William Sandford, starszy dyrektor ds. rozwoju biznesu z firmy WeWork, rozmawiał z Armenem Vartanianem, wiceprezesem ds. międzynarodowego środowiska pracy z firmy Okta, oraz Samem Hockingiem, współzałożycielem i prezesem firmy Vertis, na temat sposobów, w jakie firmy działające w modelu pracy zdalnej mogą kształtować swoje środowiska pracy dzięki lepszemu wykorzystywaniu danych u progu 2022 r. Poniżej przedstawiamy najważniejsze informacje z tej rozmowy.
Komfort pracowników jest obecnie wyjątkowo ważny
Obaj nasi rozmówcy uważają, że odpowiednia przestrzeń biurowa obecnie oznacza znacznie więcej niż tylko właściwy metraż i lokalizację. Vartanian mówi, że takie stanowiska jak jego trzeba rozszerzać, aby nadążać za wymaganiami biznesowymi i potrzebami pracowników w dynamicznie się zmieniającym środowisku.
„Ze względu na to, jak ważny jest komfort pracowników, a w obliczu pandemii i trendu masowych odejść z pracy jest on jeszcze bardziej istotny niż kiedykolwiek dotąd, a także szerzej zakrojone działania rekrutacyjne, występuje szereg obszarów, na których naprawdę powinni się skupić wszyscy szefowie firm” — mówi Vartanian.
Vartanian twierdzi, że przed pandemią w firmie Okta pracowało zdalnie około 30% pracowników, a obecnie poza jej biurami pracuje niemal 60%. Jego zdaniem trudność polega na tym, żeby firmy zatrudniały pracowników w sposób przemyślany, jeśli chodzi o lokalizacje geograficzne. „Jeśli firma ceni sobie kontakty osobiste, aby pracownicy dostosowywali się do firmowej kultury i odczuwali więzi z daną organizacją oraz mieli poczucie przynależności do niej, a zarazem wciąż zachowywali pewną elastyczność, powinna mieć wdrożony strategiczny plan dotyczący miejsc zatrudniania” — mówi Vartanian.
„Liderzy opracowują strategie, skupiając się intensywniej na zaangażowaniu pracowników i wykorzystaniu ich potencjału niż na kosztach” — mówi Sandford. „Coraz częściej decyzje dotyczące miejsca pracy są podejmowane przez zespoły liderów działów biznesowych, finansowych i kadrowych, aby zrealizować założone cele dzięki nowym modelom obecności w miejscu pracy”.
Bardziej świadome decyzje, bardziej zadowoleni pracownicy
Sam Hocking z firmy Vertis zauważył wyraźne zmiany w modelach działania wielu firm — i chciałby je ułatwić za pomocą danych.
„Dane mogą ułatwić zobrazowanie sobie, gdzie są pracownicy” — mówi. „Wtedy można się zastanowić: Jakie zasoby z zakresu nieruchomości ma się do dyspozycji na tych obszarach? Czy firma potrzebuje elastycznej strategii, jaką oferuje WeWork? Jakie są wymagania w dłuższej perspektywie czasowej?”
„Ale to zaledwie pierwszy krok” — mówi Hocking. „Potem można sklasyfikować ludzi na podstawie ich metod pracy: zdalnie, hybrydowo czy cały czas na miejscu” — kontynuuje. „W miarę pozyskiwania kolejnych danych można je wizualizować i tworzyć analizy, co potem pomaga w opracowaniu swojej strategii”.
Ze względu na to, jak ważny jest komfort pracowników (…), występuje szereg obszarów, na których naprawdę powinni się skupić wszyscy szefowie firm.
Armen Vartanian, starszy wiceprezes ds. międzynarodowego środowiska pracy w firmie Okta
„Okta, tak jak większość firm, ocenia koszty życia i koszty nieruchomości, ale też zwraca uwagę na dane dotyczące takich aspektów jak wzorce migracji pracowników” — mówi Vartanian. Są to na przykład takie kwestie jak „gdzie inżynierowie pracują nad kodowaniem w różnych regionach”. Takie unikatowe zbiory danych pomagają nam w obmyśleniu strategicznego podejścia do modelu elastycznego zatrudnienia”.
„Przed pandemią firmy nie przejmowały się za bardzo tym, gdzie kto mieszka” — zauważa Hocking. Teraz jest inaczej. Szefowie firm naprawdę się zastanawiają, czy biura położone bliżej pracowników byłyby lepszą zachętą do przychodzenia do miejsca pracy. Pandemia zmusiła ich też do przemyślenia biurowych aranżacji i ogólnego sposobu użytkowania biur.
„Możemy lepiej wybierać metody zatrudniania, miejsca pracy i aranżacje przestrzeni” — mówi Vartanian. „Trzeba konsolidować procesy związane z zatrudnianiem na różnych rynkach i zapewniać pracownikom możliwość okazjonalnych lub regularnych spotkań” — mówi. Takie środowisko nie tylko powinno być zrównoważone, ale też wytwarzać poczucie wspólnoty oraz sprzyjać współpracy i budowaniu więzi.
„Wielu naszych klientów zgadza się z poglądem firmy Okta na ewoluujące relacje między pracownikami a miejscem pracy, ale tylko nieliczni mają jasno wytyczoną drogę do tego celu” — mówi Sandford. „Rozsądne wypróbowywanie nowych metod pracy na różnych rynkach, w różnych jednostkach biznesowych i firmach dostarczy danych potrzebnych do stworzenia konkurencyjnego i sprzyjającego współdziałaniu środowiska pracy w nadchodzących latach” — dodaje.
Dla każdego taka przestrzeń, jakiej potrzebuje
Firma Okta, która korzysta z planu WeWork All Access, pod koniec ubiegłego roku odnotowała wzmożone użytkowanie swoich biur. Firma przechodzi na bardziej elastyczny, dynamiczny model „bliskich lokalizacji” — w ostatnich latach firmowe zespoły mają przydzielone biurka w różnych miejscach.
„Zakładamy tylko jakiś poziom zapotrzebowania, bo wiemy, że pracownicy nie będą przychodzić każdego dnia” — mówi Vartanian. „Mamy przestrzenie, które umożliwiają zespołom współpracę, korzystanie z cyfrowych tablic i spotkania Zoom, dzięki czemu mogą mieć sesje w grupach. Chodzi o to, by zapewniać przychodzącym na miejsce osobom dostęp do technologii, które rzadko są dostępne w domach”.
Dysponując takimi rozwiązaniami, firma monitoruje wzorce zachowań pracowników, często za pomocą czujników, identyfikatorów na urządzeniach mobilnych, szafek z inteligentnymi urządzeniami oraz służbowych aplikacji, z którymi pracownicy wchodzą w interakcje. „Monitorujemy wykorzystanie pewnych typów specjalnie zaprojektowanych sal konferencyjnych. Jak ludzie korzystają z tych pomieszczeń z różnymi liczbami miejsc? Czy ma sens projektowanie przestrzeni przypominających raczej środowiska coworkingowe lub salony lotniskowe?” — pyta Vartanian. „Zdajemy sobie sprawę, że mamy do czynienia nie tylko z ludźmi przychodzącymi na [cały] dzień, ale też takimi, którzy po prostu wpadają na godzinę lub dwie, bo potrzebują gdzieś usiąść, aby wykonać jakieś zadania”.
Zmiana myślenia: krótka czy dłuższa perspektywa czasowa?
Zmieniająca się dynamika zarówno kultury ogólnej, jak i kultury miejsca pracy w poszczególnych firmach, sprawiają, że znajdowanie jednego rozwiązania i trzymanie się go już się nie sprawdza. „Czas porzucić takie podejście — mówi Hocking — i zacząć myśleć o rozwiązaniach z zakresu miejsca pracy jak o czymś, co stale ewoluuje”.
„Według mnie efekt jest taki, że ludzie są bardziej elastyczni i postrzegają sytuację jako bardzo zmienną, a nie taką, w której nastąpi koniec pandemii i wszyscy wrócimy do pracy głównie w biurze” — mówi Hocking. „Pracownicy domagają się zmian, a pracodawcy znajdują sposoby, aby się do tych oczekiwań dostosować. Jest świetne powiedzenie Churchilla, które dobrze podsumowuje całą tę sytuację: »To nie jest koniec. To nawet nie jest początek końca. Ale być może jest to koniec początku«”.
Zastanawiasz się nad zmianą przestrzeni do pracy?
