Assegurar que cada local da WeWork — mais de 800 locais em 38 países — siga as diretrizes mais rigorosas da COVID-19 é uma tarefa titânica. Para isso, equipes de diferentes departamentos, como instalações, operações e comunidade, localizados em locais do mundo todo, precisam trabalhar em sintonia.
Mas grandes projetos complexos são a especialidade da WeWork. E depois de meses de coordenação em muitas equipes, a WeWork foi reconhecida por nossos esforços de saúde e segurança e premiada com um Certificado Global de Conformidade da Bureau Veritas, uma organização de avaliações, inspeções e certificações de renome internacional.
O certificado consagra o esforço global para priorizar ao máximo a segurança para os membros da comunidade e funcionários. Para obtê-lo, os membros da equipe da WeWork implementaram e monitoraram processos que examinaram Sistemas de climatização em edifícios individuais, asseguraram fornecimento constante de equipamentos de higiene, padronizaram ações globais para promover distanciamento físico e muito mais. A WeWork também contratou a SOS International, empresa líder de serviços de saúde e segurança, para fornecer direção estratégica .
Os esforços operacionais e estratégicos necessários foram surpreendentes. Conversamos com colegas de equipe do mundo todo que trabalharam para obter a certificação para obtermos mais informações.
WeWork: O que envolve a obtenção do certificado do Bureau Veritas? O que significa para uma organização obter esse certificado?
Kevin Kirkbride, gerente sênior de serviços internos em São Francisco: O processo envolveu duas partes, sendo a primeira um Certificado de Garantia de Política. Em colaboração com equipes globais e regionais, criamos uma resposta para a COVID-19. Implementamos novas políticas, procedimentos e alguns ativos físicos também. O Bureau Veritas analisou nossa metodologia consolidada e emitiu um Certificado de Garantia de Política com base na conformidade da nossa abordagem com as diretrizes dos Centers for Disease Control (CDC) e da Organização Mundial da Saúde (OMS).
Em seguida, fizemos um processo secundário, um Certificado de Implementação. Ele assegurou aos nossos membros que não se tratava apenas de uma resposta corporativa à pandemia global, mas que realmente envolvia uma implementação em todos os locais.
Jordan McBride, diretor de gestão de instalações em Nova York: Seguindo uma perspectiva operacional, realizamos implantações em centenas de edifícios simultaneamente e desenvolvemos um programa sistemático. Resolvemos as lacunas existentes e implementamos a conformidade de todos os nossos edifícios para que as equipes e os membros tivessem a garantia de que nossos espaços estavam o mais seguros possível. O processo de certificação nos permitiu assegurar à nossa comunidade essa consistência e controle de qualidade.
A certificação sinaliza algo para a comunidade WeWork sobre os protocolos da COVID-19?
Junice Lee, gerente sênior de operações de instalações regionais em Cingapura:Sim, sem dúvida! Membros e fornecedores têm a tranquilidade de saber que valorizamos a segurança e o bem-estar. Nossa equipe de vendas pode comercializar os espaços com mais eficiência, sabendo que todas as medidas necessárias foram tomadas pelas equipes de operações e da comunidade. Os funcionários da WeWork, também, podem entrar no espaço sabendo que a empresa está realmente se esforçando ao máximo para priorizar a segurança .
Adam Weinke, diretor de área do norte da Califórnia em São Francisco: Esse certificado realmente confirma que estamos colocando saúde e segurança em primeiro lugar. Demonstra aos nossos membros e funcionários que somos os melhores da categoria, não apenas entre outros fornecedores de espaços flexíveis, mas considerando todo e qualquer local de trabalho. Entro e saio de lobbies de edifícios todos os dias. E sempre me sinto mais confortável quando entro na WeWork, porque nós somos o modelo.
Como suas equipes se prepararam para o processo de certificação? Houve alguma mudança tática ou operacional considerada necessária?
Lucia Jimenez, diretora de projetos de operações, internacional, em Londres:Tínhamos um Guia de Implementação de Soluções Espaciais para COVID-19 fundamentado e abrangente. Com isso, juntamente com nossas medidas de saúde e segurança e planos de resposta, tínhamos um bom ponto de partida para apresentar ao Bureau Veritas para que eles aconselhassem, recomendassem e validassem o que estávamos fazendo.
Precisávamos reunir todas as políticas, protocolos e normas relacionados à COVID-19 em um só lugar e coordenar com várias partes interessadas em diversas funções para assegurar que estávamos na mesma sintonia global. Compreender como implantar medidas de controle da COVID-19 em todos os países, em que cada um deles apresenta um ritmo diferente de evolução da COVID-19, é fundamental para uma política global eficiente.
McBride: Fizemos uma fase de auditoria interna. Passamos por todos os edifícios e destacamos todas as lacunas ou carências. Trabalhamos em conjunto com nossos locadores em edifícios onde eles são responsáveis pela manutenção dos sistemas de climatização, para saber se esses locais estavam seguindo as normas, se os filtros usados eram apropriados, se a entrada de ar estava recebendo ar fresco e saber também sobre o volume de ar fresco que estava entrando nos edifícios.
Chelsea Chéret, diretora de operações, sul da Europa, em Paris: Nossos gerentes de operações de instalações e equipes da comunidade fizeram um trabalho fantástico, auditando todos os edifícios em todo o sul da Europa para garantir que todas as políticas fossem implementadas corretamente.
Lee: Várias mudanças foram implementadas em campo, incluindo, entre outras:
- Implementação de limpeza com maior frequência em áreas de contato intenso
- Cadastro de fornecedores locais em casos de contingência e aumento de estoque de produtos de higiene à base de álcool, lenços umedecidos, máscaras, luvas e outros
- Posicionamento sobre opções de limpeza com as diferentes partes envolvidas
- Implementação de aprimoramentos na climatização e gestão das condições do ar com a administração dos edifícios
- Realização de auditorias remotas por meio de chamadas de Zoom em edifícios com restrições de entrada, confinamentos e falta de pessoal em determinados locais
Nada disso seria possível sem um grande trabalho em equipe com os gestores de operações de instalações locais, equipes da comunidade e, o mais importante, nossos associados de serviços da comunidade!
O que você aprendeu com o processo de certificação? Você passou a compreender melhor algum aspecto das práticas de saúde e segurança durante o processo?
Kirkbride: Acho que o desafio, no meu ponto de vista, foi ter que conhecer detalhadamente nossos edifícios. Tivemos que compreender cada unidade de climatização no edifício e a capacidade de cada uma. Tivemos que levantar todos os tapetes e estudar todos os cantos para ter certeza de que todas as pequenas partes do espaço estavam em sintonia com nossa abordagem.
Jiménez: Aprendi que nenhum detalhe é pequeno demais, mesmo que pareça óbvio. Precisamos ser claros e precisos. Como somos uma empresa global, a precisão é fundamental para mantermos a conformidade com a política geral e as regulações locais.
Chéret: Aprendemos muito durante esse processo, especialmente sobre planejamento da continuidade dos negócios e compartilhamento de melhores práticas em assuntos, como controle de redução da densidade e implantação de novas soluções.
Weinke: Esse processo também ensinou nossas comunidades a pensar no longo prazo. Não enfrentamos essa situação como uma eventualidade que nunca mais se repetiria. Agora, passamos a auditar essas medidas todos os dias em que estamos abertos.
Com o que você se surpreendeu neste processo? Que desafios você enfrentou quando estava se preparando?
Jiménez: Primeiro, os assuntos envolvidos na certificação. Ela não envolveu apenas máscaras faciais e distanciamento físico. Avaliamos o bem-estar, a saúde mental, o estresse, a garantia de qualidade interna, os protocolos de limpeza, as informações de viagem, a conscientização sobre políticas, a sinalização em elevadores, as melhores práticas de alimentos e bebidas e muito mais.
McBride: O maior desafio para mim foi compreender profundamente a climatização de mais edifícios do que eu jamais imaginara. Mergulhar nos meandros da climatização nos forçou a fazer os ajustes certos e criar parcerias com nossos locadores em locais onde eles são os responsáveis pela manutenção dos nossos sistemas de climatização.
Jiménez: Quando a revisão foi concluída, o consultor técnico do Bureau Veritas ficou impressionado com cinco pontos principais:
- A dimensão da consideração da climatização como medida de controle da COVID-19
- Os ótimos recursos de bem-estar encontrados no site da Intranet dos funcionários
- A clareza das Soluções Espaciais da COVID-19: Guia de Implementação, particularmente a abordagem dos diagramas
- A clareza das diretrizes das nossas auditorias internas da COVID-19
- A abertura, transparência, simpatia e proatividade que nossa equipe mostrou durante a avaliação
Para mim, não foi exatamente uma surpresa, mas ainda assim senti orgulho do que nossas equipes fizeram antes de uma organização terceirizada validar nossas soluções.
Assegurar a aderência às mesmas diretrizes por uma rede global como a WeWork sem dúvida foi difícil, mas que aspecto da cultura da empresa ajudou a facilitar o processo?
Kirkbride: Esse conceito é a base que impulsiona a WeWork, que é flexibilidade. Trata-se da capacidade de liderar, enfrentar situações desafiadoras e fazer concessões mútuas. A WeWork tem uma característica de flexibilidade incomparável. Fomos criados para passar pelos processos mais rapidamente do que muitas empresas que são um pouco mais rígidas.
Chéret: Para nossa equipe, nada é mais gratificante do que ouvir o feedback positivo da experiência dos membros em todo o território. Isso se deve, sem dúvida nenhuma, ao nosso um conjunto unificado de diretrizes. O sucesso dessa implementação foi possibilitado pela nossa cultura One Team.
Lee: Buscamos ser melhores juntos! Foi motivador ver como tudo aconteceu na prática durante todo o processo da auditoria. As diferentes equipes (incluindo de comunidade e operações) atuaram com o propósito comum de melhorar e aprender para proporcionar experiências melhores, não apenas para membros, funcionários, fornecedores, mas literalmente para todos que estiveram ou estão em nosso espaço.
O que você recomendaria para outras organizações que passam por esse processo? Quais são as lições aprendidas de tudo isso?
Weinke: Buscamos ser melhores, juntos. Somos uma equipe completa, não uma parte da organização. Conseguimos isso juntos. Em segundo lugar, na minha opinião, é ser empreendedor. A menos que uma pessoa tenha cem anos, ninguém havia enfrentado uma pandemia global. Tivemos que pensar criativamente. Acho que, como organização, não tivemos medo de enfrentar a situação. Arriscamos nossas melhores ideias, e isso nos levou ao sucesso.
McBride: Eu recomendaria a compreensão profunda sobre as regulações locais. Como as exigências governamentais para espaços comerciais variaram de mercado para mercado, para implementar as mudanças rapidamente, tivemos que manter uma atenção constante nas divulgações da legislação local para assegurar que estivéssemos em conformidade com ela.
Lee: Esta pandemia ainda vai durar algum tempo, independentemente do que pensamos. Não podemos eliminar o vírus, mas podemos, pelo menos, fazer nossa parte para minimizar a propagação. Talvez seja um processo demorado, mas depois de criar e implementar a lista de medidas e diretrizes necessárias, essas melhores práticas devem ser parte das operações diárias, sem se limitar ao escopo de uma auditoria. Não podemos ser complacentes e devemos nos esforçar sem perder o foco para promover medidas consistentes em todos os edifícios e em todos os momentos.
