Fortsett der du slapp
Sist oppdatert: 27. november 2024
WeWork bryr seg om personvernet ditt og vi forplikter oss til å opprettholde din tillit ved å beskytte dine personopplysninger.
WeWork tilbyr fleksible arbeidsplasser og tilknyttede tjenester for enkeltpersoner og selskaper av alle størrelser. Våre fleksible tilbud spenner fra dedikerte eller ikke-dedikerte arbeidsplasser på et delt kontor til private og konfigurerbare kontorer, hele etasjer og bygninger. WeWork refererer til enkeltpersoner og selskaper som kjøper arbeidsområder som «medlemmer» eller «medlemsselskaper».
I forbindelse med levering av tjenestene våre behandler vi regelmessig personopplysninger om gjester og besøkende til våre medlemmer og ansatte på våre WeWork-steder (samlet kalt «besøkende») nedenfor.
Denne personvernerklæringen for gjester og besøkende («retningslinjene») beskriver hvordan WeWork samler inn, bruker, offentliggjør og behandler personopplysninger i forbindelse med din tilgang til og bruk av eventuelle tjenester, som en besøkende på WeWorks lokasjoner.
Disse retningslinjene er en del av en rekke retningslinjer som kollektivt beskriver vår personvernpraksis for de ulike produktene og tjenestene vi tilbyr. For mer informasjon om WeWorks globale personvernpraksis, se WeWorks globale retningslinjer for personvern.
WeWork består av mange tilknyttede enheter og konsernselskaper rundt om i verden, som hver kan fungere som datakontrollør for dine personopplysninger. Gjennomgå listen over våre globale enheter for navnet til WeWork-enheten som er ansvarlig for dine personlige opplysninger og passende kontaktinformasjon for den enheten. WeWork-enheten i landet der du besøker WeWork, vil være datakontrolløren for dine personopplysninger.
Vi bruker en administrasjonsplattform for besøkende («plattformen») for å kunne tilby romplanlegging, besøksadministrasjon og analysetjenester på arbeidsplassen, og for å produsere din digitale ID for besøket ditt. Der vi henviser til plattformen i disse retningslinjene, refererer vi til programvaren for besøksadministrasjon som du får tilgang til i forbindelse med besøket ditt.
Vi kan samle inn, bruke, offentliggjøre og på annen måte behandle ytterligere personlig informasjon (som om du for eksempel har hatt covid eller viser symptomer på covid) i forbindelse med vår respons på covid. For informasjon om WeWorks praksis for datahåndtering med hensyn til covid-relatert informasjon, se vår personvernerklæring for covid-19 .
Vi samler inn personopplysninger fra deg på en rekke måter, som avhenger av hvordan besøket ditt er arrangert, om du besøker et medlem eller en WeWork-ansatt, og hvilket sted du besøker (se avsnitt 3 for mer informasjon).
Vi samler også inn informasjon via automatiserte metoder, for eksempel gjennom plattformen, eller via andre metoder, for eksempel gjennom vår CCTV på stedet:
Informasjon vi samler inn via automasjon: Vi bruker en rekke teknologier for å gjøre besøket ditt så smidig som mulig, inkludert gjennom bruk av QR tilgangskoder og digitale besøks-ID-er. I tillegg, om du kobler deg til våre Wi-Fi-tjenester for gjester, samler vi inn og behandler visse opplysninger om enheten din.
Annen informasjon: hvisdu besøker et WeWork-sted, kan vi samle inn visse opplysninger når du bruker våre fasiliteter og utstyr, gjeste-Wi-Fi, delte arbeidsplasser, fellesskapstjenester og arrangementer. Alle WeWork-lokasjoner benytter CCTV for sikkerheten til våre bygninger, ansatte og medlemmer.
I forbindelse med besøket ditt kan vi behandle en rekke forskjellige typer personopplysninger om deg. Vi beskriver de personopplysningene vi behandler og årsakene til dette nedenfor. Vi har organisert denne informasjonen i kategorier som løst samsvarer med ulike deler av besøket ditt.
Vi samler inn eller mottar informasjon før besøket ditt og når du først ankommer våre lokasjoner som følger:
Din kontaktinformasjon: Når du besøker et medlem eller en WeWork-ansatt, kan den personen gi oss informasjonen din. Denne informasjonen vil vanligvis inkludere navn, telefonnummer, e-postadresse, bedriftsinformasjon og hvem du besøker. Denne informasjonen vil bli lastet opp til plattformen slik at du enkelt kan logge på når du ankommer. Vi kan sende deg en e-postmelding om din kommende avtale, inkludert en lenke til å bruke mobilenheten din som en del av besøket ditt (se nedenfor).
Vi bruker e-postadressen din for å sende deg en lenke til å laste ned QR-tilgangskoden for besøket på mobilenheten din.
Vi bruker din kontaktinformasjon mer generelt for å gi deg din digitale ID og som en del av våre sikkerhetskrav for nettstedet.
Enhets- og bruksinformasjon: Hvis du bruker mobilenheten din som en del av besøket ditt, sender vi deg en QR-tilgangskode som du kan velge å legge til i mobilenhetens digitale lommebok. Dette vil innebære at vi samler inn og behandler visse opplysninger om enheten din for å forenkle dette, inkludert enhetsidentifikator, f.eks. MAC-adresse, IMEI-nummer, IP-adresse osv.
Digital ID: Som en del av våre retningslinjer for sikkerhet på nettstedet, gis alle besøkende en digital ID for å få tilgang til WeWork-steder. Vi tar også bilde av deg gjennom plattformen for å opprette en digital ID. Denne informasjonen brukes av våre sikkerhetsteam på nettstedet samt sendes på e-post til verten din når du ankommer. Vi samler inn denne informasjonen under registrering (se avsnittet om hvordan vi behandler fotografisk informasjon nedenfor).
Som en del av våre sikkerhetsretningslinjer krever vi at alle besøkende oppretter en digital ID mens de besøker WeWork-steder.
Når du ankommer for besøket ditt, vil du bli bedt om å logge på med plattformen og oppgi kontaktinformasjonen din (eller bekrefte opplysningene dine hvis du allerede har oppgitt denne informasjonen til oss eller verten din før besøket). Etter at du har bekreftet opplysningene dine, vil plattformen ta bildet ditt.
Når du tar bildet, bruker plattformen teknologi kjent som «ansiktsregistrering» for å oppdage når ansiktet ditt er passende innenfor rammen til å ta bildet ditt. «Ansiktsregistrering» skal ikke forveksles med «ansiktsgjenkjennings»-teknologi, som faktisk skanner ansiktet ditt for å skape en unik profil. Plattformen bruker ikke «ansiktsgjenkjennings»-teknologi på besøkende på WeWork-steder.
Hvis du av en eller annen grunn er ukomfortabel med å ta bildet ditt som en del av innloggingsprosessen, ber vi deg oppgi dette ved ankomst, så vil et medlem av teamet vårt diskutere alternative ordninger med deg.
Den digitale ID-en som genereres gjennom plattformen deles kun med WeWorks sikkerhetsteam som er ansvarlige for å administrere stedene du besøker og verten din.
All personlig informasjon som fanges opp på plattformen, oppbevares bare i en periode på 30 dager, og ingen personlig informasjon lagres på plattformen utover denne tidsperioden.
Når du besøker våre steder, kan det være at du bruker visse fasiliteter og tjenester, som gjeste-Wi-Fi, delte arbeidsplasser, samfunnstjenester og arrangementer osv.
Som en del av dette kan vi behandle informasjon om enheten du bruker for å få tilgang til disse tjenestene, inkludert enhetsidentifikatorer, IP-adresse, WI-FI MAC-adresse, Bluetooth-adresse, geolokasjonsinformasjon (for eksempel gjennom GPS-signalet eller Wi-Fi-signalet på mobilenheten din), informasjon om enhetskontaktene dine (avhengig av enhetsinnstillingene dine og om du installerer appen vår) og informasjon om nettaktiviteten din.
I de tilfeller hvor du bruker våre Wi-Fi-tjenester for gjester, samler vi inn navn, e-postadresse og telefonnummer samt informasjon om enheten og bruken din. Dine kontodetaljer for sosiale medier vil bli samlet inn hvis du velger å logge på med en sosial mediekonto.
I tillegg bruker vi en teknologi kjent som «Spatial and People Analytics Sensors» («SPA-sensorer») på kontorer, kjøkken, konferanserom og andre rom i noen fasiliteter. SPA-sensorer samler passivt inn informasjon om når og hvordan folk bruker det bestemte rommet. Vi bruker denne informasjonen på en anonymisert og samlet måte for å fremme mer effektiv og komfortabel bruk av fasilitetene våre. Eksempler på SPA-sensorer inkluderer sensorer for skrivebord-belegg, miljøsensorer, Wi-Fi-nettverksknutepunkter, og optisk kamera-drevne sensorer.
CCTV: WeWorks bygninger og fasiliteter er utstyrt med CCTV for å beskytte alle våre gjester, medlemmer og ansatte. Se det relevante avsnittet nedenfor for mer informasjon.
Sporingspiksler og informasjonskapselteknologier: Vi bruker informasjonskapsler og tilknyttede teknologier på en rekke tjenester du kan samhandle med. Spesielt der vi sender deg en e-post med QR-tilgangskode , bruker vi sporingspiksler i disse e-postene slik at vi vet at du har åpnet og/eller mottatt den. Hvis du vil ha mer informasjon om disse teknologiene, se våre retningslinjer for informasjonskapsler.
Kommunikasjon: Når du samhandler med WeWork gjennom våre ulike kommunikasjonskanaler, for eksempel via e-post, forespørsler gjennom tilbakemeldingsplattformer, automatiserte chatboter eller lignende teknologi, samt kalenderinvitasjoner, samler vi inn informasjon du velger å dele med oss gjennom disse tjenestene.
Vi kan offentliggjøre dine personopplysninger for et forretningsformål til følgende kategorier av tredjeparter:
WeWorks tilknyttede enheter og konsernselskaper;
våre rettighetshavere som driver virksomhet i visse land;
våre tjenesteleverandører, inkludert leverandører av teknologi og skyprogramvaresystemer som database-, e-postdistribusjons- og lagringsleverandører;
Utleier og byggeforvaltning;
tredjeparter du samhandler med, for eksempel medlems- eller WeWork-ansattverten din; og
andre tredjeparter du har bedt oss om å offentliggjøre dine personopplysninger til i forbindelse med ditt besøk til WeWork-steder.
Når vi deler dine personopplysninger med våre tjenesteleverandører, krever vi at de holder personopplysningene dine sikre, og vi tillater dem ikke å bruke eller dele dine personopplysninger for andre formål enn å tilby tjenester på våre vegne. Når vi deler dine personopplysninger med tredjeparter som er kontrollører av denne informasjonen, slik som våre lisensinnehavere, kan de offentliggjøre eller overføre dem til andre organisasjoner i samsvar med deres retningslinjer for databeskyttelse.
Vi kan også dele dine personopplysninger med andre tredjeparter under andre spesielle omstendigheter, som kan inkludere situasjoner hvor deling er påkrevd av en juridisk eller forskriftsmessig forpliktelse, eller når vi tror deling vil bidra til å beskytte sikkerheten, eiendom og velvære for deg, våre ansatte, medlemmer, andre personer og arbeidsplasser eller situasjoner hvor en tredjepart er involvert i omstrukturering, salg av eller anskaffelse av visse deler av eller hele vår virksomhet eller eiendeler eller på annen måte i tilfelle fusjon, omorganisering eller lignende hendelse.
Alle våre steder bruker CCTV som en del av våre legitime forretningsinteresser i å beskytte sikkerheten til våre gjester, medlemmer, ansatte, andre personer og eiendom.
WeWorks CCTV-praksis er basert på en vurdering av dataverninteressene til berørte registrerte mot våre legitime interesser. Det kan innebære vurdering, for eksempel, av sannsynligheten for og konsekvensen av ulovlig eller uakseptabel atferd på våre fellesskap og forventninger til personvern ved spesielle anlegg eller områder som kan være gjenstand for CCTV.
Synlig skilting vises på alle steder hvor CCTV er i bruk. CCTV brukes kun i områder der det er tillatt i henhold til gjeldende lov.
CCTV-opptak beholdes i en begrenset tidsperiode. CCTV-opptak kan beholdes lenger der WeWork fastslår at det er passende, f.eks. i forbindelse med etterforskningen av en hendelse, eller på forespørsel fra kompetente myndigheter.
CCTV-opptak og utstyr kan nås av relevante WeWork-sikkerhetsteam og opptak kan gjøres tilgjengelig for medlemmer og andre tredjeparter der det ville være lovlig og rimelig for oss å gjøre det.
CCTV-opptak kan deles med lokale politimyndigheter som en del av vår legitime interesse for å forhindre og/eller forhindre kriminalitet i og rundt våre lokasjoner. De kan også deles med relevante rettshåndhevende myndigheter som svar på en stevning eller dataproduksjonsforespørsel gjort av en kompetent myndighet i samsvar med gjeldende lover
I visse jurisdiksjoner, krever lover om databeskyttelse at vi har en gyldig grunn til å behandle dine personopplysninger. Loven refererer til hver grunn som et «lovlig grunnlag». Formålene vi bruker personlig informasjon og det lovlige grunnlaget som vi baserer oss på, varierer avhengig av type data og hvordan vi bruker disse dataene, men generelt inkluderer de: (i) Overholdelse av våre juridiske forpliktelser; (ii) for å beskytte deg eller andres vitale interesser; (iii) og for å fremme våre legitime interesser.
Vi bruker dine personopplysninger for å overholde våre juridiske forpliktelser:
for å beskytte din sikkerhet og ditt velvære, våre ansatte, medlemmer og arbeidsområder (f.eks. gjennom vår bruk av CCTV og ved å dele din digitale ID med våre sikkerhetsteam på nettstedet);
for å overholde rettskjennelser eller andre gyldige juridiske forespørsler;
for å overholde rapporteringsforpliktelser eller offentlige anmodninger etter gjeldende lov eller juridiske mandater; og
for å håndtere og løse eventuelle klager vi mottar knyttet til vår behandling av dine personopplysninger.
Som en del av å holde deg trygg mens du er på våre lokasjoner, vil vi bruke din personlige informasjon for å identifisere og lokalisere deg, for eksempel i tilfelle en nødsituasjon.
Vi kan bruke og behandle dine personopplysninger der det er nødvendig for oss å forfølge våre legitime interesser som en bedrift, eller en tredjepart, for følgende formål:
behandling av opplysninger som er nødvendig for at vi effektivt skal kunne drive virksomheten vår og sikre at kontorlokalene våre forblir åpne;
som en del av å tilby tjenester til våre medlemmer, for eksempel gjennom våre gjestebestillingstjenester;
for å beskytte helsen og sikkerheten til våre ansatte, besøkende og medlemmer; og
for å beskytte sikkerheten til våre lokasjoner.
WeWork har hovedkontor i USA. Opplysningene dine vil sannsynligvis bli innhentet i ditt land og deretter overført til eller lagret i USA eller et annet land, som kan ha mindre strenge sikkerhetstiltak for personvern enn i din jurisdiksjon. I samsvar med gjeldende lov, iverksetter vi tiltak, for eksempel gjennom standard kontraktsklausuler, for å sikre at alle overførte personlige opplysninger forblir beskyttet og sikret. Du kan få mer informasjon om disse tiltakene ved å kontakte oss via kontaktopplysningene oppgitt nedenfor.
Vi bruker ikke personopplysninger innhentet gjennom plattformen eller i forbindelse med din fysiske tilgang til WeWork-steder for å sende markedsføringskommunikasjon til deg. Vi kan imidlertid basere oss på våre legitime interesser i markedsføringen av våre tjenester til deg hvis du oppgir dine personopplysninger for slike formål, bruker våre tjenester i WeWork-lokasjoner (inkludert, uten begrensning, våre gjeste-Wi-Fi-tjenester) og/eller der det ellers er tillatt i henhold til gjeldende lov.
Du kan når som helst melde deg av å motta markedsføringskommunikasjon fra oss gjennom avmeldingslenkene som er integrert i hver markedsføringsrelaterte e-postkommunikasjon.
9.1 Avhengig av hvor du bor, kan du utøve visse rettigheter i forbindelse med personopplysningene dine. Disse rettighetene kan omfatte retten til å:
Få bekreftelse på om personopplysningene dine behandles av oss eller ikke, og i så fall få tilgang til slike personopplysninger (og relaterte detaljer);
Få rettelse av unøyaktige personopplysninger og å få ufullstendige personopplysninger utfylt;
Få sletting eller sletting av personopplysningene dine;
Få begrensning av vår behandling av dine personopplysninger eller motsette deg behandling av dine personopplysninger;
Motta personopplysningene dine i et strukturert, vanlig brukt og maskinlesbart format og overføre slike data til en annen behandlingsansvarlig der det er mulig;
vite om eksistensen av automatisert beslutningstaking og å ikke være gjenstand for automatisert beslutningstaking;
Trekke tilbake samtykket ditt når som helst, i den grad vi baserer oss på samtykket ditt som rettslig grunnlag for behandling av personopplysningene dine (uten at det påvirker lovligheten av behandlingen basert på slikt samtykke før du trekker det tilbake, eller behandling basert på et annet rettslig grunnlag enn samtykke);
sende inn en klage til den aktuelle tilsynsmyndigheten; og
innhente ytterligere informasjon om de egnede sikkerhetstiltakene og virkemidlene vi benytter oss av når det gjelder internasjonal overføring av personopplysninger som beskrevet i avsnitt 7 ovenfor.
Du vil ikke bli diskriminert for å utøve noen av rettighetene dine som er beskrevet i disse retningslinjene. Vær oppmerksom på at disse rettighetene kan være underlagt ytterligere betingelser, begrensninger og/eller unntak i henhold til gjeldende lover om beskyttelse av personopplysninger. Hvis noen av rettighetene som er oppført ovenfor, ikke er lovfestet i din jurisdiksjon, har vi full frihet til å gi deg disse rettighetene.
9.2 For å utøve dine gjeldende rettigheter, vennligst fyll ut vårt nettskjema for personvern eller kontakt oss ved å bruke informasjonen i avsnitt 13 [Kontakt oss] nedenfor.
For å beskytte personvernet ditt og opprettholde sikkerheten kan vi be deg om å oppgi visse opplysninger for å bekrefte identiteten og bostedet ditt før vi gir deg tilgang til personopplysningene dine eller etterkommer forespørselen din. Vi vil kontakte deg hvis vi trenger ytterligere informasjon for å kunne behandle forespørselen din. Hvis vi ikke kan bekrefte identiteten din eller rettighetene dine til informasjonen, kan det hende at vi ikke kan gi deg informasjonsrettigheter før du kan gi oss de riktige dokumentene. Der loven tillater det, forbeholder vi oss retten til å kreve et passende gebyr for å dekke administrative kostnader som påløper for å svare på forespørselen din, for eksempel hvis forespørselen din er åpenbart ubegrunnet eller overdreven.
I henhold til visse lover om beskyttelse av personopplysninger kan du utpeke en autorisert agent til å sende forespørsler på dine vegne for å utøve dine rettigheter. Før vi godtar en slik forespørsel fra en agent, vil vi kreve at agenten fremlegger bevis på at du har autorisert den til å handle på dine vegne, og det kan hende at du må bekrefte identiteten din direkte med oss.
Hvis du ønsker å klage eller hvis du har spørsmål om hvordan vi bruker eller oppbevarer personopplysningene dine, kan du kontakte WeWork på privacy@wework.com.
Hvis du mener at vår behandling av personopplysningene dine er i strid med gjeldende lov, kan du i tillegg ha rett til å sende inn en klage til den relevante tilsynsmyndigheten for jurisdiksjonen til de stedene du besøker. Vi foreslår at du tar kontakt med oss først, slik at vi kan prøve å løse problemet ditt.
Vi kan komme til å revidere disse retningslinjene fra tid til annen. Der det kreves i henhold til gjeldende lov, vil vi varsle deg om eventuelle endringer ved å legge ut en oppdatert versjon på nettstedet vårt. Vi anbefaler at du jevnlig sjekker om det har skjedd endringer, og at du leser gjennom disse retningslinjene hver gang du besøker våre lokasjoner.
Hvis du bor i California, gjelder denne delen for deg og supplerer andre deler av disse retningslinjene. Personvernpraksisene som er beskrevet i avsnitt 2-5 i disse retningslinjene, beskriver kategoriene av personopplysninger som er samlet inn i løpet av de siste tolv (12) månedene, samt formålene med og bruken av slike personopplysninger. Som beskrevet i disse andre avsnittene, samler vi inn denne typen informasjon fra deg, gjennom vår interaksjon med deg og andre, gjennom visse automatiserte metoder og fra tredjeparter, for eksempel ditt medlem eller en WeWork-ansatt vert.
I løpet av de siste tolv (12) månedene har vi utlevert disse kategoriene av informasjon til tredjeparter etter behov for et forretningsformål og/eller etter behov for å overholde våre juridiske forpliktelser. Vi utleverer personopplysningene dine til følgende kategorier av tredjeparter for forretningsformål:
WeWorks tilknyttede enheter og konsernselskaper;
Våre lisenstakere som driver lokasjoner i visse land;
Våre tjenesteleverandører, inkludert leverandører av teknologi og skybaserte programvaresystemer, for eksempel leverandører av databaser, e-postdistribusjon og lagring;
Tredjeparter som du samhandler med, for eksempel medlemmet ditt eller den WeWork-ansatte verten; og
Andre tredjeparter du har bedt oss om å utlevere personopplysningene dine til i forbindelse med ditt besøk på WeWork-lokasjoner.
Som beskrevet i avsnitt 4 kan vi også dele personopplysningene dine med andre tredjeparter under andre spesielle omstendigheter.
I henhold til CCPA «selger» ikke WeWork personopplysninger, og vi har heller ikke kjennskap til noe «salg» av personopplysninger om mindreårige under 16 år.
Ikke-diskriminering. Innbyggere i California har rett til ikke å bli diskriminert av oss når de utøver sine rettigheter i henhold til CCPA.
Du kan utøve dine rettigheter som innbygger i California ved å kontakte WeWork på privacy@wework.com eller ved å ringe 888-914-9661 og taste inn pin 767325. Vi vil ikke diskriminere deg fordi du utøver dine rettigheter og valg, selv om din tilgang til og bruk av visse tjenester som besøkende på WeWork-lokasjoner kan være begrenset i henhold til CCPA. For å kunne bekrefte forespørselen din må du oppgi tilstrekkelig informasjon til at vi med rimelighet kan bekrefte at du er den personen vi har samlet inn personopplysninger om, og du må beskrive forespørselen din tilstrekkelig detaljert til at vi kan forstå, vurdere og svare på forespørselen din på riktig måte.
Når vi vil svare. Vi bestreber oss på å svare på forespørselen din om tilgang, portabilitet eller sletting innen 45 dager etter mottak. Hvis vi trenger mer tid, vil vi informere deg om årsaken og forlengelsesperioden.
Autorisert agent. Bare du, eller noen som er lovlig autorisert til å handle på dine vegne, kan komme med en verifiserbar forbrukerforespørsel relatert til dine personopplysninger. Du kan også sende inn en verifiserbar forbrukerforespørsel på vegne av ditt mindreårige barn. For å utpeke en autorisert agent, vennligst kontakt oss som beskrevet ovenfor.
Verifisering. For å beskytte personvernet ditt vil vi ta følgende skritt for å verifisere identiteten din før vi oppfyller forespørselen din. Når du sender inn en forespørsel, vil vi be deg om å oppgi tilstrekkelig informasjon som gjør at vi med rimelighet kan bekrefte at du er personen vi har samlet inn personopplysninger om, eller en autorisert representant, som kan omfatte navn, e-postadresse, telefonnummer og/eller postadresse.
Innbyggere i California har rett til å be om og innhente visse opplysninger om utlevering av visse kategorier av personopplysningene deres til tredjeparter for deres direkte markedsføringsformål. Forespørsler kan sendes til privacy@wework.com.
Hvis du har spørsmål eller kommentarer angående disse retningslinjene, kan du kontakte oss på privacy@wework.com.
Hvis du ønsker å kontakte oss per post, kan du se listen over globale enheter øverst i disse retningslinjene for kontaktinformasjon til den behandlingsansvarlige i din jurisdiksjon.
Hvis du er basert i Singapore og har spørsmål, kan du kontakte vårt personvernombud på DPO.Singapore@wework.com.
Hvis du er basert i India, kan du sende eventuelle spørsmål til vår klageansvarlige på: privacy@wework.com.
Hvis du er basert i en jurisdiksjon der loven krever at WeWork har et personvernombud, kan du sende inn forespørselen din til privacy@wework.com
WeWork vil ta tak i bekymringene dine og forsøke å løse eventuelle personvernproblemer innen rimelig tid.