팬데믹으로 인해 오피스에 근본적인 변화가 일었습니다. 이러한 상황은 미국에서 가장 큰 규모의 오피스 공간을 소유 및 점유하고 있는 연방정부에는 상당한 기회인 동시에 수백억 달러 규모의 위험으로 다가왔습니다. 정부는 혼합형 업무와 보다 작고 유연한 부동산 포트폴리오를 수용함으로써 재정 위기를 납세자가 납부한 세금의 절감으로 전환할 수 있으며, 이 같은 기회를 활용하여 정부에 필요한 유능한 직원들을 채용하고 보유할 수 있습니다.
하지만 정부기관은 원격 근무로 생긴 기회를 활용하는 데 필요한 도구를 모두 보유하고 있을까요? 적어도 지금은 그렇지 않은 것 같습니다. 하지만 유연한 업무공간을 통해 이러한 도구를 활용할 수 있습니다. 유연한 부동산이 정부가 혼합형 업무로 전환하는 데 도움이 되는 이유를 다음에서 확인해 보세요.
유연성으로 인한 전화위복 및 비용 절감
팬데믹과 혼합형 업무로의 전환으로 인해 연방정부의 현재 오피스 공간 포트폴리오와 직원이 업무 처리에 필요한 공간 간에 크나큰 격차가 존재한다는 사실이 드러났습니다. 정부의 부동산 입지는 너무 크고 비용 지출이 많으며, 협업을 수용하기에는 적합하지 않은 형태로 구성되어 있습니다. 하지만 정부기관의 간부들은 이러한 문제를 어떻게 해결해야 할지 잘 몰라 어려움을 겪고 있습니다.
여러 민간기업은 이미 턴키 방식의 유연한 오피스 공간이라는 대안이 있다는 사실을 깨달았습니다. 이 같은 공간은 당장 자본 투입이 필요하지 않고 연 단위가 아닌 월 단위로 점유할 수 있으며, 계약 기간도 짧아 지금 당장 필요한 공간에 대한 비용만 지불하고 향후 필요에 따라 손쉽게 규모를 확장하거나 축소할 수 있습니다. 당장 필요한 공간에 대한 비용만 지불하는 것은 가장 효과적인 비용 절감 방법이자 1년간 재택 근무를 하느라 고생한 직원들에게 필요한 협업 공간을 조성하는 데 가장 적합한 방법이기도 합니다.
유연한 부동산 제공자가 있으면 정부기관은 만료된 임대계약을 당장 해지하고 즉시 비용 절감을 경험하는 한편, 직원들은 선택지가 생깁니다. 또한 미래의 오피스를 실험해 장기 요구 사항을 파악할 시간을 벌 수 있습니다. 이러한 솔루션이 없다면 막대한 정부기관의 규모를 감안했을 때 수억 달러가 텅 빈 공간을 임대하는 데 낭비될 것입니다.
임대계약 만료 후 장기적인 공간 축소 또는 이전
연방정부의 부동산 담당자가 직면한 흔하지만 비용이 많이 드는 딜레마는 오피스 임대계약이 만료되어가는 가운데 향후 소속 기관에 필요한 공간의 규모가 축소되거나 공간을 이전한다는 사실을 알게 된 경우입니다. 계약 담당 공무원들은 임대계약을 바꾸거나 정부 소유 시설을 건축하는 데 드는 기간 때문에 비용이 많이 드는 장기 계약 연장을 선택할 수밖에 없는 상황에 놓이곤 합니다.
대다수의 임대 공간이 비었고 임대 규모도 불필요하게 큰 상황에서 팬데믹까지 더해져 이러한 계약 연장을 정당화하기가 더 어려워졌습니다. 다행히 팬데믹 기간 동안 모바일 기술에 집중적으로 투자한 덕분에 정부기관은 최소한의 자본만을 지출하여 보다 규모가 작고 비용이 저렴한 유연한 솔루션으로 신속하게 전환할 수 있습니다.
그런 다음 기관은 직원들이 원하는 다양한 분산 업무 및 원격 근무 솔루션을 실험하며 장기간의 부동산 수요를 조사하고 이에 맞춰 조달을 시작할 수 있습니다.
직원 채용, 잔류 및 공정한 직장
새로운 혼합형 업무 모델에서는 직원들이 주중 원하는 때에 다양한 환경에서 근무할 수 있으며, 요일마다 다른 위치로 출근하는 것도 가능합니다. 예를 들어 직원이 재택 근무로 업무를 시작한 다음 오피스나 코워킹 스페이스로 출근하여 동료 직원들을 만나러 갈 수도 있습니다. 실제로 설문조사에 참여한 직원 중 절반 이상(53%)이 최대 주 3일만 오피스에서 근무하고 싶다고 답변했습니다. WeWork와 Workplace Intelligence의 조사에 따르면, 직원 4명 중 3명은 코로나19의 위협이 잠잠해지면 자신이 원하는 곳에서 근무할 수 있다는 전제하에 직원 복지를 한 가지 포기할 의사가 있다고 응답했습니다. 심지어 미 정부의 행정관리예산국조차 정부 관료의 다수가 혼합형 업무를 선호한다는 점을 인정했습니다.
직원들은 원격 근무를 선호하지만, 이들 중 대다수는 적합한 홈 오피스가 없거나 기관의 원격 근무 정책에서 공평한 혜택을 받지 못할 수 있습니다. 그렇다고 직원들에게 주 5일 오피스에 출근하라고 하는 것 또한 통근 시간이 오래 걸리거나 통근 경로가 복잡할 수 있다는 점을 감안하면 적합한 대안이 될 수 없습니다.
회사는 유연한 업무공간 공급업체를 통해 각 팀이 일할 곳을 직접 선택할 수 있게 할 수 있으며, 원격 근무가 늘어날수록 관련 혜택이 모든 직원들에게 공정하게 돌아가도록 할 수 있습니다. 인근의 코워킹 지점과 같은 ‘제3의 공간’에서 근무하면 직원들의 생산성과 참여가 증대할 수 있습니다.
한 전직 GSA 행정관은 전 세계 120개 이상의 도시에 위치한 WeWork 지점의 유연성이 근무지의 다양화에 기여하여 인재 채용에 도움이 될 것이라 밝혔습니다.
적합한 공간을 더 많이 확보해야 할 필요성
1년 반 동안 원격 근무를 하고 나면 프라이빗 오피스, 파티션으로 나뉜 전형적인 정부기관의 공간 배치가 너무 클 뿐아니라 사람들의 오피스 복귀를 유도하는 협업에는 적합하지 않다고 느껴질 수 있습니다. 기존의 공간을 재구성하려면 몇 년의 시간과 막대한 자본 투자가 필요합니다. 대다수의 기관은 이러한 재정적 여유가 없거나 인력 또는 기술에 예산을 투입하기를 원하죠. 따라서 기업들은 풍부한 편의시설이 구비된 협업 공간을 신속하게 포트폴리오에 추가하되 1개월 또는 1년 단위의 단기 계약을 체결하기 위해 유연한 제공업체로 눈을 돌리고 있습니다. WeWork와 파트너십을 맺을 때는 장기 계약을 체결하거나 막대한 자본 투자를 할 필요가 없습니다.
WeWork와 계약을 맺은 회사 및 기관은 기존의 임대 공간이나 자가 공간보다 훨씬 규모가 작은 공간만으로도 충분하다는 사실을 알게 됩니다. WeWork 지점에 공유 공간이 많기 때문이죠. 컨퍼런스룸, 프린터, 서버실, 팬트리와 리셉션 구역 등의 ‘특수 공간’은 기존의 임대 공간에서 세입자의 전용 면적 중 큰 비중을 차지합니다.
유연한 오피스 모델에서 이 같은 공간은 멤버의 전용 공간 밖에 배치하여 필요할 때만 예약하도록 합니다. 이러한 편의시설을 공유하면 멤버들은 비례식으로 비용을 부담하며 훨씬 더 높은 품질과 수량의 편의시설에 접근할 수 있습니다. 실제로 전통적인 임대계약에서는 소규모 오피스가 비용 문제 때문에 대형 미팅룸이나 협업 공간을 마련할 수 없습니다.
불확실한 시기에 필요한 유연성
정부기관이 향후 몇 년 동안의 부동산 수요를 짐작할 수 없는 상황에서 직원들은 근무 시기, 장소, 방식을 직접 선택할 수 있기를 바라고 있습니다. 이 같은 상황에서 만료된 임대계약을 연장하면 혈세 수억 달러를 낭비하게 될 뿐 아니라, 인재 유치와 보유에 필요한 양질의 공간, 위치, 업무공간 선택지에 접근할 기회를 제한하는 것과 다름 없습니다.
WeWork Government Solutions는 전형적인 코워킹 스페이스, 프라이빗 오피스, 1층 전체 또는 빌딩 전체를 사용하는 업무공간을 제공합니다. 또한 정부기관 직원들은 WeWork All Access와 WeWork On Demand와 같은 상품에 가입하여 미국 및 해외 30개 국가의 WeWork 지점 중 원하는 곳을 이용할 수도 있습니다.
어느 WeWork 옵션을 선택하든 오피스 필수품이 제공됩니다. 분류되지 않은 일반 업무를 위한 보안 인프라가 마련되어 있으며, 민감 또는 기밀 업무는 맞춤 기술 솔루션 지원도 가능합니다. WeWork는 정부기관과 협업한 이력이 풍부하며, 전용 대역폭과 프라이빗 유선 VLAN뿐 아니라 필요한 경우 세분화된 IT 클로짓도 제공할 수 있습니다.
세계 각지의 정부기관들이 이미 WeWork 지점에 입주해 있습니다. 아시아의 한 지방정부는 기술 혁신을 위한 공간을 조성하기 위해 빌딩의 1층을 임대했습니다. 유럽에서는 한 연방 정부기관이 기존 오피스의 수용 공간이 예상보다 빨리 부족해지자 200인 규모의 디지털 개발팀을 WeWork로 이전했습니다. 북미에서는 한 군사기관이 WeWork와 계약을 맺고 기관의 요구 사항을 충족하도록 설계된 보안층에 250인 규모의 팀을 배치했습니다. 멕시코 시티에서는 한 초정부 기관이 오피스에 지진 피해를 입은 후 WeWork 공간으로 이전했습니다.
WeWork가 회사의 부동산 요구 사항을 해결는 방법을 알아보려면 지금 바로 문의하세요.
Dan Mathews는 WeWork 연방 세일즈 책임자로, 20년 이상 워싱턴 D.C.의 국회의사당에서 근무했으며 최근에는 연방 정무 총무청의 공공 건물 서비스 국장으로 재임했다.
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