En todo el mundo, las empresas están repensando la forma en que trabajamos. La pandemia ha alterado las rutinas establecidas y nos ha inscrito abruptamente en un experimento global de trabajo a distancia. Los resultados fueron inesperados. Muchos empleados han declarado que trabajar desde casa los ha hecho más felices y productivos, y que cuando regresemos al espacio de trabajo, las cosas no serán como lo eran antes.
Lo que muchas empresas están convergiendo es una mezcla de trabajo a distancia y en una oficina tradicional, lo que se conoce como espacio de trabajo híbrido. Existe un espacio de trabajo híbrido cuando una empresa permite que sus empleados trabajen de forma remota o desde la oficina. En un espacio de trabajo híbrido normal, los empleados tienen la opción de trabajar en una oficina central, desde casa o dividir su tiempo entre ambas opciones.
Un espacio de trabajo híbrido también puede tener algunas de las características físicas de un espacio de oficina flexible. En una oficina híbrida, los empleados pueden elegir el área de la oficina que mejor se adapte al tipo de trabajo que necesitan hacer en ese momento, ya sea centrarse en una tarea en una zona tranquila o ponerse al día con sus compañeros tomando un café.
Y, lo que es más importante, la oficina híbrida ofrece a los trabajadores la libertad de elegir dónde y cuándo hacer su mejor trabajo. Veamos cómo surgió esta tendencia y analicemos algunas de sus ventajas y desventajas.
La tendencia de los espacios de trabajo híbridos
En octubre de 2020, Reddit anunció un cambio importante en la forma de operación de la empresa. Después de meses de la pandemia del COVID-19, y con la mayor parte de la fuerza laboral del gigante de las redes sociales ya forzada a trabajar desde casa, Reddit decidió cambiar permanentemente a un modelo de espacio de trabajo híbrido. Los empleados de la empresa ahora tienen la flexibilidad de trabajar donde quieran: pueden elegir hacer su trabajo en la oficina, desde casa o en una combinación de ambas opciones.
Reddit no fue la primera empresa de alto perfil en cambiar a un modelo híbrido. A principios de ese año, Twitter fue una de las primeras grandes empresas de tecnología en incorporar el trabajo remoto a los valores de su empresa. Anunció que estaba ampliando indefinidamente la opción de trabajar desde casa o de forma remota, con empleados que visiten la oficina con la frecuencia que quieran. Poco después, la empresa de comercio de criptomonedas Coinbase hizo lo mismo, al introducir un modelo de espacio «que prioriza el trabajo remoto», diseñado para permanecer en pleno funcionamiento con o sin una oficina central.
Lo que comenzó como un experimento masivo en acuerdos de trabajo alternativos ahora se está convirtiendo en algo más permanente. Microsoft ahora ofrece a sus empleados la opción de trabajar de forma remota durante al menos la mitad de la semana. Salesforce declaró que el «día laborable de 5 a 9 ya es cosa del pasado». Facebook permitirá que la mitad de sus empleados trabajen desde casa permanentemente. Shopify, PayPal, Zillow y Viacom están introduciendo algún tipo de espacio de trabajo flexible en su cultura laboral.
La lista continúa, y aunque cada empresa tiene sus propias razones para hacer la transición a esta nueva forma de trabajar, hay una cosa en la que todos están de acuerdo: el espacio de trabajo híbrido prioriza la experiencia del empleado. A corto plazo, el trabajo híbrido ofrece una tranquilidad vital a medida que la pandemia cede y las empresas comienzan a reabrirse. Sin embargo, a largo plazo, el espacio de trabajo híbrido ofrece flexibilidad ( English ) para quienes lo deseen. Atrae a una nueva generación de trabajadores que la exigen. El espacio de trabajo híbrido aumenta la felicidad de los empleados y reduce los costos. Este cambio no es a futuro; ya está sucediendo.
Esto no significa que la oficina es cosa del pasado. La oficina híbrida reinventada es ahora más útil y necesaria que nunca, evolucionando a fin de desempeñar un papel más amplio para la empresa como un espacio colaborativo, de aprendizaje y social. Cuando Dropbox adoptó un espacio de trabajo «para priorizar lo virtual» en 2020, convirtió sus oficinas existentes en lo que ahora llama Dropbox Studios, espacios de coworking compartidos diseñados en torno a la colaboración y la creación de comunidades. En las ciudades donde aún no tenía espacio de oficina, Dropbox ofrece su modelo de espacio de trabajo híbrido mediante espacios de trabajo on-demand.
El trabajo híbrido no solo cambia dónde y cuándo trabajamos, sino también el diseño físico de la oficina ( English ) para satisfacer un nuevo conjunto de demandas. Los empleados quieren espacios de trabajo flexibles que satisfagan sus necesidades. Quieren entornos menos formales y trabajar en el área de la oficina que mejor se adapte a la tarea que están haciendo. También quieren poder trabajar de manera eficaz sin importar en qué parte del mundo se encuentren.
Ventajas del modelo de espacio de trabajo híbrido
Aumento de la productividad
Históricamente, algunos gerentes veían el trabajo híbrido con un grado de sospecha, al creer que si los empleados pudieran elegir las horas que trabajaban, simplemente elegirían trabajar menos. Pero eso no tiene sustento alguno. De hecho, es todo lo contrario. En un documento de investigación de Microsoft sobre el impacto de la pandemia en el rendimiento de las empresas de toda Europa, el 82 % de los líderes afirmó que sus empresas eran, como mínimo, tan productivas como antes de la pandemia.
Esto tiene sentido. En un espacio de trabajo híbrido, los trabajadores flexibles pueden utilizar mejor su tiempo. Pueden optar por evitar los desplazamientos al trabajo en momentos ajetreados. Pueden concentrarse por completo en las tareas sin los ruidos ni las interrupciones del entorno de oficina tradicional. Pueden elegir trabajar cuando se sientan más productivos, ya sea en medio de la noche o a primera hora de la mañana. Cuando los empleados están más felices, mejor descansados y menos estresados, hacen mejor su trabajo.
Felicidad de los empleados
Que los empleados puedan trabajar cuando y donde quieren tiene un impacto positivo en su satisfacción. Según un estudio de SurveyMonkey de 2020, los empleados que trabajaron de forma remota se sintieron más felices que sus colegas que permanecieron trabajando en la oficina. Hay muchas razones para esto, desde los beneficios psicológicos de tener el control total de sus horarios hasta simplemente tener un perro a su lado ( English ) mientras trabajan. Poder vestirse casual, cocinar más y pasar tiempo con los seres queridos contribuyen a este impulso en el estado de ánimo.
Sin embargo, para muchos, trabajar desde casa puede causar soledad o distracción. Un lugar de trabajo híbrido mitiga muchas de las desventajas del trabajo remoto puro, creando un espacio profesional fuera del hogar para que los empleados colaboren y socialicen con sus colegas.
Menores costos
En una oficina híbrida, no hay necesidad de que haya fila tras fila de escritorios asignados. En cambio, una oficina híbrida exitosa incorpora una mezcla de espacios versátiles diseñados para apoyar a los empleados en diferentes tareas, como escritorios de pie donde las personas pueden conectarse con sus propias computadoras portátiles, salas de estar relajadas para ponerse al día con correos electrónicos, cabinas a prueba de sonido para reuniones telefónicas y áreas de café para charlas informales de equipo.
Una vez que una empresa sabe cuántos empleados habrá en la oficina en un momento dado, los empleadores pueden planificar nuevos niveles de ocupación para reducir el costo de alquiler, suministros de oficina y otros gastos comerciales.
Seguridad durante la pandemia
Incluso mientras las vacunas comienzan a tener efecto y comenzamos a salir de la pandemia, los expertos en salud advierten que las medidas de distanciamiento social permanecerán vigentes durante algún tiempo. Hasta entonces, la forma en que trabajemos y viajemos por nuestras ciudades seguirá reflejando el nivel de riesgo que representa el virus.
Un espacio de trabajo híbrido ayuda a mantener a los empleados seguros durante la pandemia, lo que reduce la cantidad de personas en la oficina en un momento dado, crea un amplio espacio personal y facilita la distancia. Los trabajadores flexibles pueden viajar diariamente fuera de las horas pico o trabajar desde casa si ellos o su familia corren un riesgo particular.
Desventajas del modelo de espacio de trabajo híbrido
Agotamiento potencial
Sin supervisión, una cultura laboral excesiva puede afectar al modelo de espacio de trabajo híbrido. Los empleados remotos pueden trabajar durante más horas y tomar descansos más cortos que los colegas que van a la oficina. Se preocupan porque están fuera de la vista y porque sus compañeros de la oficina podrían considerar que trabajan menos, por lo que tienen una tendencia a compensar en exceso quedándose tarde o trabajando fuera del horario laboral tradicional.
Cuando un trabajador flexible se toma unos minutos para sí mismo por la tarde, digamos, para hacer ejercicio o jugar con sus hijos, puede desencadenar sentimientos de culpa, lo que genera trabajar más, más estrés y, en última instancia, el agotamiento ( English ) . Depende de los gerentes inculcar cuidadosamente una cultura empresarial que minimice el simple hecho de iniciar sesión en Slack, sino que se centre en el trabajo en sí.
Mayor dependencia de la tecnología
Desvincular una empresa de sus instalaciones físicas es un desafío enorme y complejo, pero un espacio de trabajo híbrido debe poder operar de manera independiente de la ubicación. Los mismos paquetes de productividad basados en la nube que permiten el trabajo remoto, como Google Workspace y Microsoft 365, también permiten que una oficina híbrida realice el trabajo desde cualquier lugar del planeta.
Eso significa que a todo el mundo se le debe dar el hardware y los recursos adecuados, incluidas las computadoras portátiles y los teléfonos, por ejemplo, para hacer su trabajo sin importar cuán lejos estén de la oficina. El departamento de TI de una oficina híbrida debe poder administrar una gran cantidad de dispositivos personales diferentes que se conecten desde ubicaciones impredecibles, no solo para garantizar la igualdad de condiciones de todos los empleados, sino también para mantener seguros los datos de la empresa.
Rediseño de la distribución de la oficina
Para completar la transición a un lugar de trabajo híbrido, los empleadores deben invertir en remodelar su espacio de oficina existente para satisfacer las necesidades de los trabajadores flexibles. Eso implica proporcionar una variedad de áreas diferentes para que los empleados hagan su mejor trabajo, como áreas comunes para sesiones de grupos pequeños, zonas tranquilas para concentrarse y salas de reuniones adaptables que se pueden reutilizar rápidamente para el trabajo basado en actividades.
Una oficina híbrida requiere una funcionalidad ampliada, incluidos los tomacorrientes por asientos para cargar dispositivos, las pantallas de conferencias para conectarse sin problemas con colegas remotos y una conexión wifi estable en cualquier ubicación donde alguien pueda intentar trabajar. Para las empresas con sedes en edificios más antiguos, este tipo de rediseño podría plantear un desafío significativo.
Creación de equipos cuando hay distancia
En un espacio de trabajo híbrido, puede ser difícil formar o mantener relaciones con colegas. Si no compartes el mismo espacio físico, no puedes acercarte a su escritorio para conversar de la vida o mostrarles cerca de la fotocopiadora un video gracioso de YouTube.
Esta brecha en la experiencia de los empleados se nota mucho más cuando algunos empleados continúan trabajando en la oficina, creando grupos internos percibidos que pueden hacer que los trabajadores remotos se sientan excluidos, menos favorecidos y solos. Un buen gerente ( English ) puede solucionar esto adaptando las actividades de formación de equipos de la empresa a fin de garantizar que sean inclusivas para todos los empleados y organizando eventos sociales regulares que sean accesibles para todos, independientemente de la ubicación geográfica.
Cómo puede ayudar WeWork a tu fuerza laboral híbrida
WeWork puede ayudar a las empresas a realizar una transición más fácil a una fuerza laboral híbrida. Ya sea que necesites una oficina flexible que responda a las demandas cambiantes de tu negocio, o un espacio para que los trabajadores remotos colaboren y compartan ideas, nuestros espacios de trabajo adaptables y bellamente diseñados pueden satisfacer las necesidades cambiantes de tu empresa. Los espacios de coworking de WeWork permiten a los empleados hacer su mejor trabajo, sin importar en qué parte del mundo se encuentren.
WeWork All Access es una membresía mensual que permite a los empleados trabajar en cientos de ubicaciones de WeWork en todo el mundo. Para una mayor flexibilidad, WeWork On Demand ( English ) te permite acceder a espacios de trabajo y salas de reuniones en cientos de ubicaciones desde $ 29 por día, para que siempre puedas encontrar el espacio, la comunidad y las instalaciones que necesitas a fin de mantener tu productividad.
La pandemia nos ha enseñado mucho sobre cómo trabajamos. Está demostrado que nuestras rutinas no son siempre las mismas y que las formas alternativas de trabajar no solo son viables, sino que pueden tener un impacto duradero en nuestra felicidad, productividad y bienestar. El futuro del trabajo es flexible y más empresas están recurriendo al modelo híbrido para lograr la flexibilidad que necesitan sus empleados.
Steve Hogarty es un escritor y periodista de Londres. Es el editor de viajes del periódico City AM y el subdirector de la revista City AM Magazine, donde su trabajo se centra en la tecnología, los viajes y el entretenimiento.
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