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Ultimo aggiornamento: 24 maggio 2023
WeWork si prende cura della tua privacy e si impegna a mantenere la tua fiducia proteggendo i tuoi dati personali.
WeWork fornisce spazi di lavoro flessibili e servizi correlati a persone e aziende di ogni dimensione. La nostra gamma di offerte flessibili va dagli spazi di lavoro dedicati e non dedicati in un ufficio condiviso a uffici privati e personalizzabili, interi piani ed edifici. WeWork indica le persone e le aziende che acquistano spazi di lavoro con i termini “Membri” o “Aziende membro”.
In relazione alla fornitura dei nostri servizi, trattiamo regolarmente informazioni personali degli ospiti e dei visitatori dei nostri Membri e dipendenti presso le sedi di WeWork (di seguito indicati collettivamente come “visitatori”).
La presente Policy sulla privacy di ospiti e visitatori (la “Policy”) descrive il modo in cui WeWork raccoglie, utilizza, divulga e altrimenti tratta le informazioni personali in relazione all’accesso e all’uso di qualsiasi servizio da parte dei soggetti che visitano le sedi di WeWork.
La presente Policy fa parte di una serie di regole che definiscono collettivamente le nostre pratiche in materia di privacy per i vari prodotti e servizi che forniamo. Per ulteriori informazioni sulle pratiche globali di WeWork in materia di privacy, puoi fare riferimento alla Politica globale sulla privacy di WeWork.
WeWork è formata da molte entità affiliate e aziende del gruppo sparse in tutto il mondo, ognuna delle quali può agire come titolare del trattamento dei dati personali degli utenti. Per ulteriori informazioni sul titolare del trattamento dei dati nella tua giurisdizione, consulta l’elenco delle nostre entità globali per conoscere il nome dell’entità di WeWork responsabile delle tue informazioni personali e le relative informazioni di contatto. Il titolare del trattamento dei tuoi dati personali sarà l’entità di WeWork ubicata nel Paese della sede di WeWork che stai visitando.
Utilizziamo una piattaforma per la gestione dei visitatori (la “Piattaforma”) per fornire servizi di pianificazione degli spazi, gestire i visitatori, analizzare i luoghi di lavoro e creare un documento digitale per la tua visita. Nella presente Policy, ogni riferimento alla Piattaforma riguarda il software per la gestione dei visitatori a cui gli utenti accedono durante le loro visite.
In risposta alla pandemia di COVID-19 possiamo raccogliere, utilizzare, divulgare e altrimenti trattare informazioni personali aggiuntive (ad esempio, se hai contratto il COVID in passato o se manifesti dei sintomi di COVID). Per informazioni sulle pratiche di gestione dei dati relativi al COVID da parte di WeWork, puoi fare riferimento alla nostra Informativa sulla privacy per il COVID-19.
Raccogliamo le tue informazioni personali in vari modi, a seconda di come è stata organizzata la tua visita, se stai facendo visita a un Membro o a un dipendente di WeWork e quale sede stai visitando; per ulteriori informazioni consulta la Sezione 3.
Le informazioni vengono raccolte anche tramite mezzi automatizzati, ad esempio attraverso la Piattaforma, o con altri mezzi, ad esempio mediante il nostro sistema CCTV in loco:
Informazioni che raccogliamo tramite mezzi automatizzati: per rendere il più agevole possibile la tua visita, utilizziamo una gamma di tecnologie che possono comprendere anche l’uso di QR code e documenti digitali dei visitatori. Inoltre, se gli utenti si connettono ai nostri servizi WiFi per gli ospiti, raccogliamo e trattiamo alcune informazioni sui loro dispositivi.
Altre informazioni: durante le tue visite a una sede WeWork, quando utilizzi le nostre strutture e attrezzature, il WiFi per gli ospiti, gli spazi di lavoro condivisi, i servizi per la comunità e gli eventi, possiamo raccogliere alcune informazioni. Tutte le sedi di WeWork utilizzano il sistema CCTV per la sicurezza dei nostri edifici, dipendenti e Membri.
In relazione alla tua visita, possiamo trattare una serie di tipi differenti di informazioni personali che ti riguardano. Di seguito verranno descritte le informazioni personali che trattiamo e i motivi per cui lo facciamo. Queste informazioni sono suddivise in categorie corrispondenti a varie parti della tua visita.
Prima della tua visita e al tuo arrivo nelle nostre sedi raccogliamo o riceviamo le seguenti informazioni:
Informazioni di contatto: quando visiti un Membro o un dipendente di WeWork, questa persona può trasmetterci le tue informazioni. Generalmente queste informazioni comprendono il tuo nome, il tuo numero di telefono, il tuo indirizzo e-mail, i tuoi dettagli aziendali e il nome della persona a cui fai visita. Queste informazioni saranno caricate sulla Piattaforma in modo da rendere il più agevole possibile il tuo accesso. Possiamo anche inviarti via e-mail una notifica riguardo il tuo prossimo appuntamento, compreso un link per utilizzare il tuo dispositivo mobile durante la visita (vedi di seguito).
Utilizziamo il tuo indirizzo e-mail per inviarti un link da cui puoi scaricare il codice di accesso QR per la visita sul tuo dispositivo mobile.
Più in generale, utilizziamo le tue informazioni di contatto per fornirti la tua identità digitale e nell’ambito dei requisiti di sicurezza del nostro sito.
Informazioni sul dispositivo e sull’utilizzo: se durante la visita utilizzi il tuo dispositivo mobile, ti invieremo un codice di accesso QR. Se vorrai, potrai anche aggiungerlo al portafoglio digitale del tuo dispositivo. Ciò comporterà la raccolta e il trattamento di alcune informazioni sul tuo dispositivo per facilitarne l’uso, tra cui i codici identificativi del dispositivo, come l’indirizzo MAC, il numero IMEI, l’indirizzo IP, ecc.
Identità digitale: nell’ambito delle politiche di sicurezza delle nostre sedi, a tutti i visitatori viene fornita un’identità digitale che consente di accedere alle sedi di WeWork. Per creare questa identità digitale acquisiamo anche una tua fotografia tramite la Piattaforma. Queste informazioni vengono utilizzate dai team di sicurezza delle nostre sedi e inviate via e-mail al tuo ospite al momento del tuo arrivo. Raccogliamo queste informazioni durante la registrazione (puoi consultare di seguito la sezione sul trattamento delle informazioni fotografiche).
Nell’ambito delle politiche di sicurezza delle nostre sedi, durante le visite alle sedi di WeWork chiediamo a tutti i visitatori di creare un’identità digitale.
Al tuo arrivo ti verrà chiesto di accedere utilizzando la Piattaforma e di fornire i tuoi recapiti, oppure di confermare i tuoi dati se ha già fornito queste informazioni a noi o al tuo ospite prima della visita. Dopo aver confermato i tuoi dati personali, la Piattaforma ti scatterà una fotografia.
Quando scattiamo la tua fotografia, la Piattaforma utilizza la tecnologia nota come “rilevamento facciale”, in modo da rilevare quando il tuo viso è posizionato correttamente nell’inquadratura per acquisire l’immagine. Il “rilevamento facciale” non deve essere confuso con la tecnologia di “riconoscimento facciale”, che esegue una scansione del viso per creare un profilo univoco. La Piattaforma non utilizza la tecnologia di “riconoscimento facciale” sui visitatori delle sedi di WeWork.
Qualora per qualsiasi motivo non ti sentissi a tuo agio nello scattare una fotografia durante questa procedura di accesso, comunicalo all’arrivo e un membro del nostro team ti esporrà i possibili metodi alternativi.
L’identità digitale generata tramite la Piattaforma viene condivisa solo con i team di sicurezza WeWork responsabili della gestione delle sedi e del tuo ospite che stai visitando.
Le informazioni personali acquisite dalla Piattaforma vengono conservate per soli 30 giorni; nessuna informazione viene conservata sulla Piattaforma oltre tale periodo di tempo.
Durante la visita presso le nostre sedi, potrai utilizzare strutture e servizi come il WiFi per gli ospiti, gli spazi di lavoro condivisi, i servizi e gli eventi della Community, ecc.
Nell’ambito di questo processo, possiamo elaborare informazioni sul dispositivo utilizzato per accedere a tali servizi, inclusi i codici identificativi, l’indirizzo IP, l’indirizzo MAC WiFi e l’indirizzo Bluetooth, le informazioni di geolocalizzazione (ad esempio mediante il segnale GPS o il segnale WiFi del dispositivo mobile), le informazioni sui contatti del dispositivo (a seconda delle impostazioni del dispositivo stesso e se installi la nostra app) e le informazioni sulla tua attività online.
Quando utilizzi i nostri servizi WiFi per gli ospiti, raccogliamo il tuo nome, il tuo indirizzo e-mail e il tuo numero di telefono, oltre a informazioni sul tuo dispositivo e sul suo utilizzo. Se scegli di accedere utilizzando un account di social media, raccoglieremo anche i dettagli relativi a tale account.
Utilizziamo inoltre una tecnologia nota come sensori spaziali e di analisi delle persone (i “Sensori SPA”) posti in uffici, cucine, sale conferenze e altri spazi di alcune strutture. I Sensori SPA raccolgono passivamente informazioni su quando e come le persone utilizzano quei particolari spazi. Utilizziamo queste informazioni in modo anonimo e aggregato per promuovere un uso più efficiente e confortevole dei nostri spazi. Esempi di Sensori SPA comprendono sensori di occupazione delle scrivanie, sensori ambientali, hub della rete Wi-Fi e sensori ottici attivati da una fotocamera.
CCTV: gli edifici e le strutture di WeWork sono dotati di sistemi CCTV il cui scopo è proteggere i nostri ospiti, membri e dipendenti. Per ulteriori dettagli, consulta la sezione di riferimento.
Pixel di tracciamento e tecnologie dei cookie: utilizziamo cookie e tecnologie associate su una serie di servizi con cui puoi interagire. In particolare, quando ti viene inviato via e-mail il QR code per accedere all’edificio WeWork, nel messaggio viene inserito un pixel di tracciamento per sapere se l’hai aperto e/o ricevuto. Per altre informazioni su queste tecnologie, consulta la nostra Politica sui cookie.
Comunicazioni: quando interagisci con WeWork attraverso i nostri vari canali di comunicazione, ad esempio tramite e-mail, richieste presentate tramite piattaforme di feedback, inviti a calendario, chatbot automatizzati o altre tecnologie simili, raccogliamo ogni informazione che sceglierai di condividere con noi mediante tali servizi.
Per scopi aziendali, possiamo divulgare le tue informazioni personali alle seguenti tipologie di terze parti:
Entità affiliate e aziende del gruppo WeWork;
Licenziatari di WeWork che operano in specifici Paesi;
Fornitori di servizi, compresi i fornitori di tecnologie e di sistemi software cloud come database, servizi di distribuzione di e-mail e fornitori di servizi di archiviazione;
Proprietario + Gestione dell'immobile;
Terze parti con cui interagisci, ad esempio il Membro o il dipendente di WeWork che ti ospita;
Altre terze parti a cui ci hai chiesto di comunicare le tue informazioni personali in relazione alla tua visita presso le sedi di WeWork.
Quando condividiamo le tue informazioni personali con i nostri fornitori di servizi, chiediamo loro di mantenerle al sicuro e non consentiamo loro di utilizzarle o condividerle per scopi differenti dalla fornitura di servizi per nostro conto. Quando condividiamo le tue informazioni personali con terze parti titolari del trattamento di tali dati, ad esempio con i nostri licenziatari, esse possono divulgarle o trasferirle ad altre organizzazioni in conformità alle loro politiche sulla protezione dei dati.
Possiamo condividere le tue informazioni personali con altre terze parti anche in altre circostanze speciali, come ad esempio situazioni in cui la condivisione è richiesta da un obbligo legale o normativo, oppure ove riteniamo che la condivisione possa contribuire a proteggere la tua sicurezza, le proprietà e il benessere tuo o dei nostri dipendenti, dei nostri Membri, di altre persone e degli spazi di lavoro, oppure in situazioni in cui una terza parte è coinvolta nella ristrutturazione, nella vendita o nell’acquisizione di parte o di tutta la nostra attività o dei nostri beni o altrimenti in caso di fusione, riorganizzazione o altro evento simile.
Le nostre sedi utilizzano i sistemi CCTV per scopi legati ai nostri legittimi interessi commerciali e per proteggere la sicurezza dei nostri ospiti, membri e dipendenti e di altre persone e proprietà.
Le prassi di impiego dei sistemi CCTV di WeWork si basano su una valutazione del confronto tra gli interessi di protezione dei dati degli interessati e dei nostri legittimi interessi. Ciò può comportare, ad esempio, la valutazione delle probabilità e delle conseguenze di eventuali comportamenti illeciti o non consentiti sulla nostra Community e del rispetto della privacy all’interno di particolari strutture o spazi in cui possono essere presenti sistemi CCTV.
Nei luoghi in cui è presente, l’uso del sistema CCTV è indicato dall’apposita segnaletica. Il sistema CCTV viene implementato solo nelle aree in cui è consentito dalla legge applicabile.
Le registrazioni dei sistemi CCTV vengono conservate per un periodo di tempo limitato. Le registrazioni del sistema CCTV potranno essere conservate più a lungo laddove WeWork stabilisca che ciò sia appropriato, ad esempio in relazione a indagini su un incidente o su richiesta delle autorità competenti.
Le riprese e le attrezzature dei sistemi CCTV potranno essere rese accessibili ai team di sicurezza della sede di WeWork interessata; le riprese potranno essere rese disponibili ai membri e ad altre terze parti laddove venga ritenuto legittimo e ragionevole farlo.
I filmati dei sistemi CCTV potranno essere condivisi con le forze dell’ordine locali nell’ambito dei nostri legittimi interessi volti a scoraggiare e/o a prevenire i reati all’interno e nei pressi delle nostre sedi. I filmati potranno essere condivisi anche con le forze dell’ordine interessate in risposta a una citazione in giudizio o a una richiesta di produzione di dati avanzata da un’autorità competente in conformità alle leggi applicabili.
In alcune giurisdizioni, la legge sulla protezione dei dati ci impone di avere un motivo valido per trattare le tue informazioni personali. La legge si riferisce a ciascun motivo come “base giuridica”. Le finalità per cui utilizziamo le tue informazioni personali e la base giuridica a cui facciamo riferimento variano a seconda del tipo di dati e del modo in cui li utilizziamo, ma in generale comprendono: (i) la conformità ai nostri obblighi legali; (ii) la protezione degli interessi vitali tuoi o di altri; e (iii) il sostegno dei nostri legittimi interessi.
WeWork utilizzerà le tue informazioni personali per adempiere i propri obblighi legali al fine di:
Proteggere la sicurezza e il benessere tuoi, dei nostri dipendenti, dei nostri Membri e dei nostri spazi di lavoro (ad esempio tramite l’utilizzo di un sistema CCTV e la condivisione della tua identità digitale con i team di sicurezza delle nostre sedi);
Rispettare gli ordini di un tribunale o altre richieste legali valide;
Adempiere qualsiasi obbligo di segnalazione o richiesta governativa ai sensi delle leggi vigenti o dei mandati legali; e
Gestire e risolvere eventuali reclami ricevuti in relazione al trattamento delle tue informazioni personali.
Nell’ambito di ciò che facciamo per proteggere la tua sicurezza durante una visita presso le nostre sedi, utilizzeremo le tue informazioni personali per identificarti e localizzarti, ad esempio in caso di emergenza.
Ove necessario, WeWork potrà utilizzare e trattare le tue informazioni personali per perseguire i nostri legittimi interessi aziendali, o quelli di terzi, per le seguenti finalità:
Qualora il trattamento sia necessario a gestire in modo efficace l’attività di WeWork e a garantire l’accessibilità dei suoi uffici;
Nell’ambito della fornitura di servizi ai nostri Membri, ad esempio mediante i nostri servizi di prenotazione degli ospiti;
Per proteggere la salute e la sicurezza dei nostri dipendenti, visitatori e membri; e
Per proteggere la sicurezza delle nostre sedi.
WeWork ha sede negli Stati Uniti. Le tue informazioni saranno raccolte nel tuo Paese e successivamente potranno essere trasferite o conservate negli Stati Uniti o in un altro Paese in cui potrebbe essere applicato un livello di tutela della privacy meno rigoroso di quello in vigore nella tua giurisdizione. In conformità ale leggi vigenti, implementiamo misure volte a garantire che le informazioni personali rimangano protette e sicure anche dopo il trasferimento. Per ulteriori informazioni su tali misure, puoi contattarci tramite i recapiti indicati di seguito.
Non utilizziamo le informazioni personali raccolte attraverso la Piattaforma o in occasione del tuo accesso fisico alle sedi di WeWork per inviarti comunicazioni di marketing; tuttavia, possiamo perseguire i nostri legittimi interessi commercializzando i nostri servizi se fornisci le tue informazioni personali per tali scopi, utilizzi i nostri servizi nelle sedi di WeWork (inclusi, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, i nostri servizi WiFi per gli ospiti) e/o laddove consentito dalla legge vigente.
Se desideri, puoi scegliere in qualsiasi momento di smettere di ricevere comunicazioni di marketing da parte nostra tramite i link di annullamento dell’iscrizione presenti in ogni comunicazione e-mail relativa al marketing.
Ai sensi della legge sulla protezione dei dati, puoi esercitare specifici diritti in relazione alle tue informazioni personali. In alcuni casi, prima di poter esercitare questi diritti, potremmo chiederti informazioni per verificare la tua identità o chiarire la tua richiesta. Fatta eccezione per rari casi, risponderemo entro un mese dalla data in cui avremo verificato la tua identità (o, ove la conferma non sia necessaria, dalla data in cui avremo ricevuto la tua richiesta).
In particolare, hai il diritto di:
Chiedere conferma della conservazione, dell’utilizzo o della condivisione delle tue informazioni personali da parte nostra e di essere informato in merito alle terze parti con cui sono stati condivisi i tuoi dati;
Ottenere l’accesso o una copia delle tue informazioni personali;
Ricevere una copia elettronica delle informazioni personali che hai fornito, o chiederci di inviarle a un’altra azienda (il “diritto alla portabilità dei dati”);
Limitare l’utilizzo da parte di WeWork delle tue informazioni personali o, come descritto in precedenza, opporti a tali usi o limitare la nostra condivisione di tali dati;
Chiedere la correzione di informazioni personali errate, parziali, false o incomplete; in alcuni casi potremo fornire strumenti self-service che ti consentiranno di aggiornare le tue informazioni personali;
Chiedere la cancellazione, l’anonimizzazione o il blocco delle informazioni personali conservate su di te da WeWork, fatte salve alcune eccezioni previste dalla legge, quando il trattamento si basa sul tuo consenso o quando non è necessario, eccessivo o non conforme; o
Revocare il consenso al trattamento delle tue informazioni personali da parte nostra. Qualora tu decida di non fornire informazioni personali o decida di revocare il consenso al trattamento parziale durante la visita, ove possibile faremo il possibile per identificare metodi alternativi per consentirti di visitare le nostre sedi.
DIRITTO DI PRESENTARE UN RECLAMO
Se desideri presentare un reclamo o se hai domande su come utilizziamo o conserviamo le tue informazioni personali, puoi contattare WeWork all’indirizzo privacy@wework.com.
Inoltre, se ritieni che il nostro trattamento delle tue informazioni personali costituisca una violazione della legge vigente, hai il diritto di presentare un reclamo alle autorità di vigilanza competenti per le giurisdizioni delle sedi che stai visitando. Per cercare di risolvere i tuoi dubbi, ti consigliamo di contattarci in anticipo.
Occasionalmente, potremo rivedere la presente Policy. Ove richiesto dalla legge vigente, ti informeremo di eventuali modifiche pubblicando una versione aggiornata della Policy sul nostro sito web. Ti consigliamo di controllare regolarmente le modifiche e di rivedere questa politica in occasione di ogni visita presso le nostre sedi.
Se risiedi in California, questa sezione si applica a te e va a integrare altre sezioni della presente Policy. Le pratiche sulla privacy indicate nelle Sezioni 2-5 della presente Policy descrivono le categorie di informazioni personali raccolte negli ultimi dodici (12) mesi, nonché le finalità e gli usi di tali dati. Come descritto in queste altre sezioni, otteniamo questo tipo di informazioni tramite te, le nostre interazioni con te e altri, tramite specifici mezzi automatizzati e da terze parti come il Membro o il dipendente di WeWork che ti ospita.
Negli ultimi dodici (12) mesi abbiamo divulgato queste categorie di informazioni a terze parti come necessità per scopi aziendali e/o per rispettare i nostri obblighi legali. Per scopi aziendali, divulgheremo le tue informazioni personali alle seguenti categorie di terze parti:
Entità affiliate e aziende del gruppo WeWork;
Licenziatari di WeWork che operano in specifici Paesi;
Fornitori di servizi, compresi i fornitori di tecnologie e di sistemi software cloud come database, servizi di distribuzione di e-mail e fornitori di servizi di archiviazione;
Terze parti con cui interagisci, ad esempio il Membro o il dipendente di WeWork che ti ospita; e
Altre terze parti a cui ci hai chiesto di comunicare le tue informazioni personali in relazione alla tua visita presso le sedi di WeWork.
Come descritto nella Sezione 4, potremo anche condividere le tue informazioni personali con altre terze parti in altre circostanze speciali.
Ai sensi del CCPA, WeWork non “vende” informazioni personali, né è a conoscenza di alcuna “vendita” di informazioni personali relative a minori di età inferiore ai 16 anni.
I residenti in California hanno il diritto di non ricevere un trattamento discriminatorio da parte nostra per l’esercizio dei diritti a loro riconosciuti dal CCPA.
In qualità di residente in California, puoi esercitare i tuoi diritti contattando WeWork all’indirizzo privacy@wework.com oppure chiamando il numero 888-914-9661 e inserendo il PIN 767325. L’eventuale esercizio dei tuoi diritti e delle tue scelte non comporterà alcuna forma di discriminazione da parte nostra, nonostante l’accesso e l’uso di determinati servizi durante le tue visite alle sedi di WeWork possano essere limitati come consentito dal CCPA. Al fine di verificare la tua richiesta, dovrai fornire informazioni sufficienti a consentirci di verificare che tu sia la persona in merito a cui abbiamo raccolto le informazioni personali e dovrai descrivere la tua richiesta fornendo dettagli sufficienti a consentirci di comprendere, valutare e rispondere correttamente alla stessa.
Quando risponderemo. Ci impegniamo a rispondere alla tua richiesta di accesso, portabilità o cancellazione entro 45 giorni dalla ricezione. Qualora per rispondere sia necessario più tempo, ti informeremo del motivo e della durata dell’estensione.
Agente autorizzato. Solo tu, o una persona legalmente autorizzata ad agire per tuo conto, potrai inoltrare una richiesta ufficiale riguardo le tue informazioni personali. Potrai anche inoltrare una richiesta ufficiale per conto del minore. Per designare un agente autorizzato, contattaci ai recapiti sopra indicati.
Verifica. Per proteggere la tua privacy, adotteremo le seguenti misure atte a verificare la tua identità prima di soddisfare la tua richiesta. Quando inoltrerai una richiesta, ti verrà chiesto di fornire informazioni sufficienti a consentire di verificare che tu sia la persona di cui abbiamo raccolto le informazioni personali o un suo rappresentante autorizzato. Le informazioni possono includere il tuo nome, il tuo indirizzo e-mail, il tuo numero di telefono e/o il tuo indirizzo postale.
I residenti in California hanno il diritto di chiedere e ottenere informazioni sulla divulgazione delle loro informazioni personali a terzi per scopi di marketing diretto. Le richieste possono essere inviate a privacy@wework.com.
Per eventuali domande o commenti su questa Policy, contattaci all’indirizzo privacy@wework.com.
Se desideri contattarci via posta, consulta il nostro elenco di entità globali nella parte superiore della presente Policy per ottenere le informazioni di contatto del titolare del trattamento dei dati per la tua giurisdizione.
Gli utenti di Singapore che hanno delle domande possono contattare il Responsabile della protezione dei dati all’indirizzo DPO.Singapore@wework.com.
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Se risiedi in una giurisdizione in cui la legge richiede che WeWork abbia un Responsabile della protezione dei dati, invia la richiesta a privacy@wework.com
WeWork si occuperà della richiesta e cercherà di risolvere tempestivamente qualsiasi eventuale problematica riguardante la privacy.