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Última actualización: 24 de mayo de 2023
WeWork se preocupa por su privacidad y se compromete a mantener su confianza al proteger la información personal.
WeWork proporciona espacios de trabajo flexibles y servicios asociados para personas y empresas de todos los tamaños. Nuestras ofertas flexibles van desde espacios de trabajo exclusivos o no exclusivos en una oficina compartida hasta oficinas privadas y configurables, pisos completos y edificios. WeWork se refiere a las personas y empresas que compran espacios de trabajo como “miembros” o “empresas miembro”.
En relación con la prestación de nuestros servicios, procesamos regularmente información personal sobre invitados y visitantes de nuestros miembros y empleados en nuestras ubicaciones de WeWork (a continuación, denominados en conjunto “visitantes”).
Esta Política de Privacidad para Invitados y Visitantes (“Política”) describe cómo WeWork recopila, utiliza, divulga y procesa de otro modo información personal en relación con su acceso y uso de cualquier servicio, como visitante de las ubicaciones de WeWork.
Esta Política forma parte de un conjunto de políticas que establecen colectivamente nuestras prácticas de privacidad para los diversos productos y servicios que proporcionamos. Para obtener más información sobre las prácticas de privacidad globales de WeWork, consulte la Política de Privacidad Global de WeWork.
WeWork está compuesta por muchas entidades afiliadas y empresas del grupo en todo el mundo, cada una de las cuales puede actuar como controlador de datos de su información personal. Revise la lista de nuestras entidades globales para conocer el nombre de la entidad de WeWork responsable de su Información personal y la información de contacto adecuada para esa entidad. La entidad de WeWork en el país de la ubicación de WeWork que visita será el controlador de datos de su información personal.
Utilizamos una plataforma de gestión de visitantes (“Plataforma”) para proporcionar servicios de programación de espacios, gestión de visitantes y análisis en el lugar de trabajo, así como para producir su identificación digital para su visita. Cuando nos referimos a la Plataforma en esta Política, hacemos referencia al software de gestión de visitantes al que usted accede en relación con su visita.
Podemos recopilar, usar, divulgar y procesar de otro modo información personal adicional (como si tuvo COVID o si muestra algún síntoma de COVID) en relación con nuestra respuesta a la COVID. Para obtener información sobre las prácticas de manejo de datos de WeWork con respecto a la información relacionada con la COVID, consulte nuestro Aviso de privacidad de COVID-19.
Recopilamos información personal de usted de varias maneras, en función de cómo se haya organizado su visita, si visita a un miembro o a un empleado de WeWork y qué ubicación visita (consulte la sección 3 para obtener más información).
También recopilamos información a través de medios automatizados, como la Plataforma, u otros medios, como nuestro circuito cerrado de televisión (Closed Circuit Television, CCTV) en el sitio:
Información que recopilamos a través de un medio automatizado: utilizamos una variedad de tecnologías para hacer que su visita sea lo más fluida posible, incluso a través del uso del acceso con códigos QR e identificaciones digitales para visitantes. Además, cuando se conecta a nuestros servicios de wifi para invitados, recopilamos y procesamos cierta información sobre su dispositivo.
Otra información: mientras visita una ubicación de WeWork, podemos recopilar cierta información cuando utiliza nuestras instalaciones y equipos, wifi para invitados, espacios de trabajo compartidos, eventos y servicios comunitarios. Todas las ubicaciones de WeWork utilizan el CCTV para la seguridad y protección de nuestros edificios, empleados y miembros.
En relación con su visita, podemos procesar una variedad de diferentes tipos de información personal sobre usted. A continuación, describimos la información personal que procesamos y nuestros motivos para hacerlo. Hemos organizado esta información en categorías que se corresponden en términos generales con diferentes partes de su visita.
Recopilamos o recibimos información antes de su visita y cuando llega por primera vez a nuestras ubicaciones de la siguiente manera:
Su información de contacto: cuando visita a un miembro o a un empleado de WeWork, esa persona puede transmitirnos su información. Esta información generalmente incluirá su nombre, número de teléfono, dirección de correo electrónico, detalles de la empresa y a quién visita. Se cargará en la Plataforma para que pueda registrarse fácilmente cuando llegue. Podemos enviarle por correo electrónico una notificación de su próxima cita, incluido un enlace para usar el dispositivo móvil como parte de la visita (consulte a continuación).
Usamos la dirección de correo electrónico para enviarle un enlace a fin de que se descargue el código de acceso QR de su visita en el dispositivo móvil.
Usamos la información de contacto de manera más general para proporcionarle la identificación digital y como parte de los requisitos de seguridad de nuestro sitio.
Información sobre el uso y el dispositivo: si está usando el dispositivo móvil como parte de la visita, le enviaremos un código de acceso QR que puede elegir agregar a la billetera digital del dispositivo móvil. Esto implicará que recopilemos y procesemos cierta información sobre el dispositivo para facilitar este proceso, incluido el identificador del dispositivo, por ejemplo, dirección MAC, número IMEI, dirección IP, etc.
Identificación digital: como parte de nuestras políticas de seguridad del sitio, todos los visitantes reciben una identificación digital para acceder a las ubicaciones de WeWork. Además, tomamos su fotografía a través de la Plataforma para crear una identificación digital. Nuestros equipos de seguridad del sitio utilizan esta información, y se envía por correo electrónico a su anfitrión cuando llega. Recopilamos esta información durante el registro (consulte a continuación la sección sobre cómo procesamos la información fotográfica).
Como parte de nuestras políticas de seguridad del sitio, exigimos que todos los visitantes creen una identificación digital mientras visitan las ubicaciones de WeWork.
Cuando llegue para la visita, se le pedirá que se registre a través de la Plataforma y proporcione sus datos de contacto (o que los confirme si ya nos ha proporcionado esta información a nosotros o a su anfitrión antes de la visita). Después de confirmar sus detalles, la Plataforma le tomará una fotografía.
Al tomar la fotografía, la Plataforma utiliza tecnología conocida como “detección facial” para detectar cuándo el rostro está adecuadamente dentro del marco para tomar la fotografía. La “detección facial” no debe confundirse con la tecnología de “reconocimiento facial” que en realidad escanea el rostro para crear un perfil único. La Plataforma no utiliza la tecnología de “reconocimiento facial” en los visitantes de las ubicaciones de WeWork.
Si por algún motivo no se siente cómodo con que le tomen una fotografía como parte de nuestro proceso de registro, indíquelo al llegar y un miembro de nuestro equipo analizará con usted los arreglos alternativos.
La identificación digital generada a través de la Plataforma solo se comparte con los equipos de seguridad de WeWork responsables de administrar las ubicaciones que visita y su anfitrión.
Toda la información personal capturada dentro de la Plataforma solo se conserva durante un período de 30 días y no se almacena ninguna información personal dentro de la Plataforma más allá de este período.
Cuando visita nuestras ubicaciones, es posible que utilice ciertas instalaciones y servicios, como wifi para invitados, espacios de trabajo compartidos, eventos y servicios comunitarios, etc.
Como parte de esto, podemos procesar información sobre el dispositivo que utiliza para acceder a esos servicios, incluidos los identificadores del dispositivo, la dirección IP, la dirección MAC de wifi, la dirección Bluetooth, la información de geolocalización (como a través de la señal del GPS o la señal del wifi del dispositivo móvil), la información sobre los contactos del dispositivo (según la configuración del dispositivo y si instala nuestra aplicación) y la información sobre su actividad en línea.
Cuando utiliza nuestros servicios de wifi para invitados, recopilamos su nombre, dirección de correo electrónico y número de teléfono, así como su información sobre el uso y el dispositivo. Los detalles de su cuenta de redes sociales se recopilarán si decide registrarse con una cuenta de redes sociales.
Además, utilizamos una tecnología conocida como sensores de análisis espacial y de personas (Spatial and People Analytics Sensors [“SPA Sensors”]) en oficinas, cocinas, salas de conferencias y otros espacios de algunas instalaciones. Los sensores SPA recopilan pasivamente información sobre cuándo y cómo las personas utilizan ese espacio en particular. Utilizamos esta información de manera anónima y agregada para promover un uso más eficiente y cómodo de nuestras instalaciones. Algunos ejemplos de sensores SPA incluyen sensores de ocupación de escritorio, sensores ambientales, concentradores de red wifi y sensores ópticos alimentados por cámaras.
TELEVIGILANCIA: Los edificios y las instalaciones de WeWork están equipados con CCTV con el fin de proteger a todos nuestros invitados, miembros y empleados. Para obtener más detalles, consulte la sección relevante a continuación.
Píxeles de seguimiento y tecnologías de cookies: utilizamos cookies y tecnologías asociadas en una variedad de servicios con los que puede interactuar. En particular, cuando le enviamos un correo electrónico con su código de acceso QR , utilizamos píxeles de seguimiento en esos correos electrónicos para saber que lo abrió o lo recibió. Para obtener más información sobre nuestro uso de estas tecnologías, consulte nuestra Política de Cookies.
Comunicaciones: cuando interactúa con WeWork a través de nuestros diversos canales de comunicación, por ejemplo, correo electrónico, solicitudes realizadas a través de plataformas de comentarios, chatbots automatizados o tecnología similar e invitaciones de calendario, recopilamos cualquier información que elija compartir con nosotros a través de esos servicios.
Podemos divulgar su información personal para un propósito comercial a las siguientes categorías de terceros:
entidades afiliadas y las empresas del grupo de WeWork;
nuestros licenciatarios que operan ubicaciones en ciertos países;
nuestros proveedores de servicios, incluidos proveedores de sistemas de tecnología y software en la nube, como proveedores de bases de datos, distribución de correo electrónico y almacenamiento;
propietario y gestión del edificio;
terceros con los que interactúa, como su miembro o anfitrión del empleado de WeWork; y
otros terceros a los que nos haya indicado que divulguemos su información personal en relación con su visita a las ubicaciones de WeWork.
Cuando compartimos su información personal con nuestros proveedores de servicios, les exigimos que mantengan su información personal segura y no les permitimos usar o compartir su información personal para ningún fin que no sea prestar servicios en nuestro nombre. Cuando compartimos su información personal con terceros que son controladores de esa información, como nuestros licenciatarios, pueden divulgarla o transferirla a otras organizaciones de acuerdo con sus políticas de protección de datos.
También podemos compartir su información personal con otros terceros en otras circunstancias especiales, que pueden incluir situaciones en las que es requerido por una obligación legal o regulatoria o creemos que ayudará a proteger la seguridad, propiedad y bienestar de usted, nuestros empleados, miembros, otras personas y espacios de trabajo o situaciones en las que un tercero está involucrado en la reestructuración, la venta o la adquisición de una parte o la totalidad de nuestro negocio o activos o de otro modo en caso de una fusión, reorganización o evento similar.
Todas nuestras ubicaciones utilizan el CCTV como parte de nuestros intereses comerciales legítimos en la protección de la seguridad de nuestros invitados, miembros, empleados, otras personas y propiedades.
Las prácticas de CCTV de WeWork se basan en una evaluación de los intereses de protección de datos de los interesados afectados contra nuestros intereses legítimos. Esto puede implicar la consideración, por ejemplo, de la probabilidad y el impacto de una conducta ilegal o inadmisible en nuestras comunidades y las expectativas de privacidad en instalaciones o espacios particulares que puedan estar sujetos a CCTV.
Se muestran letreros visibles en todas las ubicaciones donde se utiliza el CCTV. El CCTV se implementa solo en áreas donde lo permite la ley aplicable.
Las grabaciones del CCTV se conservan durante un período limitado. Las grabaciones del CCTV pueden mantenerse más tiempo cuando WeWork determine que es apropiado, por ejemplo, en relación con la investigación de un incidente, o cuando las autoridades competentes lo soliciten.
Los equipos de seguridad del sitio de WeWork pueden acceder a las grabaciones y los equipos del CCTV, y las grabaciones pueden estar disponibles para los miembros y otros terceros en caso de que sea legal y razonable para nosotros hacerlo.
Las grabaciones del CCTV se pueden compartir con las entidades de cumplimiento de las leyes locales como parte de nuestro interés legítimo para disuadir o prevenir delitos en nuestras ubicaciones y sus alrededores. También se puede compartir con las entidades de cumplimiento de la ley pertinentes en respuesta a una citación o solicitud de producción de datos realizada por una autoridad competente de acuerdo con las leyes aplicables.
En determinadas jurisdicciones, la ley de protección de datos nos exige tener un motivo válido para procesar su información personal. La ley se refiere a cada motivo como “fundamento legal”. Los propósitos para los que utilizamos su información personal y el fundamento legal sobre el que nos basamos difieren según el tipo de datos y cómo utilizamos esos datos, pero incluyen ampliamente: (i) el cumplimiento de nuestras obligaciones legales; (ii) para proteger sus intereses vitales o los de otra persona; (iii) y para promover nuestros intereses legítimos.
Usaremos su información personal para cumplir con nuestras obligaciones legales:
para proteger su seguridad y bienestar, la de nuestros empleados, miembros y espacios de trabajo (por ejemplo, a través de nuestro uso del CCTV y al compartir su identificación digital con nuestros equipos de seguridad del sitio);
para cumplir con órdenes judiciales u otras solicitudes legales válidas;
para cumplir con cualquier obligación de informar o solicitud gubernamental en virtud de las leyes aplicables o mandatos legales; y
para manejar y resolver cualquier reclamo que recibamos en relación con nuestro procesamiento de su información personal.
Como parte de su seguridad mientras se encuentra en nuestras ubicaciones, usaremos su información personal para identificarlo y localizarlo, por ejemplo en caso de una emergencia.
Podemos usar y procesar su información personal cuando sea necesario para procurar nuestros intereses legítimos como empresa, o los de un tercero, para los siguientes fines:
el procesamiento es necesario para que podamos operar nuestro negocio de manera eficaz y garantizar que nuestros espacios de oficinas permanezcan abiertos;
como parte de la prestación de servicios a nuestros miembros, por ejemplo, a través de nuestros servicios de reserva para invitados;
para proteger la salud y la seguridad de nuestros empleados, visitantes y miembros; y
para proteger la seguridad de nuestras ubicaciones.
WeWork tiene su sede en los Estados Unidos. Su información se recopilará en su país y subsiguientemente se transferirá o almacenará en los Estados Unidos o en otro país, que podrían ser países con protecciones de privacidad menos estrictas que aquellas en su jurisdicción. De acuerdo con la ley aplicable, implementamos medidas para asegurar que cualquier información personal que se transfiera permanezca protegida y segura. Puede obtener más información sobre estas medidas al comunicarse con nosotros utilizando la información de contacto a continuación.
No utilizamos la información personal recopilada a través de la Plataforma o en relación con su acceso físico a las ubicaciones de WeWork con el fin de enviarle comunicaciones de marketing; sin embargo, es posible que dependamos de nuestros intereses legítimos de comercializar nuestros servicios si usted proporciona su información personal para dichos fines, utiliza nuestros servicios en las ubicaciones de WeWork (incluidos, entre otros, nuestros servicios de wifi para invitados) o si lo permite de otra manera la ley aplicable.
Puede optar por no recibir comunicaciones de marketing de nuestra parte en cualquier momento a través de los enlaces de cancelación de suscripción incorporados en cada comunicación relacionada con la marketing enviada por correo electrónico.
Usted tiene ciertos derechos en relación con su información personal en virtud de la ley de protección de datos. Antes de que pueda ejercer estos derechos, podemos pedirle información para confirmar su identidad o aclarar su solicitud. Excepto en casos excepcionales, responderemos en el plazo de un mes a partir de la fecha en que hayamos confirmado su identidad (o, si no es necesaria la confirmación, a partir de la fecha en que recibimos su solicitud).
En particular, puede tener derecho a lo siguiente:
solicitar la confirmación de si almacenamos, usamos o compartimos parte de su información personal y ser informado sobre terceros con los que se ha compartido su información personal;
obtener acceso o una copia de su información personal;
recibir una copia electrónica de la información personal que nos ha brindado o solicitarnos que le enviemos esa información a otra empresa (el “derecho de portabilidad de datos”);
restringir nuestros usos de su información personal o, como se describió anteriormente, objetar esos usos o restringir nuestra divulgación de su información personal;
buscar la corrección de información personal inexacta, parcial, falsa o incompleta; en algunos casos, podemos ofrecer herramientas de autoservicio que le permitan actualizar su información personal;
solicitar la eliminación, el anonimato o el bloqueo de la información personal que WeWork conserva sobre usted, sujeto a ciertas excepciones prescritas por ley, cuando el procesamiento se basa en su consentimiento o cuando el procesamiento es innecesario, excesivo o no cumple con lo necesario; o
revocar su consentimiento para nuestro procesamiento de su información personal. Si se abstiene de proporcionar información personal o revoca su consentimiento para el procesamiento a mitad de su visita, nos esforzaremos por explorar medios alternativos para que visite nuestras ubicaciones cuando sea posible.
DERECHO A PRESENTAR UNA QUEJA
Si desea presentar una queja o si tiene alguna pregunta sobre cómo usamos o conservamos su información personal, puede comunicarse con WeWork a través de privacy@wework.com.
Además, si cree que nuestro procesamiento de su información personal infringe la ley aplicable, pueden presentar una queja ante una autoridad supervisora pertinente de la jurisdicción de las ubicaciones que visita. Le sugerimos que se comunique primero con nosotros para que podamos tratar de abordar sus inquietudes.
Es posible que revisemos esta política ocasionalmente. Cuando lo exija la ley aplicable, le notificaremos cualquier cambio al publicar una versión actualizada en nuestro sitio web. Le recomendamos que verifique regularmente los cambios y revise esta política cada vez que visite nuestras ubicaciones.
Si reside en California, esta sección se aplica a usted y complementa otras secciones de esta Política. Las prácticas de privacidad establecidas en las secciones 2 a 5 de esta Política describen las categorías de información personal recopilada en los últimos doce (12) meses, así como los propósitos y los usos para dicha información personal. Como se describe en estas otras secciones, recopilamos este tipo de información de usted, a través de nuestras interacciones con usted y otros, a través de ciertos medios automatizados y de terceros, como su miembro o anfitrión del empleado de WeWork.
Dentro de los últimos doce (12) meses, divulgamos estas categorías de información a terceros según sea necesario para un propósito comercial o según sea necesario para cumplir con nuestras obligaciones legales. Divulgamos su información personal para un propósito comercial a las siguientes categorías de terceros:
entidades afiliadas y las empresas del grupo de WeWork;
nuestros licenciatarios que operan ubicaciones en ciertos países;
nuestros proveedores de servicios, incluidos proveedores de sistemas de tecnología y software en la nube, como proveedores de bases de datos, distribución de correo electrónico y almacenamiento;
terceros con los que interactúa, como su miembro o anfitrión del empleado de WeWork; y
otros terceros a los que nos haya indicado que divulguemos su información personal en relación con su visita a las ubicaciones de WeWork.
Como se describe en la sección 4, también podemos compartir su información personal con otros terceros en otras circunstancias especiales.
“Ventas” de Información personal en virtud de la CCPA
Para los fines de la CCPA, WeWork no “vende” información personal, ni tenemos conocimiento real de ninguna “venta” de información personal de menores de 16 años.
No discriminación. Los residentes de California tienen derecho a no recibir trato discriminatorio por nuestra parte por el ejercicio de sus derechos conferidos por la CCPA.
Puede ejercer sus derechos como residente de California al comunicarse con WeWork a privacy@wework.com o al llamar al 888-914-9661 e ingresar el PIN 767325. No lo discriminaremos por ejercer sus derechos y opciones, aunque su acceso y uso de ciertos servicios como visitante de las ubicaciones de WeWork pueden estar restringidos según lo permita la CCPA. Para verificar su solicitud, debe brindar suficiente información para que podamos verificar razonablemente que usted es la persona sobre la que recopilamos información personal, y debe describir su solicitud con suficiente detalle para permitirnos comprender, evaluar y responder adecuadamente a su solicitud.
Cuándo responderemos. Nos esforzamos por responder a su solicitud de acceso, portabilidad o eliminación dentro de los 45 días posteriores a la recepción. Si requerimos tiempo adicional, le informaremos el motivo y el período de extensión.
Agente autorizado. Solo usted, o alguien legalmente autorizado para actuar en su nombre, puede realizar una solicitud de consumidor verificable relacionada con su información personal. También puede realizar una solicitud de consumidor verificable en nombre de su hijo menor de edad. Para designar a un agente autorizado, comuníquese con nosotros como se establece anteriormente.
Verificación. Con el objeto de proteger su privacidad, tomaremos las siguientes medidas para verificar su identidad antes de cumplir con su solicitud. Cuando realice una solicitud, le pediremos que proporcione información suficiente que nos permita verificar razonablemente que usted es la persona sobre la que recopilamos información personal o un representante autorizado, que puede incluir su nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono y/o dirección postal.
Ley Shine the Light
Los residentes de California tienen derecho a solicitar y obtener cierta información sobre la divulgación de ciertas categorías de su información personal a terceros para sus fines de marketing directa. Las solicitudes pueden enviarse a privacy@wework.com.
Si tiene preguntas o comentarios sobre nuestra Política, puede comunicarse con nosotros a través de privacy@wework.com.
Si desea comunicarse con nosotros por correo, consulte nuestra lista de entidades globales en la parte superior de esta Política para obtener información de contacto del controlador de datos de su jurisdicción.
Si se encuentra en Singapur y tiene alguna pregunta, comuníquese con nuestro Responsable de protección de datos mediante DPO.Singapore@wework.com.
Si se encuentra en India puede presentar sus reclamos ante nuestro Responsable de quejas mediante privacy@wework.com.
Si se encuentra en una jurisdicción donde la ley exige que WeWork tenga un Responsable de protección de datos, envíe su consulta a privacy@wework.com
WeWork abordará sus inquietudes e intentará resolver las cuestiones de privacidad de forma oportuna.