Pandemia głęboko zakłóciła funkcjonowanie wielu biur. Stworzyło to istotne możliwości, ale również wielomiliardowe ryzyko dla rządu federalnego, który jest największym właścicielem i najemcą powierzchni biurowej w USA. Z punktu widzenia rządu wprowadzenie hybrydowego modelu pracy i mniejszego, bardziej elastycznego portfela nieruchomości zamienia ryzyko finansowe w oszczędność pieniędzy podatników, a także zapewnia możliwość rekrutacji i zatrzymania utalentowanych pracowników, których potrzebuje rząd.
Czy agencje rządowe mają naprawdę wszystkie narzędzia, których potrzebują, aby wykorzystać możliwości które oferuje praca zdalna? Teraz nie jest to raczej możliwe — dostęp do tych narzędzi można jednak uzyskać w każdej chwili dzięki wykorzystaniu elastycznej przestrzeni do pracy. Oto kilka sposobów, w jakie elastyczne wykorzystanie nieruchomości może pomóc rządowi w przejściu na pracę hybrydową.
Elastyczność zamienia ryzyko w szanse i oszczędności dla firmy
Pandemia i przejście na pracę hybrydową ujawniły ogromny rozdźwięk między ilością powierzchni biurowej rządu federalnego a tym, czego pracownicy potrzebują do wykonywania swojej pracy. Ilość rządowych nieruchomości jest zbyt duża, są one za drogie i zbyt słabo zaprojektowane, aby służyć pracy zespołowej. Jednak urzędnicy wciąż nie są pewni, co z tym zrobić.
Wiele prywatnych firm już zorientowało się, że istnieje inny wybór: elastyczna powierzchnia biurowa, dostępna "pod klucz" . Tego rodzaju przestrzeń nie wymaga ponoszenia wydatków kapitałowych z góry i można ją wynająć na miesiące, a nie lata. Wiąże się to z krótkoterminowymi zobowiązaniami, dzięki czemu płaci się za to, czego aktualnie potrzebujesz. Możesz łatwo powiększyć lub zmniejszyć zakres kontraktu, aby sprostać zmieniającym się wymaganiom. Płacenie za przestrzeń, kiedy jej potrzebujesz — i tylko wtedy — jest prawdopodobnie najskuteczniejszym narzędziem do obniżania kosztów i tworzenia przestrzeni do współpracy, których po całym roku pracy w domu Twoi pracownicy z pewnością potrzebują.
Elastyczni dostawcy nieruchomości umożliwiają agencjom rządowym skrócenie wygasających umów najmu, natychmiastowe oszczędności, zaoferowanie pracownikom możliwości wyboru, eksperymentowanie z "biurem przyszłości" a także uzyskanie niezbędnego czasu na określenie swoich długoterminowych wymagań. Biorąc pod uwagę wielkość rządu federalnego, brak tego typu rozwiązań może przynosić straty rzędu setek milionów dolarów z powodu najmu pustych powierzchni.
Wygasający najem z długoterminową redukcją powierzchni lub relokacją
Częstym (i kosztownym) dylematem dla federalnych urzędników zajmujących się nieruchomościami jest wygaśnięcie umowy najmu biura przy jednoczesnej świadomości, że w przyszłości dana agencja będzie miała mniejsze wymagania dotyczące powierzchni lub że zechce się przenieść. Biorąc pod uwagę lata niezbędne do znalezienia nowej lokalizacji lub budowy obiektu będącego własnością rządu, urzędnicy często czują się zmuszeni do kosztownego, wieloletniego przedłużenia umów najmu.
Pandemia spowodowała jednak, że takie przedłużenia umów są jeszcze trudniejsze do uzasadnienia, ponieważ wynajęte powierzchnie są w większości puste i większe niż jest to konieczne. Na szczęście inwestycje w technologie mobilne, które agencje rządowe poczyniły podczas pandemii spowodowały, że mogą one szybko i przy minimalnych nakładach kapitałowych przejść na mniejsze, tańsze, bardziej elastyczne rozwiązania.
Agencje mogą następnie eksperymentować z pełną gamą rozwiązań do pracy rozproszonej i zdalnej, których potrzebują ich pracownicy, jednocześnie weryfikując swoje długoterminowe potrzeby w zakresie nieruchomości i organizując proces najmu.
Rekrutacja, utrzymanie i wynagrodzenie pracowników
W nowym, hybrydowym modelu miejsca pracy personel uzyskuje możliwość pracy w wielu środowiskach w ciągu tygodniu, a także może dzielić każdy dzień pracy między różne lokalizacje. Pracownik może rozpocząć dzień pracy w domu, a następnie udać się do biura lub przestrzeni coworkingowej, aby spotkać się z koleżankami i kolegami. W rzeczywistości ponad połowa (53 procent) ankietowanych pracowników twierdzi, że chce pracować w biurze trzy dni w tygodniu lub krócej. Trzech na czterech pracowników twierdzi, że po zakończeniu pandemii zrezygnowałoby z dodatkowych benefitów w zamian za możliwość wyboru miejsca pracy, co pokazało badanie WeWork oraz Workplace Intelligence. Nawet Biuro Zarządzania i Budżetowania Białego Domu uznało, że praca hybrydowa jest preferowanym wariantem dla wielu osób w rządzie.
Podczas gdy pracownicy wolą pracować zdalnie, dla wielu z nich domowe biuro oferuje zbyt skromne warunki lub nie mogą w pełni go wykorzystać w ramach rządowej polityki pracy zdalnej. Nakaz przychodzenia do biura przez pięć dni w tygodniu może nie być lepszym rozwiązaniem, zwłaszcza jeśli w grę wchodzą długie lub skomplikowane dojazdy.
Włączając do swojego portfolio dostawców elastycznych przestrzeni do pracy, pracodawcy dają swoim zespołom możliwość wyboru miejsca pracy i zapewniają, że korzyści wynikające ze intensywnej pracy zdalnej są dostępne dla wszystkich uprawnionych pracowników na równych zasadach. Praca z tak zwanej „trzeciej przestrzeni”, takiej jak pobliska lokalizacja coworkingowa, może zwiększyć ich produktywność i zaangażowanie.
Jeden z byłych administratorów GSA (General Services Administration) jest zdania, że elastyczność biur zapewnianych przez WeWork — który ma lokalizacje w ponad 120 miastach na całym świecie — może pomóc w rekrutacji personelu, zapewniając większy wybór na stanowiskach dyżurnych.
Potrzeba większej ilości odpowiedniej przestrzeni
Po półtora roku pracy zdalnej typowy projekt piętra, składający się z prywatnych biur i boksów jest zbyt duży i zbyt słabo przystosowany do pracy zespołowej, aby przyciągnąć ludzi z powrotem do biura. Rekonfiguracja istniejącej przestrzeni zajmuje lata i wymaga dużych inwestycji kapitałowych, których większość agencji rządowych nie posiada, albo mogłaby lepiej wydać na ludzi lub technologię. Zamiast tego firmy zwracają się ku elastycznym dostawcom, aby co miesiąc lub co rok do swojego portfolio szybko dodawać wyposażone w rozmaite udogodnienia przestrzenie do współpracy. Przy współpracy z WeWork nie ma potrzeby podpisywania długoterminowych umów ani ponoszenia dużych inwestycji kapitałowych.
Organizacje odkrywają, że potrzebują znacznie mniej miejsca w WeWork niż w tradycyjnie wynajmowanej lub posiadanej lokalizacji. Dzieje się tak, ponieważ w lokalizacjach WeWork jest wiele wspólnych przestrzeni. W przypadku tradycyjnego najmu „specjalne przestrzenie”, takie jak sale konferencyjne, serwerownie i pokoje z drukarkami, kuchnie i recepcje często zajmują większą część dedykowanej powierzchni użytkowej najemcy.
W elastycznym modelu biurowym przestrzenie te mogą znajdować się poza wydzieloną przestrzenią klienta WeWork i być rezerwowane w razie potrzeby. Ponieważ te udogodnienia są wspólne, członkowie płacą tylko proporcjonalną część swoich kosztów i mają dostęp do znacznie wyższej ilości oraz jakości udogodnień. W rzeczywistości, w przypadku tradycyjnego najmu, duża sala konferencyjna lub przestrzeń do współpracy dla mniejszych biur może być po prostu nieopłacalna.
Niepewna przyszłość wymaga elastyczności
Agencje rządowe nie będą wiedziały, co przyszłość przyniesie na rynku nieruchomości przez kilka kolejnych lat, jednak ich pracownicy już dzisiaj chcą mieć wybór gdzie, kiedy i jak pracują. Trzymanie się wygasających umów najmu nie tylko marnuje setki milionów dolarów podatników, ale także ogranicza możliwość dostępu do wysokiej jakości powierzchni, lokalizacji i wyboru przestrzeni niezbędnych do zatrzymania i przyciągnięcia utalentowanych pracowników.
WeWork Government Solutions oferuje dostęp do tradycyjnych przestrzeni coworkingowych, prywatnych biur, całych pięter oraz budynków. Pracownicy rządowi mogą również zdecydować się na korzystanie z setek lokalizacji WeWork w Stanach Zjednoczonych i w ponad 30 krajach na całym świecie za pośrednictwem takich produktów, jak WeWork All Access i WeWork On Demand.
Każdy produkt WeWork zawiera niezbędne dla biura opcje. Infrastruktura bezpieczeństwa dla prac jawnych jest już wdrożona, a dla bardziej wrażliwych lub tajnych projektów dostępne są niestandardowe rozwiązania technologiczne. WeWork ma już bogate doświadczenie we współpracy z instytucjami rządowymi i może zapewnić dedykowaną przepustowość łącza, prywatną przewodową sieć VLAN, a w razie potrzeby nawet prywatne, podzielone na segmenty szafy IT.
Instytucje rządowe na całym świecie przeniosły się już do lokalizacji WeWork. W Azji samorząd wynajął prywatne piętro w jednym budynku, aby stworzyć przestrzeń dla innowacji technologicznych. W Europie agencja federalna przeniosła swój 200-osobowy zespół ds. rozwoju cyfrowego do WeWork, gdy pojemność istniejących biur skończyła się wcześniej, niż to przewidywano. W Ameryce Północnej agencja wojskowa wybrała WeWork do ulokowania 250-osobowego zespołu w bezpiecznym, całopiętrowym burze, zaprojektowanym zgodnie z jej specyfikacjami. A w Mexico City jedna z agencji międzyrządowych przeniosła się do WeWork po trzęsieniu ziemi, które zniszczyło jej biuro.
Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się, jak WeWork może pomóc w rozwiązaniu Twoich potrzeb związanych z nieruchomościami.
Dan Mathews jest szefem federalnego biura sprzedaży w WeWork. Spędził ponad 20 lat pracując w Waszyngtonie, w tym ponad dwie dekady na Kapitolu. Ostatnio był komisarzem US Public Buildings Service w General Services Administration.
Zastanawiasz się nad zmianą przestrzeni do pracy?
