El sonido revelador de otra invitación de Zoom que aterriza en tu bandeja de entrada puede llenarte de una cierta sensación de pavor, pero las reuniones virtuales son un salvavidas para las empresas afectadas por la pandemia de la COVID-19. Debido a que las reuniones presenciales ya no son una opción, los equipos descentralizados aún tienen las herramientas que necesitan para mantenerse conectados y colaborar a grandes distancias, de formas que no habrían sido prácticas hace solo unos años.
Pero por muy fundamentales que sean las reuniones virtuales, la tecnología no está exenta de defectos. El significado puede perderse, los rostros aplastados en una cuadrícula de miniaturas son menos expresivos y la atención de las personas puede perderse gradualmente en su feed de Instagram. Además de ayudarnos a mantenernos productivos y unidos durante la pandemia, las reuniones virtuales también han dejado en evidencia lo que es tan eficaz de las reuniones en persona.
Entonces, ¿cómo se organiza de forma segura una reunión cara a cara durante una pandemia? Antes de entrar en eso, primero echemos un vistazo a algunas de las ventajas de reunirse en persona.
El beneficio de la comunicación cara a cara
1. Comunicación más clara
¿Cuántas veces no has podido discernir el tono de la respuesta de un colega a un correo electrónico? Una respuesta de una línea, un signo de exclamación, un emoji que guiña un ojo… descifrar el significado de la comunicación textual puede ser un campo minado, especialmente cuando la comunicación se da entre diferentes culturas o entre fronteras.
Las videoconferencias no son mucho mejor, ya que no reflejan el lenguaje corporal y otras señales no verbales. Según Psychology Today, aunque es imposible determinar un porcentaje exacto, al menos dos tercios de la comunicación puede ser no verbal. Los cambios sutiles en las expresiones faciales, las inflexiones vocales, los gestos con las manos y el contacto visual transmiten significado y ayudan a garantizar que no se malinterprete el mensaje del hablante.
2. Menos interrupciones
Cualquier retraso en la conexión de una reunión virtual hace que sea difícil plantear puntos sin interrumpir o hablar sobre otro participante. Para resolver esto, algunos programas de videoconferencias ahora incluyen una función de «levantar la mano» para indicar que tienes algo que decir, pero es posible que el anfitrión de la reunión pase por alto estas notificaciones. También pueden ser incómodas para cualquier participante que tenga ansiedad y sea reacio a hablar.
En las reuniones en persona, las cosas funcionan con mucha más fluidez. Usamos subconscientemente el lenguaje corporal como una señal social para indicar cuándo estamos a punto de comenzar y terminar de hablar, así como cuándo estamos dispuestos a dar la palabra a otro participante. Eso evita que se interrumpa la conversación y garantiza que se escuche a todos en el momento adecuado.
3. Relaciones más sólidas
Si bien es cierto que la mayoría de las interacciones comerciales tienen lugar en línea, ya sea por correo electrónico, reuniones virtuales o redes sociales, seguimos dando especial importancia a conocer gente en persona. Según una encuesta de Forbes, el 84 % de los ejecutivos dicen que prefieren las reuniones en persona por su capacidad para construir relaciones comerciales más sólidas y significativas.
Las reuniones cara a cara consolidan los lazos sociales existentes y fortalecen las relaciones. Crean tiempo y espacio para charlas informales que pueden parecer inapropiadas o poco sinceras en una situación de videoconferencia más formal. Una charla informal sobre fútbol, comida o Netflix antes o después de una reunión en persona puede ser tan vital para fomentar una buena relación comercial como cualquier otro tema de la agenda. Esa es la diferencia entre reunión y conexión.
Una reunión en persona también demuestra que valoras el tiempo y los negocios de tu cliente al demostrar que estás dispuesto a hacer espacio en tu agenda para ellos. Ese respeto es mutuo. Los clientes que se toman el tiempo para verte en persona, en lugar de simplemente hacer clic en un enlace de invitación, son tus relaciones comerciales más sólidas.
4. Construye confianza
Según un estudio de 2017 publicado por el Journal of Experimental Social Psychology, la comunicación cara a cara es más confiable que el correo electrónico. Un correo electrónico, especialmente uno no solicitado, se considera sospechoso, mientras que un pedido realizado en persona se considera más sincero. La bandeja de entrada, gracias a los correos electrónicos no deseados y los archivos adjuntos dudosos, es algo en lo que hemos sido condicionados a desconfiar.
Por esa razón, las reuniones en persona son fundamentales para establecer un nivel básico de confianza y comprensión entre dos o más participantes, especialmente al principio de una relación de negocios. Si estás proponiendo una nueva idea o haciendo un pedido audaz que requiere que un cliente te dé su aprobación, una reunión cara a cara aumenta tus posibilidades de éxito.
5. Participantes más atentos
Independientemente de cuánto intentes mantener a las personas enganchadas durante las reuniones virtuales, algunos participantes están naturalmente más inclinados a contribuir, lo que genera una dinámica social desequilibrada que suprime de forma activa la buena comunicación. Los miembros del equipo más introvertidos tienden a retraerse y procesar de forma pasiva lo que se dice, mientras que los extrovertidos son protagonistas, lideran la conversación y dirigen la agenda.
Un anfitrión eficaz puede mitigar esto pidiendo a las personas que compartan sus pensamientos en las etapas clave de la llamada, pero, especialmente, en grupos más grandes donde no siempre se necesita la opinión de todos, esta puede ser una forma torpe de dirigir una reunión. Cuando se reúnen cara a cara, estos dos tipos de personalidad pueden trabajar juntos con menos fricción, lo que genera reuniones más productivas y positivas.
Cómo reanudar las reuniones presenciales
A medida que empecemos a volver a nuestros espacios de oficina, ya no se aplicarán las antiguas reglas de reuniones cara a cara. En su lugar, las nuevas directrices de distanciamiento social y la reducción de las capacidades de las salas significan que tendremos que cambiar nuestros hábitos para colaborar de manera eficaz y segura. Aquí hay algunas ideas para garantizar que tus reuniones en persona sean lo más seguras posible.
1. Evita las horas de mayor demanda
Evitar el espacio congestionado es una de las principales formas en que podemos reducir la propagación de la COVID-19. Por lo tanto, programa tu reunión para que se lleve a cabo en un momento en el que menos personas utilicen el transporte público y los ascensores. Intenta mantenerte alejado de las horas pico de la mañana y la tarde, evita las pausas para el almuerzo y programa las reuniones para que comiencen cinco o 10 minutos después de la hora.
2. Que todos usen mascarilla
Es posible que cada participante tenga la suya, pero colocar una mascarilla de un solo uso en el asiento de cada persona da a entender que la sala es un área en el que se debe usar mascarilla, lo que evita confusiones y pedidos potencialmente incómodos. Es seguro usar una mascarilla normal o una transparente. Los Centros para el Control de Enfermedades (the Centers for Disease Control, CDC) recomiendan el uso de mascarillas de tela de varias capas en interiores, pero también explican que las mascarillas transparentes se pueden utilizar en lugares donde el usuario podría tener dificultades para ser comprendido.
3. Deja más espacio entre sillas
Seguimos con los aspectos básicos del distanciamiento social, pero para mantener una distancia de seis pies entre todos los participantes de la reunión, deberías dejar más espacio entre sillas o quitar las sillas que sobren. Coloca sillas a ambos lados de la mesa en zigzag, de modo que no haya dos personas sentadas directamente una frente a la otra. En WeWork, se han reconfigurado las salas de reuniones para ofrecer más espacio por persona, por lo que no debes preocuparte por mover muebles antes de que lleguen los participantes.
4. Abre una ventana
Según una investigación de los CDC, la COVID-19 se propaga más fácilmente en lugares cerrados, en parte debido a la falta de flujo de aire natural. Si puedes hacerlo y es seguro, abre una ventana o una puerta para que el aire fresco circule a lo largo de la sala. Si no puedes abrir una ventana, porque estás en un piso 50 o en Michigan, habla con el administrador de tu edificio sobre el uso más eficaz del sistema de aire acondicionado. WeWork se ha asociado con expertos en el sector y la salud para mejorar nuestros sistemas de climatización a fin de registrar y optimizar la calidad del aire interior.
5. Proporciona micrófonos de escritorio
Las salas de reuniones utilizan escritorios como algo habitual, pero procura instalarlos en cualquier sala de reuniones donde los participantes deban alzar la voz para ser escuchados. Los CDC advierten que gritar aumenta las posibilidades de propagar la COVID-19, incluso entre las personas que usan mascarilla. Una configuración de amplificación y micrófono decente aumenta de forma sutil el volumen del altavoz en todas las salas, y es más económico de lo que piensas. GetVOIP publicó un gran resumen de micrófonos de sala de reuniones de bajo costo.
6. Acorta el tiempo de las reuniones
Este era un gran consejo incluso antes de la pandemia: reuniones más cortas. Comparte la agenda con tu equipo de forma anticipada para que tengan la oportunidad de revisarla. Mantén el foco y redirige la conversación hacia el tema principal si los participantes se distraen. Termina con puntos de acción claros: “hablamos sobre X y acordamos que Y haría Z”, y enfócate en terminar todo en menos de 30 minutos. Cuanto menos tiempo pases dentro de la sala de reuniones, más tiempo tendrá tu equipo para ser productivo y menos posibilidades habrá de transmitir el virus.
7. Evita las comidas y bebidas
Las mesas de conferencias pueden verse incompletas sin una cafetera de acero inoxidable y una fila ordenada de pequeños sándwiches en el centro, pero el plato clásico de la sala de reuniones no es compatible con las reglas de distanciamiento social. Pide a tu equipo que lleve su propio café y mantén las reuniones lo suficientemente cortas como para que nadie sienta la necesidad de comer.
8. Utiliza software de reuniones para compartir pantallas
Evita tener que preocuparte por una sola computadora portátil integrando software de reuniones virtuales en reuniones presenciales. Si tu sala de reuniones no tiene una pantalla de presentación, o un cliente no puede conectarse fácilmente a ella, usa Zoom o Google Meet para compartir pantallas y presentaciones directamente en las computadoras portátiles de todos. Si has invitado a menos personas a la reunión en persona debido a la capacidad reducida de sala, envía a aquellos que no estén presenten un enlace de invitación para que puedan asistir de forma virtual.
¿Dónde deben tener lugar tus reuniones en persona?
En pocas palabras, las reuniones en persona pueden ocurrir en cualquier lugar. Puedes tener una reunión individual con un cliente mientras paseas por el parque. Puedes dirigir una reunión para todos en la sala de reuniones de un hotel. Puedes poner al día a un colega durante un viaje en una montaña rusa. Puedes realizar una presentación en la parte trasera de un Uber. Pero, aunque es posible reunirse casi en cualquier lugar, algunas opciones son claramente mejores que otras.
Las cafeterías pueden ser el hogar natural de los freelancers, pero el entorno concurrido no es propicio para reunirse con colegas o clientes. Los hoteles, bares y restaurantes pueden albergar reuniones para equipos de diferentes tamaños, pero carecen de la flexibilidad, las amenidades y la seguridad garantizada de un espacio de coworking. ¿Y las montañas rusas? Bueno, todos esos gritos pueden dificultar la concentración.
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Steve Hogarty es un escritor y periodista de Londres. Es el editor de viajes del periódico City AM y el subdirector de la revista City AM Magazine, donde su trabajo se centra en la tecnología, los viajes y el entretenimiento.
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