No início de março, Jacqueline Slatky recebeu uma ligação de seu gerente perguntando se poderia ajudar com um possível caso de COVID-19 em um espaço da WeWork na cidade de Nova York.
“Na época, não tinha ideia de que minhas habilidades de gerenciamento de projetos seriam realmente colocadas à prova, pois a organização estava prestes a enfrentar um evento internacional imprevisível”, disse Slatky.
A escala do que estava por vir era de difícil compreensão na época: a Organização Mundial de Saúde declarou o surto como uma pandemia no início de março, e estados de todo o país estavam somente começando a declarar situações de emergência.
Slatky estava ajudando a empresa a “trabalhar de forma mais inteligente, sem exigir mais esforços” como gerente sênior em excelência em operações nos Estados Unidos e Canadá na WeWork desde outubro de 2018. Mas agora estava frente a algo completamente diferente.
"Não havia nenhum precedente de como enfrentar a COVID-19. Não era possível encontrar uma solução prática com uma pesquisa no Google”, disse ela.
Hoje, já não é mais assim. Os membros podem entrar em qualquer WeWork em todo o mundo e encontrar um espaço de trabalho seguro e produtivo ( English ) repleto de estações de higienização, protocolos de distanciamento e máscaras e luvas amplamente disponíveis. Esta transformação, que está sendo desenvolvida constantemente para responder às informações que surgem sobre a pandemia, aconteceu em grande parte graças ao pioneirismo das equipes encarregadas de manter nossos edifícios abertos. A missão da equipe de operações do edifício é melhorar e oferecer excelência operacional de padrão internacional, para que as equipes de comunidade ( English ) e operações da WeWork possam proporcionar uma experiência excepcional para os membros.
Alecia Craft, diretora de operações dos Estados Unidos e Canadá, liderou o plano de transformação para retorno ao escritório. (Craft lidera programas de toda a região, e Slatky lidera fluxos de trabalho específicos do programa.) “Esse é o novo normal, e precisávamos encontrar uma maneira de existir nesse ambiente em segurança”, disse Craft, que começou na WeWork em julho de 2019.
“Assumimos o compromisso de atender às expectativas de nossos membros sobre o distanciamento profissional, saúde e bem-estar, sem abrir mão da nossa força em cultivar comunidade e conexão”, diz ela.
No início
Essa transformação não aconteceu de um dia para o outro. Em uma empresa com mais de 800 locais em todo o mundo, incluindo 40 cidades apenas na América do Norte, organizar uma reação unificada foi uma tarefa imensa, especialmente depois de que quase todos passaram a trabalhar em casa praticamente de um dia para o outro.
Para criar uma estratégia, Craft e Slatky tiveram que começar com algumas perguntas realmente básicas: como um caso de COVID-19 é comunicado? Quem precisa saber, o quê e quando? Como se desinfeta um espaço? Quem é o responsável por essas decisões?
Reuniões breves diárias foram implementadas com a equipe de operações; um canal interno no Slack foi lançado para fornecer informações em tempo real.
"Nessa fase, praticamente todos precisaram assumir tarefas que estavam fora do escopo da função pelo bem da empresa e dos nossos membros", disse Slatky. “Antes da COVID-19, eu estava avaliando qual tipo de leite sem derivados de animais deveríamos oferecer na copa. Agora integro a linha de frente, assegurando que nossos espaços sejam seguros para os membros.”
É uma responsabilidade que Craft e Slatky assumiram com muita seriedade. Depois que as perguntas básicas foram respondidas, os espaços de trabalho precisavam ser abastecidos com as ferramentas certas. Craft ajudou a organizar a maior remessa de produtos que já havia sido feita para edifícios existentes da WeWork: 19.000 dispensadores de álcool em gel para as mãos, 13.000 dispensadores de lenços umedecidos, sinalização explicando os novos sistemas, almofadas envelopadas com lembretes amistosos para o distanciamento social e 5.000 caixas de luvas, além de milhares e milhares de máscaras faciais.
Craft criou um espaço no Monday.com, serviço de gerenciamento de projetos, para monitorar todo o processo. A equipe precisou manter uma contagem detalhada da quantidade de pedidos de cada edifício, datas de entrega, números de rastreamento, certificados de seguro para que os fornecedores de logística pudessem descarregar paletes rapidamente nas docas certas, falhas de entregas e qualquer outra informação que precisasse ser documentada e integrada ao sistema.
“É por isso que adoro o que faço: conseguir exercer liderança e direção ponderada quando as organizações mais precisam; priorizar e criar estruturas e processos em meio à desorganização”, disse Slatky.
Enquanto tudo isso acontecia, Craft e Slatky também lideravam uma iniciativa que abrangia toda a empresa para desenvolver protocolos para o trabalho nesse novo mundo. Esses protocolos, que agora estão implementados em todos os locais da WeWork, incluem reduzir a densidade dos espaços (incluindo retirar e ampliar o espaço entre móveis em áreas comuns), disponibilizar amplamente álcool em gel e lenços para as mãos e aumentar a frequência de limpeza e higienização ( English ) (especialmente em áreas de alto tráfego). As equipes da comunidade também foram equipadas com máscaras e luvas e realizam a medição de temperatura corporal constantemente.
Voltando ao trabalho
Depois de todas essas providências, Craft e Slatky estavam animados em trazer os membros de volta aos espaços da WeWork. Na verdade, também estavam contentes em retornar ao trabalho.
“Sinto-me muito bem por estar de volta”, disse Craft em um webinar no final de julho sobre a adaptação dos locais de trabalho, no qual ela participou da WeWork 1448 NW Market St em Seattle. O local fica a 10 minutos a pé de sua casa. “Fiquei presa em casa com filhas gêmeas de 14 anos e estou muito feliz por estar fora de casa hoje”, disse ela.
Embora Craft goste de certos aspectos do home office — como dobrar a roupa durante uma ligação de trabalho — ela diz que não há nada como estar presente no mesmo espaço físico.
“A colaboração realmente é prejudicada. Simplesmente não há nada igual a estar ao lado de alguém e poder conversar e criar espontaneamente, sem hora ou lugar marcado”, disse ela. Estudos confirmam isso. De acordo com uma pesquisa da WeWork com a brightspot strategy, os funcionários que trabalham em casa notaram uma queda de 11% na capacidade de estar com as pessoas e criar um ambiente de criação de ideias. Para funcionários cujas funções dependem da colaboração, a queda foi de 13% a 15%.
Uma nova maneira de trabalhar, para um novo mundo
Em meio a todas as mudanças, a WeWork não abriu mão das características que encantaram os membros: um perspectiva impecável para o design ( English ), um forte senso de comunidade e o tipo de espírito empreendedor que vê essa pandemia como um desafio que só pode ser superado coletivamente.
É isso que motiva Craft e Slatky a levantarem cedo todas as manhãs.
“Sou apaixonada pela experiência dos membros!” diz Craft. “Queremos ter a certeza de oferecer um serviço excepcional a todas as pessoas que entram em nossos edifícios todos os dias. Todos os nossos valores transparecem diariamente em nosso trabalho; nos esforçamos constantemente para fazer a coisa certa e nos superarmos sempre.”
Craft e Slatky agora estão no final desse esforço gigantesco. Tudo foi entregue e instalado nos edifícios, mas Craft ainda realiza reuniões duas vezes por semana com fornecedores e com a equipe de operações para assegurar que tudo esteja inteiramente implementado. Cada vez mais, seu foco está passando a ser o atendimento a dúvidas dos membros e a ajuda para reduzir a densidade dos escritórios ( English ) com o retorno de todos.
À medida que surgem novas informações sobre a COVID-19, a WeWork continua atualizando e ajustando seus sistemas para lidar com ela. “Uma coisa é desenvolver ou melhorar um sistema ou processo. Sustentá-lo é uma coisa bem diferente”, diz Slatky. “Depois que um problema é corrigido e as soluções estão implementadas, é fundamental manter as conquistas.”
Os escritórios da WeWork sempre tiverem fluxo de ar fresco, e agora a empresa vem trabalhando juntamente com a empresa global de design e engenharia Aup para aumentar a saúde e a segurança dos sistemas de filtragem de ar . Em virtude das mudanças constantes nas exigências de negócios emitidas pelos centros de controle de doenças e os governos locais no início da pandemia, Slatky criou um grupo de trabalho pelo Monday.com para acompanhar os novos decretos estaduais e locais. Agora que os sistemas estão implementados, a WeWork consegue implementar de forma rápida e eficiente todas as novas exigências locais e estaduais sobre máscaras faciais ou outros protocolos de segurança.
“É assim que o amanhã funciona; para mim, a única constante atual é a mudança. Temos que consultar e nos ajustar constantemente à medida que o amanhã se aproxima”, disse Craft. “A superação faz parte do DNA da WeWork, e continuaremos demonstrando isso enquanto aprendemos e crescemos juntos.”
A.M. Higgins é escritor e criador de conteúdo em Washington, D.C.
