Reprenez là où vous vous étiez arrêté
AVIS DE CONFIDENTIALITÉ DE WEWORK DURANT LA COVID-19
Cet avis de confidentialité (« l’avis de confidentialité durant la COVID-19 ») explique comment WeWork Companies LLC et nos sociétés affiliées (collectivement, « WeWork », « nous », « notre » ou « nos ») recueillent, utilisent, divulguent et traitent autrement vos Renseignements personnels en lien avec notre réponse à la COVID-19 et complètent la Politique de confidentialité des données des employés de WeWork et la Politique mondiale de confidentialité en ce qui concerne les membres, les fournisseurs, les visiteurs et les invités.
Dans le cadre de la réponse de WeWork à la COVID-19, nous pouvons être amenés à recueillir des Renseignements personnels, y compris des Données sur la santé (définies ci-dessous) : (i) directement auprès de vous; (ii) auprès d’autres personnes qui nous renseignent à votre sujet; (iii) lorsque vous vous rendez dans un bureau WeWork; et (iv) auprès d’autres sources.
Renseignements que vous nous communiquez
Les renseignements que vous pouvez nous communiquer comprennent les renseignements que (i) vous incluez dans la correspondance que vous nous envoyez (par exemple par courriel ou par téléphone); (ii) vous nous fournissez volontairement; ou (iii) vous incluez dans les formulaires que vous nous soumettez à notre demande.
Ces renseignements peuvent comprendre des renseignements à votre sujet, tels que décrits dans notre Politique de confidentialité des données des employés de WeWork et notre Politique mondiale de confidentialité ainsi que ce qui suit :
Pour les employés :
vos coordonnées;
les renseignements relatifs à votre emploi chez nous;
des renseignements sur votre ménage (notamment, si vous vivez avec une personne considérée comme vulnérable aux complications de la COVID-19);
des renseignements relatifs à la façon dont vous vous déplacez et vous rendez à votre bureau WeWork
historique des voyages récents;
des renseignements sur votre santé, y compris votre température; notamment si vous avez été infecté par la COVID-19 ou présentez des symptômes de l’infection et les résultats des tests de dépistage des anticorps (« Données sur la santé »), si vous avez été infecté par ce virus, si vous pouvez l’être actuellement, si vous l’avez déjà été, si vous risquez de le contracter, si vous risquez de le propager ou si vous êtes considéré comme vulnérable à des complications de la COVID-19; et
d’autres renseignements que vous nous fournissez
Pour les membres, les visiteurs et les invités:
historique des voyages récents;
données sur la santé; et
d’autres renseignements que vous nous fournissez;
Les renseignements que nous pouvons recueillir à votre sujet, lorsque vous visitez un bureau WeWork comprennent :
Balayage thermique:
Nous pouvons exiger que les employés, les membres, les visiteurs et les invités se soumettent à un contrôle de leur température dans certains bureaux WeWork au moyen d’un appareil de balayage thermique (« appareil de balayage thermique »), avant d’entrer dans l’immeuble. Le dispositif de balayage thermique utilise une technologie d’imagerie thermique pour déterminer si vous avez une température supérieure ou inférieure au seuil de température local qui indique si vous pourriez souffrir de la COVID-19 (p. ex., 38 °C, 99,5 °F, etc.).
Le dispositif de balayage thermique recueillera momentanément les données relatives à votre température et les traitera – ces données constituent des renseignements personnels relatifs à votre santé.
Questionnaires de dépistage de santé:
Nous pourrions demander aux employés, aux membres, aux fournisseurs, aux visiteurs et aux invités de remplir un questionnaire de dépistage de santé avant d’entrer dans nos bureaux afin de déterminer s’ils pourraient souffrir de COVID-19. Il s’agit d’aider à prévenir et à contenir l’infection dans nos espaces de travail.
Les questionnaires remplis seront conservés pendant une période maximale de 60 jours ou selon les exigences de la loi applicable.
Mesures de dépistage ou de surveillance supplémentaires:
Nous pouvons, de temps à autre, mettre en œuvre des mesures de dépistage ou de surveillance supplémentaires à mesure que les recommandations officielles et les règlements concernant la COVID-19 continuent d’évoluer. Nous mettrons en œuvre et ajusterons ces mesures conformément à ce que prévoient les lois et règlements applicables, qui peuvent varier selon l’emplacement. Nous pouvons également tirer parti des renseignements obtenus à partir des dispositifs de balayage thermique, des questionnaires de dépistage de santé et des mesures supplémentaires pour fournir des rapports anonymisés et aider à aviser, de manière anonyme, les personnes qui ont pu entrer en contact étroit avec une personne touchée par la COVID-19.
Les renseignements que nous recueillons à votre sujet auprès d’autres sources :
Nous pouvons obtenir les Renseignements personnels suivants à votre sujet auprès des sources suivantes, que nous utilisons de la manière décrite dans la section ci-dessous :
Nos fournisseurs (y compris le personnel de sécurité)
Vos coordonnées, les données sur votre santé et tous les bureaux WeWork que vous avez visités.
Nos membres
Vos coordonnées, les données sur votre santé et tous les bureaux WeWork que vous avez visités.
Visiteurs et invités
Vos coordonnées, les données sur votre santé et tous les bureaux WeWork que vous avez visités.
Vos collègues et votre employeur
Vos coordonnées, les données sur votre santé et tous les bureaux WeWork que vous avez visités.
2.1 Renseignements personnels et données sur la santé
La législation sur la protection des données nous oblige à avoir une raison valable de traiter vos Renseignements personnels. La loi fait référence à chaque raison comme étant un « fondement juridique ». Les fins pour lesquelles nous utilisons vos renseignements personnels et le fondement légal sur lequel nous nous appuyons sont le respect de nos obligations juridiques, votre protection ou celle des intérêts vitaux d’une autre personne et la promotion de nos intérêts légitimes, comme décrit ci-dessous. En outre, dans la mesure où les renseignements personnels sont considérés comme des données sur la santé (c.-à-d. une catégorie spéciale de renseignements en vertu de la loi applicable), nous traiterons ces renseignements : (i) uniquement lorsque cela est nécessaire pour nous permettre de respecter nos obligations dans le domaine d’emploi (ces obligations comprennent la protection de la santé et de la sécurité de nos employés et de nos espaces de travail); (ii) avec votre consentement explicite (nous nous appuierons sur le consentement explicite seulement si nous nous appuyons sur le consentement comme fondement légal dans ce paragraphe) ou (iii) le cas échéant, pour nous défendre en cas de poursuites.
Le cas échéant, respecter nos OBLIGATIONS JURIDIQUES
Nous utiliserons vos Renseignements personnels pour respecter nos obligations juridiques :
pour protéger la santé, la sécurité et le bien-être de nos employés et de nos espaces de travail (par exemple, en mettant en œuvre des mesures qui empêchent les personnes infectées par la COVID-19 d’infecter les employés);
pour anonymiser ou supprimer vos Renseignements personnels lorsqu’ils ne sont plus nécessaires pour les fins décrites dans cet Avis de confidentialité durant la COVID-19;
pour nous conformer aux ordonnances d’un tribunal ou à d’autres avis lorsque le non-respect de ces dispositions nous amènerait à enfreindre la loi;
se conformer à toute obligation de déclaration ou demande du gouvernement en vertu des lois ou des mandats juridiques applicables, y compris le suivi des contacts et
pour traiter et résoudre toute plainte que nous recevons relativement à notre traitement de vos Renseignements personnels comme décrit dans cet Avis de confidentialité durant la COVID-19;
Lorsque les INTÉRÊTS ESSENTIELS de votre personne ou d’une autre personne sont en jeu
Nous utiliserons vos Renseignements personnels pour informer les personnes avec lesquelles vous avez été en contact étroit et qui pourraient maintenant être à risque d’infection de contracter la COVID-19. Nous le ferons afin de protéger la santé de nos employés, membres, visiteurs et invités. Toute notification de ce type sera transmise sans dévoiler votre nom.
Lorsqu’il y a un INTÉRÊT LÉGITIME
Nous pouvons utiliser et traiter vos Renseignements personnels lorsque cela est nécessaire pour la poursuite de nos intérêts légitimes en tant qu’entreprise, ou ceux d’un tiers, aux fins suivantes :
Le traitement est nécessaire pour que nous puissions exploiter efficacement notre entreprise et nous assurer que nos espaces de bureau demeurent ouverts
surveiller et réduire la propagation de la COVID-19;
décider et planifier comment et quand notre effectif retournera physiquement à nos bureaux.
Le traitement est nécessaire pour que nos membres puissent demeurer opérationnels
surveiller et réduire la propagation de la COVID-19; et
protéger la santé et la sécurité et le bien-être du personnel de nos membres et des espaces de travail.
Lorsque vous avez fourni votre CONSENTEMENT
Nous pouvons utiliser et traiter vos Renseignements personnels lorsque vous avez consenti à ce que nous le fassions aux fins suivantes :
prendre votre température et autoriser ou refuser votre accès à nos bureaux dans les pays où le contrôle de la température est volontaire ou facultatif (c’est-à-dire que nous n’exigeons pas que vous vous soumettiez à un contrôle de la température);
utiliser ces renseignements pour autoriser ou refuser votre accès à nos bureaux et informer les autres personnes avec lesquelles vous avez pu être en contact de votre infection (sans dévoiler votre nom) dans les pays où nous ne vous demandons pas de révéler si vous pouvez être infecté par la COVID-19.
Vous pouvez à tout moment retirer votre consentement à ce que nous utilisions vos renseignements de l’une de ces façons.
Vos renseignements peuvent être divulgués ou traités par nos prestataires de services, agents et sous-traitants tiers (« Fournisseurs ») ainsi que d’autres individus aux fins énoncées ci-dessus, comme suit :
Sécurité
Fournisseurs de services de sécurité
TI (gestion des données)
Fournisseurs de services d’installations et de technologies, y compris les fournisseurs de SAAS, de numérisation et de destruction de données
Assurance (souscription et courtage)
Assureurs et courtiers
Services professionnels (juridique et comptable)
Conseillers juridiques, conseillers en sécurité et autres conseillers professionnels, vérificateurs et consultants
Soins de santé
Représentants de la santé
Divers
Membres, visiteurs, invités, employés
Si vous avez des symptômes associés à la COVID-19 ou si vous déclarez avoir obtenu un résultat positif au test de dépistage de la COVID-19, nous utiliserons vos renseignements personnels pour aviser les personnes avec lesquelles vous avez été en contact étroit et qui pourraient avoir été infectées par la COVID-19. Nous le ferons afin de protéger la santé de nos employés, membres, visiteurs et invités. Toute notification de ce type sera transmise sans dévoiler votre nom.
Pour obtenir des renseignements sur l’endroit où nous stockons vos renseignements personnels, la durée de leur conservation et vos droits en vertu de la loi sur la protection des données, veuillez consulter la Politique de confidentialité des données des employés de WeWork et la Politique mondiale de confidentialité en ce qui concerne les membres, les visiteurs et les invités qui complètent l’avis de confidentialité durant la COVID-19.
Pour en savoir plus sur nos coordonnées et sur la manière de nous joindre, veuillez visiter notre Politique de confidentialité des données des employés, et la politique mondiale de confidentialité en ce qui concerne les membres, les visiteurs et les invités que le présent Avis de confidentialité des employés durant la COVID-19 complète.
DERNIÈRE MISE À JOUR : 21 juillet 2020