PayPay, fundado en Tokio en junio de 2018, es un servicio japonés de pago sin efectivo con más de 36 millones de usuarios en Japón. Cuando la pandemia de la COVID-19 nos afectó a comienzos de 2020, la prioridad número uno para los directivos de PayPay pasó a ser garantizar la seguridad y el bienestar de los miles de empleados de 35 países diferentes.
Los directivos volvieron a examinar los planes que tenían para construir una oficina central en WeWork Kamiyacho Trust Tower, y el diseño estándar de la planta se modificó cuando la gerencia se dio cuenta de que la empresa tendría que coexistir con un virus que no tenía intenciones de irse. La respuesta rápida y flexible de WeWork al pedido de personalización de PayPay permitió una transición sin inconvenientes a la nueva oficina.
El desafío: un cambio de paradigma en la definición de la oficina
Según el director financiero de PayPay Masanori Sode, era necesario implementar una nueva forma de trabajo para llevar adelante el negocio durante la pandemia de la COVID-19. La empresa reunió a miembros de varios departamentos para conformar el proyecto sobre nuevos estilos de trabajo, un grupo especial que intentó responder la pregunta «¿Cuál es la forma óptima de trabajo para PayPay?».
Era fundamental que el trabajo híbrido adoptara los conceptos centrales de la empresa de trabajo desde cualquier parte en cualquier momento (WFA) y trabajo con base en las actividades (ABW). Además, con la transición a una oficina virtual, se le dio un gran valor a lograr que la oficina física fuera segura. De acuerdo con Sode, la oficina con densidad reducida se diseñó para ser un «símbolo de salud ( English ) pública». Para garantizar esto durante la pandemia de la COVID-19, hubo que emplear medidas de distanciamiento social muy estrictas, por ejemplo, contar con áreas de trabajo comunes con asientos sin asignar que podían usarse al 25 % de su capacidad.
PayPay también quería redefinir el rol de la oficina como la encargada de crear conexiones entre empleados y motivarlos a trabajar duro en conjunto. Por ende, tener un espacio que facilitara la colaboración era la prioridad más urgente.
La solución: zonas diferenciadas para distintas necesidades
La solución de PayPay fue modificar los usos de la oficina. «Cambiamos totalmente las ideas tradicionales para reconfigurar la oficina y convertirla en un lugar de encuentro con otros, lo que dio como resultado mayor compromiso y colaboración, y más lealtad hacia PayPay», cuenta Sode. «Las demás tareas podían completarse desde casa».
PayPay, en asociación con WeWork, decidió dividir la oficina en varias zonas. De todas las zonas, el área de Colaboración activa refleja más fielmente el deseo de PayPay de que la oficina facilite la conexión entre empleados. «En Colaboración activa, diseñamos un entorno en el que los empleados en la oficina y los que trabajaban desde casa pudieran estar en contacto fácilmente vía Zoom», explica Sode.
Todas las mesas estaban equipadas con monitores para este propósito, y las sillas se dispusieron para facilitar las reuniones, el desarrollo de equipo y otras interacciones cara a cara. PayPay aspira a que esta sea la zona más usada, lo que se refleja en el hecho de que es la parte que mayor espacio de planta ocupa.
Una versión más informal de estas interacciones tiene lugar en la zona Social y comunitaria, adonde los empleados pueden ir por un café o para conversar cuando necesitan descansar. Sode la describe como un lugar en el que «según quienes se encuentren allí, pueden nacer nuevas ideas y colaboraciones». En esta área estilo sala de estar se desarrolla todo tipo de interacción. Pero Sode reconoce que esta zona aún tiene potencial por explotar, ya que solo entre el 5 y el 10 % de los empleados vienen a la oficina debido a las restricciones impuestas por la declaración de emergencia actual en Tokio.
La zona de Aprendizaje es un área de seminarios para aumentar el trabajo en equipo y alentar la participación. «La zona de Aprendizaje no se trata de estudiar o adquirir las competencias de trabajo necesarias, sino que es un lugar para que los empleados aprendan sobre nuestra organización y adquieran información que les permita adaptarse mejor a nuestra cultura corporativa y comprender por qué trabajar aquí es genial», explica Sode.
A través del proceso de incorporación de nuevos empleados y otros programas que se ofrecen en la zona de Aprendizaje, PayPay espera que los empleados puedan llevar a cabo sus tareas con mayor facilidad.
La disposición necesaria para evitar amontonamientos. Se utiliza tecnología de balizas para medir las áreas en las que hay personas y cómo se desplazan. «Si hay demasiadas personas en un área específica, se activa una alerta que anuncia que nadie más puede entrar», explica Sode. «Gracias a este diseño, podemos garantizar el distanciamiento social y recopilar datos sobre la densidad de empleados».
El resultado: mayor productividad y mejoras en el futuro
Gracias al nuevo diseño de la oficina de PayPay con WeWork ( English ), la productividad se impulsó. Sode hace referencia a datos de crecimiento comercial como la expansión de la base de usuarios y el gran desarrollo del sector de pagos en Japón.
En una encuesta reciente se consultó a los empleados sobre la productividad: un abrumador 90 % de los encuestados respondió que su productividad había aumentado o se había mantenido igual que antes de la renovación de la oficina. Sode elogia estos resultados y se los atribuye a la inteligente diferenciación entre la oficina y el hogar de PayPay. «Tengo la firme convicción de que esta productividad no sería posible sin una oficina, y tampoco habríamos podido lograrla solo con la oficina».
La comunicación era otro tema que abarcaba la encuesta. Se detectaron algunas diferencias en la forma en que los empleados juzgaban la efectividad de su nivel de comunicación en comparación con cómo la juzgaban sus gerentes. Este tipo de discrepancia es otro tema que Sode quiere abordar en el futuro. Como explica, «una vez que todo se acomode y sea más fácil venir a la oficina, quiero usar áreas como la de Colaboración activa y la de Aprendizaje para eliminar estas diferencias y mantener a todos contentos».
Mientras tanto, Sode sabe por los empleados que están intentado recrear el entorno de WeWork, especialmente con la música que se escucha en la oficina. Por ende, «si hubiera una forma de acceder a estas canciones, se podría mejorar el trabajo desde casa», explica Sode. Quizás llevar una parte de la oficina a quienes trabajan desde casa sea otra forma de que WeWork contribuya a la redefinición de la oficina ( English ) en la era de la COVID-19.
Aspectos más destacados
- Redefinir la oficina como un lugar para aumentar la participación y la colaboración
- Garantizar la seguridad y el bienestar de los empleados con un diseño que facilite el distanciamiento social
- Supervisar la densidad de empleados mediante la tecnología de balizas
- Mejorar la productividad gracias al modelo de trabajo híbrido
- Innovar más para permitir que el trabajo desde casa sea más similar a la experiencia en la oficinas
Stacy Smith es escritora, intérprete y traductora de japonés. Tiene un blog relacionado con Japón, y su trabajo está disponible en stacysmith.webs.com.
