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DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ WEWORK relative au COVID-19
La présente déclaration de confidentialité (la « Déclaration de confidentialité COVID-19») explique comment chez WeWork Companies LLC et nos filiales (collectivement, « WeWork », « nous », ou « notre ») nous recueillons, utilisons, divulguons ou encore traitons vos données personnelles en lien avec notre réponse au COVID-19 et complétons la Politique de confidentialité WeWork sur les données personnelles pour les employés et la Politique mondiale de confidentialité pour les membres, les vendeurs, les visiteurs et les invités.
Dans le cadre de la réponse de WeWork à la pandémie de COVID-19, nous pouvons recueillir des données personnelles, y compris de santé (définies ci-dessous) : (i) directement auprès de vous; (ii) sur vous auprès d’autres personnes ; (iii) lorsque vous visitez un bureau WeWork; ou (iv) à partir d’autres sources.
Les informations que vous nous fournissez
Les informations que vous pourriez nous fournir comprennent les informations (i) que vous communiquez lors d’un échange avec nous (par exemple, par e-mail ou par téléphone) ; (ii) que vous nous fournissez volontairement ; ou (iii) que vous saisissez dans des formulaires que vous nous envoyez, à notre demande.
Ces informations peuvent inclure des données vous concernant comme indiqué dans notre Politique de confidentialité pour les données personnelles et notre Politique mondiale de confidentialité ainsi que les éléments suivants :
Pour les employés :
vos coordonnées ;
des informations relatives à votre emploi chez nous ;
des informations sur votre famille (en particulier, si vous vivez avec une personne considérée comme vulnérable aux complications dues à l’infection par le COVID-19) ;
des informations relatives à la façon dont vous voyagez/vous déplacez à votre Bureau WeWork
l’historique de vos voyages récents ;
des informations sur votre état de santé, y compris votre température ; sur le fait de savoir si vous avez été contaminé(e), si vous pourriez actuellement ou précédemment avoir contracté le COVID-19, si vous risquez de le contracter ou de le propager, ou si vous êtes considéré(e) comme une personne à risque de complications en cas de contamination au COVID-19, y compris vos résultats de tests sérologiques(« Données de santé ») ; et
d’autres informations que vous nous fournissez
Pour les membres, les visiteurs et les invités :
l’historique de vos voyages récents ;
des données de santé ; et
d’autres informations que vous nous fournissez ;
Les informations que nous pouvons recueillir sur vous, notamment lorsque vous visitez nos bureaux :
L’analyse thermique :
Nous pouvons exiger des employés, des membres, des visiteurs ou des invités qu’ils aient leur température prise dans certains bureaux WeWork via un dispositif de balayage thermique (« Dispositif de balayage thermique »), avant de pénétrer dans le bâtiment. Le dispositif de balayage thermique utilise la technologie d’imagerie thermique pour déterminer si vous avez une température supérieure ou égale au seuil de température local qui indique si une infection au COVID-19 peut exister (par ex. 38 °C, 99,5 °F, etc.).
Le dispositif de balayage thermique recueillera momentanément et traitera les données relatives à votre température. Ces données sont des informations personnelles relatives à votre santé.
Questionnaires de dépistage de santé :
Nous pouvons exiger des employés, membres, fournisseurs, visiteurs ou invités qu’ils remplissent un questionnaire de dépistage de santé (le « Questionnaire ») avant de pénétrer dans nos bureaux afin de détecter si une quelconque infection au COVID-19 peut exister. Cela contribue à la prévention et au confinement de l’infection dans nos espaces de travail.
Les questionnaires remplis seront conservés pendant une durée maximale de 60 jours ou conformément au droit applicable.
Mesures supplémentaires de dépistage ou de surveillance :
Nous pouvons, de temps à autre, mettre en œuvre des mesures supplémentaires de dépistage ou de surveillance en tant que recommandations officielles et réglementations concernant l’évolution du COVID-19. Nous mettrons en œuvre et ajusterons ces mesures dans la mesure autorisée ou requise par les lois et réglementations applicables, qui peuvent varier en fonction du lieu. Nous pouvons également tirer parti des informations obtenues à partir des scanners thermiques, des questionnaires de dépistage de santé et des mesures supplémentaires, pour fournir des rapports anonymisés et aider à prévenir les personnes qui peuvent avoir été en contact étroit avec une personne infectée au COVID-19 de manière anonyme, « sans les noms ».
Les informations que nous recueillons vous concernant auprès d’autres sources :
Nous pourrions obtenir les données personnelles suivantes vous concernant auprès des sources indiquées ci-dessous, et les utiliser de la manière décrite dans la section suivante :
Nos prestataires (y compris le personnel de sécurité)
Vos coordonnées, des informations relatives à votre état de santé et tous les bureaux WeWork que vous avez visités.
Nos membres
Vos coordonnées, des informations relatives à votre état de santé et tous les bureaux WeWork que vous avez visités.
Visiteurs et invités
Vos coordonnées, des informations relatives à votre état de santé et tous les bureaux WeWork que vous avez visités.
Collaborateurs et votre employeur
Vos coordonnées, des informations relatives à votre état de santé et tous les bureaux WeWork que vous avez visités.
2.1 Informations personnelles et données de santé
La législation applicable en matière de protection des données exige que nous ayons un motif légitime pour traiter vos données personnelles. La loi désigne chaque motif comme une « base juridique ». Les finalités pour lesquelles nous utilisons vos données personnelles et la base légale sur laquelle nous nous appuyons consistent à nous conformer à nos obligations légales, à vous protéger ou à protéger les intérêts vitaux d’une autre personne, et à promouvoir nos intérêts légitimes, comme indiqué ci-dessous. En outre, dans la mesure où les informations personnelles sont considérées comme des données de santé (c.-à-d. une catégorie particulière d’informations en vertu de la législation en vigueur), nous traiterons ces informations : (i) uniquement lorsque ce traitement est nécessaire pour que nous puissions mener nos obligations dans le domaine de l’emploi (ces obligations comprennent la protection de la santé et de la sécurité de nos employés et de nos espaces de travail) ; (ii) avec votre consentement explicite (nous nous appuierons sur un consentement explicite uniquement lorsque nous nous appuyons sur le consentement comme base légale dans ce paragraphe) ou (iii) le cas échéant, pour défendre des actions en justice.
Pour le respect de nos OBLIGATIONS LÉGALES
Nous utiliserons vos données personnelles pour respecter nos obligations légales :
pour protéger la santé, la sécurité et le bien-être de nos employés et assurer la sécurité sanitaire dans nos espaces de travail (par exemple, la mise en œuvre de mesures qui empêchent des personnes contaminées au COVID-19 de contaminer d’autres employés) ;
pour assurer l’anonymat ou supprimer vos données personnelles lorsqu’elles ne sont plus nécessaires aux fins décrites dans la présente Déclaration de confidentialité COVID-19 ;
pour respecter des ordonnances judiciaires ou d’autres notifications si un manquement à cet égard entraînait une violation de la loi ;
pour se conformer à toute obligation de signalement ou demande gouvernementale en vertu des lois applicables ou des mandats juridiques, y compris le suivi des contacts ; et
pour traiter et résoudre toutes les réclamations que nous recevons concernant notre traitement de vos données personnelles, comme précisé dans la présente Déclaration de confidentialité COVID-19.
Pour la sauvegarde de vos INTÉRÊTS VITAUX ou de ceux d’une autre personne
Nous utiliserons vos données personnelles pour informer les personnes avec lesquelles vous avez été en contact étroit et qui pourraient avoir été contaminées au COVID-19. Nous le ferons afin de protéger la santé de nos employés, membres, visiteurs et invités. Aucun nom ne sera divulgué dans ces notifications.
En cas d’INTÉRÊT LÉGITIME
Nous pouvons utiliser et traiter vos données personnelles si cela est nécessaire à la poursuite de nos intérêts légitimes en tant qu’entreprise, ou ceux d’un tiers, aux fins suivantes :
Le traitement est nécessaire au bon fonctionnement de notre entreprise et pour que nos bureaux restent ouverts
pour contrôler et limiter la propagation du COVID-19 ;
pour décider du retour physique de notre personnel dans nos bureaux et le planifier.
Le traitement est nécessaire à la poursuite des activités de nos membres
pour contrôler et limiter la propagation du COVID-19 ; et
pour protéger la santé, la sécurité et le bien-être de nos membres du personnel et assurer la sécurité sanitaire dans nos espaces de travail.
Si vous avez donné votre CONSENTEMENT
Nous pouvons utiliser et traiter vos données personnelles lorsque vous nous avez donné votre consentement aux fins suivantes :
dans les pays où le contrôle de la température est volontaire ou facultatif (c.-à-d. que nous ne vous obligeons pas à vous soumettre à un contrôle de température) pour prendre votre température et vous accorder ou vous refuser l’accès à nos bureaux ; et
dans les pays où nous n’exigeons pas que vous nous informiez de votre contamination potentielle au COVID-19 pour utiliser ces informations et vous accorder ou vous refuser l’accès à nos bureaux et informer les autres personnes avec lesquelles vous pourriez avoir été en contact de votre contamination (sans révéler votre nom).
Vous pouvez à tout moment retirer votre consentement à l’utilisation de vos informations aux fins susmentionnées.
Vos informations peuvent être communiquées à nos prestataires de services tiers, agents, sous-traitants (« Fournisseurs ») et autres personnes ou traitées par leurs soins, aux fins énoncées ci-dessus:
Sécurité
Prestataires de sécurité
TI (gestion des données)
Prestataires de services de gestion des installations et de services techniques, y compris les prestataires
Assurance (souscription et courtage)
Assureurs et courtiers en assurance de services SaaS, de numérisation et de destruction de données
Services professionnels (juridique et comptabilité)
Conseillers juridiques, en sécurité et autres conseillers professionnels, auditeurs et consultants
Soins de santé
Agents de santé
Divers
Membres, visiteurs, invités, employés
Si vous présentez des symptômes associés au COVID-19 ou si vous avez signalé que vous avez subi un test positif au COVID-19, nous utiliserons vos informations personnelles pour informer les personnes avec lesquelles vous avez été en contact étroit et qui peuvent maintenant être à risque d’infection au COVID-19. Nous le ferons afin de protéger la santé de nos employés, membres, visiteurs et invités. Toutes ces notifications seront effectuées sur une base anonyme « sans nom ».
Pour obtenir des informations sur l’endroit où nous conservons vos informations personnelles, sur leur durée de conservation, et sur vos droits en vertu de la loi sur la protection des données, veuillez consulter la Politique de confidentialité WeWork sur les données personnelles pour les employés et la Politique mondiale de confidentialité pour les membres, visiteurs et invités avec les suppléments à la présente Déclaration de confidentialité COVID-19.
Pour connaître nos coordonnées et savoir quand nous contacter, reportez-vous à la Politique de confidentialité WeWork des données personnelles, pour les employés et à la Politique de confidentialité mondiale pour les membres, les visiteurs et les invités, que la présente Déclaration de confidentialité COVID-19 complète.
DERNIÈRE MISE À JOUR : 21 juillet 2020