Začněte, kde jste přestali
Datum poslední aktualizace: 24. května 2023
Společnosti WeWork záleží na vašem soukromí a je odhodlána udržet si vaši důvěru tím, že bude chránit vaše osobní údaje.
Společnost WeWork poskytuje flexibilní pracovní prostory a související služby pro jednotlivce i společnosti všech velikostí. Naše flexibilní nabídky se pohybují od vyhrazených nebo nevyhrazených pracovních prostor ve sdílené kanceláři až po soukromé a konfigurovatelné kanceláře, celá patra a budovy. Společnost WeWork označuje jednotlivce a společnosti, které si zakoupí pracovní prostory, jako „členy“ nebo „členské společnosti“.
V souvislosti s poskytováním našich služeb pravidelně zpracováváme osobní údaje o hostech a návštěvnících našich členů a zaměstnanců na našich pobočkách WeWork (dále společně označovaných jako „návštěvníci“).
Tyto Zásady ochrany osobních údajů pro hosty a návštěvníky (dále jenom „zásady“) popisují, jak společnost WeWork shromažďuje, používá, zpřístupňuje a jinak zpracovává osobní údaje v souvislosti s vaším přístupem a využíváním jakýchkoli služeb v roli návštěvníka poboček společnosti WeWork.
Tyto zásady jsou součástí souboru zásad, které společně stanovují naše postupy ochrany osobních údajů pro různé produkty a služby, které poskytujeme. Další informace o globálních postupech společnosti WeWork v oblasti ochrany osobních údajů naleznete v Globálních zásadách ochrany osobních údajů společnosti WeWork.
Společnost WeWork se skládá z mnoha přidružených subjektů a společností ve skupině po celém světě, z nichž každá může působit jako správce vašich osobních údajů. V seznamu našich globálních subjektů naleznete název subjektu společnosti WeWork, který odpovídá za vaše osobní údaje, a příslušné kontaktní údaje tohoto subjektu. Správcem vašich osobních údajů je subjekt společnosti WeWork v zemi, kde se nachází pobočka WeWork, kterou navštěvujete.
Používáme platformu pro správu návštěvníků (dále jen „platforma“), která poskytuje služby plánování prostor, správy návštěvníků a analýzy pracoviště a vytváří digitální průkaz pro vaši návštěvu. Pokud se v těchto zásadách odkazujeme na platformu, máme na mysli software pro správu návštěvníků, ke kterému máte přístup v souvislosti s vaší návštěvou.
V souvislosti s naší reakcí na pandemii onemocnění COVID můžeme shromažďovat, používat, zveřejňovat a jinak zpracovávat další osobní údaje (například to, zda jste prodělali COVID nebo zda se u vás projevují příznaky onemocnění COVID). Informace o postupech společnosti WeWork při nakládání s údaji týkajícími se onemocnění COVID naleznete v našem Oznámení o ochraně osobních údajů týkajícím se COVID-19.
Vaše osobní údaje shromažďujeme několika způsoby, které závisí na tom, jak byla vaše návštěva naplánována, zda jste na návštěvě u člena nebo zaměstnance společnosti WeWork a kterou pobočku navštívíte (další informace naleznete v části 3).
Informace shromažďujeme také automatizovaně, například prostřednictvím platformy, nebo jinými prostředky, například prostřednictvím našeho kamerového systému:
Informace, které shromažďujeme automatizovaně: používáme řadu technologií, abychom vám co nejvíce usnadnili vaši návštěvu, včetně použití přístupových kódů QR a digitálních ID návštěvníků. Při připojení k našim službám WiFi pro hosty navíc shromažďujeme a zpracováváme určité informace o vašem zařízení.
Další informace: když při návštěvě pobočky společnosti WeWork používáte naše zařízení a vybavení, WiFi pro hosty, sdílené pracovní prostory, komunitní služby a zapojujete se do událostí, můžeme shromažďovat určité informace. Všechny pobočky společnosti WeWork využívají kamerový systém pro zajištění bezpečnosti našich budov, zaměstnanců a členů.
V souvislosti s vaší návštěvou můžeme zpracovávat různé druhy vašich osobních údajů. Níže popisujeme osobní údaje, které zpracováváme, a naše důvody k jejich zpracování. Tyto informace jsme uspořádali do kategorií, které volně odpovídají různým částem vaší návštěvy.
Před vaší návštěvou a při prvním příchodu do našich poboček shromažďujeme nebo přijímáme následující informace:
Vaše kontaktní údaje: když navštěvujete člena nebo zaměstnance společnosti WeWork, může nám tato osoba předat vaše údaje. Tyto informace obvykle zahrnují vaše jméno, telefonní číslo, e-mailovou adresu, údaje o společnosti a údaje o osobě, kterou navštěvujete. Tyto informace budou nahrány na platformu, abyste se mohli po příjezdu snadno přihlásit. Můžeme vám poslat e-mail s upozorněním na nadcházející návštěvu, včetně odkazu na použití vašeho mobilního zařízení v rámci návštěvy (viz níže).
Vaši e-mailovou adresu používáme k tomu, abychom vám mohli do vašeho mobilního zařízení poslat odkaz ke stažení přístupového kódu QR pro vaši návštěvu.
Obecněji vaše kontaktní údaje používáme, abychom vám mohli poskytnout vaše digitální ID a v rámci požadavků na zabezpečení našich poboček.
Informace o zařízení a jeho používání: pokud při své návštěvě používáte mobilní zařízení, zašleme vám přístupový kód QR, který si můžete přidat do digitální peněženky svého mobilního zařízení. Za tímto účelem budeme shromažďovat a zpracovávat určité informace o vašem zařízení, včetně identifikátoru vašeho zařízení, např. MAC adresy, čísla IMEI, IP adresy atd.
Digitální ID: jako součást našich bezpečnostních zásad jsou všem návštěvníkům pro přístup do poboček společnosti WeWork poskytnuty digitální ID. Prostřednictvím platformy také pořídíme vaši fotografii za účelem vytvoření digitálního ID. Tyto informace jsou využívány našimi bezpečnostními týmy a při vašem příjezdu se e-mailem zašlou vašemu hostiteli. Tyto údaje shromažďujeme během registrace (viz níže část o tom, jak zpracováváme fotografické informace).
V rámci našich bezpečnostních zásad vyžadujeme, aby si všichni návštěvníci při návštěvě poboček WeWork vytvořili digitální ID.
Při příchodu na návštěvu budete požádáni, abyste se přihlásili do platformy a uvedli své kontaktní údaje (nebo je potvrdili, pokud jste nám nebo svému hostiteli tyto údaje poskytli již před návštěvou). Po potvrzení vašich údajů pořídí platforma vaši fotografii.
Při pořizování fotografie používá platforma technologii známou jako „detekce obličeje“, která rozpozná, kdy se váš obličej nachází v záběru vhodném pro pořízení snímku. „Detekce obličeje“ se nesmí zaměňovat s technologií „rozpoznávání obličeje“, která skutečně skenuje váš obličej a vytváří jedinečný profil. Platforma nepoužívá technologii „rozpoznávání obličeje“ návštěvníků poboček společnosti WeWork.
Pokud vám z jakéhokoli důvodu není příjemné nechat se vyfotografovat v rámci přihlašovacího procesu, uveďte to prosím při příchodu a člen našeho týmu s vámi probere náhradní řešení.
Digitální ID vygenerované prostřednictvím platformy se sdílí pouze s bezpečnostními týmy společnosti WeWork odpovědnými za správu pobočky, kterou navštěvujete, a s vaším hostitelem.
Veškeré osobní údaje uložené v rámci platformy jsou uchovávány pouze po dobu 30 dnů a po uplynutí této doby nejsou nadále v rámci platformy uchovávány žádné osobní údaje.
Při návštěvě našich poboček může být nutné využít určité vybavení a služby, jako je Wi-Fi připojení pro hosty, sdílené pracovní prostory, komunitní služby a akce atd.
V rámci toho můžeme zpracovávat informace o zařízení, které používáte k přístupu k těmto službám, včetně identifikátorů zařízení, IP adresy, MAC adresy WIFI, adresy Bluetooth, informací o zeměpisné poloze (například prostřednictvím signálu GPS vašeho mobilního zařízení nebo signálu WiFi), informací o kontaktech vašeho zařízení (v závislosti na nastavení vašeho zařízení a na tom, zda jste si nainstalovali naši aplikaci) a informací o vaší online aktivitě.
Pokud používáte naše služby Wi-Fi pro hosty, shromažďujeme vaše jméno, e-mailovou adresu a telefonní číslo, jakož i informace o vašem zařízení a jeho používání. Pokud se rozhodnete přihlásit se pomocí účtu na sociální síti, budeme shromažďovat údaje o vašem účtu na sociální síti.
Kromě toho v kancelářích, kuchyňkách, konferenčních místnostech a dalších prostorách některých poboček používáme technologii známou jako senzory prostorové a personální analýzy (Spatial and People Analytics Sensors, dále jenom „senzory SPA“). Senzory SPA pasivně shromažďují informace o tom, kdy a jak lidé využívají tento konkrétní prostor. Tyto informace používáme anonymizovaným a agregovaným způsobem, abychom podpořili efektivnější a pohodlnější používání našich poboček. Mezi SPA senzory patří například senzory monitorující obsazenost stolů, senzory sledující prostředí, huby WiFi sítě a senzory s optickými kamerami.
KAMEROVÝ SYSTÉM:: Budovy a zařízení společnosti WeWork jsou vybaveny kamerovým systémem v zájmu ochrany všech našich hostů, členů a zaměstnanců. Další podrobnosti naleznete v příslušné části níže.
Sledovací pixely a technologie souborů cookie: soubory cookie a související technologie používáme v řadě služeb, na něž můžete narazit. Zejména pokud vám e-mailem zašleme přístupový kód QR, používáme v těchto e-mailech sledovací pixely, abychom věděli, že jste jej otevřeli a/nebo obdrželi. Další informace o použití těchto technologií naleznete v našich Zásadách používání souborů cookie.
Komunikace:když komunikujete se společností WeWork prostřednictvím různých komunikačních kanálů, jako je e-mail, žádosti podané prostřednictvím platforem pro zpětnou vazbu, automatických chatbotů nebo podobných technologií a pozvánek do kalendáře, shromažďujeme veškeré informace, které se s námi rozhodnete prostřednictvím těchto služeb sdílet.
Vaše osobní údaje můžeme zpřístupnit pro obchodní účely následujícím kategoriím třetích stran:
přidružené subjekty a skupiny společnosti WeWork;
naši držitelé licencí, kteří provozují pobočky v určitých zemích;
naši poskytovatelé služeb, včetně poskytovatelů technologií a cloudových softwarových systémů, jako jsou poskytovatelé databází, distribuce e-mailů a úložišť;
pronajímatel a správa budov;
třetí strany, se kterými komunikujete, jako je člen nebo hostitel společnosti WeWork; a
další třetí strany, kterým podle vašeho pokynu zpřístupníme vaše osobní údaje v souvislosti s vaší návštěvou pobočky společnosti WeWork.
Pokud vaše osobní údaje sdílíme s našimi poskytovateli služeb, vyžadujeme od nich, aby vaše osobní údaje uchovávaly v bezpečí, a nedovolujeme jim používat nebo sdílet vaše osobní údaje za jiným účelem, než je poskytování služeb naším jménem. Pokud vaše osobní údaje sdílíme s třetími stranami, které jsou správci těchto údajů, jako jsou naši držitelé licencí, mohou je zveřejnit nebo předat jiným organizacím v souladu se svými zásadami ochrany údajů.
Vaše osobní údaje můžeme také sdílet s jinými třetími stranami za jiných zvláštních okolností, které mohou zahrnovat situace, kdy se sdílení vyžaduje ze zákona nebo regulační povinnosti nebo pokud se domníváme, že sdílení pomůže chránit bezpečnost, majetek a blaho vás, našich zaměstnanců, členů, jiných osob a pracovišť nebo v situaci, kdy se třetí strana podílí na restrukturalizaci, prodeji nebo převzetí části nebo celého našeho podnikání nebo majetku, nebo také v případě fúze, reorganizace nebo podobné události.
Všechny naše pobočky používají kamerový systém v rámci našeho oprávněného obchodního zájmu, kterým je ochrana bezpečnosti našich hostů, členů, zaměstnanců, dalších osob a majetku.
Postupy společnosti WeWork týkající se kamerového systému jsou založeny na posouzení zájmů dotčených subjektů na ochranu osobních údajů oproti našim oprávněným zájmům. To může znamenat například zvážení pravděpodobnosti a dopadu nezákonného nebo nepřípustného chování na naše komunity a požadavků na ochranu soukromí v konkrétních zařízeních nebo prostorách, kde mohou být kamerové systémy.
Na všech místech, kde se používá kamerový systém, je umístěno viditelné označení. Kamerový systém se používá pouze v oblastech, kde to dovolují platné zákony.
Záznamy z průmyslových kamer jsou uchovávány po omezenou dobu. Záznamy mohou být uchovány déle, pokud společnost WeWork rozhodne, že je to vhodné, například v souvislosti s vyšetřováním incidentu, nebo pokud nás o to požádají příslušné orgány.
Přístup k záznamům z průmyslových kamer a kamerovým zařízením mohou mít příslušné bezpečnostní týmy společnosti WeWork a tyto záznamy mohou být zpřístupněny členům a jiným třetím stranám, pokud je to pro nás zákonné a přiměřené.
Záznamy z průmyslových kamer mohou být sdíleny s místními orgány činnými v trestním řízení v rámci našeho oprávněného zájmu zabránit a/nebo předcházet trestním činům na našich pracovištích a v jejich okolí. Mohou být rovněž sdíleny s příslušnými orgány činnými v trestním řízení v reakci na předvolání k soudu nebo žádost o předložení údajů podanou příslušnými orgány v souladu s platnými právními předpisy.
Právní předpisy o ochraně osobních údajů v určitých jurisdikcích vyžadují, abychom měli platný důvod ke zpracování vašich osobních údajů. Právní předpisy označují tyto jednotlivé důvody jako „právní základ“. Účely, pro které vaše osobní údaje používáme, a právní základ, na který se spoléháme, se liší v závislosti na typu údajů a způsobu jejich použití, ale obecně zahrnuje: (i) splnění našich zákonných povinností; (ii) ochrana vašich životně důležitých zájmů nebo životně důležitých zájmů jiné osoby; (iii) a prosazování našich oprávněných zájmů.
Vaše osobní údaje použijeme k dodržení našich zákonných povinností:
abychom ochránili bezpečnost a blaho vás, našich zaměstnanců, členů a pracovních prostor (např. prostřednictvím našeho používání kamerových systémů a sdílením vašeho digitálního ID s našimi bezpečnostními týmy);
abychom vyhověli soudním příkazům nebo jiným platným právním požadavkům;
abychom dodrželi veškeré povinnosti podávání hlášení nebo vládních požadavků podle platných zákonů nebo zákonných mandátů; a
abychom projednali a vyřešili veškeré stížnosti, které obdržíme v souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů.
V rámci zajištění vaší bezpečnosti na našich pobočkách použijeme vaše osobní údaje k vaší identifikaci a lokalizaci, například v případě nouze.
Vaše osobní údaje můžeme používat a zpracovávat, pokud je to nezbytné k tomu, abychom mohli sledovat naše oprávněné zájmy jako podnik nebo oprávněné zájmy třetí strany pro následující účely:
zpracování je pro nás nezbytné k tomu, abychom mohli efektivně provozovat naši činnost a zajistit, aby naše kancelářské prostory zůstaly otevřené;
v rámci poskytování služeb našim členům, například prostřednictvím našich rezervačních služeb pro hosty;
ochrana zdraví a bezpečnosti našich zaměstnanců, návštěvníků a členů; a
za účelem ochrany bezpečnosti a zabezpečení našich poboček.
Společnost WeWork sídlí ve Spojených státech. Vaše údaje budou shromažďovány ve vaší zemi a následně mohou být přeneseny nebo uloženy ve Spojených státech nebo jiné zemi, což může být země s méně přísnou ochranou soukromí než ve vaší jurisdikci. V souladu s platnými právními předpisy zavádíme opatření, která zajišťují, že veškeré přenesené osobní údaje zůstanou chráněné a zabezpečené. Další informace o těchto opatřeních získáte tak, že nás kontaktujete pomocí kontaktních údajů uvedených níže.
Osobní údaje shromážděné prostřednictvím platformy nebo v souvislosti s vaším fyzickým přístupem do poboček WeWork nepoužíváme pro účely zasílání marketingových sdělení; můžeme se však spoléhat na naše oprávněné zájmy při marketingu našich služeb, pokud nám pro tyto účely poskytnete své osobní údaje, pokud využíváte naše služby v pobočkách WeWork (mimo jiné včetně našich služeb WiFi pro hosty) a/nebo pokud to jinak povolují platné právní předpisy.
Z přijímání marketingových sdělení se můžete kdykoli odhlásit prostřednictvím odkazů pro odhlášení, které jsou součástí každého marketingového e-mailového sdělení.
Podle zákona o ochraně osobních údajů máte v souvislosti se svými osobními údaji určitá práva. Než budete moci tato práva uplatnit, můžeme vás požádat o informace k potvrzení vaší totožnosti nebo objasnění vaší žádosti. S výjimkou výjimečných případů odpovíme do jednoho měsíce ode dne, kdy jsme potvrdili vaši totožnost (nebo, pokud potvrzení není nutné, ode dne, kdy jsme vaši žádost obdrželi).
Zejména můžete mít právo:
požádat o potvrzení, zda uchováváme, používáme nebo sdílíme vaše osobní údaje, a být informováni o třetích stranách, s nimiž byly vaše osobní údaje sdíleny;
získat přístup k vašim osobním údajům nebo získat jejich kopie;
obdržet elektronickou kopii osobních údajů, které jste nám poskytli, nebo nás požádat o zaslání těchto informací jiné společnosti („právo na přenositelnost údajů“);
omezit naše používání vašich osobních údajů nebo, jak je popsáno výše, vznést námitku proti těmto způsobům použití nebo omezit sdílení vašich osobních údajů;
požadovat opravu nepřesných, částečných, nepravdivých nebo neúplných osobních údajů. V některých případech můžeme poskytnout samoobslužné nástroje, které vám umožní aktualizovat vaše osobní údaje;
požadovat vymazání, anonymizaci nebo zablokování osobních údajů, které o vás má společnost WeWork, s výhradou určitých výjimek stanovených zákonem, pokud je zpracování založeno na vašem souhlasu nebo pokud je zpracování zbytečné, nadměrné nebo nevyhovující; nebo
odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů. Pokud se zdržíte poskytnutí osobních údajů nebo v průběhu své návštěvy odvoláte svůj souhlas se zpracováním, budeme se snažit prozkoumat alternativní způsoby, jak vám umožnit navštívit naše pobočky, pokud to bude možné.
Pokud byste chtěli podat stížnost nebo máte jakékoli dotazy ohledně toho, jak používáme nebo uchováváme vaše osobní údaje, můžete se obrátit na společnost WeWork na adrese privacy@wework.com.
Pokud se navíc domníváte, že naše zpracování vašich osobních údajů porušuje platné právní předpisy, můžete mít právo podat stížnost u příslušného dozorového úřadu v krajině pobočky, kterou navštívíte. Doporučujeme vám, abyste nás nejprve kontaktovali, abychom se pokusili vaše obavy vyřešit.
Tyto zásady můžeme čas od času revidovat. Pokud to vyžadují platné zákony, upozorníme vás na jakékoli změny zveřejněním aktualizované verze na našich webových stránkách. Doporučujeme vám pravidelně kontrolovat, zda nedošlo ke změnám, a při každé návštěvě našich poboček se s těmito zásadami seznámit.
Pokud žijete v Kalifornii, tento oddíl se vztahuje na vás a doplňuje další části těchto zásad. Postupy v oblasti ochrany osobních údajů popsané v oddílech 2-5 těchto zásad popisují kategorie osobních údajů shromážděných během posledních dvanácti (12) měsíců, jakož i účely a použití těchto osobních údajů. Jak je popsáno v těchto dalších částech, tyto druhy informací od vás shromažďujeme prostřednictvím našich interakcí s vámi a dalšími osobami, určitými automatizovanými prostředky a od třetích stran, jako je člen nebo hostitelský pracovník společnosti WeWork.
Během posledních dvanácti (12) měsíců jsme třetím stranám tyto kategorie osobních údajů poskytli, pokud to bylo nutné pro obchodní účely a/nebo pokud to bylo nutné pro splnění našich zákonných povinností. Vaše osobní údaje zpřístupňujeme pro obchodní účely následujícím kategoriím třetích stran:
přidružené subjekty a skupiny společnosti WeWork;
naši držitelé licencí, kteří provozují pobočky v určitých zemích;
naši poskytovatelé služeb, včetně poskytovatelů technologií a cloudových softwarových systémů, jako jsou poskytovatelé databází, distribuce e-mailů a úložišť;
třetí strany, se kterými komunikujete, jako je člen nebo hostitel společnosti WeWork; a
další třetí strany, kterým podle vašeho pokynu zpřístupníme vaše osobní údaje v souvislosti s vaší návštěvou pobočky společnosti WeWork.
Jak je popsáno v části 4, vaše osobní údaje můžeme sdílet také s dalšími třetími stranami za jiných zvláštních okolností.
Pro účely CCPA společnost WeWork „neprodává“ osobní údaje, ani si není vědoma žádného „prodeje“ osobních údajů nezletilých mladších 16 let.
Zákaz diskriminace. Obyvatelé státu Kalifornie mají právo na to, aby se s nimi při uplatňování jejich práv vyplývajících z CCPA nezacházelo diskriminačně.
Svá práva obyvatele státu Kalifornie můžete uplatnit tak, že se obrátíte na společnost WeWork na adrese privacy@wework.com nebo zavoláte na číslo 888-914-9661 a zadáte PIN 767325. Nebudeme vás diskriminovat za to, že uplatníte svá práva a volby, ačkoli váš přístup k určitým službám a jejich využívání může být v roli návštěvníka poboček WeWork omezen, jak povoluje zákon CCPA. Abychom mohli ověřit vaši žádost, musíte nám poskytnout dostatečné informace, které nám umožní přiměřeně ověřit, že jste osobou, o které jsme osobní údaje shromáždili, a musíte dostatečně podrobně popsat vaši žádost, abyste nám umožnili řádně porozumět, posoudit a reagovat na vaši žádost.
Kdy odpovíme. Na vaši žádost o přístup, přenositelnost nebo vymazání se snažíme odpovědět do 45 dnů od jejího obdržení. Pokud budeme potřebovat více času, informujeme vás o důvodu a o prodlouženém období.
Autorizovaný zástupce. Podat ověřitelnou žádost spotřebitele týkající se vašich osobních údajů můžete pouze vy nebo osoba pověřená jednat vaším jménem. Můžete také podat ověřitelnou žádost spotřebitele jménem svého nezletilého dítěte. Chcete-li určit oprávněného zástupce, kontaktujte nás prosím, jak je uvedeno výše.
Ověření. Abychom chránili vaše soukromí, podnikneme před vyřízením vaší žádosti následující kroky, abychom ověřili vaši totožnost. Když podáte žádost, požádáme vás, abyste nám poskytli dostatečné informace, které nám umožní přiměřeně ověřit, že jste osobou, o níž jsme shromáždili osobní údaje, nebo oprávněným zástupcem. Těmito informacemi může být vaše jméno, e-mailová adresa, telefonní číslo a/nebo poštovní adresa.
Obyvatelé státu Kalifornie jsou oprávněni požadovat a získat určité informace o sdělování určitých kategorií osobních údajů třetím stranám pro účely přímého marketingu. Žádosti lze zasílat na adresu privacy@wework.com.
Pokud máte jakékoli dotazy nebo připomínky týkající se těchto zásad, kontaktujte nás prosím na adrese privacy@wework.com.
Pokud nás chcete kontaktovat poštou, podívejte se prosím do seznamu globálních subjektů v horní části těchto Zásad, kde naleznete kontaktní údaje správce údajů pro vaši jurisdikci.
Uživatelé v Singapuru mohou s jakýmikoli dotazy kontaktovat našeho pověřence pro ochranu osobních údajů na adrese DPO.Singapore@wework.com.
Uživatelé v Indii mohou jakékoli dotazy předat našemu pracovníkovi Oddělení stížností na adresu: privacy@wework.com
Pokud sídlíte v jurisdikci, kde zákon vyžaduje, aby společnost WeWork měla pověřence pro ochranu osobních údajů, zašlete svůj dotaz na adresu privacy@wework.com.
Společnost WeWork se bude vašimi obavami zabývat a pokusí se včas vyřešit veškeré problémy týkající se ochrany osobních údajů.