Clique aqui ( English ) para experimentar um escritório privativo da WeWork por um mês grátis. Aplicam-se os termos ( English ).
Fundada em Tóquio em junho de 2018, a PayPay é uma empresa japonesa de serviço de pagamento sem usar papel moeda com mais de 36 milhões de usuários no Japão. Quando a pandemia da COVID-19 começou no início de 2020, tornou-se de suma importância para a liderança da PayPay garantir a segurança e o bem-estar de seus milhares de funcionários em 35 países.
A liderança da empresa reexaminou os planos de criar uma sede na WeWork Kamiyacho Trust Tower. O layout padrão do piso foi revisado depois que a administração percebeu que seus negócios precisavam coexistir com um vírus que não desapareceria tão cedo. A resposta rápida e flexível da WeWork ao pedido de personalização da PayPay permitiu uma mudança tranquila para o novo escritório.
O desafio: uma mudança de paradigma na definição do escritório
De acordo com Masanori Sode, CFO da PayPay, uma nova maneira de trabalhar era necessária para administrar o negócio durante a COVID-19. A empresa reuniu membros de vários departamentos para formar o Projeto Novo Estilo de Trabalho, uma força-tarefa que tentou responder à pergunta: qual é o estilo de trabalho ideal para a PayPay?
Era essencial que o trabalho híbrido acomodasse os principais conceitos da empresa de possibilitar o trabalho em qualquer lugar em qualquer momento (WFA) e o trabalho com base na atividade (ABW). Além disso, com a transição para um escritório virtual, um grande investimento foi introduzido para tornar o escritório físico seguro. De acordo com Sode, este escritório com densidade reduzida foi projetado para ser um “símbolo da saúde ( English ) pública”. Colocar tudo isso em prática durante a COVID-19 significou introduzir medidas de distanciamento social muito rigorosas, como áreas de endereço livre (áreas de trabalho comuns com assentos não atribuídos) que poderiam ser usadas com apenas 25% de capacidade.
A PayPay também queria redefinir o papel do escritório como um edifício de desenvolvimento de conexões entre os funcionários, para motivá-los para trabalhar juntos. Assim, um espaço que facilitasse a colaboração era a prioridade máxima.
A solução: áreas distintas para necessidades diferentes
A solução da PayPay foi alterar o objetivo do uso do escritório. “Descartamos ideias tradicionais para reconfigurar [o escritório] como um lugar de encontros com os outras pessoas, aumentando o envolvimento e a colaboração e gerando fidelidade à PayPay”, diz Sode. “Todas as outras tarefas poderiam ser realizadas em casa.”
Em parceria com a WeWork, a PayPay decidiu dividir o escritório em várias áreas. De todas as áreas, a de Colaboração Ativa é a que mais reflete o desejo do PayPay de ter o escritório como facilitador de conexões entre os funcionários. “Com a Colaboração Ativa, criamos um ambiente onde as pessoas no escritório e as que trabalham em casa pudessem se conectar facilmente via Zoom”, diz Sode.
Todas as mesas foram equipadas com monitores para essa finalidade, e as cadeiras foram organizadas para a condução de reuniões, desenvolvimento de equipes e outras interações pessoais. O objetivo da PayPay é que esta área seja a mais utilizada e fica evidente porque ela ocupa a maior parte do andar.
Uma versão mais informal do relacionamento entre as pessoas ocorre na área Comunidade e Social, onde os funcionários se encontram para o café ou bate-papo quando precisam de um intervalo. Sode descreve essa área como sendo o lugar em que “dependendo da pessoa que você encontra por acaso, novas ideias e colaborações podem nascer”. Nesta área de saguão todos os tipos de comunicação podem ocorrer. Porém, Sode reconhece que o potencial desta área será desenvolvido no futuro, já que apenas 5 a 10% dos funcionários estão trabalhando no escritório devido às restrições impostas pela atual declaração de emergência de Tóquio.
A área de Aprendizagem destina-se a seminários para promover o trabalho em equipe e incentivar o engajamento. “A área de aprendizagem não é destinada para estudar ou adquirir habilidades de trabalho necessárias. Trata-se de mais um lugar para o funcionário conhecer melhor nossa organização e adquirir informações para compreender nossa cultura corporativa e por que é ótimo trabalhar aqui”, diz Sode.
Com a integração de novos funcionários e outros programas oferecidos na área de aprendizagem, a expectativa da PayPay é proporcionar ao funcionário a possibilidade de fazer seu trabalho de forma mais tranquila.
O layout inteiro necessário para evitar qualquer tipo de aglomeração. A tecnologia Beacon está sendo utilizada para medir a área usada pelas pessoas e como elas se movimentam nesse espaço. “Se houver um número demasiado de pessoas em uma área específica, um alerta dispara avisando que ninguém mais pode entrar”, diz Sode. “Dessa forma, asseguramos o distanciamento social e podemos coletar dados sobre a densidade de funcionários.”
O resultado: aumento da produtividade e melhoria futura
Graças ao novo design do escritório da PayPay com a WeWork ( English ), a produtividade aumentou. Sode menciona dados de crescimento dos negócios, como expansão da base de usuários e grande crescimento no setor de pagamentos do Japão.
Uma pesquisa recente com os funcionários perguntou sobre a produtividade: o número surpreendente de 90% dos entrevistados disse que a produtividade aumentou ou permaneceu igual em comparação com o escritório anterior. Sode elogia esses resultados e ressalta que o credito deve ser atribuído à diferenciação habilidosa dentre casa e escritório da PayPay. “Sinto que essa produtividade não seria possível sem um escritório, nem teríamos conseguido isso somente com o escritório.”
A comunicação foi outro tema da pesquisa. Houve diferenças na eficácia do nível de comunicação na análise de funcionários em comparação com a dos gerentes. Este tipo de diferença é algo que Sode gostaria de reduzir no futuro. Ele explica: “Quando tudo voltar ao normal e for mais fácil entrar no escritório, quero usar áreas, como Colaboração Ativa e Aprendizagem para reduzir essas diferenças e manter todos felizes”.
Enquanto isso, alguns funcionários relataram que estão tentando recriar o ambiente da WeWork em casa, principalmente a música que toca no escritório. Então, “se pudermos acessar essas trilhas sonoras, poderíamos também aprimorar o ambiente de trabalho em casa”, diz Sode. Talvez trazer um pouco do escritório para aqueles que trabalham em casa seja outra maneira como a WeWork pode contribuir para reinventar o escritório ( English ) na era da COVID-19.
Principais destaques
- Redefinir o escritório como um local para aumentar o envolvimento e a colaboração
- Assegurar a segurança e o bem-estar dos funcionários com um design que facilita o distanciamento social
- Rastrear a densidade espacial dos funcionários por meio da tecnologia
- Melhorar a produtividade graças ao modelo de trabalho híbrido
- Mais inovação para que o trabalho em casa se assemelhe mais à experiência do escritório
Stacy Smith é intérprete, tradutora e escritora japonesa freelancer. Ela tem um blog relacionado ao Japão, e seu trabalho pode ser encontrado em stacysmith.webs.com.
