Ultimo aggiornamento: 27 novembre 2024
WeWork si prende cura della tua privacy e si impegna a mantenere la tua fiducia proteggendo i tuoi dati personali.
WeWork fornisce spazi di lavoro flessibili e servizi correlati a persone e aziende di ogni dimensione. La nostra gamma di offerte flessibili va dagli spazi di lavoro dedicati e non dedicati in un ufficio condiviso a uffici privati e personalizzabili, interi piani ed edifici. WeWork indica le persone e le aziende che acquistano spazi di lavoro con i termini “Membri” o “Aziende membro”.
In relazione alla fornitura dei nostri servizi, trattiamo regolarmente informazioni personali degli ospiti e dei visitatori dei nostri Membri e dipendenti presso le sedi di WeWork (di seguito indicati collettivamente come “visitatori”).
La presente Policy sulla privacy di ospiti e visitatori (la “Policy”) descrive il modo in cui WeWork raccoglie, utilizza, divulga e altrimenti tratta le informazioni personali in relazione all’accesso e all’uso di qualsiasi servizio da parte dei soggetti che visitano le sedi di WeWork.
La presente Policy fa parte di una serie di regole che definiscono collettivamente le nostre pratiche in materia di privacy per i vari prodotti e servizi che forniamo. Per ulteriori informazioni sulle pratiche globali di WeWork in materia di privacy, puoi fare riferimento alla Politica globale sulla privacy di WeWork.
WeWork è formata da molte entità affiliate e aziende del gruppo sparse in tutto il mondo, ognuna delle quali può agire come titolare del trattamento dei dati personali degli utenti. Per ulteriori informazioni sul titolare del trattamento dei dati nella tua giurisdizione, consulta l’elenco delle nostre entità globali per conoscere il nome dell’entità di WeWork responsabile delle tue informazioni personali e le relative informazioni di contatto. Il titolare del trattamento dei tuoi dati personali sarà l’entità di WeWork ubicata nel Paese della sede di WeWork che stai visitando.
Utilizziamo una piattaforma per la gestione dei visitatori (la “Piattaforma”) per fornire servizi di pianificazione degli spazi, gestire i visitatori, analizzare i luoghi di lavoro e creare un documento digitale per la tua visita. Nella presente Policy, ogni riferimento alla Piattaforma riguarda il software per la gestione dei visitatori a cui gli utenti accedono durante le loro visite.
In risposta alla pandemia di COVID-19 possiamo raccogliere, utilizzare, divulgare e altrimenti trattare informazioni personali aggiuntive (ad esempio, se hai contratto il COVID in passato o se manifesti dei sintomi di COVID). Per informazioni sulle pratiche di gestione dei dati relativi al COVID da parte di WeWork, puoi fare riferimento alla nostra Informativa sulla privacy per il COVID-19.
Raccogliamo le tue informazioni personali in vari modi, a seconda di come è stata organizzata la tua visita, se stai facendo visita a un Membro o a un dipendente di WeWork e quale sede stai visitando; per ulteriori informazioni consulta la Sezione 3.
Le informazioni vengono raccolte anche tramite mezzi automatizzati, ad esempio attraverso la Piattaforma, o con altri mezzi, ad esempio mediante il nostro sistema CCTV in loco:
Informazioni che raccogliamo tramite mezzi automatizzati: per rendere il più agevole possibile la tua visita, utilizziamo una gamma di tecnologie che possono comprendere anche l’uso di QR code e documenti digitali dei visitatori. Inoltre, se gli utenti si connettono ai nostri servizi WiFi per gli ospiti, raccogliamo e trattiamo alcune informazioni sui loro dispositivi.
Altre informazioni: durante le tue visite a una sede WeWork, quando utilizzi le nostre strutture e attrezzature, il WiFi per gli ospiti, gli spazi di lavoro condivisi, i servizi per la comunità e gli eventi, possiamo raccogliere alcune informazioni. Tutte le sedi di WeWork utilizzano il sistema CCTV per la sicurezza dei nostri edifici, dipendenti e Membri.
In relazione alla tua visita, possiamo trattare una serie di tipi differenti di informazioni personali che ti riguardano. Di seguito verranno descritte le informazioni personali che trattiamo e i motivi per cui lo facciamo. Queste informazioni sono suddivise in categorie corrispondenti a varie parti della tua visita.
Prima della tua visita e al tuo arrivo nelle nostre sedi raccogliamo o riceviamo le seguenti informazioni:
Informazioni di contatto: quando visiti un Membro o un dipendente di WeWork, questa persona può trasmetterci le tue informazioni. Generalmente queste informazioni comprendono il tuo nome, il tuo numero di telefono, il tuo indirizzo e-mail, i tuoi dettagli aziendali e il nome della persona a cui fai visita. Queste informazioni saranno caricate sulla Piattaforma in modo da rendere il più agevole possibile il tuo accesso. Possiamo anche inviarti via e-mail una notifica riguardo il tuo prossimo appuntamento, compreso un link per utilizzare il tuo dispositivo mobile durante la visita (vedi di seguito).
Utilizziamo il tuo indirizzo e-mail per inviarti un link da cui puoi scaricare il codice di accesso QR per la visita sul tuo dispositivo mobile.
Più in generale, utilizziamo le tue informazioni di contatto per fornirti la tua identità digitale e nell’ambito dei requisiti di sicurezza del nostro sito.
Informazioni sul dispositivo e sull’utilizzo: se durante la visita utilizzi il tuo dispositivo mobile, ti invieremo un codice di accesso QR. Se vorrai, potrai anche aggiungerlo al portafoglio digitale del tuo dispositivo. Ciò comporterà la raccolta e il trattamento di alcune informazioni sul tuo dispositivo per facilitarne l’uso, tra cui i codici identificativi del dispositivo, come l’indirizzo MAC, il numero IMEI, l’indirizzo IP, ecc.
Identità digitale: nell’ambito delle politiche di sicurezza delle nostre sedi, a tutti i visitatori viene fornita un’identità digitale che consente di accedere alle sedi di WeWork. Per creare questa identità digitale acquisiamo anche una tua fotografia tramite la Piattaforma. Queste informazioni vengono utilizzate dai team di sicurezza delle nostre sedi e inviate via e-mail al tuo ospite al momento del tuo arrivo. Raccogliamo queste informazioni durante la registrazione (puoi consultare di seguito la sezione sul trattamento delle informazioni fotografiche).
Nell’ambito delle politiche di sicurezza delle nostre sedi, durante le visite alle sedi di WeWork chiediamo a tutti i visitatori di creare un’identità digitale.
Al tuo arrivo ti verrà chiesto di accedere utilizzando la Piattaforma e di fornire i tuoi recapiti, oppure di confermare i tuoi dati se ha già fornito queste informazioni a noi o al tuo ospite prima della visita. Dopo aver confermato i tuoi dati personali, la Piattaforma ti scatterà una fotografia.
Quando scattiamo la tua fotografia, la Piattaforma utilizza la tecnologia nota come “rilevamento facciale”, in modo da rilevare quando il tuo viso è posizionato correttamente nell’inquadratura per acquisire l’immagine. Il “rilevamento facciale” non deve essere confuso con la tecnologia di “riconoscimento facciale”, che esegue una scansione del viso per creare un profilo univoco. La Piattaforma non utilizza la tecnologia di “riconoscimento facciale” sui visitatori delle sedi di WeWork.
Qualora per qualsiasi motivo non ti sentissi a tuo agio nello scattare una fotografia durante questa procedura di accesso, comunicalo all’arrivo e un membro del nostro team ti esporrà i possibili metodi alternativi.
L’identità digitale generata tramite la Piattaforma viene condivisa solo con i team di sicurezza WeWork responsabili della gestione delle sedi e del tuo ospite che stai visitando.
Le informazioni personali acquisite dalla Piattaforma vengono conservate per soli 30 giorni; nessuna informazione viene conservata sulla Piattaforma oltre tale periodo di tempo.
Durante la visita presso le nostre sedi, potrai utilizzare strutture e servizi come il WiFi per gli ospiti, gli spazi di lavoro condivisi, i servizi e gli eventi della Community, ecc.
Nell’ambito di questo processo, possiamo elaborare informazioni sul dispositivo utilizzato per accedere a tali servizi, inclusi i codici identificativi, l’indirizzo IP, l’indirizzo MAC WiFi e l’indirizzo Bluetooth, le informazioni di geolocalizzazione (ad esempio mediante il segnale GPS o il segnale WiFi del dispositivo mobile), le informazioni sui contatti del dispositivo (a seconda delle impostazioni del dispositivo stesso e se installi la nostra app) e le informazioni sulla tua attività online.
Quando utilizzi i nostri servizi WiFi per gli ospiti, raccogliamo il tuo nome, il tuo indirizzo e-mail e il tuo numero di telefono, oltre a informazioni sul tuo dispositivo e sul suo utilizzo. Se scegli di accedere utilizzando un account di social media, raccoglieremo anche i dettagli relativi a tale account.
Utilizziamo inoltre una tecnologia nota come sensori spaziali e di analisi delle persone (i “Sensori SPA”) posti in uffici, cucine, sale conferenze e altri spazi di alcune strutture. I Sensori SPA raccolgono passivamente informazioni su quando e come le persone utilizzano quei particolari spazi. Utilizziamo queste informazioni in modo anonimo e aggregato per promuovere un uso più efficiente e confortevole dei nostri spazi. Esempi di Sensori SPA comprendono sensori di occupazione delle scrivanie, sensori ambientali, hub della rete Wi-Fi e sensori ottici attivati da una fotocamera.
CCTV: gli edifici e le strutture di WeWork sono dotati di sistemi CCTV il cui scopo è proteggere i nostri ospiti, membri e dipendenti. Per ulteriori dettagli, consulta la sezione di riferimento.
Pixel di tracciamento e tecnologie dei cookie: utilizziamo cookie e tecnologie associate su una serie di servizi con cui puoi interagire. In particolare, quando ti viene inviato via e-mail il QR code per accedere all’edificio WeWork, nel messaggio viene inserito un pixel di tracciamento per sapere se l’hai aperto e/o ricevuto. Per altre informazioni su queste tecnologie, consulta la nostra Politica sui cookie.
Comunicazioni: quando interagisci con WeWork attraverso i nostri vari canali di comunicazione, ad esempio tramite e-mail, richieste presentate tramite piattaforme di feedback, inviti a calendario, chatbot automatizzati o altre tecnologie simili, raccogliamo ogni informazione che sceglierai di condividere con noi mediante tali servizi.
Per scopi aziendali, possiamo divulgare le tue informazioni personali alle seguenti tipologie di terze parti:
Entità affiliate e aziende del gruppo WeWork;
Licenziatari di WeWork che operano in specifici Paesi;
Fornitori di servizi, compresi i fornitori di tecnologie e di sistemi software cloud come database, servizi di distribuzione di e-mail e fornitori di servizi di archiviazione;
Proprietario + Gestione dell'immobile;
Terze parti con cui interagisci, ad esempio il Membro o il dipendente di WeWork che ti ospita;
Altre terze parti a cui ci hai chiesto di comunicare le tue informazioni personali in relazione alla tua visita presso le sedi di WeWork.
Quando condividiamo le tue informazioni personali con i nostri fornitori di servizi, chiediamo loro di mantenerle al sicuro e non consentiamo loro di utilizzarle o condividerle per scopi differenti dalla fornitura di servizi per nostro conto. Quando condividiamo le tue informazioni personali con terze parti titolari del trattamento di tali dati, ad esempio con i nostri licenziatari, esse possono divulgarle o trasferirle ad altre organizzazioni in conformità alle loro politiche sulla protezione dei dati.
Possiamo condividere le tue informazioni personali con altre terze parti anche in altre circostanze speciali, come ad esempio situazioni in cui la condivisione è richiesta da un obbligo legale o normativo, oppure ove riteniamo che la condivisione possa contribuire a proteggere la tua sicurezza, le proprietà e il benessere tuo o dei nostri dipendenti, dei nostri Membri, di altre persone e degli spazi di lavoro, oppure in situazioni in cui una terza parte è coinvolta nella ristrutturazione, nella vendita o nell’acquisizione di parte o di tutta la nostra attività o dei nostri beni o altrimenti in caso di fusione, riorganizzazione o altro evento simile.
Le nostre sedi utilizzano i sistemi CCTV per scopi legati ai nostri legittimi interessi commerciali e per proteggere la sicurezza dei nostri ospiti, membri e dipendenti e di altre persone e proprietà.
Le prassi di impiego dei sistemi CCTV di WeWork si basano su una valutazione del confronto tra gli interessi di protezione dei dati degli interessati e dei nostri legittimi interessi. Ciò può comportare, ad esempio, la valutazione delle probabilità e delle conseguenze di eventuali comportamenti illeciti o non consentiti sulla nostra Community e del rispetto della privacy all’interno di particolari strutture o spazi in cui possono essere presenti sistemi CCTV.
Nei luoghi in cui è presente, l’uso del sistema CCTV è indicato dall’apposita segnaletica. Il sistema CCTV viene implementato solo nelle aree in cui è consentito dalla legge applicabile.
Le registrazioni dei sistemi CCTV vengono conservate per un periodo di tempo limitato. Le registrazioni del sistema CCTV potranno essere conservate più a lungo laddove WeWork stabilisca che ciò sia appropriato, ad esempio in relazione a indagini su un incidente o su richiesta delle autorità competenti.
Le riprese e le attrezzature dei sistemi CCTV potranno essere rese accessibili ai team di sicurezza della sede di WeWork interessata; le riprese potranno essere rese disponibili ai membri e ad altre terze parti laddove venga ritenuto legittimo e ragionevole farlo.
I filmati dei sistemi CCTV potranno essere condivisi con le forze dell’ordine locali nell’ambito dei nostri legittimi interessi volti a scoraggiare e/o a prevenire i reati all’interno e nei pressi delle nostre sedi. I filmati potranno essere condivisi anche con le forze dell’ordine interessate in risposta a una citazione in giudizio o a una richiesta di produzione di dati avanzata da un’autorità competente in conformità alle leggi applicabili.
In alcune giurisdizioni, la legge sulla protezione dei dati ci impone di avere un motivo valido per trattare le tue informazioni personali. La legge si riferisce a ciascun motivo come “base giuridica”. Le finalità per cui utilizziamo le tue informazioni personali e la base giuridica a cui facciamo riferimento variano a seconda del tipo di dati e del modo in cui li utilizziamo, ma in generale comprendono: (i) la conformità ai nostri obblighi legali; (ii) la protezione degli interessi vitali tuoi o di altri; e (iii) il sostegno dei nostri legittimi interessi.
WeWork utilizzerà le tue informazioni personali per adempiere i propri obblighi legali al fine di:
Proteggere la sicurezza e il benessere tuoi, dei nostri dipendenti, dei nostri Membri e dei nostri spazi di lavoro (ad esempio tramite l’utilizzo di un sistema CCTV e la condivisione della tua identità digitale con i team di sicurezza delle nostre sedi);
Rispettare gli ordini di un tribunale o altre richieste legali valide;
Adempiere qualsiasi obbligo di segnalazione o richiesta governativa ai sensi delle leggi vigenti o dei mandati legali; e
Gestire e risolvere eventuali reclami ricevuti in relazione al trattamento delle tue informazioni personali.
Nell’ambito di ciò che facciamo per proteggere la tua sicurezza durante una visita presso le nostre sedi, utilizzeremo le tue informazioni personali per identificarti e localizzarti, ad esempio in caso di emergenza.
Ove necessario, WeWork potrà utilizzare e trattare le tue informazioni personali per perseguire i nostri legittimi interessi aziendali, o quelli di terzi, per le seguenti finalità:
Qualora il trattamento sia necessario a gestire in modo efficace l’attività di WeWork e a garantire l’accessibilità dei suoi uffici;
Nell’ambito della fornitura di servizi ai nostri Membri, ad esempio mediante i nostri servizi di prenotazione degli ospiti;
Per proteggere la salute e la sicurezza dei nostri dipendenti, visitatori e membri; e
Per proteggere la sicurezza delle nostre sedi.
WeWork ha sede negli Stati Uniti. Le tue informazioni saranno raccolte nel tuo Paese e successivamente potranno essere trasferite o conservate negli Stati Uniti o in un altro Paese in cui potrebbe essere applicato un livello di tutela della privacy meno rigoroso di quello in vigore nella tua giurisdizione. In conformità ale leggi vigenti, implementiamo misure volte a garantire che le informazioni personali rimangano protette e sicure anche dopo il trasferimento. Per ulteriori informazioni su tali misure, puoi contattarci tramite i recapiti indicati di seguito.
Non utilizziamo le informazioni personali raccolte attraverso la Piattaforma o in occasione del tuo accesso fisico alle sedi di WeWork per inviarti comunicazioni di marketing; tuttavia, possiamo perseguire i nostri legittimi interessi commercializzando i nostri servizi se fornisci le tue informazioni personali per tali scopi, utilizzi i nostri servizi nelle sedi di WeWork (inclusi, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, i nostri servizi WiFi per gli ospiti) e/o laddove consentito dalla legge vigente.
Se desideri, puoi scegliere in qualsiasi momento di smettere di ricevere comunicazioni di marketing da parte nostra tramite i link di annullamento dell’iscrizione presenti in ogni comunicazione e-mail relativa al marketing.
9.1 A seconda del luogo di residenza, l'utente può esercitare determinati diritti in relazione ai propri dati personali. Tali diritti possono includere il diritto di:
ottenere la conferma che le vostre informazioni personali siano o meno oggetto di trattamento da parte nostra e, in tal caso, l'accesso a tali informazioni personali (e ai relativi dettagli);
ottenere la rettifica di informazioni personali inesatte e il completamento di informazioni personali incomplete;
ottenere la cancellazione o l'eliminazione delle vostre informazioni personali;
ottenere la limitazione del trattamento delle informazioni personali o opporsi al trattamento delle informazioni personali;
ricevere i vostri dati personali in un formato strutturato, comunemente utilizzato e leggibile da una macchina e trasmettere tali dati a un altro responsabile del trattamento, ove possibile;
conoscere l'esistenza di un processo decisionale automatizzato e non essere soggetto a tale processo;
revocare il vostro consenso in qualsiasi momento, nella misura in cui ci basiamo sul vostro consenso come base giuridica per il trattamento dei vostri dati personali (senza pregiudicare la legittimità del trattamento basato su tale consenso prima della vostra revoca o del trattamento basato su una base giuridica diversa dal consenso);
presentare un reclamo all'autorità di vigilanza applicabile; e
ottenere ulteriori informazioni sulle garanzie e sui mezzi adeguati di cui ci avvaliamo per quanto riguarda il trasferimento internazionale delle informazioni personali, come descritto nella sezione 7 di cui sopra.
L'utente non sarà discriminato per l'esercizio di alcuno dei suoi diritti descritti nella presente Informativa. Si prega di notare che tali diritti possono essere soggetti a ulteriori condizioni, limitazioni e/o esenzioni ai sensi delle leggi applicabili in materia di protezione dei dati personali. Se uno qualsiasi dei diritti sopra elencati non è previsto dalla legge nella vostra giurisdizione, abbiamo assoluta discrezione nel fornirvi tali diritti.
9.2 Per esercitare i vostri diritti applicabili, compilate il nostro modulo web sulla privacy o contattateci utilizzando le informazioni riportate nella Sezione 13 [Contattarci] di seguito.
Per proteggere la vostra privacy e mantenere la sicurezza, potremmo chiedervi di fornire alcune informazioni per verificare la vostra identità e la vostra residenza prima di concedervi l'accesso alle vostre informazioni personali o di soddisfare la vostra richiesta. Vi contatteremo se avremo bisogno di ulteriori informazioni per elaborare la vostra richiesta. Se non siamo in grado di verificare la vostra identità o i vostri diritti alle informazioni, potremmo non essere in grado di fornirvi i diritti alle informazioni finché non sarete in grado di fornirci documenti adeguati. Ove consentito dalla legge, ci riserviamo il diritto di addebitare una tariffa adeguata per coprire i costi amministrativi sostenuti per rispondere alla richiesta dell'utente, ad esempio se la richiesta è manifestamente infondata o eccessiva.
Ai sensi di alcune leggi sulla protezione dei dati personali, l'utente può designare un agente autorizzato a presentare richieste per suo conto per esercitare i suoi diritti. Prima di accettare una richiesta di questo tipo da parte di un agente, richiederemo a quest'ultimo di fornire la prova che lo avete autorizzato ad agire per vostro conto e potremmo richiedere che l'agente verifichi la sua identità direttamente con noi.
Se l'utente desidera presentare un reclamo o se ha domande su come utilizziamo o conserviamo le sue informazioni personali, può contattare WeWork all'indirizzo privacy@wework.com.
Inoltre, se l'utente ritiene che il trattamento dei suoi dati personali da parte di WeWork violi le leggi vigenti, può avere il diritto di presentare un reclamo all'autorità di vigilanza competente per la giurisdizione del luogo in cui si trova. Suggeriamo all'utente di contattarci prima, in modo da poter cercare di risolvere i suoi dubbi.
Potremmo rivedere questa politica di tanto in tanto. Ove richiesto dalla legge applicabile, vi informeremo di eventuali modifiche pubblicando una versione aggiornata sul nostro sito web. Vi consigliamo di controllare regolarmente la presenza di eventuali modifiche e di rivedere la presente informativa ogni volta che visitate le nostre sedi.
Se l'utente risiede in California, questa sezione si applica all'utente e integra le altre sezioni della presente Informativa. Le pratiche sulla privacy descritte nelle sezioni 2-5 della presente Informativa descrivono le categorie di informazioni personali raccolte negli ultimi dodici (12) mesi, nonché gli scopi e gli usi di tali informazioni personali. Come descritto in queste altre sezioni, raccogliamo questo tipo di informazioni dall'utente, attraverso le nostre interazioni con l'utente e con altri, attraverso alcuni mezzi automatizzati e da terze parti, come il membro o il dipendente host di WeWork.
Negli ultimi dodici (12) mesi, abbiamo divulgato queste categorie di informazioni a terzi, se necessario per uno scopo commerciale e/o per ottemperare ai nostri obblighi legali. Divulghiamo le informazioni personali dell'utente per scopi commerciali alle seguenti categorie di terze parti:
entità affiliate e società del gruppo WeWork;
I nostri licenziatari che gestiscono sedi in determinati paesi;
i nostri fornitori di servizi, compresi i fornitori di tecnologia e di sistemi software cloud, come i fornitori di database, di distribuzione di e-mail e di archiviazione;
terze parti con cui l'utente interagisce, ad esempio il membro o il dipendente di WeWork che lo ospita; e
altre terze parti a cui l'utente ha chiesto di divulgare i suoi dati personali in relazione alla sua visita alle sedi WeWork.
Come descritto nella Sezione 4, potremmo anche condividere le informazioni personali dell'utente con altre terze parti in altre circostanze particolari.
Ai fini del CCPA, WeWork non “vende” informazioni personali, né è a conoscenza di alcuna “vendita” di informazioni personali di minori di 16 anni.
Non discriminazione. I residenti in California hanno il diritto di non ricevere un trattamento discriminatorio da parte nostra per l'esercizio dei diritti conferiti dal CCPA.
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Quando risponderemo. Ci impegniamo a rispondere alla vostra richiesta di accesso, portabilità o cancellazione entro 45 giorni dal ricevimento. Se dovessimo richiedere ulteriore tempo, vi informeremo del motivo e del periodo di proroga.
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Verifica. Per proteggere la vostra privacy, adotteremo le seguenti misure per verificare la vostra identità prima di soddisfare la vostra richiesta. Al momento della richiesta, vi chiederemo di fornire informazioni sufficienti che ci permettano di verificare ragionevolmente che siate la persona su cui abbiamo raccolto le informazioni personali o un rappresentante autorizzato, il che può includere il vostro nome, indirizzo e-mail, numero di telefono e/o indirizzo postale.
I residenti in California hanno il diritto di richiedere e ottenere determinate informazioni sulla divulgazione di alcune categorie di loro informazioni personali a terzi per scopi di marketing diretto. Le richieste possono essere inviate a privacy@wework.com.
Per qualsiasi domanda o commento in merito alla presente Informativa, si prega di contattarci all'indirizzo privacy@wework.com.
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