El modelo de espacio de trabajo híbrido es un tipo de ambiente laboral que combina los aspectos del trabajo remoto y el trabajo en la oficina. En un espacio de trabajo híbrido normal, algunos o todos los empleados tienen la libertad de escoger dónde y cuándo trabajar, dividiendo su tiempo entre trabajar desde casa o en la oficina central.
Una empresa que utiliza el modelo de espacio de trabajo híbrido puede tener una o varias oficinas en las cuales una parte de sus empleados asista de manera regular, mientras el resto trabaja de manera remota o desde casa. Este modelo es la contraposición del trabajo totalmente remoto, en el cual no existen instalaciones físicas y todos los empleados trabajan de manera remota.
La forma en la que opera un entorno híbrido depende de la empresa, pero podría incluir a un grupo de empleados que estén de manera permanente en el lugar o diferentes equipos que trabajen en horarios escalonados, con intercambios cada dos semanas. Un espacio de trabajo híbrido podría ser casi completamente remoto, con empleados que se junten para asistir a reuniones presenciales. O podrían estar casi en su totalidad en la oficina, con solo un pequeño grupo de empleados o equipos que trabajen de manera remota.
Independientemente del método de organización, el objetivo de un espacio de trabajo híbrido es equilibrar las necesidades individuales de cada trabajador con su capacidad de colaborar y ser productivo en un espacio de trabajo compartido. En este artículo, abordaremos las ventajas de un espacio de trabajo híbrido y por qué más empresas están adoptando esta forma de trabajar, y mencionaremos algunos consejos básicos para implementar un modelo híbrido en tu empresa.
¿Por qué muchas empresas recurren al modelo de espacio de trabajo híbrido?
Dado que la pandemia del COVID-19 modificó la manera de trabajar, las empresas se han esforzado por replantearse lo que significa tener un espacio de trabajo físico. Las prioridades de los empleados han evolucionado durante el año pasado. Algunos de nosotros nos sentimos reacios a volver a la oficina, mientras que muchos otros no ven la hora de regresar a su escritorio. La mayoría coincide en que el patrón tradicional de 9:00 a. m. a 5:00 p. m. es cosa del pasado y que es necesario adoptar un enfoque más flexible.
El 2020 nos demostró que tenemos las herramientas, el software y las habilidades para trabajar de manera eficaz desde donde estemos, pero también dejó en evidencia las desventajas del trabajo remoto. Los empleados pueden sentirse aislados o ignorados. Es posible que en su casa no tengan todas las herramientas tecnológicas que necesitan o que su espacio de trabajo sea pequeño o esté lleno de distracciones.
El retorno gradual a la oficina estará determinado por las lecciones que nos ha dejado este período forzoso de trabajo desde casa. Los empleados quieren elegir dónde y cuándo trabajar. Quieren evitar traslados concurridos y pasar más tiempo con sus familiares y amigos ( English ). También quieren ver a sus compañeros de trabajo en persona y trabajar juntos para alcanzar los objetivos compartidos en un espacio físico que no sea la mesa del living en la que cenan todas las noches.
Todos estos factores han dado lugar a un espacio de trabajo híbrido, una mezcla entre trabajo remoto y de oficina cuyo objetivo es desvincular a la empresa de su sede física, mientras les ofrecen a los empleados la libertad de trabajar donde ellos decidan.
Para los empleadores, el espacio de trabajo híbrido es una oportunidad ( English ) que permitirá remodelar los diseños actuales de oficina, atraer nuevos talentos de otros lugares e incrementar la diversidad de la fuerza laboral. Las empresas también han tenido en cuenta el impacto positivo que el trabajo remoto ha tenido en la satisfacción y la productividad de los empleados. El entorno híbrido es una manera de retener ese impacto positivo a largo plazo.
¿Por qué los empleados prefieren el espacio de trabajo híbrido?
Incluso antes de la pandemia, los empleados valoraban cada vez más la flexibilidad en el espacio de trabajo ( English ). Tener la libertad de escoger dónde y cómo trabajar es más importante que el salario para 9 de cada 10 millennials. Esto es un reflejo de una actitud cambiante respecto de nuestra opinión sobre el trabajo y del lugar donde se realiza, pero esa tendencia cambia cuando se encuesta a los empleados más jóvenes.
No pasará mucho tiempo hasta que la generación Z sea el segmento dominante de la población activa. En una encuesta de Salesforce de 2020, este grupo etario expresó su deseo creciente de no trabajar solo desde casa, sino de dividir su tiempo de trabajo entre el hogar y la oficina. Para un trabajador que comienza su carrera, la oficina tiene más valor, no menos. Se visualiza como un espacio para socializar, establecer contactos y colaborar. Poder elegir con qué frecuencia estar en la oficina sigue siendo muy importante, pero los datos sugieren que la generación Z está menos interesada en trabajar desde la casa que sus colegas millennials.
Este cambio de gusto por un espacio de trabajo híbrido y lejos del trabajo completamente remoto puede deberse a algunos factores. En promedio, estamos mejores equipados para trabajar desde cualquier lugar donde tengamos un tomacorriente y una conexión wifi decente. El software basado en la nube ha hecho posible y confiable la colaboración a cualquier distancia. Y cada vez prestamos más atención a nuestro equilibrio entre la vida profesional y personal, ajustando nuestros horarios laborales para que se adapten a nuestra vida personal, en lugar de que sea al revés.
Sin embargo, para algunos empleados, trabajar completamente desde casa puede verse afectado por sus circunstancias personales. Es poco probable que los empleados más jóvenes tengan el espacio necesario en su casa para instalar una oficina que sea cómoda, o bien es posible que aún vivan con sus padres o con compañeros de cuarto. Valoran particularmente el tiempo cara a cara con sus compañeros que les permite establecer relaciones, aprender nuevas habilidades y tener acceso a mentorías.
En un entorno híbrido, los beneficios de un trabajo flexible ( English ) van de la mano con los beneficios de tener una sede física. La pandemia aceleró una tendencia ya existente, demostrando que tener una fuerza laboral distribuida es posible, pero, a la vez, destacó algunas deficiencias del trabajo totalmente remoto. Los empleados, en particular los que están comenzando, quieren lo mejor de ambos mundos.
¿Cómo puedes implementar de manera exitosa un espacio de trabajo híbrido?
La transición a un espacio de trabajo híbrido significa revertir los procesos de tu empresa desde adentro hacia afuera, asegurándote de que funcionen independientemente de dónde se utilicen. Es uno de los desafíos más difíciles a los que se enfrenta una empresa, y la manera en la cual la abordes dependerá de su tamaño y forma.
Descubre cómo empresas similares a la tuya han hecho la transición a una forma híbrida o remota de trabajar, y presta atención a las lecciones que aprendieron —y los errores que cometieron— en el camino. Estas son algunas ideas generales que debes tener en cuenta para ayudarte a planificar.
Pregúntales a los empleados lo que realmente desean
No supongas que todos quieren lo mismo. Las prioridades de cada persona son diferentes, y la implementación de un espacio de trabajo híbrido exitoso debería involucrar los comentarios de los empleados de toda la empresa. Realiza una encuesta a tus empleados y responde a sus preguntas. Sé realista con ellos en cuanto a los cambios que puede haber en el espacio de trabajo y asegúrate de estar abierto a escuchar sus inquietudes y solicitudes.
Ofrece opciones, pero no muchas
Ofrece a los empleados una variedad de dos o tres formas de trabajar en tu empresa: una que sea principalmente en la oficina, otra que implique trabajar principalmente desde casa y otra que esté en el medio de ambas opciones. Deja que las personas cambien sus preferencias, pero trata de incentivarlas para que no lo hagan con tanta frecuencia. De esta manera, podrás planificar con antelación y tener una idea firme de dónde estarán todos en un momento dado, lo que te permitirá asignar recursos de manera más efectiva.
Adopta la tecnología
El mismo software que potencia el trabajo a distancia también debe ser el núcleo de un espacio de trabajo híbrido que funciona sin problemas. Aprovecha el software de productividad basado en la nube y herramientas de videoconferencia ( English ) para crear un terreno de juego equilibrado entre los que trabajan a distancia y los que están en la oficina.
Asegúrate de que todos tengan acceso al hardware que necesitan para realizar su trabajo de manera remota. Identifica las tareas diarias que solo se pueden completar en la oficina, considera por qué podría ser así y busca soluciones alternativas. Un empleado debería poder hacer su trabajo en un lugar distinto de la oficina. En un espacio de trabajo híbrido ideal, un empleado debería poder realizar su trabajo al aire libre si la oficina desaparece de un día para otro.
También deben tener acceso a cualquier recurso e información que necesiten para ser eficaces, por lo que deben ser prácticos y de fácil acceso. Documenta cada detalle —desde una reunión con un cliente hasta una conversación informal en el pasillo— para que todos los empleados estén actualizados y en sintonía.
Mantén la cultura de la empresa
La cultura es una idea difícil de definir. Una empresa puede tener una filosofía corporativa o un conjunto de valores guía, perola cultura de un espacio de trabajo ( English ) surge orgánicamente de las interacciones entre los trabajadores. Mantén a los empleados remotos vinculados a la parte social de la oficina con reuniones y encuentros informales en línea para que no se pierdan esos momentos únicos de socialización.
Asegúrate de que los colegas que se encuentran trabajando de manera remota sientan que están obteniendo la experiencia completa de ser empleado. Presta atención a los beneficios para asegurarte de que no saquen provecho únicamente los trabajadores que van a la oficina. Por ejemplo, si los empleados pueden disfrutar de café y refrigerios ilimitados en la cafetería, puedes ofrecer a los trabajadores remotos una suscripción gratuita a un cafetería, o, quizá, viandas de comida gratuitas.
Trasladar la cultura presencial a la remota o al modelo híbrido es un gran desafío, y no sucede de la noche a la mañana. Comienza por decidir cuáles son los valores de la empresa, escríbelos y luego refuérzalos por todos los canales posibles.
Haz que tus ofertas de empleo sean remotas
La verdadera prueba de un espacio de trabajo híbrido es cómo se reclutan a los nuevos empleados. Siempre que puedas, haz que las listas de trabajo sean independientes de la ubicación. Desarrolla un nuevo proceso de entrevista y contratación que se adapte a los solicitantes sin importar cuán lejos estén de la oficina, y bríndales los recursos y oportunidades que necesitan para trasladarse hacia y desde la oficina para reuniones y eventos sociales.
Crea un diseño de oficina socialmente distanciado
Con menos personas en la oficina, puedes implementar más fácilmente un diseño optimizado para la seguridad de los empleados. No está claro cuánto durarán las pautas de distanciamiento social , así que aprovecha esta oportunidad para eliminar la densidad en los espacios de trabajo y crear espacios de coworking compartidos en la oficina. Asegúrate de que haya bastante espacio personal entre las estaciones de trabajo y diseña sistemas unidireccionales para guiar a los empleados de manera segura por el edificio.
No te olvides de quienes no puedas ver
Los trabajadores remotos son menos visibles que sus compañeros de la oficina, lo que significa que tienen mayor riesgo de ser ignorados a la hora de recibir ascensos y otras oportunidades. Ten en cuenta este sesgo natural y toma medidas para garantizar la equidad y la igualdad al momento de tomar decisiones.
Capacita a los gerentes para que apoyen e incluyan a los trabajadores remotos, y adapta tus procesos de reclutamiento para crear igualdad de condiciones, de modo que los empleados a distancia no se encuentren en una desventaja profesional simplemente por no estar en la sala.
¿Cómo puede ayudarte WeWork a migrar a un espacio de trabajo híbrido?
Los principios básicos del espacio de trabajo híbrido permiten a los empleados hacer su mejor trabajo independientemente de dónde se encuentren. Las oficinas de WeWork están diseñadas para la flexibilidad ( English ) y pueden ayudarte a adoptar una forma de trabajo más dinámica. Ya sea que tengas pensado crear una oficina satélite para un equipo remoto o mudarte a un espacio de trabajo que pueda crecer rápidamente para satisfacer las necesidades cambiantes de tu empresa, WeWork ofrece espacios de trabajo inspiradores y adaptables ( English ) que apoyan tus objetivos comerciales.
Los escritorios dedicados y las oficinas privadas ayudan a los trabajadores remotos a sentirse más conectados con sus colegas en la oficina. Un espacio sin distracciones, salas de reuniones modernas, wifi de alta velocidad e instalaciones de clase empresarial brindan a los miembros de tu equipo las herramientas que necesitan para mantenerse productivos, comprometidos y colaborativos, sin importar la distancia.
Los productos como WeWork All Access y WeWork On Demand ofrecen una flexibilidad aún mayor, lo que te permite acceder a espacios de trabajo y salas de reuniones en las principales ciudades del mundo.
Para que un modelo híbrido tenga éxito, nadie puede quedarse atrás. Un espacio de trabajo flexible que responde a las nuevas estrategias es una parte importante de la transición y da a los líderes empresariales la tranquilidad que necesitan a la hora de tomar las decisiones correctas para sus empleados. Cambiar la forma en que opera tu negocio está repleto de desafíos, pero el potencial de lograr una mejor cultura de trabajo —una que sea sostenible, productiva e inclusiva— es enorme.
Steve Hogarty es un escritor y periodista de Londres. Es el editor de viajes del periódico City AM y el subdirector de la revista City AM Magazine, donde su trabajo se centra en la tecnología, los viajes y el entretenimiento.
¿Estás repensando tu espacio de trabajo?
